Textová podoba smlouvy Smlouva č. 6008515: Smlouva o vedení a zpracování platové agendy

                        SMLOUVA O VEDENI A ZPRACOVANÍ PLATOVÉ AGENDY

       uzavřená podle § 2586 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku
                                evidovaná u odběratele pod č. 46/2018,

                        evidovaná u dodavatele pod č. OS/TAJ-0622/2018
                                                                (dále jen „smlouva“)

                         1. smluvní strany

1.1.  Mateřská škola Jaroměř, Lužická 321

      se sídlem Jaroměř, Lužická 321, Pražské Předměstí, PSČ 551 01

      zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, pod

      značkou PR 534

      zastoupená         Mgr. Šárkou Čechovou, ředitelkou školy

      IČ:

      Bankovní spojení;

      Číslo účtu:

      Telefon;

      E-mail;

      (dále jako „odběratel“)

1.2.  Město Jaroměř

      nám. Československé armády 16, Jaroměř, PSČ 551 01

      zápis v registru ekonomických subjektů ČSÚ jako 801 - obec, datum vzniku 01.07.1973

      zastoupené         Ing. Jiřím Klepsou, starostou města

      IČ:                00272728

      DIČ:               CZ00272728

      Bankovní spojení; Komerční banka, a.s.

      Číslo účtu;

      Telefon;

      E-mail:

      (dále jako „dodavatel“)

                                  2. PREDMET SMLOUVY

2.1 Předmětem této smlouvy je závazek dodavatele poskytovat službu ve smyslu vedení a
       zpracování platové agendy odběratele za podmínek dále stanovených a závazek
       odběratele zaplatit za to dodavateli dohodnutou cenu.

       Zpracování platově agendy zahrnuje:

    • zpracování měsíčních platů k výplatám včetně veškerých odvodů na sociální a zdravotní
         pojištění, zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, příkazů k úhradě, výplatních
         pásek, podkladů pro zaúčtování do příslušného účetnictví
         tisk výplatních pásek
         zpracování sestavy čerpání dovolených
         vedení mzdových listů a evidenčních listů důchodového zabezpečení
         provedení ročního zúčtování daně
         vypracování potvrzení o příjmech ze závislé činnosti
         zpracování oznámení o plnění podílu osob zdravotně postižených pro úřad práce

                                   Stránka 1 z
          zpracování veškerých hlášení týkajících se platů
          zpracování a evidence nemocenských dávek
          zpracování přihlášek a odhlášek zaměstnanců na zdravotní pojišťovny a příslušnou
          správu sociálního zabezpečení
          zpracování platových prostředků na roční rozpočet
          zpracování výkazů Pí-04, P2-04, UNP-4-1, ISP
          při skončení pracovního poměru vystavení potvrzení o zaměstnání a dle požadavku
          zaměstnance potvrzení o čistěm výdělku pro účely evidence Úřadu práce
          zakládání smluv
          vedení spisů zaměstnanců MŠ
          na základě pokynů ředitelky MŠ vyhotovení pracovních smluv, platových výměrů a
          dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr
          zajištění předarchivní činnosti
          provádění vnitřní kontroly v rámci své pracovní náplně
          evidence a zpracování exekucí zaměstnanců
          poskytování součinnosti při kontrolách prováděných finančním úřadem, úřadem práce,
          inspekcí práce, správou sociálního zabezpečení a zdravotními pojišťovnami

2.2 Předmět této smlouvy bude zpracováván pomocí počítačového programu AVENSlO
        SOFTWARE dodávaného firmou Alfa Software, s.r.o. se sídlem Pražská 22, 339 01
        KLATOVY. Servis uvedeného počítačového programu zajišťuje firma ALGO spol. s r.o.
        se sídlem Tylovo nábřeží 367, 500 02 Hradec Králové. Dodavatel uzavřel s těmito firmami
        smlouvy, ve kterých se obě firmy zavázaly udržovat uvedený program v souladu
        s českými právními předpisy.

