Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
Příloha č. 2 – Specifikace předmětu plnění
Specifikace předmětu plnění
ZAJIŠTĚNÍ EXTERNÍ spisovny pro Ministerstvo zemědělství
Obsah
1. Účel zakázky 4
2. Předmět zakázky 4
3. Legislativní vymezení zakázky 4
4. Popis stávajícího stavu 5
5. Detailní popis služeb 6
5.1. Jednorázový svoz z aktuálních externích spisoven do externí spisovny poskytovatele včetně veškerých souvisejících úkonů (nakládka, doprava, manipulace, zařazení, archivace, zatřídění a kompletace 11550 bm dokumentů z prostor externích spisoven Zadavatele do prostor poskytovatele) 6
5.1.1. Účel služby 6
5.1.2. Způsob realizace 6
5.1.3. Popis uložených písemností 6
5.2. Svoz dokumentů 7
5.2.1. Účel služby 7
5.2.2. Způsob realizace 7
5.2.3. Popis uložených písemností 7
5.2.3.1. Objednatel 7
5.2.4. Rozsah poskytování 8
5.2.5. Kvalitativní parametry 8
5.3. Katalogizace dokumentů (příprava, zpracování dokumentů, soupisů, protokolů a návrhů, zařazení dokumentů ve spisovně včetně evidence) – zpracování dokumentů a všech podkladů pro přírůstky, pro skartační řízení (ke skartaci, trvalému uložení), pro vyskladnění 8
5.3.1. Účel služby 8
5.3.2. Způsob realizace 8
5.3.3. Rozsah poskytování 9
5.3.4. Kvalitativní a bezpečnostní parametry 9
5.4. Vedení evidence dokumentů – evidenční program/aplikace 10
5.4.1. Účel služby 10
5.4.2. Způsob realizace 10
5.4.3. Rozsah poskytování 10
5.4.4. Kvalitativní parametry 10
5.5. Vyhledávání dokumentů, pořizování kopií, výpisů či výtahů v digitální podobě 10
5.5.1. Účel služby 10
5.5.2. Způsob realizace 11
5.5.3. Rozsah poskytování 11
5.5.4. Kvalitativní parametry 11
5.6. Vyhledávání dokumentů v listinné podobě včetně vypůjčení Objednateli 11
5.6.1. Účel služby 11
5.6.2. Způsob realizace 11
5.6.3. Rozsah poskytování 12
5.6.4. Kvalitativní parametry 12
5.7. Provedení skartačních řízení s příslušným archivem 12
5.7.1. Účel služby 12
5.7.2. Způsob realizace 12
5.7.3. Rozsah poskytování 13
5.7.4. Kvalitativní parametry 14
5.8. Vyskladnění písemností 14
5.8.1. Účel služby 14
5.8.2. Způsob realizace 14
5.8.3. Rozsah poskytování 15
5.8.4. Kvalitativní parametry 15
5.9. Konzultační služby 15
5.9.1. Účel služby 15
5.9.2. Způsob realizace 15
5.9.3. Rozsah poskytování 15
5.9.4. Kvalitativní parametry 15
6. Zkratky a pojmy 15
1. Účel zakázky
Účelem veřejné zakázky je zajištění kvalifikovaného a bezpečného uložení písemností Ministerstva zemědělství (dále jen Zadavatel) po dobu stanovených skartačních lhůt dokumentů a zajištění odpovídající úrovně jejich správy dle platných právních předpisů.
2. Předmět zakázky
Předmětem veřejné zakázky je komplexní zajištění služeb spojených s uložením dokumentů vzniklých z činnosti Zadavatele, jejich evidence včetně přehledové evidence množství a druhu dokumentů a uložení pro potřeby Zadavatele, vyhledávání dokumentů, poskytování jejich kopií, popřípadě zaslání originálů. Dále provádění řádných skartačních řízení prostřednictvím příslušného archivu, tedy předávání dokumentů nebo jejich skartace. A dále realizace svozu dokumentů z aktuálních externích spisoven Zadavatele – Lesná, Hostim a Praha – Řepy.
Součástí zakázky je nakládka, svoz a zatřídění 11550 bm dokumentů z prostor externích spisoven Zadavatele do prostor poskytovatele.
