Textová podoba smlouvy Smlouva č. 2867974: Dodatek ke smlouvě o vzájemné spolupráci

                        Příloha č. 2 – Pravidla činnosti CSS a monitoring aktivit CSS

                                    ke SMLOUVĚ O VZÁJEMNÉ SPOLUPRÁCI
PŘI REALIZACI PROJEKTU „Posilování administrativní kapacity obcí na bázi meziobecní spolupráce“

                      Registrační číslo projektu: CZ.03.4.74/0.0/0.0/15_019/0003017

                                                            I.

                               Činnost CSS a evidence aktivit jeho zaměstnanců

    1. CSS je povinné průběžně evidovat prostřednictvím informačního systému svoji činnost a to
         formou vyplňování záznamů o realizovaných aktivitách (datum, popis aktivity, adresát
         aktivity, oblast aktivity apod.). Za průběžnou evidenci se považuje uvedení záznamů 1x týdně.
         Za dodržování průběžné evidence je zodpovědný manažer CSS. Podrobný komentář ke
         způsobu vedení evidence o realizovaných aktivitách bude uveden v Metodice fungování CSS.

    2. CSS je povinné uskutečnit a zaevidovat ve sledovaném období minimálně 150 aktivit, přičemž
         však v každém měsíci musí CSS uskutečnit a zaevidovat minimálně 25 aktivit. Alespoň
         polovina aktivit se musí týkat odborného poradenství v oblasti samostatné a přenesené
         působnosti obcí.

    3. Vyhodnocení splnění výše uvedeného počtu realizovaných aktivit včetně zaměření
         odborného poradenství bude probíhat jednou za 3 měsíce na konci sledovaného období.
         Prvním sledovaným obdobím je 1. 10. 2016 - 31. 12. 2016, následující období pak již
         odpovídají příslušným zúčtovacím obdobím upraveným v čl. 3.7 Smlouvy (tzn. druhým
         sledovaným obdobím je 1. 1. 2017 – 31. 3. 2017, což odpovídá třetímu zúčtovacímu období,
         atd.). V případě nesplnění počtu realizovaných aktivit včetně zaměření odborného
         poradenství je povinností CSS tuto skutečnost nejpozději do 5 pracovních dnů od konce
         období Svazu písemně vysvětlit. Vysvětlení bude zasláno na elektronickou adresu Svazu
         uvedenou ve Smlouvě a bude podepsáno Smluvním partnerem. Vysvětlení bude obsahovat
         podrobné zdůvodnění toho, proč nebyly splněny podmínky stanovené Smlouvou a rovněž
         návrh opatření, která budou přijata, aby se situace v dalším období neopakovala. Svaz do 5
         pracovních dnů od přijetí vysvětlení zašle na elektronickou adresu Smluvního partnera
         stanovisko, zda považuje vysvětlení za dostatečné a v případě, že vysvětlení nebude shledáno
         za dostatečné, sdělí, co je potřeba doplnit či upřesnit. Podrobné náležitosti vysvětlení budou
         uvedeny v Metodice fungování CSS. Do doby než bude vysvětlení Svazem akceptováno, Svaz
         pozastaví výplatu finančního příspěvku dle čl. 3.2 Smlouvy.

    4. V případě, že dojde k opakovanému nesplnění stanoveného počtu realizovaných aktivit (tzn.
         ve dvou po sobě jdoucích obdobích), bude tuto skutečnost Svaz považovat za podstatné
         porušení Smlouvy ve smyslu čl. 7.1 Smlouvy. Kromě možnosti odstoupení od Smlouvy má
         Svaz právo požadovat po Smluvním partnerovi rovněž smluvní pokutu ve výši 1.000,- Kč

                                                            1
    (slovy tisíc korun českých) za každou jednu nesplněnou aktivitu až do minimálního počtu
    stanoveného v této Příloze pro každý kalendářní měsíc od 1. 10. 2016 do 30. 6. 2019.

5. V rámci zahajovacího provozu CSS, který proběhne od nástupu zaměstnanců CSS do 15. 9.
    2016 bude též průběžně sledován počet realizovaných aktivit, a to za účelem optimálního
    nastavení fungování CSS. Po vyhodnocení zahajovacího provozu může Svaz změnit minimální
    počet realizovaných aktivit stanovených v odstavci 2 tohoto článku, přičemž však může dojít
    ke změně maximálně o 20%. Případná nová hodnota by pak vycházela z průměrného počtu
    vykázaných realizovaných aktivit u všech zapojených CSS v zahajovacím provozu. O nové výši
    minimálního počtu aktivit bude Svaz informovat Smluvního partnera elektronicky nejpozději
    do 30. 9. 2016.