2.3 Odběratel se zavazuje za předmět smlouvy dle odst. 2.1 zaplatit dodavateli dohodnutou
        cenu dle čl. 4 odst. 4.1 a 4.2 této smlouvy.

                                   3. TERMINY PLNĚNI DODAVATELE

3.1 Služba vedení a zpracování platové agendy bude poskytována ode dne 1. 7. 2018

3.2 Zpracování platů provede dodavatel do 10. kalendářního dne měsíce následujícího po
        měsíci, za který je platová agenda zpracovávána. Připadne-li tento den na den pracovního
        volna, pracovního klidu nebo svátek, provede dodavatel zpracování platů poslední
        pracovní den před tímto termínem.

                                  4. CENA A platební PODMIKY

4.1 Cena za vedení a zpracování platové agendy dle čl. 2 odst. 2.1 činí 14.000 Kč bez DPH
        (slovy: čtrnáct tisíc korun českých) za jeden zpracovaný kalendářní měsíc.

4.2 Cena dle odst. 4.1 tohoto článku je konečná a obsahuje i veškeré další náklady nutné pro
        plnění předmětu smlouvy dle čl. 2 odst. 2.1 (vč. rozsahu prací uvedených níže).

4.3 DPH bude účtována dle platných právních předpisů platných v době uskutečnění
       zdanitelného plnění. Dnem uskutečnění zdanitelného plnění je poslední den kalendářního
        měsíce.

4.4 Právo vystavit daňový doklad (fakturu) vzniká dodavateli 10. dne měsíce následujícího po
        měsíci, za který je platová agenda zpracovávána. V takto vystaveném daňovém dokladu
        (faktuře) musí b^ vždy uvedeno období, za které byl daňový doklad (faktura) vystaven.

                                                            Stránka 2 z 8
4.5 Splatnost řádně vystaveného daňového dokladu (faktury), obsahujícího stanovené
        náležitosti, musí činit nejméně 14 (čtrnáct) kalendářních dní ode dne doručení odběrateli.
        Odběratel se s dodavatelem dohodli na elektronické formě komunikace v oblasti odeslání
        a přijetí faktury za provedenou službu.

4.6 Daňový doklad (fakturu) uhradí odběratel převodem na bankovní účet dodavatele, který
       je uveden na daňovém dokladu (faktuře). Lhůta splatnosti daňového dokladu (faktury) se
        považuje za zachovanou odesláním fakturované částky z účtu odběratele nejpozději
        v den lhůty splatnosti.

4.7 Daňový doklad (faktura) musí obsahovat číslo smlouvy odběratele, uvedené na smlouvě
        a veškeré údaje vyžadované právními předpisy, zejména ustanovením § 29 zákona
        č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů.

4.8 Odběratei může do lhůty splatnosti daňový doklad (fakturu) vrátit, obsahuje-li;
               • nesprávné cenové údaje;
               • nesprávné náležitosti nebo neúplné náležitosti daňového dokladu (faktury);
               • bankovní účet, uvedený na daňovém dokladu (faktuře), který dodavatel nemá
                    řádně registrovaný v databázi „Registru plátců DPH“.

4.9 V tomto případě je odběratel povinen daňový doklad (fakturu) vrátit s průvodním dopisem
       a s uvedením důvodu vrácení. Tímto okamžikem se ruší lhůta splatnosti a nová lhůta
       splatnosti nového nebo opraveného daňového dokladu (faktury) bude stanovena
       v souladu s ustanovením odstavce 3 tohoto článku.

       5. podmínky plněni smlouvy

5.1 Smluvní strany se dohodly na níže uvedených podmínkách při zpracování předmětu
       smlouvy podle čl. 2 odst. 2.1:

5.1.1 Zpracování platové agendy včetně výpočtu odvodů na sociální zabezpečení a
         zdravotní pojištění zaměstnanců a zákonné pojištění odpovědnosti
         zaměstnavatele.