3. Legislativní vymezení zakázky
Služby dodávané v rámci veřejné zakázky budou poskytovány vždy v souladu s požadavky platných právních předpisů v oblasti archivnictví a spisové služby, a to zejména:
· zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
· zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů,
· zákon č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti a o změně souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a jeho prováděcí předpisy,
· zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů,
· zákon č. 167/2012 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů,
· zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů,
· zákon č. 111/2019 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů,
· zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečností způsobilosti,
· vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů,
· vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,
· vyhláška č. 528/2005 Sb., o fyzické bezpečnosti a certifikaci technických prostředků,
· nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) - GDPR,
· věstník Ministerstva vnitra – částka 57/2017 Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS),
· další předpisy, ze kterých mj. vyplývají požadavky na minimální skartační lhůty.
Externí spisovna je provozována na základě koncese k vázané živnosti „vedení spisovny“ (zákon č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání, ve znění pozdějších předpisů) a budova externí spisovny musí splňovat podmínky obecně platné pro budovy, ve kterých jsou umístěny spisovny nebo správní archivy, a to v rozsahu § 68 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
4. Popis stávajícího stavu
Zadavatel je Organizační složkou státu.
Aktuálně jsou dokumenty Zadavatele uloženy ve dvou externích spisovnách (dále také „ES“):
1. Lesná 103, 671 02 Lesná, okres Znojmo, Hostim, bez č. p. 671 54 Hostim, okres Znojmo, ve kterých je uloženo 5050 bm
Externí spisovny zajišťují následující služby:
· poskytování archivní služby tj. shromažďování, přejímání, ukládání, evidence, ochrana, odborné zpracování a využívání uložených archiválií a písemností Zadavetele,
· zajištění vedení přehledové evidence množství a druhu cca 5050 běžných metrů dokumentů Ministerstva zemědělství,
· zajištění samostatného průběžného vyhledávání informací z těchto dokumentů pro potřeby důchodových řízení a dále podle požadavků a pokynů Objednatele,
· vydávání potvrzení o zjištěných skutečnostech ve věcech důchodového řízení (pořizování kopií příslušných dokumentů, popřípadě pořizování potřebných výpočtů) všem oprávněným žadatelům,
· sledování skartačních lhůt uvedených jednotlivými původci dokumentů, popřípadě příslušnými právními předpisy a po uplynutí skartačních lhůt zajišťovat skartační řízení s příslušnými státními archivy,
· samostatné předávání archiválií podle jednotlivých protokolů o skartačních řízeních příslušným státním archivům, ostatní dokumenty příslušnými státními archivy za archiválie nevybrané po nabytí právní moci skartačního protokolu a v souladu s ním fyzicky zničit.
2. Budova A budova B - Třanovského 622/11, 163 04 Praha 6 – Řepy
V této externí spisovně je uloženo 6500 bm. V externí spisovně si Zadavatel zajišťuje veškeré činnosti související se správou uložených dokumentů sám mimo nahledávací služby a přípravu skartačního řízení z fondu mzdových dokumentů zlikvidovaných podniků, jejichž zřizovatelem byl Zadavatel. Tyto služby jsou poskytovány v souladu se zadáním Zadavatele.
Základní údaje o zadavateli
Název zadavatele: Česká republika – Ministerstvo zemědělství
Právní forma: Organizační složka státu
Počet uložených písemností současná ES Jihomoravský kraj: 5050 bm
Počet uložených písemností současná ES Praha Řepy: 6500 bm
5. Detailní popis služeb
5.1. Jednorázový svoz z aktuálních externích spisoven do externí spisovny poskytovatele včetně veškerých souvisejících úkonů (nakládka, doprava, manipulace, zařazení, archivace, zatřídění a kompletace 11550 bm dokumentů z prostor externích spisoven Zadavatele do prostor poskytovatele)
5.1.1. Účel služby
Účelem služby je zajištění svozu písemností ze stávajících externích spisoven Objednatele rozděleného do dvou částí:
1) svoz 5050 bm písemností z ES v Jihomoravském kraji, nejpozději do ukončení smlouvy se stávajícím dodavatelem (předpoklad do 31. 3. 2022) včetně souvisejících úkonů dle bodu 5.3. a 5.4. tohoto dokumentu,
2) svoz 6500 bm písemností z ES v Praze Řepy, nejpozději do ukončení smlouvy se stávajícím dodavatelem (předpoklad do 31. 7. 2022) včetně souvisejících úkonů dle bodu 5.3. a 5.4. tohoto dokumentu.
