Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
SMLOUVA O DÍLO G)
Služba Škole Ústí nad Orlicí s.r.o.
zastoupená ředitelem panem Ing. Ladislavem Sirovým
IČO: 26000024
se sídlem Ústí nad Orlicí, Sokolská 21,
56204 Ústí nad Orlicí,
na straně jedné (dále jen Zpracovatel)
a
Mateřská Škola Ústí nad Orlicí, Sokolská 165
zastoupená: ředitelkou paní Mgr.janou Šparlikovou
IČO: 75018284
se sídlem Sokolská 165, 56204 Ústí nad Orlicí
na straně druhé (dále jen Objednatel)
uzavírají tímto
SMLOUVU O DÍLO
na provedení mzdové a úČetní agendy
I. Předmět díla
Zpracovatel se tímto zavazuje vést pro Objednatele kvalitně účetnictví a mzdové agendy dle
platných právních norem a předpisů. Za správnost vedení účetnictví a mzdové agendy plně ručí
Zpracovatel. Z hlediska nařízení Evropského parlamentu 2016/679 GDPR termín Objednatel
znamená Správce.
II. Podmínky smluvních stran
Objednatel se zavazuje předávat Zpracovateli řádně a včas podklady k provedení v ČI. I. této
smlouvy specifikovaných služeb. Zpracovatel bude služby specifikované v ČI. I. této smlouvy
provádět na vlastním hardwarovém a softwarovém vybavení, a to zpravidla do 12 dne
mzdovou agendu, účetnictví do 25 dne následujícího měsíce. Objednatel odpovídá za včasnost
předání dokladů a jejich úplnost. Zpracovatel se zavazuje výše uvedené služby provádět
s využitím vlastních kvalifikovaných zaměstnanců.
Zpracovatel ručí za vedení účetnictví a mzdové agendy v souladu s platnými právními
předpisy. Na případné nedostatky ekonomického rázu zjištěné při zaúčtování dokladů upozorní
Objednatele.
l. Vedení úČetnictví - obsahuje komplexní agendu stanovenou platnými právními normami a
předpisy.
Způsob předávání účetních dokladů:
Veškeré účetní doklady bude předávat Objednatel Zpracovateli pravidelně, zpravidla lx za 14 dní,
např. k 5. a 19.dnu měsíce, nebo v dobu dohodnutou se Zpracovatelem. Při zpracováni účetních
závěrek musí být veškeré účetní doklady k termínu závěrky předány k zaúčtování nejpozději do 5.
pracovního dne následujícího měsíce, v případě zpoždění nelze garantovat dodržení obvyklých
termínů dokončení závěrek. Za převzaté doklady až do doby jejich vrácení zodpovídá Zpracovatel.
Doklady budou roztříděny podle jednotlivých druhů a syntetických účtů l přijaté faktury, vydané
faktury, příjmové a výdajové dokladyl v číselných řadách s potřebnými součty. Doklady budou
označeny Objednatelem a schváleny k zúčtování, včetně údaje o druhu dokladu.
Zpracovatel zpracuje sloŽky účetních dokladů po jednotlivých kalendářních měsících účetního
roku. Do těchto složek budou zařazeny účetní doklady dodané Objednatelem a vnitřní účetní
doklady vytvořené Zpracovatelem. Zpracovatel měsíčně odešle Přehled čerpání rozpočtu, a výkaz
zisku a ztráty v případě hospodářské činnosti.
Čtvrtletně Zpracovatel provede zaúčtování rozdílu fondu FKSP a účtu FKSP, a následně zpracuje
výkazy čtvrtletní závěrky: Rozvahu, výkaz zisku a ztráty a Přílohu, které odešle v elektronické
podobě krajskému úřadu. Dále zpracuje a odešle tabulku dotací. Po schválení výkazů orgány
krajského úřadu Zpracovatel provede tisk těchto výkazů a odešle je Objednateli. Elektronickou
odpověď' z krajského úřadu zašle zřizovateli Objednatele a příslušnému pověřenému úřadu.
Při roční závěrce provede Zpracovatel stejné úkoly jako při čtvrtletních závěrkách rozšířené o
zpracování Finančního vypořádání MŠMT, Dokladovou inventuru účtů, Čerpání dotací a grantů.
Do 3 1.3. následujícího roku zpracuje daňové přiznání k finančnímu úřadu.
