Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
SMLOUVA č. UKRUK/248176/2020
o zajištění kontrolní činnosti podle
§ 2652 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku
I. Smluvní strany
UNIVERZITA KARLOVA, REKTORÁT
se sídlem Ovocný trh 560/5, 116 36 Praha 1
IČO: 00216208
DIČ: CZ00216208
zastoupená JUDr. Tomášem Horáčkem, Ph.D., kvestorem Univerzity Karlovy
dále jen objednatel
a
HZConsult s.r.o.
se sídlem KOC, Kodaňská 46, 100 10 Praha 10
IČO: 256 99 032
DIČ: CZ25699032
Zastoupená Ing. Milošem Havránkem, jednatelem
Bankovní spojení: Česká spořitelna, a.s., Praha 10
Číslo účtu: 1975034379/0800
dále jen kontrolor
II. Předmět smlouvy
1. Předmětem smlouvy je zajištění kontrolní činnosti formou provedení forenzního auditu
součásti Univerzity Karlovy: Koleje a menzy (dále jen KaM) za období 2018 – 4.2020
a vydání závěrečného kontrolního osvědčení. Podrobnější vymezení předmětu smlouvy je
specifikováno v příloze č. 1 této smlouvy, Bližší popis předmětné součásti je uveden na
webových stránkách objednatele (http://www.kam.cuni.cz).
2. Jednacím jazykem mezi objednatelem a kontrolorem bude český jazyk.
3. Pokud je v této smlouvě uvedena kontrola nebo kontrolní činnost, je tím míněn forenzní
audit prováděný podle této smlouvy.
III. Lhůty plnění
1. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu smlouvy oběma smluvními stranami, přičemž
platí datum pozdějšího podpisu.
1
2. Kontrolor začne provádět kontrolu bezprostředně, nejpozději do 3 kalendářních dnů, po
podepsání smlouvy oběma stranami,
3. Smlouva bude naplněna řádným předáním a projednáním závěrečné kontrolní zprávy (viz
čl. IV. této smlouvy). Předmět smlouvy bude splněn nejpozději do 31. 8. 2020.
4. Lhůtu pro splnění předmětu smlouvy lze prodloužit pouze na základě písemné dohody obou
stran.
5. Objednatel má právo účtovat kontrolorovi smluvní pokutu ve výši 0,5 % z celkové ceny
za předmět smlouvy za každý den prodlení s plněním předmětu této smlouvy. Smluvní
pokuta je splatná do 21 dnů ode dne doručení písemného oznámení o uplatnění práva
na zaplacení smluvní pokuty kontrolorovi. Uhrazením smluvní pokuty dle této smlouvy
nezanikají žádné povinnosti vyplývající z ujednání této smlouvy utvrzených uhrazenou
smluvní pokutou a rovněž nezaniká ani nárok na náhradu škody vzniklý porušením této
smlouvy.
IV. Povinnosti kontrolora
1. Kontrolor je povinen nestranně ověřit skutečnosti, které jsou předmětem forenzního auditu.
2. Kontrolor řádně a včas zpracuje kontrolní osvědčení - závěrečnou kontrolní zprávu o
skutečnostech zjištěných při provedení forenzního auditu. Zpráva bude obsahovat zejména
předmět auditu, veškeré zjištěné nedostatky a podpis odpovědného kontrolora. Ze
závěrečné kontrolní zprávy bude vyplývat, zda potřebné dokumenty o hospodaření
u kontrolované součásti obsahují takové údaje, které jsou transparentní, přiměřené,
hospodárné, účelné, efektivní a věrně zobrazují hospodaření kontrolované součásti a dále
zda nejsou porušovány příslušné předpisy.
3. Závěrečná kontrolní zpráva bude zpracována v českém jazyce.
4. Kontrolor předá závěrečnou kontrolní zprávu ve dvou vyhotoveních kvestoru Univerzity
Karlovy v termínu dle čl. III. odst. 3. této smlouvy.