5.1.2  Odběratel předává při nástupu a výstupu zaměstnanců všechny potřebné
       podklady dle pokynů dodavatele. Odběratel předá dodavateli do 2 pracovních
       dnů po ukončení daného měsíce podklady pro zpracování platů (zejm. výkazy
       zaměstnanců). V případě, že dojde ze strany odběratele k časové prodlevě při
       předání těchto podkladů, termín zpracování podle článku 3. se automaticky
       prodlouží o tuto časovou prodlevu. Výplatu platů provádí odběratel.

5.2 Zpracování platové agendy bude prováděno u dodavatele. Předávání dokladů bude
       probíhat u dodavatele, nedohodnou-li se smluvní strany jinak. Přepravu výše uvedených
       dokladů mezi dodavatelem a odběratelem zajišťuje odběratel.

5.3 Platové a další související doklady jsou archivovány u dodavatele.

5.4 Dodavatel zaručuje a nese odpovědnost za to, že předmět smlouvy bude plnit v nejvyšší
       dostupné odborné kvalitě tak, aby plnění vyhovovalo potřebám odběratele, se kterými byl
       dodavatel seznámen. Předmět smlouvy bude poskytován s náležitou odbornou péčí a
       prostřednictvím osob, které mají potřebnou odbornou kvalifikaci i zkušenosti k plnění
       předmětu této smlouvy.

       Stránka 3 z 8
5.5 Dodavatel zaručuje, že bude při plnění předmětu této smlouvy respektovat obecně
       závazné právní předpisy České republiky, Evropské unie a mezinárodní standardy.

                                  6. DALŠÍ POVINNOSTI DODAVATELE

6.1 Dodavatel zodpovídá za to, že platová agenda bude zpracována v souladu s příslušnými
       českými právními předpisy, zejména se zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce.

6.2 Dodavatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o všech údajích a skutečnostech týkajících
       se odběratele a jeho zaměstnanců. V případě porušení této povinnosti může odběratel
       požadovat náhradu za způsobenou škodu.

6.3 Veškeré doklady a listiny předané dodavateli odběratelem jsou majetkem odběratele.

7. VZÁJEMNÁ KOMUNIKACE

7.1 Veškerá komunikace mezi smluvními stranami bude probíhat prostřednictvím osob
       pověřených za tím účelem smluvními stranami.

Oprávněné osoby pro      Odběratele   Dodavatele
            jednání

v záležitostech platové
          agendy

7.2 Všechna oznámení mezi smluvními stranami, která se vztahují k plnění této smlouvy,
       nebo která mají být učiněna na základě této smlouvy, musí být učiněna v písemné podobě
       a druhé smluvní straně prokazatelně doručena osobně, poštou, nebo datovou schránkou,
       případně na e-mailovou adresu kontaktní osoby uvedené v bodě 7.1. V případě e-mailové
       korespondence se za prokazatelné doručení považuje přijetí doručenky a e-mailu o
       přečtení dané zprávy. Při doručování osobních údajů je třeba dbát na jejich odpovídající
       ochranu (např. ochrana údajů v e-mailu heslem). V případě doručení dat na přenosném
       paměťovém nosiči musí být tento nosič registrován u odboru informatiky Městského úřadu
       v Jaroměři.

7.3 Smluvní strany jsou oprávněny jednostranně změnit oprávněné osoby, jsou však povinny
       na takovou změnu druhou smluvní stranu předem písemně prokazatelně upozornit.
       Takováto změna není důvodem k uzavření dodatku k této smlouvě.

                                  8. SANKCE. POKUTY A PENÁLE

8.1 V případě prodlení dodavatele s plněním jeho povinností podle čl. 3 této smlouvy vzniká
       odběrateli právo na smluvní pokutu ve výši 2.000 Kč (slovy: dva tisíce korun českých) za
       každý i započatý den prodlení. Úhrada této smluvní pokuty nezbavuje dodavatele
       povinnosti poskytnout plnění dle této smlouvy.

