Textová podoba smlouvy - Hlídač státu.

Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud

Naskenovaný obrázek

MJ, mr
DOMOV SENIORÚ Mistra Kňšťana 383 01 mou/mes, Bavorska 986

. 31mm “““"“
če Jaffa; Mj.!
Paw- M) SMLOUVA

o zajištění externího zpracování mezd

Domov seniorů Mistra Křišťana Prachatice
IČ: 00477109
se sídlem Bavorská 936, 383 01 Prachatice _ _f
zapsaná v Obchodním rejstříku u Krajského soudu v Českých Budějovicích, oddíl Pr, vložka 412
jednající ředitelkou Ing. Bc. Hanou Vojtovou

dále jen Objednavatel na straně jedné

Alfa Software, s.r.o.
IČ: 263 59 812
Se sídlem Pražská 22, 339 01 Klatovy
Zapsaná v OR vedeném u KS v Plzni, oddíl C, č. vl. 15248
jednající jednatelkou Mgr. Evou Maurerovou

dále jen Zhotovitel na straně druhé.

PROHLÁŠENÍ znomvntuz:

Zhotovitel si je vědom, že je jeho zákonnou povinností postupovat při plnění předmětu této smlouvy
vsouladu sobecným nařízením Evropského parlamentu a Rady Evropské unie č. 2016/679 ze, dne
27.dubna 2016 o ochraně fyzických osob vsouvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném
pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
(dále jen „GDPR“) a vsouladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění
pozdějších předpisů.
Zhotovitel se jako zpracovatel osobních údajů zavazuje zachovávat mlčenlivost o veškerých
skutečnostech, o nichž se dozvěděl při realizaci předmětu této smlouvy a které v zájmu
Objednavatele jako správce osobních údajů nelze sdělovat jiným osobám (zejména osobní údaje
zaměstnanců Objednavatele), nezneužívat tyto skutečnosti ve svůj vlastní prospěch nebo ve
prospěch někoho jiného a dbát, aby těchto skutečností nemohlo být zneužito třetími osobami.
Mlčenlívost o těchto skutečnostech je Zhotovitel v pozici zpracovatele osobních údajů povinen
zachovávat i poskončení smluvního vztahu. Zhotovitel se dále jako zpracovatel osobních údajů
zavazuje dodržovat veškeré povinnosti stanovené mu výše uvedenými právními předpisy anebo
sjednané touto smlouvou.

|. PŘEDMĚT SMLOUVY

Předmětem smlouvy je závazek Zhotovitele ke zpracování mezd pro zaměstnance Objednavatele za
účelem splnění všech právními předpisy stanovených povinností, a to v následujícím rozsahu:

0 Zpracování měsíčních výplat zaměstnanců organizace
' Docházka zaměstnanců zpracována v docházkovém systému organizace bude zasílána

elektronicky jako podklad pro zpracování výplat
' Zpracování mzdových lístků a možnost výtisku/zaslání mzdových lístků pro zaměstnance
' Zpracování/doručení sestav potřebných pro zajištění odvodů z mezd včetně zaslání

elektronického příkazu k úhradě pro provedení bankovních operací
' Dodání účetní předkontace měsíčně zpracovaných mezd

sekretariat
Obdélník

Možnost Objednavatele nahlížet do zpracovaných měsíčních mezd, a to zejména přístupy
k zůstatkům dovolených a k provedeným srážkám ze mzdy, možnost tisku plánu
dovolených s uvedením zůstatků dovolených, možnost nahlížet do sestav o vyplacených
mzdách
Zajištění softwarové podpory pro náhled/tisk zpracovaných mzdových sestav.
Možnost Objednavatele zadávat nové zaměstnance/pracovní poměry, možnost
Objednavatele zadávat zápočty uznatelné praxe pro danou pracovní pozici
v programovém vybavení uchazeče pro automatický výpočet Výše platového tarifu před
nástupem zaměstnance do pracovního poměru

. Zajišťování související administrativy při komunikaci sinstitucemi, zejména se zdravotními
pojišťovnami, které si zaměstnanci zvolili, správami sociálního zabezpečení, ňnančními úřady,
úřady práce, soudy, exekutorskými úřady, insolvenčními správci, pojišťovnou Kooperativa,
Českým statistickým úřadem, MPSV, MF ČR aj. dle platných legislativ.