5. Kontrolor je při plnění smlouvy vázán zákony, obecně platnými právními předpisy. Je
povinen postupovat s vynaložením veškeré odborné péče.
6. Kontrolor a jeho pracovníci se zavazují zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech,
o nichž se dozvěděli v souvislosti s výkonem své činnosti podle této smlouvy, a nesmí je
využít ke svému prospěchu nebo k prospěchu někoho jiného, a to i po ukončení této
smlouvy, a to s výjimkou statutárního auditu. Za porušení nebo nesplnění těchto povinností
je kontrolor povinen zaplatit objednateli za každý jednotlivý případ porušení povinnosti 50
000,- Kč. Na podmínky splatnosti a úhrady této pokuty platí obdobně ujednání v čl. III.
odst. 4., druhá a třetí věta této smlouvy. Identifikaci spolupracujících osob předá kontrolor
objednateli při podpisu této smlouvy.
7. Kontrolor bude v souladu s obecně závaznými právními předpisy archivovat po zákonem
stanovenou dobu veškeré doklady související s kontrolní činností při plnění této smlouvy.
8. Kontrolor odpovídá za škodu na věcech převzatých od objednatele, ledaže tuto škodu
nemohl odvrátit ani při vynaložení veškeré odborné péče.
9. Při zpracování výstupů budou údaje o pracovnících objednatele anonymizovány v souladu
s principy GDPR.
10. Odpovědným kontrolorem je jednatel společnosti HZConsult s.r.o. a jím pověřený vedoucí
auditor týmu.
2
VI. Povinnosti objednatele
1. Objednatel, resp. součást, jíž se forenzní audit týká, je povinna poskytnout kontrolorovi
veškeré jím požadované doklady a jiné písemnosti, informace a vysvětlení, a to i v písemné
formě, potřebné k řádnému splnění předmětu smlouvy.
2. Kontrolovaná součást předá kontrolorovi prohlášení podepsané ředitelem ke svým účetním
závěrkám při předání účetních závěrek.
3. Kontrolovaná součást umožní kontrolorovi provést namátkové ověření stavu majetku
součásti.
4. Kontrolovaná součást umožní kontrolorovi volný přístup do veškerých prostor
a k veškerým aktivům, k ověření existence účetně vykazovaných hodnot, které jsou
předmětem kontroly.
5. Kontrolovaná součást na vyžádání předloží kontrolorovi výroční zprávy součásti, výroky
auditorů vydané součásti, pokud takové audity byly vykonány, interní směrnice, pokyny
a další písemnosti nezbytné pro plnění předmětu smlouvy. Kontrolor je oprávněn udělat si
z těchto materiálů výhradně pro svoji potřebu kopie.
6. Objednatel umožní osobní jednání s pracovníky součásti ve věci předmětu smlouvy.
VII. Práva objednatele
1. Objednatel je oprávněn požadovat předání Závěrečné kontrolní zprávy ve sjednaném
termínu.
2. Objednatel určuje pro pracovní styk níže uvedené osoby, které jsou oprávněny jednat
jménem objednatele ve věci předmětu smlouvy:
ředitel Kolejí a menz UK a jeho zástupce (i).
VIII. Fakturace a cena 600.000,-- Kč
1. Cena za předmět smlouvy se sjednává následovně: 21%
Cena za plnění dle této smlouvy 126.000,--Kč
Cena celkem bez DPH 726.000,-- Kč
Sazba DPH
Celková výše DPH
Cena celkem včetně DPH
3
Tato cena představuje nejvýše přípustnou cenu za provádění finanční kontroly hospodaření
dle této smlouvy a jsou v ní zahrnuty veškeré náklady, jejichž vynaložení bude nezbytné ke
splnění předmětu této smlouvy v plném rozsahu. V této ceně není zahrnuta náhrada
správních a jiných poplatků, znaleckých posudků, překladů a tlumočení, které v případě
jejich vzniku budou objednatelem proplaceny kontrolorovi v prokázané výši. Tyto náklady
musí být před jejich vynaložením objednatelem předem písemně odsouhlaseny.
