Textová podoba smlouvy Smlouva č. 5543343: Incoming. misí pro rok 2018

                        1 
 

 

Podmínky programu incomingových misí v ČR v roce 2018  

Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR, organizuje v rámci svých proexportních programů v roce 2018 

Program incomingových misí, který se řídí těmito Podmínkami. Program je zaměřený na podporu rozvoje 

dvoustranných hospodářských vztahů s cílem podpořit obchodní vztahy a aktivity reprezentací a sdružení 

českých podnikatelských subjektů.  

 

OBSAH: 

1. Všeobecné podmínky účasti 
2. Informace pro navrhovatele incomingových misí  
3. Informace pro realizační firmy 
4. Závěrečná ustanovení  

 

 

1. Všeobecné podmínky účasti 
Navrhovateli incomingových misí jsou asociace, svazy, obchodní komory a další podnikatelské 

reprezentace.  

 

Definice incomingové mise: Incomingovou misí se rozumí návštěva zástupců zahraničních institucí 

a významných firem, zahraničních odborníků a/nebo odborných novinářů v České republice, která bude 

doplňkem oborového veletrhu či prezentační akce (např. seminář, konference, workshop, atd.) pořádané 

příslušnou podnikatelskou reprezentací.  

Podmínky realizace incomingové mise 

1.1 Výběr proexportních aktivit 

Výběr incomingových misí, které se zpravidla konají u příležitostí veletrhů, seminářů, prezentačních akcí 

nebo konferencí v ČR, provádí MPO na základě zaslaných návrhů podnikatelských reprezentací, jako jsou 

například svazy, asociace, sdružení, hospodářské či obchodní komory, clustry, nebo vývozní aliance CT 

(dále jen „navrhovatelů“). 

1.2 Rozsah finančních prostředků 

Pro financování IM je stanovena maximální výše uznatelných nákladů hrazených MPO na realizaci jedné 

incomingové mise (120 000 Kč bez DPH) s tím, že v případě vyššího rozpočtu akce se navrhovatel zaváže 

rozdíl hradit z vlastních prostředků. Ve svém návrhu je povinen uvést předpokládanou výši svého 

příspěvku. V případě, že si navrhovatel objedná od realizátora plnění nad rámec financování incomingové 

mise MPO, bude se jednat jen o věc vzájemného smluvního vztahu mezi oběma subjekty a MPO nevstupuje 

do tohoto závazku ani jako ručitel. 

1.3 Obecné podmínky realizace  

Výchozím dokumentem pro schválení a následnou realizaci incomingové mise je dokument „Návrh na 

realizaci incomingové mise“ včetně podrobné přílohy obsahující všechny formální náležitosti uvedené 

v kapitole 2 tohoto dokumentu. Po provedení výběru akcí, které budou zařazeny do seznamu a předloženy 

ke schválení, bude po schválení seznamu akcí vedením MPO vypsáno výběrové řízení na zajištění 

incomingových misí na daný rok jediným realizátorem. Součástí seznamu bude i několik akcí „ad hoc“, 

aby tak bylo možno reagovat na aktuální obchodně politickou situaci během roku (bude zajištěno formou 

rámcové smlouvy vzešlé z veřejné zakázky)).  

 

Další postup bude probíhat podle platné Metodiky veřejných zakázek MPO. S vybraným realizátorem – 

dodavatelem projektu bude podepsána rámcová smlouva na stanovený počet incomingových misí. 



  
 

2 
 

Samotnou realizaci projektu zabezpečí realizátor ve spolupráci s jednotlivými navrhovateli vybraných 

incomingových misí stanovenými v schváleném seznamu pro daný rok.  

 

Kritériem výběru jediného realizátora v rámci veřejné zakázky bude zkušenost s pořádáním akcí 

obdobného typu, (např. konferencí, seminářů apod.) nabídková cena této zakázky pro konkrétní 

incomingové mise, zkušenosti a jazykové dovednosti uchazečů na realizátora. 

 

Harmonogram postupu: 

- návrhy akcí od jednotlivých podnikatelských reprezentací  
- výběr nejvhodnějších akcí  
- předložení materiálu vedení MPO  
- výběrové řízení  
- podepsání smlouvy s vítězným uchazečem  
- realizace v souladu s nabídkou vybraného dodavatele  

 

 

2. Informace pro navrhovatele incomingových misí 

 (náležitosti návrhu realizace incomingové mise při tuzemské akci v ČR) 

Návrh na realizaci incomingové mise bude předložen na základě přiloženého formuláře „Návrh na realizaci 

incomingové mise“, jehož přílohou musí být podrobně vypracovaný projekt, ve kterém budou uvedeny tyto 

formální náležitosti: 

2.1 Navrhovatel projektu 

Navrhovatel projektu (reprezentace a sdružení českých podnikatelských subjektů, např. svazy, asociace, 

hospodářské a obchodní komory a další podnikatelská sdružení se sídlem v České republice)  -  viz bod 1.  