Zdravotní pojišťovny, OSSZ - zpracování a odesílání přehledů o platbách pojistného,
zasílání přihlášek/odhlášek a změn, odeslání evidenčních listů důchodového pojištění za
rok 2020, 2021
Oblast nemocenského - zasílání hlášení o platbách pojistného a příloh k žádostem o dávky
Zpracování podkladů pro statistické výkazy, a to zejména: P2-04, ÚNP 4-01, ISP, MPSV 19a
— 01, podklady pro ÚZIS
Zpracování podkladů/zaslání pro hlášení zaměstnávání osob se zdravotním postižením
z oblasti mezd včetně seznamu osob
Provedení kontroly v registru dlužníků u zaměstnanců minimálně 2x ročně a u všech nově
nastupujících zaměstnanců do 30 dnů od nástupu (insolvence) a oznámení zápisu dlužníka
v rejstříku organizaci (jmenný seznam)

0 Ostatní související činnosti
Vystavování potvrzení pro zaměstnance a doručení kopií vystavených dokladů organizaci
Zasílání podkladů pro platbu zákonného pojištění organizace pro úraz a nemoci z povolání
Možnost Objednavatele nahlížet/tisknout stavy zůstatků dluhů u exekucí a insolvencí
Možnost Objednavatele nahlížet do rozpisů směn
Možnost Objednavatele nahlížet do sestav/tisknout sestavy 5 členěním dat dle zadaných
parametrů např. dle pracovišť nebo funkcí, sledovat inventuru platů, aj., s možností
nahlížet/tisk zpětně do historie
Zajištění/tisk podkladů sestav pro zjištění výše základního přídělu do Fondu kulturních a
sociálních potřeb *

0 Možnost Objednavatele nahlížet/tisknout a ze strany Zhotovitele doručení sestav pro
Objednavatele zejména

Datum případných odchodů zaměstnanců do důchodu
Stavy počtu zaměstnanců přepočtené, fyzické, včetně dohod o pracích konaných mimo
pracovní poměr
Přehledy o * přesčasech, o době zaměstnání osob v organizaci, věková struktura
zaměstnanců, vzdělanostní struktura zaměstnanců, přehledy o dosažené praxi, přehledy o
úvazcích
Průměrné výdělky pro pracovně právní a nemocenské účely

Zpracování mzdových listů za kalendářní rok
Evidenční list důchodového pojištění - zpracování a zaslání organizaci kzajištění podpisu
zaměstnance

Daně - vyhotovení datových souborů vyúčtování zálohové a srážkové daně včetně povinných
příloh, případně vyhotovení podkladů pro dodatečná či opravná hlášení
Zpracování ročního zúčtování záloh na daň ze závislé činnosti za rok 2020 - možnost náhledu
a tisku, zasílání/doručení protokolů o vyrovnání daně ze závislé činnosti organizaci
Zajištění součinnosti při kontrolách organizace v předmětné činnosti
Možnost přístupu Objednavatele do zákaznické zóny Zhotovitele z důvodu zjištění aktuálních
programových změn v návaznosti na mzdový program.

II. POVINNOSTI ZHOTOVITELE

Zajistit podmínky pro výkon činností dle předmětu této smlouvy v místě svého sídla.
Účinně spolupracovat sObjednavateIem při plnění předmětu této smlouvy a při zpracování
osobních údajů fyzických osob — zaměstnanců Objednavatele.
Zřídit a udržovat aktivní přístup Objednavatele do cloudového prostoru, kde je umístěný a
funkční počítačový program pro mzdový systém.
Určit kontaktní osobu pro komunikaci s Objednavatelem a předat Objednavateli telefonické
a e—mailové spojení na tuto osobu. V případě změny kontaktní osoby nebo kontaktních údajů
je Zhotovitel povinen o tomto informovat Objednavatele nejpozději následující pracovní den
po dni změny.
Nejpozději ke dni ukončení účinnosti této smlouvy předat Objednavateli veškeré osobní údaje,
u nichž právní předpisy stanoví povinnost jejich archivace.
Zhotovitel prohlašuje, že přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření tak, aby
zpracování dle této Smlouvy splňovalo požadavky platných právních předpisů a GDPR.
Zhotovitel odpovídá za řádnou a včasnou realizaci sjednaných činností a za správné zpracování
mzdové uzávěrky z podkladů připravených Objednavatelem.