2. Sjednaná cena je splatná v jedné částce na základě vystavené faktury, po předání
a projednání závěrečné kontrolní zprávy (čl. III. odst. 3. této smlouvy).
3. Faktura – daňový doklad bude vystavena nejpozději do deseti kalendářních dnů po
ukončení zdanitelného plnění.
4. Splatnost faktur je 30 dnů ode dne doručení faktury objednateli.
IX. Závěrečná ujednání
1. Případné změny či dodatky této smlouvy musí mít písemnou formu a být oboustranně
potvrzeny podpisy oprávněných zástupců obou smluvních stran.
2. Výhrady objednatele k případným nedostatkům v plnění této smlouvy budou kontrolorovi
písemně sděleny do 14 kalendářních dnů od jejich zjištění. Kontrolor je povinen na své
náklady odstranit tyto nedostatky ve lhůtě 14 kalendářních dnů od doručení písemného
sdělení objednatele.
3. Zpracovaná závěrečná kontrolní zpráva bude důvěrná a bude vypracována výhradně pro
potřeby klienta, jakékoliv poskytnutí této závěrečné kontrolní zprávy jednou ze smluvních
stran třetí osobě podléhá předchozímu výslovnému souhlasu druhé smluvní strany
4. Objednatel je oprávněn odstoupit od této smlouvy doručením písemného oznámení druhé
smluvní straně okamžitě v případě porušení smlouvy druhou smluvní stranou podstatným
způsobem. Za podstatné porušení této smlouvy považují smluvní strany následující
skutečnosti:
- pokud předmět smlouvy nebude kontrolorem prováděn v souladu s touto smlouvou
- prodlení kontrolora se započetím plnění smlouvy a dále s předáním předmětu
smlouvy déle než 30 dnů oproti termínům sjednaným v čl. III. odst. 2. a 3. této
smlouvy
6. Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou do 31. 08. 2020. V případě dohody obou stran o
prodloužení lhůty pro splnění předmětu smlouvy dle čl. III odst. 4 se prodlužuje i doba
trvání účinnosti této smlouvy.
7. Tato smlouva se vyhotovuje ve čtyřech vyhotoveních, z nichž každé má platnost originálu,
přičemž každá ze smluvních stran obdrží dvě vyhotovení.
5. Právní vztahy vyplývající z této smlouvy se řídí zákonem č 89/2012 Sb., občanským
zákoníkem, ve znění pozdějších předpisů.
6. Jakákoliv forma rozhodčího řízení pro řešení ev. sporů se vylučuje.
7. Kontaktní osoby kontrolora mohou činit pouze úkony, ke kterým je opravňuje tato smlouva,
úkony učiněné nad takto vymezený rámec jsou neplatné.
8. Smluvní strany sjednaly, že doručování se provádí na doručovací adresy uvedené v záhlaví
této smlouvy. V případě změny sídla, místa podnikání nebo doručovací adresy kontrolora
je kontrolor povinen neprodleně tuto skutečnost oznámit objednateli. Pokud kontrolor tuto
povinnost nesplní, platí pro doručování písemností adresa uvedená v záhlaví této smlouvy.
4
9. Smluvní strany berou na vědomí, že tato smlouva vyžaduje uveřejnění v registru smluv
podle zákona č. 340/2015 Sb., v platném znění a s tímto uveřejněním souhlasí. Zaslání
smlouvy do registru smluv zajistí objednatel neprodleně po podpisu smlouvy.
10. Tato smlouva nabývá účinnosti dnem jejího uveřejnění v registru smluv podle předchozího
odstavce.
11. Nedílnou součástí této smlouvy je Příloha č. 1 Specifikace pro provedení forenzního auditu
součásti Koleje a Menzy UK.