5.1.2. Způsob realizace
Poskytovatel zajistí odpovídající dopravní prostředek buď vlastní (případně na základě nájmu nebo leasingu) nebo prostřednictvím poddodavatele, o rozměru zajišťující převoz dokumentů v rozsahu do 60 bm a splňující emisní normy v kategorii dle roku výroby vozidla v souladu s nařízením vlády č. 280/2020. V případě využívání služeb poddodavatele musí být smluvně zajištěna ochrana převážených dokumentů před poškozením, ztrátou a zneužitím. Dále Poskytovatel zvolí dostatečný počet pracovníků, kteří zajistí bezpečnou manipulaci a nakládku dokumentů a provede jejich svoz a vykládku v místě ES.
Po převezení do ES Poskytovatele budou všechny dokumenty zaevidovány a uloženy v původních označených archivních krabicích dle bodu 5.3. tohoto dokumentu. Všechny archivační krabice jsou poté označeny čitelným jednoznačným identifikátorem Poskytovatele (např. čárových kódem, unikátním číslem/kódem, popiskou aj.) a zaevidovány v programu/aplikaci Poskytovatele. Po zaevidování vypracuje Poskytovatel evidenční protokol přebíraných dokumentů a předá ho Zadavateli.
Dokumenty budou uloženy pouze v budovách ES a jejich prostorách, které splňují požadavky stanovené § 68 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
5.1.3. Popis uložených písemností
Dokumenty jsou uloženy v archivních krabicích, o rozměrech 35 cm x 24 cm x 10 až 25 cm. Část dokumentů je také uložena v kroužkových šanonech (šířka 8 až 10 cm). Archivní krabice a šanony jsou označeny pořadovým číslem, názvem subjektu, případně číslem útvaru, rokem vzniku skartačním znakem a skartační lhůtou.
Do ES Poskytovatele budou dokumenty z ES Objednatele v Jihomoravském kraji předávány dle předávacího protokolu, který bude vyhotoven jak analogově, tak elektronicky (soubor Excel). Při přebírání Poskytovatel provede kontrolu předávacího protokolu oproti fyzickému stavu, aby zajistil, že má všechny dokumenty k převzetí. V předávacím protokolu bude uvedeno pořadové číslo/ukládací jednotka, název, rok vzniku, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta. Při předání bude analogový předávací protokol podepsán pověřenou osobou Objednatele i Poskytovatele, každý obdrží jedno paré.
Do ES Poskytovatele budou dokumenty z ES Objednatele v Praze Řepích předávány dle předávacího protokolu, který bude vyhotoven analogově. Při přebírání Poskytovatel provede kontrolu předávacího protokolu oproti fyzickému stavu, aby zajistil, že má všechny dokumenty k převzetí. V předávacím protokolu bude uvedeno pořadové číslo/ukládací jednotka, název, rok vzniku, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta. Při předání bude analogový předávací protokol podepsán pověřenou osobou Objednatele i Poskytovatele, každý obdrží jedno paré.
5.2. Svoz dokumentů
5.2.1. Účel služby
Součástí této služby jsou 2 druhy svozů:
1) Přírůstkové svozy (nepravidelné ukládání) ze sídla Zadavatele do externí spisovny Poskytovatele na základě požadavku Zadavatele dle aktuální potřeby,
2) Mimořádné svozy – svoz do příslušného archivu v rámci skartace, svoz do skartovny (v případě, že není v objektu), svoz do 60 bm dokumentů - ostatní svoz mimo přírůstkový svoz.
5.2.2. Způsob realizace
Poskytovatel zajistí odpovídající dopravní prostředek buď vlastní (případně na základě nájmu nebo leasingu) nebo prostřednictvím poddodavatele o rozměru zajišťující převoz dokumentů v rozsahu do 60 bm a splňující emisní normy v kategorii dle roku výroby vozidla v souladu s nařízením vlády č. 280/2020. V případě využívání služeb poddodavatele musí být smluvně zajištěna ochrana převážených dokumentů před poškozením, ztrátou a zneužitím. Dále Poskytovatel zvolí dostatečný počet pracovníků, kteří zajistí bezpečnou manipulaci a nakládku dokumentů a provede jejich svoz a vykládku v místě ES. To samé platí pro případ svozů archiválií do příslušného archivu v případě provedených skartačních řízení.