6. Svaz může změnit minimální počet realizovaných aktivit stanovených v odstavci 2 tohoto
    článku (případně upravených dle odstavce 5 tohoto článku) rovněž k datu 1. 10. 2017 a 1. 10.
    2018, přičemž však může dojít ke změně maximálně o 20% proti aktuálně platné hodnotě.
    Případná nová hodnota by pak vycházela z průměrného počtu vykázaných realizovaných
    aktivit u všech zapojených CSS za období od 1. 10. 2016 do 15. 9. 2017, potažmo od 1. 10.
    2017 do 15. 9. 2018. O případné nové výši minimálního počtu aktivit by Svaz informoval
    Smluvního partnera elektronicky nejpozději do 30. 9. 2017, potažmo 30. 9. 2018.

7. CSS bude také fungovat jako kontaktní centrum pro občany daného území. Občané se mohou
    na CSS obracet s podněty a žádostmi, které se zejména týkají rozvoje daného území a v
    situaci, kdy není zajištěna dostupnost obecního úřadu z důvodu omezených úředních hodin.
    CSS je povinné zveřejnit v prvním vydaném informačním zpravodaji kontaktní informace
    (telefon, mail) na zaměstnance CSS s uvedením agendy, se kterou se na ně mohou občané
    obracet. Rozsah agendy si schválí starostové na svém úvodním setkání v rámci projektu.
     Úkolem CSS bude podnět či žádost občana zaevidovat a vést jako jednu z aktivit CSS. Vlastní
    řešení podnětu či žádosti může s ohledem na povahu věci provést CSS. Pokud to nebude
    možné, předá podnět či žádost k vyřešení na příslušnou obec, případně připraví poklady pro
    řešení dané věci.

                                                        II.

                      Pravidelná setkání starostů DSO a jejich obsahová náplň

1. CSS je povinné konat pravidelná setkání starostů obcí v rámci DSO. Podrobnosti k setkání
    starostů budou uvedeny v Metodice fungování CSS.

2. Úvodní setkání starostů je povinen manažer CSS svolat nejpozději do 30 dnů od absolvování
    vstupního školení (viz čl. 2.5.4 Smlouvy). Další setkání se uskuteční minimálně 2x ročně a to
    povinně v následujících obdobích: 11-12/2016, 5-6/2017, 11-12/2017, 5-6/2018, 11-12/2018,
    5-6/2019.

                                                        2
3. Minimální účast na těchto setkáních je 50% starostů z obcí v rámci DSO. Starosta může být na
    setkání zastoupen jiným představitelem obce nebo starostou jiné obce.

4. Na úvodním setkání Realizační tým představí vizi a způsob fungování CSS, popíše nabídku
    aktivit CSS, případně ověří, o jakou podporu mají starostové zájem, dohodne se starosty
    pravidla komunikace, frekvenci setkávání, stanoví rozsah agendy, se kterou se na ně mohou
    obracet občané apod.

5. CSS je povinné zveřejnit informace o termínu, místu a programu pravidelných setkáních
    starostů např. na webových stránkách Smluvního partnera nebo v listinné podobě na
    obvyklých místech v jednotlivých obcích, aby se jej mohli účastnit občané, zástupci odborné
    veřejnosti a zájmových organizací a zapojit se tak do debat o dalším strategickém směřování
    rozvoje území.

6. V rámci dalších setkání dojde pravidelně ke zhodnocení fungování CSS v předchozím období
    ve formě předložení „Zprávy o činnosti CSS“, jejíž součástí budou rovněž návrhy změn
    v činnosti CSS (např. rozšíření nabídky poskytovaných služeb). Dále proběhne ověření
    spokojenosti s rozsahem poskytovaných služeb a ověření spokojenosti s kvalitou
    poskytovaných služeb.

7. Při přípravě setkání je třeba rozeslat v předstihu pozvánku s programem, připravit prezenční
    listiny, dodržet pravidla publicity a zpracovat zápis ze setkání (ve formě shrnutí jednotlivých
    projednávaných bodů). Smluvní partner je povinen Svazu zaslat prostřednictvím
    informačního systému do 5 pracovních dnů prezenční listinu a zápis z jednání a následně též i
    v listinné podobě.

8. V případě nedostatečné účasti na setkání je nutné uskutečnit náhradní setkání a to v období
    stanoveném v odst. 2 tohoto článku. Při neuskutečnění setkání popř. při nižší než
    požadované účasti Svaz pozastaví výplatu finančního příspěvku dle čl. 3.2 Smlouvy do doby,
    než se uskuteční setkání s požadovanou účastí a budou zaslány Svazu dokumenty na základě
    odst. 7 tohoto článku.

