Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
PŘÍLOHA Č. 3 KE SMLOUVĚ O VÝKONU SPRÁVY NEMOVITOSTI
- zpracování osobních údajů
Společenství vlastníků jednotek Okružní 1286/11, Olomouc
Statutární orgán: Správa nemovitostí Olomouc, a.s., se sídlem Školní 202/2, 779 00 Olomouc,
IČ 25898736, zast. Ing. Romanem Zelenkou,
předseda společenství vlastníků
Se sídlem: Okružní 1286/11, Olomouc
IČ: 28578431
(dále jen "Společenství" nebo „správce“)
a
Správa nemovitostí Olomouc, a. s.
Zastoupena: Antonínem Krčkem, předsedou představenstva
Ing. Annou Taclovou, místopředsedkyní představenstva
Se sídlem: Školní 202/2, 779 00 Olomouc
IČ: 25898736
(dále jen "SNO, a.s.“ nebo „zpracovatel“)
I. Preambule
(1) Dne 25.5.2018 nabylo účinnosti nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze
dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracování osobních údajů a o volném
pohybu těchto údajů, dále jen“ GDPR“.
(2) V rámci plnění povinností ze Smlouvy o výkonu správy nemovitosti (dále jen „Smlouva“)
zpracovává zpracovatel osobní údaje předané mu Společenstvím, jako správcem osobních údajů.
Správce prohlašuje, že osobní údaje jsou správcem získávány a zpracovávány v souladu s GDPR,
jsou přesné, odpovídají stanovenému účelu zpracování osobních údajů a dále jsou v rozsahu
nezbytném pro naplnění předmětu Smlouvy o výkonu právy nemovitosti.
(3) Zpracovatel a správce se zavazují řídit se a plnit ustanovení Smlouvy a této přílohy.
II. Zpracování údajů
(1) Předmětem Smlouvy je rovněž zpracování osobních údajů a závazek zpracovatele s ohledem na
GDPR.
(2) Správce je podle GDPR a pro účely této smlouvy správcem osobních údajů. Zpracovatel je ve
smyslu GDPR a pro účely této smlouvy zpracovatelem osobních údajů.
(3) Správce pověřuje Zpracovatele ke zpracování osobních údajů Společenství, jeho členů a dalších
osob, které užívají jednotky, které se nachází ve spravované nemovitosti, případně i dalších osob,
které provádějí pro Společenství činnosti na základě smluv. Jedná se zejména o tyto osobní údaje:
jméno, příjmení, adresa bydliště, doručovací adresa, informace o tom, jaký byt je užíván a kým, datum
narození, rodné číslo za účelem kontroly insolvenčního rejstříku, číslo bankovního účtu v případě
výplaty přeplatků služeb, telefonní čísla, e-maily za účelem možnosti kontaktování. Smluvní strany
shodně prohlašují, že uváděné zpracovávané osobní údaje jsou pro řádné plnění Smlouvy o výkonu
správy nemovitosti nezbytné. Zpracovatel i správce prohlašují, že citlivé údaje nezpracovávají.
(4) Tato příloha se uzavírá v rozsahu práv a povinností, které pro obě strany při zpracování osobních
údajů dle odstavce 3 vyplývají z GDPR a za účelem ochrany osobních údajů při jejich zpracovávání
zpracovatelem v rámci prováděné správy domu a pozemku.
III. Práva a povinnosti smluvních stran
(1) Správce se zavazuje poskytnout Zpracovateli součinnost nezbytnou pro plnění Smlouvy a této
přílohy. Zpracovatel je správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi dle čl. 32 až čl. 36
GDPR, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má Zpracovatel k dispozici.
Zpracovatel se zavazuje poskytnout Správci součinnost v souvislosti s výkonem práv subjektů údajů
dle čl. 16 až 21 GDPR.
(2) Zpracovatel je povinen s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povahu,
ro zs ah, k ontex t a účel zpracování, i k pravděpodobným a rů zně závažným rizikům pro práva a
svobody fyzických osob, jež s sebou zpracování nese, zavést vhodná technická a organizační
opatření, aby zajistil úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku, aby nemohlo dojít k
neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě,
neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití
osobních údajů. Mezi taková opatření může patřit mimo jiné: přesně stanovit pravidla pro práci s
danými informačními systémy, zajistit, aby systémy pro automatizované zpracování osobních
údajů používaly pouze oprávněné osoby, aby tyto osoby měly přístup pouze k osobním údajům
odpovídajícím oprávnění těchto osob, a zabránit neoprávněnému přístupu k datovým nosičům,
zejména prostřednictvím nastavení hesel, přístupových práv, šifrování, dokumentace k přijatým
technickoorganizačním opatřením, zámků, mříží apod.