8.2 V případě prodlení odběratele s úhradou daňového dokladu (faktury) je dodavatel
       oprávněn účtovat úrok z prodlení v zákonné výši.

                         Stránka 4 z
8.3 Smluvní strana, která poruší povinnosti vyplývající z této smlouvy ohledně ochrany
        osobních údajů podle čl. 12 této smlouvy, je povinna zaplatit druhé smluvní straně smluvní
        pokutu ve výši 50.000 Kč (slovy: padesát tisíc korun českých) za každé porušení takovéto
        povinnosti.

8.4 Smluvní strany se zavazují před uplatněním nároku na smluvní pokutu, úroku z prodlení
        nebo náhradu škody písemně vyzvat druhou smluvní stranu k podání vysvětlení.

8.5 Zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok na náhradu škody, a to i škody přesahující
        smluvní pokutu.

8.6 Smluvní pokuta nebo úrok z prodlení jsou splatné do třiceti (30) kalendářních dnů po
        obdržení jejího vyúčtování s řádným odůvodněním.

8.7 V případě penalizace ze strany finančního úřadu, správy sociálního zabezpečení,
        zdravotních pojišťoven a jiných státních orgánů za nedostatky, za které dodavatel
        odpovídá podle článků této smlouvy, uhradí vyměřené penále či sankcí prostřednictvím
        odběratele dodavatel, toto nezbavuje odběratele povinnosti využít všech řádných
        opravných prostředků k obraně jeho práv v případě, že se bude uložené penále nebo
        sankce jevit dodavateli spornou.

                                   9. NAHRADA ŠKODY

9.1 Každá ze smluvních stran nese odpovědnost za škodu způsobenou v souvislosti
       s porušením obecně závazných předpisů nebo povinností z této smlouvy. Obě smluvní
       strany se zavazují vyvíjet maximální úsilí k předcházení škodám a minimalizaci vzniklých
       škod.

                                   10.DOBA PLATNOSTI SMLOUVY

10.1 Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou od 1. 7. 2018 do 30.9.2019. Dodavatel
       zpracuje platy naposledy za měsíc srpen 2019. Následně předá odběrateli požadované
       podklady a dokumenty s ohledem na bod 12.14.

10.2 Smlouvu lze písemně ukončit:

                    • dohodou smluvních stran
                    • jednostrannou písemnou výpovědí, i bez uvedení důvodu, s dvouměsíční

                         výpovědní dobou.

10.3 Výpovědní doba počíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po měsíci,
       ve kterém byla písemná výpověď prokazatelně doručena druhé smluvní straně.

                                  11. ODSTOUPENI OD SMLOUVY

11.1 Každá z obou smluvních stran má právo od smlouvy odstoupit, porušuje-li druhá smluvní
       strana hrubým způsobem nebo opakovaně ujednání této smlouvy nebo jedná-li v rozporu
       s dobrými mravy.

11.2 Účinky odstoupení od smlouvy nastávají dnem doručení písemného oznámení
       o odstoupení druhé smluvní straně. Právo na náhradu škody, případně nárok na smluvní

                                                            Stránka 5 z 8
        pokutu či úrok z prodlení strany odstupující tím není dotčeno. Smluvní strany si nebudou
        vracet již do té doby poskytnutá plnění.

                                   12.0CHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

12.1 Smluvní strany se zavazují, že budou vždy postupovat v souladu správním řádem
          České republiky a v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679
         ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních
          údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“).

12.2 Dodavatel je zpracovatelem osobních údajů, které zpracovává pro odběratele - správce
         osobních ůdajů.

12.3 Předmětem tohoto ujednání je ochrana osobních dat a osobních ůdajů, se kterými
         dodavatel přichází v rámci své dodavatelské činnosti do styku, a které mu tak jsou
         zpřístupněny a které zpracovává plně nebo částečně automatizovaně nebo
         neautomatizovaně. Tyto osobní údaje jsou tedy předmětem zpracování.

12.4 Dodavatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje dle této smlouvy pouze a výlučně po
         dobu účinnosti smlouvy.