9. Jedním z povinných bodů setkání starostů je zhodnocení spokojenosti starostů s rozsahem
    poskytovaných služeb. Výstupem bude informace o tom, zda jsou starostové spokojeni
    s rozsahem nabízených služeb nebo naopak považují za nutné provést změnu, co se týče
    nabídky služeb. Dalším povinným bodem je zhodnocení spokojenosti jednotlivých starostů
    s činností CSS (hodnotit se bude kvalita a odbornost) a to tak, že starostové budou hodnotit
    svoji spokojenost na škále od 1 do 5, jako ve škole. Ke zhodnocení spokojenosti starostů
    připraví CSS jednoduchý dotazník, jehož vzor bude součástí Metodiky fungování CSS.
    Starostové na jednání dotazník vyplnění a vyjádří tak svůj názor. CSS je povinné dotazníky
    archivovat a výsledky zjištění uvést do přílohy zápisu ze setkání, která je definována
    Metodikou fungování CSS. CSS je povinné výsledky průzkumu také zaevidovat
    prostřednictvím informačního systému nejpozději do 5 pracovních dnů.

                                                        3
10. V případě, že průměrné hodnocení bude vyšší než hodnota 2,5, je povinností CSS tuto
    skutečnost nejpozději do 5 pracovních dnů od konání setkání Svazu písemně vysvětlit.
    Vysvětlení bude zasláno na elektronickou adresu Svazu uvedenou ve Smlouvě a bude
    podepsáno Smluvním partnerem. Vysvětlení bude obsahovat podrobné zdůvodnění toho, co
    je příčinou negativního hodnocení CSS ze strany starostů. Svaz do 5 pracovních dnů od přijetí
    vysvětlení zašle na elektronickou adresu Smluvního partnera stanovisko, zda považuje
    vysvětlení za dostatečné a v případě, že vysvětlení nebude shledáno za dostatečné, sdělí, co
    je potřeba doplnit či upřesnit. Podrobné náležitosti vysvětlení budou uvedeny v Metodice
    fungování CSS. Do doby než bude vysvětlení Svazem akceptováno, Svaz pozastaví výplatu
    finančního příspěvku dle čl. 3.2 Smlouvy.

                                                       III.

                                     Projekty meziobecní spolupráce

1. CSS je povinné připravovat a realizovat projekty meziobecní spolupráce. Projektem se rozumí
    časově ohraničený soubor činností a procesů, jehož cílem je zavedení, vytvoření nebo změna
    něčeho konkrétního. Meziobecní spoluprací se rozumí spolupráce alespoň dvou obcí.
    Projekty naplňují cíle, které jsou definovány ve strategickém dokumentu rozvoje území, jehož
    součástí je i DSO.

2. Projekty mohou být realizovány v následujících oblastech: školství, sociální péče, odpadové
    hospodářství, cestovní ruch, bezpečnost, doprava, zaměstnanost a podnikání, životní
    prostředí, volnočasové aktivity, lokální ekonomika.

3. CSS je povinné do 30. 9. 2016 připravit zásobník projektů meziobecní spolupráce, který bude
    obsahovat alespoň 10 projektů vycházejících z aktuálně platné strategie rozvoje území a to
    v rámci jedné z funkcionalit IT obsluhy. Do 30. 11. 2016 musí CSS rozpracovat alespoň 5
    projektů do podoby definovaných karet projektů. Podrobný komentář ke způsobu vedení
    evidence projektů bude uveden v Metodice fungování CSS.

4. CSS je povinné pravidelně ke konci každého měsíce, počínaje 10/2016, aktualizovat zásobník
    projektů, karty projektů a zejména informace o fázi, ve které se projekt nachází, výši rozpočtu
    a jeho čerpání a období realizace projektu. Informaci o provedené aktualizaci uvede
    v informačním systému.

5. CSS si musí naplánovat realizaci jednotlivých projektů tak, aby v kontrolních půlročních
    intervalech počínaje 12/2016 (dále pak 6/2017, 12/2017, 6/2018 a 12/2018) mělo vždy
    alespoň jeden nový projekt ve fázi realizace.

6. CSS doloží, že k 31. 5. 2019 mělo alespoň 10 projektů minimálně ve fázi realizace nebo
    ukončených, přičemž alespoň 5 z těchto projektů již musí být ukončeno. Projekty jsou
    z hlediska jejich výše rozděleny do dvou skupin – projekty do 1 mil. Kč včetně a projekty nad

                                                        4
    1 mil. Kč. Pro potřeby smlouvy se počítá projekt nad 1 mil. Kč za dva projekty. Do výše
    uvedených projektů lze zahrnout pouze ty projekty, které k 1. 7. 2016 nebyly ve fázi realizace.
7. Povinnosti uvedené v tomto článku budou Svazem kontrolovány přes informační systém.
8. Při nesplnění podmínek uvedených v tomto článku III. této přílohy Svaz pozastaví výplatu
    finančního příspěvku dle čl. 3.2 Smlouvy.