(3) Zpracovatel cestou vydání svých vnitřních předpisů, příp. prostřednictvím zvláštních smluvních
ujednání, zajistí, že jeho zaměstnanci a jiné osoby, které budou zpracovávat osobní údaje na základě
smlouvy se zpracovatelem, budou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu
zpracovatelem stanoveném a odpovídajícím této smlouvě uzavírané mezi zpracovatelem a správcem
a GDPR, zejména bude sám zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních
opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů, a to i pro nezbytně nutnou
dobu po skončení příslušných prací prováděných pro správce.
(4) Zpracovatel zpracovává osobní údaje převážně svými silami a svými prostředky, tj. pro zpracování
nezapojuje dalšího zpracovatele bez konkrétního či obecného souhlasu správce a na základě
doložených pokynů správce v souvislosti s touto smlouvou o výkonu správy (např. pro potřeby
vyúčtování služeb, apod.). V případě obecného povolení zpracovatel správce informuje o veškerých
zamýšlených změnách týkajících se přijetí dalších zpracovatelů nebo jejich nahrazení, a poskytne
tak správci příležitost vyslovit vůči těmto změnám námitky.
Tímto dalším Zpracovatelem budou společnosti zajišťující zejména na základě smlouvy se Správcem
(např. odečty médií, rozúčtování médií, Česká pošta s.p. apod.), který je povinen tyto další
zpracovatele Zpracovateli oznámit a s nimi uzavřené smlouvy Zpracovateli předat.
(5) Zpracovatel se zavazuje:
a) zpracovávat pouze osobní údaje odpovídající stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro
naplnění stanoveného účelu; zpracovávat osobní údaje v souladu s účelem, ke kterému byly
shromážděny; uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich
zpracování;
b) zajišťovat, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zachovávaly mlčenlivost;
c) přijmout opatření požadovaná podle čl. III odst. 2 a odst. 3 této přílohy;
d) dodržovat podmínky pro zapojení dalšího Zpracovatele uvedené v čl. III odst. 4;
e) zohledňovat povahu zpracování, být správci nápomocen prostřednictvím vhodných
technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění správcovy povinnosti
reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů;
f) v souladu s rozhodnutím Správce všechny osobní údaje buď vymazat, nebo je vrátit správci
po ukončení poskytování služeb spojených se zpracováním, pokud není zákonný či smluvní
důvod k uložení daných osobních údajů;
g) poskytnout správci veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti
stanovené v této příloze, a umožnit audity, včetně inspekcí, prováděné Správcem nebo jiným
auditorem, kterého Správce pověřil, a k těmto auditům přispět.
h) osobní údaje budou předávány pouze oprávněným osobám, kterými jsou zejména nositelé
osobních údajů, statutární orgán Společenství, smluvní partneři Společenství při zajišťování
správy domu, osoby, které jsou k tomu zmocněné právními předpisy – zejména finanční
úřady, zdravotní pojišťovny, Česká správa sociálního zabezpečení a dále osobám, na základě
pokynů Společenství – například banka v souvislosti s vyřizováním úvěrů nebo plnění
povinností, vyplývající z uzavřených úvěrových smluv, pojišťovnám v souvislosti s uzavřenými
pojistnými smlouvami a likvidací pojistných událostí; v takovém případě Zpracovatel Správce
informuje o tomto právním požadavku před zpracováním, ledaže by tyto právní předpisy toto
informování zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu.
(6) Zpracovatel je povinen postupovat při poskytování plnění Smlouvy v souladu s GDPR a
dalšími národními předpisy, s odbornou péčí, řídit se pokyny Správce a jednat v souladu se zájmy
Správce.
(7) Zpracovatel je povinen v souladu s čl. 33 odst. 2 GDPR bez zbytečného odkladu, jakmile zjistí
porušení zabezpečení osobních údajů ohlásit toto porušení správci. Informační povinnost dle čl. 13
a čl. 14 GDPR, ve vztahu k subjektům údajů, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány dle této
Smlouvy, bude plněna Správcem, nedohodnou-li se smluvní strany jinak.