12.5 Dodavatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje pouze za účelem stanoveným v
         předmětu smlouvy.

12.6 Zpracovávaně osobní údaje jsou veškerě údaje nezbytné ke zpracování platové agendy
         v rozsahu dle článku 2 této smlouvy.

12.7 Subjektem zpracovávaných údajů jsou zaměstnanci objednatele, příp. jejich rodinní
         příslušníci a další fyzické osoby, jejichž osobní údaje jsou nezbytné pro zajištění
         předmětu této smlouvy.

12.8 Dodavatel zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů odběratele,
         včetně v otázkách předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci,
         pokud mu toto zpracování již neukládají právo Evropské unie nebo členského státu,
         které se na odběratele vztahuje. V takovém případě dodavatel odběratele informuje o
         tomto právním požadavku před zpracováním, ledaže by tyto právní předpisy toto
         informování zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu. Dodavatel je povinen
         neprodleně odběratele informovat, pokud dle jeho názoru pokyn udělený odběratelem
         porušuje GDPR nebo jiné předpisy na ochranu osobních údajů.

12.9 Dodavatel se zavazuje, že plnění dle této smlouvy bude provádět prostřednictvím
         vlastních zaměstnanců zařazených do městského úřadu. Dodavatel zároveň prohlašuje,
         že zaměstnanci zařazení do městskěho úřadu jsou povinni zachovávat mlčenlivost
         podle zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb.), popř. podle zákona č. 312//2002 Sb., o
         úřednících územně samosprávných celků a o změně některých zákonů.

12.10 Dodavatel tímto prohlašuje, že zavedl a bude po dobu trvání smlouvy zajišťovat veškerá
         vhodná technická a organizační opatření podle článku 32 GDPR nebo jiných platných
         právních norem tak, aby zpracování osobních dat a údajů splňovalo požadavky platných
         právních norem.

12.11 Dodavatel není oprávněn zapojit do zpracování osobních údajů dalšího zpracovatele,
         tedy poddodavatele bez předchozího písemného souhlasu odběratele. S takovým
         dalším zpracovatelem je dodavatel povinen uzavřít smlouvu ve smyslu článku 28 odst.
         4 GDPR, kterou budou tomuto dalšími zpracovateli uloženy stejné povinnosti na ochranu
         osobních údajů, jaké jsou uvedeny v této smlouvě. První věta se nevztahuje na
         poddodavatele softwaru nezbytného pro zpracování platové agendy. O plánované
         změně softwaru bude dodavatel informovat odběratele s dostatečným předstihem

                                                            Stránka 6 z 8
          alespoň 3 měsíce tak, aby měl odběratel možnost vznést námitky proti plánované
          změně.
12.12 Dále se dodavatel zavazuje k veškeré součinnosti s odběratelem prostřednictvím
          vhodných technických a organizačních opatření, pokud Je to možné, pro splnění
          povinnosti odběratele reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů stanovených
          v kapitole III GDPR.
12.13 Dodavatel je povinen být odběrateli nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi
          podle článků 32 až 36 GDPR, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má
          dodavatel k dispozici. Dodavatel je povinen písemně neprodleně seznámit odběratele s
         jakýmkoliv podezřením na porušení nebo se skutečným porušením bezpečnosti
         zpracování osobních údajů, zejména dat na serveru, na kterém je produkt nainstalován,
          popř. na kterém jsou uložena data poskytnutá odběratelem.
12.14 Do skončení účinnosti smlouvy je dodavatel v souladu s rozhodnutím odběratele
          povinen všechny osobní údaje, které má v držení, předat odběrateli, popř. je vymazat
          nebo zničit všechny existující kopie, pokud právo Evropské unie nebo členského státu
          nepožaduje uložení daných osobních údajů.
12.15 Dodavatel se zavazuje zpřístupnit odběrateli veškeré informace o opatřeních, která přijal
         v souvislosti s ochranou osobních údajů a dat, a další informace potřebné k doložení
         toho, že byly splněny povinnosti stanovené v článku 28 GDPR. Odběrateli dále umožní
         provedení auditu plnění těchto povinností, včetně inspekcí a vyhodnocení jejich
          účinnosti a efektivnosti. Smluvní strany se dohodly, že audit je oprávněn provádět i třetí
         subjekt pověřený k jeho provedení odběratelem.