5.2.3. Popis uložených písemností
5.2.3.1. Objednatel
Dokumenty jsou uloženy v archivních krabicích (o rozměrech 35 cm x 24 cm x 10 až 25 cm). Část dokumentů je také uložena v kroužkových šanonech (šířka 8 až 10 cm). Archivní krabice jsou označeny pořadovým číslem, názvem subjektu, případně číslem útvaru, rokem vzniku skartačním znakem a skartační lhůtou.
Do ES Poskytovatele budou dokumenty předávány dle předávacího protokolu, který bude vyhotoven jak analogově. Při přebírání Poskytovatel provede kontrolu předávacího protokolu oproti fyzickému stavu, aby zajistil, že má všechny dokumentů k převzetí. V předávacím protokolu bude uvedeno pořadové číslo/ukládací jednotka, název, rok vzniku, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta. Při předání bude analogový předávací protokol podepsán pověřenou osobou Zadavetele i Poskytovatele, každý obdrží jedno paré.
5.2.4. Rozsah poskytování
Služba bude uskutečňována po celou dobu platnosti smlouvy. Budou v rámci ní prováděny přírůstkové svozy dle potřeby Zadavatele na základě požadavku Zadavatele. Dále se budou realizovat mimořádné svozy, např. svoz do místně příslušného archivu příslušného archivu v rámci skartace, svoz do skartovny (v případě, že není v objektu).
5.2.5. Kvalitativní parametry
Poskytovatel zajistí frekvenci svozů v závislosti na aktuálních potřebách Objednatele či provedených skartačních řízeních.
Poskytovatel zajistí odvoz připravených dokumentů dle sjednaného termínu. Svoz bude realizován nejpozději 5. pracovní den od objednávky zaslané prostřednictvím e-mailu/datové schránky Objednatele.
Poskytovatel provede řádnou manipulaci, nakládku dokumentů, dopravu a následné bezpečné uložení v ES.
5.3. Katalogizace dokumentů (příprava, zpracování dokumentů, soupisů, protokolů a návrhů, zařazení dokumentů ve spisovně včetně evidence) – zpracování dokumentů a všech podkladů pro přírůstky, pro skartační řízení (ke skartaci, trvalému uložení), pro vyskladnění
5.3.1. Účel služby
Zatřídění dokumentů po provedeném svozu do ES Poskytovatele, jejich evidence, katalogizace a zařazení cestou evidenčního programu/aplikace Poskytovatele.
5.3.2. Způsob realizace
Po doručení do ES Poskytovatele budou všechny dokumenty zaevidovány a uloženy v původních označených archivačních krabicích. Všechny archivní krabice jsou poté označeny čitelným jednoznačným identifikátorem Poskytovatele (např. čárových kódem, unikátním číslem/kódem, popiskou aj.) a zaevidovány v programu/aplikaci Poskytovatele. Po zaevidování vypracuje Poskytovatel evidenční protokol přebíraných dokumentů a předá ho Objednateli. Následně se dokumenty uloží do skladových prostor ES Poskytovatele, vždy nejpozději do 5 dnů ode dne jejich převzetí. Možnost prodloužení termínu lze pouze po dohodě s Objednatelem s uvedením důvodů nedodržení lhůty.
Písemnosti budou uloženy pouze v budovách a jejich prostorách, které splňují požadavky stanovené § 68 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
5.3.3. Rozsah poskytování
Minimální evidenční požadavky předaných dokumentů v evidenčním programu/aplikaci Poskytovatele:
· místo uložení v ES, identifikační číslo určené Poskytovatelem, název organizace Objednatele, název organizační jednotky/útvaru, název dokumentu/spisu/ukládací jednotky, číslo smlouvy nebo spisu (pokud je uvedeno), číslo ukládací jednotky (pokud je uvedeno), spisový znak, skartační znak a skartační lhůta, rok vzniku a rok skartace,
· utřídění a uložení dokumentů/spisů typu „A“,
· utřídění a uložení dokumentů/spisů typu „V“,
· utřídění a uložení dokumentů/spisů typu „S“,
· dále v případě, že jeden spis bude rozdělen do několika archivních krabic, kvůli své rozsáhlosti, je nutné uvést jejich provázanost, tzv. křížové odkazy.