Ill. POVINNOSTI OBJEDNAVATELE

Účinně spolupracovat se Zhotovitelem při plnění předmětu této smlouvy a při zpracování
osobních údajů fyzických osob - zaměstnanců.
V dohodnutých termínech předkládat potřebné podklady pro plnění předmětu této smlouvy,
na žádost Zhotovitele podávat vysvětlení nutná pro realizaci sjednaných činností.
Dodat Zhotoviteli veškeré účetní doklady a podklady související se zpracováním mezd za
uplynulý měsíc nejpozději 5. kalendářní den následujícího měsíce do 10.00 hod.
Určit kontaktní osobu pro komunikaci se Zhotovitelem a předat Zhotoviteli telefonické
a e—mailové spojení na tuto osobu. V případě změny kontaktní osoby nebo kontaktních údajů
je Objednavatel povinen o tomto informovat Zhotovitele nejpozději následující pracovní den
po dni změny.

lv. TERMÍNY ZPRACOVÁNÍ, DOHODNUTÁ CENA, pumami PODMÍNKY

Externí zpracování mezd bude prováděno měsíčně záuplynulý měsíc zpětně, a to vždy
nejpozději do konce 10. kalendářního dne následujícího měsíce. Výsledkem hotového
zpracování jsou vytvořené veškeré tiskové výstupy za zpracovaný kalendářní měsíc a uzavřené
období zpracování.

“*
.'“

i
l

-
"

P
P

Realizace ostatních souvisejících činností (např. vystavení potvrzení pro zaměstnance, doručení
přehledů, sestav) dle této smlouvy bude provedena Zhotovitelem bezodkladně, nejpozději do
3 pracovních dnů od žádosti ObjednavateLe.
Cena za zpracování mezd v rozsahu sjednaném v čl. I této smlouvy byla stanovena na 376 500,-
Kč bez DPH ročně, DPH ve výši 2196 činí 79 065; Kč. Nabídková cena činí celkem včetně DPH
455 565; Kč za 1 kalendářní rok. Zhotovitel bude na základě vzájemné dohody Objednavatelí
fakturovat za provedené služby sjednanou částku ve výši 31375,- Kč bez DPH 1x měsíčně
zpětně. Datum splatnosti vystavených fakturje 14 kalendářních „dal. -

V. DOBA TRVÁNÍ, PLATNOSTI A ÚČINNOSTI SMLOUVY, VÝPOVĚDNÍ DOBA, TERMÍNY ZAHÁJENÍ
PLNĚNÍ

Smlouva se sjednává na dobu určitou od 1.1.2021 do 31.1.2022.
Obě smluvní strany mohou tuto smlouvu vypovědět písemnou výpovědí s tříměsíční výpovědní
dobou. Výpovědní doba počíná plynout prvním dnem kalendářního měsíce následujícím po
měsíci, ve kterém byla výpověď doručená pruhé smluvní straně.
Smlouva nabývá platnosti dnem podpisu.
Smlouva nabývá účinnosti dne 1. 1. 2021.
První zpracování mezd proběhne v měsíci 02/2021 zpětně za období 01/2021.
Nástupy a výstupy zaměstnanců od 1. 1, 2021 budou ve mzdovém systému řešeny průběžně již
v období 01/2021. .

VI. PŘEDMĚT A ROZSAH ZPRACOVÁNÍ osoanícu ÚDAJÚ

Zhotovitel bere na vědomí, že se ve smyslu GDPR považuje a bude považovat za zpracovatele
osobních údajů, se všemi pro něj vyplývajícími důsledky a povinnostmi. Objednatel se považuje
za správce osobních údajů, se všemi pro něj vyplývajícími důsledky a povinnostmi.
Ustanovení o vzájemných povinnostech správce a zpracovatele při zpracování osobních údajů
zajišťuje, že nedojde k nezákonnému použití osobních údajů týkajících se subjektů údajů ani
jejich předání do rukou neoprávněné třetí strany. Smluvní strany sedohodly na podmínkách
zajištění odpovídajících opatření kzabezpečení ochrany osobních údajů a základních práv a
svobod subjektů údajů při zpracování osobních údajů zpracovatelem, a to v rozsahu níže
uvedeném:
Smluvní strany sjednávají, že předmětem zpracování dle smlouvy budou pouze osobní údaje
nezbytné pro účely splnění povinností Zhotovitele dle smlouvy popsané v této smlouvě
Smluvní strany prohlašují, že účelem zpracování osobních údajů je/jsou: -
vedení mzdové evidence a účetnictví
- plnění dalších povinností dle této smlouvy
Získané osobní údaje bude Zhotovitel zpracovávat následujícím způsobem:
- shromažďování, ukládání na nosiče informací, používání, třídění nebo kombinování,
blokování a likvidace '
Maximální doba trvání zpracování je stanovena následujícím způsobem:
— po dobu trvání smlouvy

10.

11.

12.

13.