Další služby, které nevyplývají ze zákona Č.563/1991 O účetnictví budou provedeny za
mimořádnou úplatu. (Např. Rozbor hospodaření škol, předškolních a školských zařízeni. )
2. Zpracování mzdové agendy:
Objednatel zajistí ve stanoveném termínu výkazy s údaji nezbytnými ke zpracování mezd svých
zaměstnanců. Objednatel zodpovídá za správnost předaných údajů. Pokud dojde k předání
nesprávných údajů nebo jejich dodatečné zrněně, může být tento stav důvodem k vyúčtování
dodatečné náhrady nákladů ze strany Zpracovatele.
Agenda mzdového účetnictví obsahuje: zpracování měsíčních výplat, hlášení ke zdravotním
pojišt'ovnám a ČSSZ, včetně přihlášení a odhlášeni pracovníků, vedení evidenčních listů sociálního
zabezpečení, vyhotovení a tisk mzdových listů, platových výměrů, výplatních pásek pracovníků,
roční vyúčtování daně ze závislé činnosti pracovníků, statistické hlášení PaM IP 1-04/ pro nadřízený
orgán a Statistický úřad Praha. Zpracovatel na základě písemného pověření zastupuje Objednatele
při kontrolách vůči ČSSZ, zdravotním pojišt'ovnám a finančnímu úřadu - dmi srážkové a ze závislé
činnosti.
Zpracovatel může k jednotlivým úkonům při zastupování směrem k orgánům týkajících se
zpracování smluvních agend, (např. FU, CSSZ, zdravotní pojišt'ovny, apod.) využít své pracovníky,
za jejichž činnost v takovém případě plně odpovídá a nese náklady s tím spojené. Zpracovatel si v
takovém případě vyžádá od Objednatele zmocnění pro tuto osobu, potřebné pro jednání s
uvedenými státními orgány a pojišťovnami.
iii. Zajištění ochrany osobních údajů
Al Personální a mzdová agenda
Organizační opatření
1/ Agendu zpracovávají mzdové účetní, každá v samostatné uzamykatelné kanceláři, kde má
uloženy i veškeré písemné podklady pro svoji práci. Osobní spisy a spisový materiál je uložen ve
speciálních skříních na pracovišti každé mzdové účetní Do těchto prostor nemají ostatní pracovníci
při nepřítomnosti odpovědného pracovníka přístup.
2/ Předávání dokladů mezi Objednatelem a Zpracovatelem je prováděno převážně poštovními
zásilkami. Doklady jsou Zpracovatelem odesílány v obálkách s textilní vložkou, aby nedošlo
k jejich porušení při přepravě. Doklady od Objednatel ke Zpracovateli jsou předávány rovněž
poštou nebo osobně, osobou pověřenou Objednatelem, další možností je předání dokladů
zaheslovaným souborem pomocí elektronické pošty. Heslo bude předáno mezi Objednatelem a
Zhotovitelem formou SMS zprávy. Způsob obnovy a časovou platnost hesla stanoví Objednatel ve
spolupráci se svým pověřencem.
Jedná se zejména o pravidelně zasílané doklady jako jsou soupisky pro zpracování měsíčních mezd.
3/ Na každého zaměstnance Objednatele se u Zpracovatele vede osobní spis, který obsahuje: osobní
dotazník, návrh Objednatele na pracovní smlouvu, pracovní smlouvu vrácenou podepsanou (možno
v kopii), zápočet praxe, platový výměr, prohlášení poplatníka k dani z příjmů, přihlášky a odhlášky
na ČSSZ, zdrav.pojišt'ovny - ponechané u Zpracovatele do provedení kontroly dotyčnými orgány,
pak se předají Objednateli, mzdové listy do provedení kontroly CSSZ a zdrav pojišt'ovnami. Po
provedení kontroly jsou také předávány do tří měsíců Objednateli.
Při skončení pracovního poměru se osobní spis předá do 12 měsíců Objednateli, který zabezpečí
ochranu osobních údajů z něho vyplývající dle vlastní směrnice.
4/ Při zpracování mezd se zasílají Objednateli tyto doklady: výplatní listy, výplatní listina, přehled
vyúčtování finančních prostředků, potvrzení o převzetí výplatního lístku, kontrolní příkazy do
banky se jmény, přehled čerpání dovolených, mzdová inventura
Technická opatření:
Budova Zpracovatele není veřejně přístupná a je sledována kamerovým systémem.
Na jednotlivých pracovištích jsou pouze pc jako pracovní stanice, kde nedochází k ukládání dat.