Tento bod obsahuje: 

 Název organizace, 

 Identifikační údaje (adresa sídla, IČO, DIČ) 

    2.2  Název akce, u příležitosti které je mise navrhována 

- jedná se o tuzemskou akci v ČR jako je tuzemský veletrh, výstava, workshop, konference, seminář, 
fórum apod.    

2.3 Místo konání v ČR 

- místo konání tuzemské akce v ČR, při které bude probíhat incomingová mise 

       2.4 Popis projektu 

      Jedná se o představení projektu jako takového: 

 Název a stručná charakteristika projektu, 
 

              2.4.1 Cíl projektu 

 

Cílem projektu obecně je podpora aktivit podnikatelských reprezentací. Konkrétními příklady 

mohou být: 

 Podpora vývozu českých firem do zahraničí, 

 Prezentace českých firem zahraničním partnerům, 

 Akvizice zahraničních investorů, 

 Bilaterální jednání mezi tuzemskými firmami a zahraničními partnery o možnostech vzájemné 
spolupráce při exportních aktivitách ČR. 

 



  
 

3 
 

         2.4.2 Cílové skupiny projektu  

Příkladem cílových skupin projektu jsou: 

 Zahraniční obchodníci,  

 Instituce, funkcionáři s rozhodovací pravomocí, 

 Velkoodběratelé, dovozci, nákupčí, 

 Odborní novináři. 

       2.4.3 Dílčí aktivity projektu 

Dílčí aktivity jsou jednotlivé činnosti směřující k naplnění cílů projektu. Příkladem dílčí aktivity 

projektu může být: 

 Realizace obchodních schůzek mezi členy obchodní mise a zástupci českých firem, 

 Společná jednání s představiteli svazů, asociací, 

 Zajištění návštěvy ve výrobních prostorách firem, 

 Uspořádání workshopu s prezentací daného oboru a českých výrobců. 

     2.5 Uznatelné náklady projektu 

Jednotlivé nákladové položky jsou uvedeny v následujícím odstavci a jsou i součástí formuláře „Návrh na 

realizaci incomingové mise“, kde navrhovatelé jednotlivých incomingových misí označí položky, které 

budou součástí realizace incomingové mise. V přiloženém projektu navrhovatel podrobněji rozepíše 

jednotlivé položky a ocení je příslušnou finanční částkou. Částka musí odpovídat cenám v místě a čase 

obvyklým. 

 

2.5.1 Takto uznatelnými nákladovými položkami zpravidla bývají: 

 

 Doprava do ČR (i zpět), 

 Doprava v ČR, 

 Ubytování, 

 Tlumočení, 

 Překlady, 

 Pronájem prostor pro workshop, 

 Pronájem nábytku (židle, stolky, řečnický pult, apod.), pokud není integrální součástí pronajatých 
prostor 

 Pronájem technického vybavení (dataprojektor, notebook, ozvučení, projekční plátno, mikrofon, 
apod.), 

 Internetové připojení, 

 Poutač s informací o zapojení MPO do projektu (včetně loga MPO) umístěný na viditelném místě 
v prostorách konání realizované aktivity, 

 Grafické označení prezentujících se firem v prostorách konání realizované aktivity, 

 Vstupenky na veletrh/konferenci/seminář, 

 PR materiály (související s příslušnou akcí) 

 Podkladové materiály pro dílčí aktivity, 

 Pozvánky, 

 Hostesky, 

 Pohoštění,  

 případně další produkční zajištění. 

 

2.5.2  Další podmínky: 

Pokud není uvedeno konkrétně v přihláškách navrhovatelů, pak 

 ubytováním se rozumí ubytování pro uvedený počet zahraničních účastníků mise minimálně na úrovni 
hotelu kategorie ***  



  
 

4 
 

 občerstvením se rozumí pohoštění v ceně Kč 200 na osobu pro všechny účastníky akce (tuzemské i 
zahraniční) 

 

 

 

2.5.3 Následná realizace projektu 

Jakmile bude vybrán realizátor a bude s ním uzavřena rámcová smlouva, budou navrhovatelům 

projektovým manažerem sděleny kontaktní údaje realizátora, aby s ním mohli projednat podrobnosti, 

případně další požadavky přesahující rámec smlouvy, resp. informovat jej o změnách schválených 

postupem dle článku 2.5.5. 

 

2.5.4 „Ad hoc“ akce 

- Návrhy na „Ad hoc“ akce musí být předloženy navrhovatelem projektovému manažeru MPO 
nejméně 60 dnů předem, se stejnými náležitostmi, jako u akcí plánovaných ( článek 2.1. až 2.5.2). 