                                                       IV.
                                   Vydávání informačního zpravodaje
1. CSS je povinné zajistit pravidelné vydávání elektronického informačního zpravodaje pro
    občany DSO o poskytovaných veřejných službách na území DSO a o činnostech, které
    zajišťuje CSS. Informační zpravodaj bude obsahovat zejména informace o aktivitách DSO,
    základní informace o činnosti CSS a přehled veřejných služeb poskytovaných občanům.
2. Podrobná struktura informačního zpravodaje a způsob jeho distribuce občanům DSO bude
    součástí Metodiky fungování CSS. První vydání informačního zpravodaje CSS připraví a zašle
    Svazu prostřednictvím informačního systému k vyjádření do 30. 9. 2016 a současně bude
    Svaz informován o tom, jakým způsobem bude informační zpravodaj zveřejněn. Svaz
    nejpozději do 30 dnů od jeho obdržení zašle k zaslanému informačnímu zpravodaji vyjádření
    v elektronické formě na kontaktní emailovou adresu. V případě kladného vyjádření je CSS
    povinné do 30. 11. 2016 informační zpravodaj prokazatelným a dohodnutým způsobem
    zveřejnit. V případě negativního vyjádření je CSS povinné připomínky Svazu zapracovat. Do
    doby, než Svaz vyjádří souhlas s podobou informačního zpravodaje, pozastaví Svaz výplatu
    finančního příspěvku dle čl. 3.2 Smlouvy.
3. CSS bude následně vydávat informační zpravodaj dvakrát za rok s tím, že termíny předložení
    Svazu jsou následující – 28. 2. 2017, 31. 8. 2017, 28. 2. 2018, 31. 8. 2018 a 28. 2. 2019. Svaz
    zašle vyjádření k návrhu informačního zpravodaje do 30 dnů od jeho obdržení. Další postup
    schvalování je popsán výše s tím, že termín zveřejnění informačního zpravodaje je 2 měsíce
    od termínu jeho předložení Svazu.

                                                        V.
                                   Sebehodnotící zpráva činnosti CSS
1. Cílem sebehodnotící zprávy je zrekapitulovat a zhodnotit předchozí období činnosti CSS na
    základě předem definované struktury. Sebehodnotící zpráva bude doplňkem k evidovaným
    aktivitám.

                                                        5
2. CSS je povinné zpracovávat sebehodnotící zprávu každý měsíc. První sebehodnotící zprávu
    CSS zpracuje za 8/2016 a to nejpozději do 5 pracovních dnů od skončení období.
    Sebehodnotící zpráva se bude zpracovávat v informačním systému.

3. Sebehodnotící zpráva bude obsahovat zejména stručnou rekapitulaci hlavních aktivit
    v uplynulém období, přehled jednání se starosty, zpětnou vazbu pro Svaz týkající se nastavení
    projektu, přehled plánovaných aktivit pro další období, požadavky na Svaz k zajištění
    konkrétní odborné podpory pro výkon CSS, požadavky na vzdělávání a rozšiřování znalostí
    zaměstnanců CSS. Svaz může obsah sebehodnotící zprávy měnit. Podrobné informace
    k obsahu zprávy budou uvedeny v Metodice fungování CSS.

4. Při nesplnění podmínek uvedených v tomto článku V. této přílohy Svaz pozastaví výplatu
    finančního příspěvku dle čl. 3.2 Smlouvy.

                                                       VI.
                                       Analýza přínosů činnosti CSS
1. CSS si zvolí v rámci své činnosti jednu agendu, u které bude pravidelně zpracovávat analýzu
    přínosů výkonu této agendy na DSO pro jednotlivé obce. Analýza by měla ukázat výhodnost
    zajišťování agendy prostřednictvím CSS a úsporu finančních prostředků pro jednotlivé obce.
2. CSS si může vybrat z následujících agend: dotace, veřejné zakázky, právní podpora, rozvojové
    aktivity, vzdělávací aktivity, základní poradenství pro obce, ekonomické agendy, IT podpora,
    technická a stavební podpora, společné postupy, sdílení dobré praxe, zkušeností, pravidelná
    setkávání zástupců obcí.
3. Podrobná struktura analýzy bude součástí Metodiky fungování CSS.
4. První analýzu přínosů zpracuje CSS k 28. 2. 2017 a předloží Svazu prostřednictvím
    informačního systému k posouzení. Analýza přínosů se bude vztahovat k předchozímu
    období. Analýzy přínosů budou dále zpracovány k 28. 2. 2018 a k 28. 2. 2019. Svaz zašle své
    stanovisko k analýze přínosů nejpozději do 30 dnů. V případě negativního stanoviska Svaz
    pozastaví výplatu finančního příspěvku dle čl. 3.2 Smlouvy do doby, než budou nedostatky
    odstraněny.

                                                        6