Tyto stanice jsou zabezpečeny dostatečně silnými hesly jednotlivých pracovnic. K vlastnímu
zpracování mzdové agendy je používán program určený pro tuto agendu a splňuje požadavky
GDPR. Ten je také zabezpečen dostatečně silným heslem, navíc každá pracovnice má přístup pouze
ke svým databázím. Databáze jsou uloženy na SQL serveru na zrcadlených discích, dále jsou tyto
databáze automaticky zálohovány denně na další úložiště. Sewer je uložen samostatně
v zabezpečené místnosti bez možnosti přístupu pracovníků.
Po případném skončení smlouvy se Objednatelem, jsou databáze do 12 měsíců kompletně
vymazány, včetně záloh. Objednatel si může v tomto případě vyžádat u Zpracovatele vytvořeni
kopie databáze pro archivaci, kterou Zpracovatel předá Objednateli do l měsíce po ukončení
smlouvy na přenositelném médiu,
Server i jednotlivé stanice jsou zabezpečeny antivirovými programy, se stálými automatickými
aktualizacemi. Možnosti napadení po internetu je zabráněno jak hardwarově - pomocí routeru, tak
i softwarově pomocí firewallu. Dále pracovníci mají povolenu pouze návštěvu webových stránek
povolených organizačním řádem.
Protipožární opatření jsou zabezpečeny hasícími přístroji na chodbách v souladu s technickou
dokumentací budovy a jsou pravidelně revidovány. Použití hasících přístrojů je pravidelně školeno
v rámci školení bezpečnosti práce.
BI ÚČetní agenda
Organizační opatření
Doklady pro zpracování účetní agendy jsou dodávány Objednateli výhradně poštou nebo osobním
předáním. Zde není potřeba ochran osobních údajů na stejné úrovni jako u mzdových a
personálních agend vzhledem k tomu, že při zpracování účetních agend nejsou osobní údaje
používány a nejpozději každé tři měsíce po zpracování uzávěrek jsou veškeré doklady ve složkách
vráceny Objednateli.
Po případném zrušení smlouvy s Objednatelem jsou databáze ponechány do konce kalendářního
roku, kdy ke zrušení smlouvy došlo, po ročních uzávěrkách jsou vymazány. Na žádost Objednatele
mohou být vymazány kdykoli po ukončení zpracování. Objednatel si může v tomto případě vyžádat
u Zpracovatele vytvoření kopie databáze pro archivaci, kterou Zpracovatel předá Objednateli do l
měsíce po ukončení smlouvy na přenositelném médiu.
Technická opatření
Agendu zpracovávají účetní na pracovních stanicích. I zde jsou veškerá data zpracovávaná
programem určeným pro tuto agendu, a splňuje požadavky GDPR, kdy data jsou uložena
v databázích SQL serveru a zde platí stejná pravidla jako u mzdové agendy.
I zde jsou dostatečně silnými hesly chráněny jak pracovní stanice, tak i přístup do programu a každý
účetní může pracovat pouze se svými databázemi.
Při elektronickém kontaktu zasílání zpracovaných dokumentů mezi Zpracovatelem a Objednatelem
nedochází na tomto úseku k předávání ani zpracování osobních údajů.
Podmínky ochrany a režim práce s osobními údaji a jejich ochranu u Objednatele, které vyplývají
z této smlouvy stanoví pověřenec Objednatele.
Pro zpracování mzdové a účetní agendy je mezi smluvními stranami podepsána Dohoda o
mlčenlivosti.
IV. Cena díla
Objednatel se zavazuje zaplatit Zpracovateli za prováděni díla následující ceny:
a) měsíčně 262,- KČ za jednoho zaměstnance při vedeni mzdového účetnictví;
b) měsíčně částku ve výši 4 329,00 KČ za vedení účetnictví.
K uvedeným cenám bude připočtena daň z přidané hodnoty v zákonem stanovené výši.
Úhrada ceny díla bude prováděna na účet Zpracovatele za každý zpracovaný kalendářní měsíc, a to
na základě faktury vystavené Zpracovatelem, s dobou splatnosti 14 dní.
Cena díla může být Zpracovatelem zvýšena o procentní míru inflace nebo o meziroční růst
průměrné mzdy ve 4.čtvrtletí v národním hospodářství, dle toho, které zvýšení je vyšší. Veličiny
jsou vyhlášeny na odkazu: https://www.czso.cz/csu/czso/innace spotrebitelske_ceny a
https://www.czso.cz/csu/czso/prace a mzdy prace ČSÚ České republiky za předchozí kalendářní rok,
a to poprvé za rok 2018. Zvýšení se provede formou změny ve faktuře. VŽdy v první takto zvýšené
faktuře bude uvedena informace o procentu zvýšeni.