Při ukládání a provádění skartačních řízení je nutné zachovat komplexnost spisů, kdy celý spis přebírá nejvyšší skartační znak a lhůtu obsažených dokumentů, spisy se nesmí roztrhávat a rozdělovat.
Po utřídění a uložení dokumentů předá Poskytovatel Objednateli evidenční protokol z evidenčního programu/aplikace, který bude minimálně obsahovat náležitosti uvedené v první odrážce prvního odstavce rozsahu poskytování.
5.3.4. Kvalitativní a bezpečnostní parametry
V prostorách ES Poskytovatele musí být funkční elektrická požární signalizaci (EPS) a poplachový zabezpečovací a tísňový systém (PZTS) napojený na pult centrální ochrany (PCO) a ruční práškové hasicí přístroje. V jednotlivých ES musí být udržována předepsaná a stabilní vlhkost a teplota zajišťující vhodné prostředí pro dlouhodobé uchovávání dokumentů dle platných právních předpisů.
Vstup do ES musí být chráněn bezpečnostními protipožárními dveřmi, okna musí být opatřena mříží, popřípadě bezpečnostní fólií, v místnostech nesmí vést rozvody vody a plynu. Jednotlivé prostory musí být opatřeny pohybovými senzory či kamerovým systémem.
Dále musí ES splňovat veškeré požadavky stanovené zákonem č. 499/2004 Sb.
Uložení dokumentů musí být realizováno v archivních krabicích/boxech či jiném úložném materiálu, aby byly chráněny proti plísni, živočichům, vnikání prachu a žloutnutí dokumentů. Dokumenty nesmí být vystaveny přímému slunečnímu záření. Objednatel může provádět stěr dokumentů uložených u Poskytovatele, na základě něhož provede analýzu pro ověření, zda nedošlo ke kontaminaci. V případě kontaminace uložených dokumentů plísní či bakteriemi může Objednatel požadovat jejich ošetření.
Archivní krabice musí být označeny čitelným jednoznačným identifikátorem, aby nemohlo dojít k záměně.
Veškeré informace o uložených dokumentech musí být vedeny v evidenčním programu/aplikaci Poskytovatele v elektronické podobě, bezpečně přístupné (https/ssl) dálkovým způsobem Objednateli (jeho definovaným oprávněným osobám).
Poskytovatel musí zajistit zálohování a obnovu tohoto evidenčního programu/aplikace a jeho dat a jeho min. 98 % dostupnost/1měsíc od 6:00 – 18:00 v pracovní dny.
Poskytovatel zajistí centrální kontaktní místo (telefon, e-mail) pro zajištění komunikace k plnění služeb s dostupností 5 x 8 hodin týdně v pracovních dnech.
5.4. Vedení evidence dokumentů – evidenční program/aplikace
5.4.1. Účel služby
Účelem služby je stálá a přehledná evidence písemností v evidenčním programu/aplikaci, do které/ho bude mít Objednatel vzdálený a bezpečný (šifrovaný https/ssl) přístup prostřednictvím dvoufaktorového ověření při přihlášení pouze oprávněným osobám Objednatele.
5.4.2. Způsob realizace
Poskytovatel disponuje evidenčním programem/aplikací, který/á má cloudové řešení přes webové rozhraní API, jež umožňuje přenést informace (např. o přírůstkách/výpůjčkách) do aplikace Objednatele (prostřednictvím souborů xml nebo csv). Evidenční program/aplikace umožňuje zaevidování všech dokumentů Objednatele a potřebných informací o nich, včetně generování různých výstupů a reportů.
5.4.3. Rozsah poskytování
Evidenční program/aplikace Poskytovatele usnadní a maximálně urychlí evidenci a zařazování dokumentů, zároveň umožní sledování skartačních lhůt a zaevidování všech dokumentů, včetně jejich potřebných údajů stanovených v článku 5, odst. 5.2.3. Dále umožní zadávání a organizování svozů dokumentů ze sídla Objednatele, dovolí vyhledávání dokumentů přímo Objednatelem a dokáže vygenerovat výstupy a reporty o uložených dokumentech.
5.4.4. Kvalitativní parametry
Přihlášení do evidenčního programu/aplikace bude umožněno prostřednictvím jména a hesla, které bude zasláno Objednateli.