Zhotovitel se zavazuje při zpracování zavést dostatečná opatření a průběžně vyhodnocovat a
aktualizovat technická a organizační opatření tak, aby dané zpracování splňovalo požadavky
platných právních předpisů a GDPR a aby_byla zajištěna ochrana práv subjektů údajů.
Zhotovitel je povinen kdykoliv na žádost Objednavatele poskytnout Objednavateli veškeré
aktuální informace o zavedených technických, organizačních a bezpečnostních opatřeních a
umožnit Objednavateli kontrolu plnění těchto opatření.
Zhotovitel se zejména zavazuje:

a. zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Objednavatele dle
předmětu smlouvy, včetně předání či předávání osobních údajů do třetí země nebo
mezinárodní organizaci, pokud mu toto zpracování již neukládají právo EU nebo
členského státu, které se na Objednavatele vztahuje; vtakovém případě Zhotovitel
Objednavatele informuje o tomto právním požadavku před zpracováním, ledaže by
tyto právní předpisy toto informování zakazovaly zdůležitých důvodů veřejného
zájmu. .

b. zajišťovat, aby byly osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázány k
mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti,

c. přijmout a udržovat v činnosti GDPR požadovaná opatření k zabezpečení zpracování,
a to zejména opatření požadovaná podle čl. 32 GDPR,

d. dodržovat podmínky pro zapojení dalšího zpracovatele uvedené v GDPR,
e. zohledňovat povahu zpracováni, být Objednavateli nápomocen prostřednictvím

vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění
Objednavatelovy povinnosti bezodkladně reagovat na žádosti o výkon práv subjektu
údajů, “

f. být Objednavateli nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi podle článků 32
až 36 GDPR, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má Zhotovitel
k dispozici,

g. v souladu s rozhodnutím a pokynem Objednavatele všechny osobní údaje buď
vymazat, nebo je vrátit Objednavateli po ukončení poskytování služeb spojených se
zpracováním, a vymazat existující kopie, pokud právo Unie nebo členského státu
nepožaduje uložení daných osobních údajů,

h. poskytnout Objednavateli veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly
splněny povinnosti stanovené v GDPR, a umožnit audity, včetně inspekcí, prováděné
Objednavatelem nebo jiným auditorem, kterého Objednavatel pověřil, a k těmto
auditům přispět,

i. dodržovat veškeré další povinnosti stanovené Zhotoviteli osobních údajů GDPR a
platnými právními předpisy. _

Zhotovitel není oprávněn zapojit do zpracování žádného dalšího zpracovatele bez předchozího
konkrétního písemného souhlasu Objednavatele.
Pokud Zhotovitel zapojí na základě písemného povolení Objednavatele dalšího zpracovatele,
aby jménem Objednavatele provedl určité činnosti zpracování, musí být tomuto dalšímu
zpracovateli uloženy na základě smlouvy nebo jiného právního aktu podle práva Unie nebo
členského státu stejné povinnosti na ochranu údajů, jaké jsou uvedeny v této smlouvě, a to
zejména poskytnutí dostatečných záruk, pokud jde o zavedení vhodných technických a
organizačních opatření tak, aby zpracování splňovalo požadavky GDPR.
Zhotovitel je povinen kdykoliv na žádost Objednavatele poskytnout písemné informace o
zpracovatelích, které Zhotovitel zapojil včetně dalších souvisejících informací, a to zejména o
osobních údajích, které zpracovávají, způsobu zpracování apod.
Zhotovitel se zavazuje, že technicky a organizačně zabezpečí ochranu zpracovávaných osobních
údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich
změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému

14.

15.

16.

17.

18.