V případě požadavku Objednatele na rozšíření služeb bude uzavřen dodatek smlouvy, který stanoví
rozsah díla a cenu,
V. Obecná ochrana informací
1. Obě strany jsou povinny zajistit utajení získaných důvěrných informaci způsobem obvyklým
pro utajování takových informací, není-li výslovně sjednáno jinak. Tato povinnost platí bez
ohledu na ukončení účinnosti této Smlouvy. Obě strany jsou povinny zajistit utajení důvěrných
informací i u svých zaměstnanců, zástupců, jakož i jiných spolupracujících třetích stran a
subdodavatelů, pokud jim takové informace byly poskytnuty.
2. Právo užívat, poskytovat a zpřístupnit důvěrné informace mají obě strany pouze v rozsahu a za
podmínek nezbytných pro řádné plnění práv a povinností vyplývajících z této Smlouvy.
3. Za důvěrné informace se bez ohledu na formu jejich zachycení považují veškeré informace,
které nebyly dotčenou stranou označeny jako veřejné, které se týkají dotčené strany nebo jí
zajišt'ovaných činností. Dále se považují za důvěrné informace takové informace, které jsou
jako důvěrné výslovně dotčenou stranou označeny.
4. Za důvěrné informace se v žádném případě nepovažují informace, které se staly veřejně
přístupnými, pokud se tak nestalo porušením povinnosti jejich ochrany, dále informace získané
na základě postupu nezávislého na této Smlouvě nebo druhé straně, pokud je některá ze stran
schopna tuto skutečnost doložit, a konečně informace poskytnuté třetí osobou, která takové
informace nezískala porušením povinnosti jejich ochrany.
VI.
Závěrečná ustanovení
l. Tento smluvní vztah může být ukončen:
a) oboustrannou vzájemnou dohodou, a to pouze písemnou formou s tím, že platnost smlouvy
končí dnem uvedeným v této dohodě,
b) odstoupením od smlouvy jednou ze smluvních stran při porušení závazků touto smlouvou
přijatých, tj. porušuje-li druhá smluvní strana své povinnosti i po té, co byla k jejich plnění
písemně vyzvána a na možnost odstoupení od smlouvy výslovně upozorněna,
c) výpovědí , a to i bez udání důvodu. V případě podání výpovědi během prvních 12 měsíců
trvání smlouvy Činí výpovědní doba 6 měsíců, poté činí výpovědní doba tři měsíce.
výpovědní doba vždy počíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po
doručení výpovědi.
2. Jestliže je smlouva ukončena dohodou, výpovědí či odstoupením před dokončením předmětu
plnění, smluvní strany protokolárně provedou inventarizaci plnění veškerých činností
provedených k datu, kdy smlouva byla ukončena a na tomto základě provedou vyrovnání
vzájemných závazků a pohledávek z toho pro ně vyplývajících.
3. Veškeré změny této smlouvy je možné provést pouze písemnou formou, se souhlasem obou
smluvních stran formou číslovaných dodatků.
4. Smlouva se vyhotovuje v dvou stejnopisech, přičemž každá strana obdrží jedno.
5. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami a účinnosti dnem
uveřejněním v registru smluv (§ 6 zák. č. 340/2015 Sb.). Smluvní strany s přihlédnutím k
uveřejnění prohlašují, že skutečnosti uvedené v této smlouvě nepovažují za obchodní tajemství
ve smyslu ustanovení § 504 a násl. zák. Č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Smluvní strany
prohlašují, že ujednání v této smlouvě obsažená jsou jim jasná a srozumitelná, jsou jimi míněna
vážně a byla učiněna na základě jejich pravé a svobodné vůle. Na důkaz tohoto tvrzení smluvní
strany připojují níže své podpisy.
6. Účastníci této smlouvy prohlašují, že si tuto přečetli, že odpovídá jejich pravé, svobodné a vážné
vůli, což stvrzují svými podpisy.
V Ústí nad Orlicí dne 1.10.2021
za Zp covatele za Objednatele
Ing. Ladisl v Sirový Mgr.jana Šparlinková
ředitel ředitelka
SLUŽBA ŠKOLE ©
Úst/nac' G"""" sto.
Su' ' - :
562 04 ·' . ,: Orlicí
lČ : t)24
Tel.. 4(15 52i 294-5