                                  13.ZAVERECNA A PŘECHODNÁ USTANOVENI

13.1 Práva a povinnosti vyplývající z této smlouvy nelze bez souhlasu druhé smluvní strany
       převádět na třetí stranu.

13.2 Smluvní strany nejsou oprávněny postoupit tuto smlouvu nebo její část bez předchozího
       písemného souhlasu druhé smluvní strany.

13.3 Smluvní vztahy výslovně neupravené touto smlouvou se řídí Občanským zákoníkem a
       předpisy souvisejícími.

13.4 Případné obchodní zvyklosti, týkající se sjednaného či navazujícího plnění, nemají
       přednost před smluvními ujednáními, ani před ustanovením Občanského zákoníku, byť
       by tato ustanovení neměla donucující účinky.

13.5 Smluvní strany se ve smyslu § 1758 Občanského zákoníku dohodly, že Smlouvu lze měnit
       a doplňovat po dohodě smluvních stran pouze písemnými dodatky takto označovanými,
       číslovanými vzestupnou řadou a podepsanými oprávněnými zástupci obou smluvních
       stran.

13.6 Případně vzniklé spory při provádění této smlouvy nebo v souvislosti s ní budou smluvní
       strany řešit vzájemným jednáním. Tento postup se nevztahuje na vymáhání finančních
       pohledávek vzniklých z porušení povinnosti zaplatit pohledávku. Nedojde-li k dohodě, je
       kterákoli smluvní strana oprávněna požádat o rozhodnutí ve věci příslušný soud.

13.7 Smlouva se vyhotovuje ve 3 (třech) výtiscích splatností originálu, přičemž odběratel
       obdrží jeden výtisk a dodavatel dva výtisky.

                                                            Stránka 7 z 8
13.8 Smluvní strany se dohodly, že dodavatel bezodkladně po uzavření této smlouvy odešle
       smlouvu k řádnému uveřejnění do registru smluv vedeného Ministerstvem vnitra ČR. O
       uveřejnění smlouvy dodavatel bezodkladně informuje druhou smluvní stranu, nebyl-li
       kontaktní údaj této smluvní strany uveden přímo do registru smluv jako kontakt pro
       notifikaci o uveřejnění.

13.9 Smluvní strany berou na vědomí, že nebude-li smlouva zveřejněna ani devadesátý den
       od jejího uzavření, je následujícím dnem zrušena od počátku s účinky případného
       bezdůvodného obohacení.

13.10Smluvní strany prohlašují, že žádná část smlouvy nenaplňuje znaky obchodního tajemství
       (§ 504 z. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník).

13.11 Smluvní strany se dohodly, že dodatek bude uveřejněn bez osobních údajů a dalších
       chráněných informací (včetně podpisů a razítek), které nepodléhají uveřejnění v registru
       smluv.

13.120bjednatel souhlasí se zveřejněním této smlouvy prostřednictvím registru smluv ve
       smyslu § 2 odst. 1 zák. č. 340/2015 Sb., o registru smluv, v platném znění. Zveřejnění
       smlouvy v registru provede výhradně dodavatel.

13.13Tato smlouva nabývá platnosti dnem uzavření této smlouvy a účinnosti dnem zveřejnění v
       registru smluv.

13.14Uzavření této smlouvy schválila Rada města Jaroměř na své schůzi dne 26.06.2018
         usnesením č. 0874-24-2018-TAJ-RM, a to nadpoloviční většinou všech členů rady
         města.

V Jaroměři     27. 06. 2018

Za odběratele

Mgr. Šárka Cechová, ředitelka

                               Stránka 8 z