zpracování, jakož i k jinému zneužití a aby byly personálně a organizačně nepřetržitě po dobu
zpracovávání údajů zabezpečeny veškeré povinnosti Zhotovitele osobních údajů, vyplývající z
právních předpisů, včetně evropských právních předpisů, pokud na zpracování osobních údajů
dopadají.
V případě zjištění narušení zabezpečení ochrany zpracovávaných osobních údajů,
neoprávněného nebo nahodilého přístupu k osobním údajům, zničení či ztráty, neoprávněného
přenosu, nebo jiného neoprávněného zpracování nebo zneužití, je Zhotovitel povinen
bezodkladně informovat Objednavatele a je povinen bezodkladně přijmout opatření k
odstranění závadného stavu. O přijatých opatřeních je Zhotovitel povinen bezodkladně
písemně informovat Objednavatele.
Zhotovitel se zavazuje poskytnout Objednavateli na jeho žádost záznamy o všech kategoriích
činností zpracování týkající se zpracování prováděného v souvislosti se smlouvou.
Zhotovitel se zavazuje Objednavatele odškodnit za jakékoli ztráty, závazky z titulu
odpovědnosti, náklady, nároky, škody nebo výdaje, které Objednavatel utrpí nebo které mu
vzniknou či které budou proti němu uplatněny a které jsou vzhledem k účelu smlouvy a záměru
Objednavatel účelně vynaložené, pokud takové ztráty, závazky z titulu odpovědnosti, náklady,
nároky, škody nebo výdaje (včetně nákladů právního zastoupení) vzniknou v souvislosti
s porušením jakékoliv povinnosti Zhotovitele dle této smlouvy, a Zhotovitel nahradí
Objednavateli veškeré náklady, poplatky, platby a výdaje, které jsou vzhledem k účelu smlouvy
a záměru Objednavatele účelně vynaložené a které Objednavatel uhradí nebo které mu
vzniknou vsouvislosti svedením jakéhokoliv řízení nebo popírání jakéhokoliv nároku nebo
obhajobou či v souvislosti s vymáháním tohoto závazku Zhotovitele.
Vsouladu s ust. 5 2951 odst. 1 občanského zákoníku se sjednává, že způsobí-Ii Zhotovitel
Objednavateli škodu, bude tato škoda nahrazena v penězích, nestanoví-li Objednavatel jinak.
Sinluvní strany dále ve smyslu ust. & 2894 odst. 2 občanského zákoníku sjednávají povinnost
Zhotovitele odčinit Objednavateli nemajetkovou újmu, kterou Objednavateli způsobil, a to v
penězích.

vu. zAvěnsčnA usnuovenl

Za Zhotovitele je osobou odpovědnou za komunikaci sObjednavatelem a za správnost a
včasnost zpracování mezd paní Iveta Lišková, tel. 376 709 865, e-mail IiskoaaĚsoftwarea.
Za Objednavatele je osobou odpovědnou za komunikaci se Zhotovitelem a za správnost
a včasnost předání potřebných dokladů a informací paní Bc. Tereza Geierová, tel. 388 310 641,
e-mail: mzdova©domovseniorupt.cz.
Datové soubory do banky a do finančního účetnictví včetně jejich opisů bude přebírat
Bc. Tereza Geierová.
Případné změny kontaktních osob odpovědných za komunikaci budou oznamovány druhé
smluvní straně písemně prostřednictvím e-mailově zprávy. Oznamující smluvní strana si vyžádá
od druhé smluvní strany potvrzení o přijetí změny.
Jiné služby sjednáné mezi smluvními stranami nad rámec této smlouvy budou dohodnuty
a písemně odsouhlaseny oběma smluvními stranami předem a budou zpoplatněny dle ceníku
služeb, který je nedílnou součástí této smlouvy.
Smlouva je Zhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž každá strana obdrží po jednom. Veškeré
změny této smlouvy vyžadují písemnou formu.

sekretariat
Obdélník

7. Pokud by se některé ustanovení této smlouvy mělo stát neúčinným, pak se to vostatním
nedotýká účinnosti celé smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že vtakovém případě nahradí
neúčinné nebo neproveditelné ustanovení jiným účinným nebo proveditelným ustanovením,
které by odpovídalo duchu a účelu této smlouvy a současně vyhovovalo platným právním
předpisům.

8. Zhotovitel souhlasí se zveřejněním této smlouvy. Zhotovitel prohlašuje, že tato smlouva
neobsahuje údaje, které tvoří předmět jeho obchodního tajemství podle 5 504 zákona č.
89/2012 Sb., občanský zákoník. _ __

9. Smluvní strany prohlašují, že si tuto smlouvu přečetly, že sjejím obsahem souhlasí a že
vyjadřuje jejich pravou, svobodnou a vážnou vůlí. Smluvní strany dále prohlašují, že tuto
Smlouvu neuzavřely v tísni ani za nápadně nevýhodných podmínek. Na důkaz toho připojují své
vlastnoruční podpisy.

. a
V Prachaticích, dne „Zš „ V Klatovech, dne l ' óa ' óo

Donov srmonúmmu
% Bavorská 936 , 383 01 PRACHATICE ;.

-1- Ičo: Dig-477109 W W

pšmov seniorů Mistra Kříšťana Prachatice Alfa Software, s.r.o.
Ing. Bc. Hana Vojtová, ředitelka ' Mgr. Eva Maurerová, jednatelka

-objednavatel— - zhotovitel- _
,.

AHA SOFTWARE. s.r.o

sekretariat
Obdélník

Textová podoba smlouvy Smlouva č. 12861572: Smlouva o zajištění externího zpracování mezd

Příloha smlouva alfa software.pdf