Dojde-li ke schválení „Ad hoc“ akce, bude o tom projektový manažer bez zbytečného odkladu 

informovat navrhovatele a zároveň realizátora. 

 

2.5.5  

- aktualizaci (změnu) akce musí navrhovatel předložit nejdéle 45 dní dopředu projektovému 
manažeru MPO před začátkem akce, při které se bude realizovat incomingová mise, aktualizaci 

dokumentu s uvedením všech změn a jejich řádným odůvodněním, aby mohlo MPO posoudit, zda 

i po provedení změn bude naplněn účel a cíle akce. Jestliže se MPO nevyjádří do 5 pracovních dnů, 

má se za to, že projektový manažer se změnou souhlasí 

- v případě nedodržení stanovených lhůt je navrhovatel povinen náklady na akci nést z vlastních 
prostředků  

    2.5.6  Vyúčtování projektu 

 Navrhovatel akce je povinen po převzetí plnění od realizátora mu vystavit potvrzení o rozsahu a kvalitě 

poskytnutého plnění, které bude podkladem pro MPO k úhradě faktury realizátora na základě smlouvy. 

 

2.5.7.  Závěrečné zhodnocení navrhovatele incomingové mise 

 

Navrhovatel akce je povinen nejpozději do 15 dnů od jejího skončení zaslat vyplněnou přílohu 1 k 

Podmínkám programu incomingových misí v ČR v roce 2018 projektovému manažerovi.  

 

 

3. Informace pro realizační firmy 

 
 Realizátor bude postupovat dle rámcové smlouvy uzavřené na základě veřejné zakázky s názvem 

„Výběr realizátora incomingových misí pro rok 2018“, a v souladu s dokumentem „Podmínky 

programu incomingových misí v ČR v roce 2018“. 

 Pokud si navrhovatel objedná od realizátora plnění nad rámec smlouvy, nejedná se o plnění 
z rámcové smlouvy. 

 

 Zadavatel nehradí zálohy. Realizátor předloží MPO vyúčtování částečného plnění po realizaci 
každé incomingové mise do jednoho měsíce po jejím ukončení.  

 

 Fakturovaná částka za částečné plnění bude kromě uznatelných nákladů dle článku 2.5 a 2.5.1, resp. 
2.5.2 těchto podmínek zahrnovat i veškeré náklady a přiměřený zisk realizátora za poměrnou část 



  
 

5 
 

plnění. Celková fakturovaná částka (součet fakturovaných částek za uskutečněná částečná plnění 

dle rámcové smlouvy, případně fakturovaných částek za účelně vynaložené náklady u zrušených 

akcí) nesmí přesáhnout výši nabídkové ceny.  

 

 Přílohou faktury za částečné plnění musí být potvrzení o rozsahu a kvalitě poskytnutého plnění, 
které realizátorovi po skončení každé akce vystaví její navrhovatel. 

 

 

 V případě akcí realizovaných na konci roku je bezpodmínečně nutné vyúčtování předložit do 10. 
prosince příslušného roku. 

 

 

Realizátor zašle dílčí fakturu na e-mailovou adresu posta@mpo.cz. 

 

Datum vystavení dílčí faktury nesmí být dřívější, než je datum potvrzení navrhovatele akce o poskytnutém 

plnění. V textu dílčí faktury bude uvedeno číslo rámcové smlouvy a název proexportní aktivity. 

 

 

 

4. Závěrečná ustanovení  
 

 MPO si vyhrazuje právo předběžné i následné kontroly průběhu projektu.  

 Účastníci akce musejí být prokazatelně informováni o tom, že akce byla realizována Ministerstvem 
průmyslu a obchodu v rámci aktivit na podporu exportu. Toho může být dosaženo například 

informací viditelně umístěnou během předmětných jednání s logem MPO a textem „Akce (název) 

byla realizována Ministerstvem průmyslu a obchodu v rámci aktivit na podporu exportu“. 

 Navrhovatel může požádat maximálně o 2 akce ročně 

 V případě neuskutečnění incomingové mise nebo změny cílové skupiny vinou navrhovatele budou 
vůči němu uplatněna následující opatření: 

A) odnětí možnosti navrhovat obdobné akce po dobu dalšího jednoho roku.  
B) povinnost uhradit MPO účelně vynaložené náklady  

 Při nedodržení těchto podmínek, které zcela nebo zčásti zaviní navrhovatel, bude MPO po 
navrhovateli akce požadovat plnou či částečnou úhradu účelně vynaložených nákladů.  

 Za případné nedodržení smlouvy ze strany realizátora budou účtovány realizátorovi smluvní 
sankce. 

 

mailto:posta@mpo.cz