(8) Správce je povinen v případě, že pro plnění povinností Zpracovatele dle této Smlouvy jsou
nutné jakékoli písemné podklady, předat tyto podklady Zpracovateli bez zbytečného odkladu poté, co
o to bude Zpracovatelem požádán.
(9) Při skončení výkonu správy na základě písemného pokynu a rozhodnutí správce zpracovatel
všechny osobní údaje vymaže nebo je správci vrátí, pokud však právo požaduje uložení osobních
údajů, zajistí toto uložení s ohledem na zajištění bezpečnosti ochrany osobních údajů.
(10) Smluvní strany se zavazují vzájemně si neprodleně ohlašovat všechny jim známé skutečnosti,
které by mohly nepříznivě ovlivnit řádné a včasné plnění závazků vyplývajících z uzavřené Smlouvy.
(11) Nedílnou součástí této přílohy je dodatek s Rozsahem zpracovávaných údajů.
V Olomouci dne 5.12.2018
…………………………………………. ……………………………………
Správce Zpracovatel
Společenství vlastníků jednotek Správa nemovitostí Olomouc, a.s.
zast předsedou společenství vlastníků, zast. Antonínem Krčkem,
předsedou představenstva,
Správou nemovitostí Olomouc, a.s.,
zast. Ing. Romanem Zelenkou ……………………………………..
a Ing. Annou Taclovu,
místopředsedkyní představenstva
Rozsah zpracovávaných údajů – dodatek Přílohy 3
1. ZPRACOVATEL zpracovává pro SPRÁVCE údaje týkající se členů SPRÁVCE a smluvních
partnerů SPRÁVCE, tj. následujících kategorií subjektů údajů:
a. vlastníci jednotek;
b. spolubydlící osoby - počet;
c. nájemníci;
d. funkcionáři a zaměstnanci;
e. smluvní partneři (identifikační a kontaktní údaje fyzických osob a kontaktní údaje
právnických osob)
2. ZPRACOVATEL zpracovává pro správce ohledně výše uvedených kategorií subjektů údajů
následující typy údajů:
Identifikační údaje Jméno
Příjmení
Kontaktní údaje Titul
Datum narození
Ostatní údaje Rodné číslo
Užívání bytu /nebyt. prostoru Adresa bydliště
Adresa pro doručování
Telefonní číslo
E-mailová adresa
Údaje o společném zástupci spoluvlastníků jednotky
- číslo jednotky
- velikost spoluvlastnického podílu
- počet členů domácnosti (uživatelů)
- příslušník domácnosti (jméno, adresa)
- podlahová plocha (podíl na společných částech)
- identifikační údaje o nájemcích / podnájemcích včetně kontaktů
Rozúčtování služeb - náměry a odečty spotřeby tepla a vody
- počet osob pro rozúčtování služeb
- plocha a umístění bytu pro rozúčtování služeb
Platební údaje a informace o - předpis nájemného / příspěvků na správu domu a pozemku
platbách - celkový předpis záloh na služby
- evidence plateb, přeplatků a nedoplatků z vyúčtování záloh
- bankovní účet
- SIPO – spojovací číslo
Pohledávky: - evidence pohledávek a příslušenství
Záznamy z domů: - údaje o insolvenčním řízení (zahájení, zrušení, schválení
oddlužení, prohlášení konkurzu)
- údaje o exekuci (nařízení výkonu rozhodnutí nebo exekuce)
- upomínky a ostatní SMS zprávy
- dohody o splátkách
- rozhodnutí soudů
- záznamy kamerových systémů (pouze jsou-li v domě umístěny a
předávány správcem zpracovateli)
Další údaje pro výplatu - výše mzdy (odměny)
odměn funkcionářů a - zdravotní pojišťovna
zaměstnanců SPRÁVCE a - den vzniku a zániku funkce (prac. poměru)
stanovení a odvod daní a - den nástupu do zaměstnání
pojistného - druh práce
Členské údaje: - místo výkonu práce
- rozsah pracovní doby
- informace o poskytnutí důchodu
- evidence docházky, čerpání dovolené, překážek v práci
- den a způsob vzniku a zániku členství v SVJ