12. Smluvní strany prohlašují, že si tuto smlouvu před jejím podpisem přečetly, že byla
uzavřena po vzájemném projednání a z jejich výslovné, vážné a svobodné vůle.
Autentičnost této smlouvy potvrzují svými podpisy.
V Praze dne 19.6.2020 V Praze dne 22. 6. 2020
___________________________ ___________________________
kontrolor objednatel
5
příloha č. 1 smlouvy č. UKRUK/248176/2020 o zajištění kontrolní činnosti podle
§ 2652 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku
Specifikace pro provedení forenzního auditu součásti Koleje a Menzy UK
Kontrolovaným obdobím je období leden 2018 – duben 2020 (s možností prověřování
kontrolovaných oblastí i v reálném čase po dobu platnosti této smlouvy)
U středisek dle organizačního řádu Kolejí a Menz UK bude provedena kontrola – forenzní audit.
Předmětem forenzního auditu bude zejména:
a) prověření vnitřního kontrolního systému a zaměření na odhalení kontrolních míst
umožňujících případné podvodné jednání event. zpronevěry majetku či jiné nekalé
praktiky neslučující se s obsahem obecně závazných právních předpisů, s dobrými
mravy či etickým chováním,
b) odhalení kontrolních míst a zjištění o možném úniku eventuálních zmizelých finančních
obnosů neslučující se s obsahem obecně závazných právních předpisů, s dobrými mravy
či etickým chováním,
c) zkoumání minulosti, původu a dopadu uzavřených smluv a smluvních ujednání,
d) zkoumání minulosti, původu a dopadu finančních aktivit,
e) zkoumání minulosti, původu a dopadu obchodních kontaktů,
f) kompetence a odpovědnosti,
g) prověření majetku objednatele, a to s důrazem na doložení vybraných identifikovaných
změn stavu jednotlivých kategorií majetku objednatele,
h) kontrola legality a správnosti postupu konání jednotlivých osob zejména z hlediska
obsahu a formy jednotlivých úkonů a lhůt jejich vyřízení,
i) prověření plánových i výsledných kalkulací jednotlivých vybraných ubytovacích a
stravovacích provozů,
j) prověření agend spojených s realizací vybraných výběrových řízení,
k) prověření vybraných nestandardních transakcí, co do obvyklosti způsobu, částky, času
apod.
l) případné další činnosti, na kterých se objednatel a kontrolor dohodnou.
Při provádění auditu budou uplatněny postupy:
a) zjišťování a shromažďování veškerých nezbytných informací a dat od klienta (vnitřní
zdroje) a z dalších (vnějších) veřejně dostupných zdrojů (dokumentace případů),
b) posouzení spolehlivosti, úplnosti a průkaznosti vykazovaných dat, posouzení dopadů
uplatňovaného (kreativního) účetnictví,
c) další operativně zvolené postupy povinné dle mezinárodních auditorských standardů
zejména ISA 240 – Postup auditorů při posuzování možných podvodů a vedoucí ke
zpracování úplné dokumentace forenzního auditu tzv. „audit trail“ k případné podpoře
orgánů činných v trestním řízení.
6
Audit bude prováděn výběrovým způsobem. V případě zjištění pochybení či nesprávností
bude vyžádána vysvětlení a doložení prvotními doklady, potvrzujícími vysvětlující
tvrzení.
Průběh auditu, včetně zkoumaného výběrového vzorku, bude podrobně popsán
v jednotlivých auditovaných oblastech.
Po zpracování forenzního auditu bude zpráva kontrolora obsahovat mimo jiné:
a) vyčíslení částek spojených se zkoumaným případem,
b) vypracování zprávy s uvedením výsledků šetření s příslušným vysvětlením,
c) stanovení doporučení a opatření nutných k prevenci opakování případných
nežádoucích praktik,
d) vyjádření odborného názoru na současný hospodářský stav vysoké školy, vč.
identifikace hlavních rizik
7