V rámci evidenčního programu/aplikace Poskytovatele lze sledovat různé statistiky a vytvářet reporty, např. množství přírůstků, provedená skartační řízení, počty vyhledávání dokumentů/spisů, počty zápůjček s možností na celou organizaci až na jednotlivé organizační jednotky/útvary za určité časové období aj. Poskytovatel bude zasílat informace Objednateli 1x ročně o provedených skartačních řízeních. Dále evidenční program/aplikace umožní generování protokolů (evidenční protokol o svozu atd.).
5.5. Vyhledávání dokumentů, pořizování kopií, výpisů či výtahů v digitální podobě
5.5.1. Účel služby
Účelem služby je zajištění přístupu Objednatele k digitálním obrazům (zaslání kopie, výpisu či výtahu) dokumentů uložených v ES Poskytovatele.
5.5.2. Způsob realizace
Poskytovatel provede vyhledání dokumentu/spisu v analogové podobě na základě požadavku Objednatele zadaného prostřednictvím evidenčního programu/aplikace Poskytovatele nebo e-mailu. Po vyhledání dokumentu/spisu zhotoví Poskytovatel jeho kopii, výpis nebo výtah v digitální podobě s využitím technických zařízení v místě uložení (ES), originální dokument vrátí zpět do místa uložení a následně zajistí zpřístupnění digitální kopie, výpisu nebo výtahu Objednateli vzdáleným a bezpečným šifrovaným (https/ssl) přístupem buď přímo v evidenčním programu/aplikaci nebo prostřednictvím odkazu se šifrováním na e-mail Zadavatele. O všech provedených úkonech vede Poskytovatel informace ve svém evidenčním programu/aplikaci.
Objednatel požaduje, aby se úkon vyhledávání skládal z kompletního procesu, tzn. vyhledání dokumentu/spisu – manipulace – pořízení kopie, výpisu či výtahu – založení dokumentu/spisu zpět na místo uložení – zaslání/zpřístupnění kopie, výpisu či výtahu Objednateli.
5.5.3. Rozsah poskytování
Služba je poskytována formou ad hoc na základě požadavků Objednatele s možností elektronického pořizování žádanek o vyhledání či zápůjčku dokumentů/spisů vč. sledování jejich stavu v evidenčním programu/aplikaci Poskytovatele.
Poskytovatel je povinen uchovávat historii všech požadavků na vyhledání dokumentů/spisů, včetně informace komu a kdy byly předány a kým a kdy následně zpět uloženy.
5.5.4. Kvalitativní parametry
Vyhledání dokumentu/spisu od obdržení požadavku od Objednatele dle stanovené lhůty Objednatelem dle bodu 5.6.4. tohoto dokumentu.
Pořízení a zaslání kopie, výpisu nebo výtahu Objednateli v digitální podobě až do formátu A0 nejpozději do 1 hodiny od vyhledání.
Dokumenty/spisy v digitální podobě jsou ukládány ve formátu PDF/A s textovou vrstvou s možností aplikace časových razítek na vyžádání.
Zpřístupnění kopie, výpisu nebo výtahu dokumentu/spisu v digitální podobě Objednateli způsobem umožňujícím dálkový šifrovaný (https/ssl) přístup a přenos dat do 1 hodiny po jeho pořízení.
5.6. Vyhledávání dokumentů v listinné podobě včetně vypůjčení Objednateli
5.6.1. Účel služby
Účelem služby je poskytnutí Objednateli originál uložených dokumentů v ES Poskytovatele.
5.6.2. Způsob realizace
Poskytovatel provede vyhledání dokumentu/spisu v analogové podobě na základě požadavku Objednatele zadaného prostřednictvím evidenčního programu/aplikace Poskytovatele nebo e-mailu. Po vyhledání dokumentu/spisu na základě předávacího protokolu mezi Poskytovatelem a Objednatelem zajistí předání/výpůjčku dle požadavku Objednatele ve stanoveném termínu. Po vrácení zapůjčeného dokumentu/spisu Poskytovatel zařadí dokument zpět na původní místo uložení. O zapůjčených dokumentech/spisech vede Poskytovatel evidenci v evidenčním programu/aplikaci, kterou Objednateli poskytuje k nahlédnutí vzdáleným a bezpečným šifrovaným (https/ssl) přístupem.
Objednatel požaduje, aby se úkon zajištění výpůjčky skládal z kompletního procesu, tzn. vyhledání dokumentu/spisu – manipulace – příprava dokumentu/spisu k odvozu/osobnímu převzetí – odvoz/předání dopravci k přepravě Objednateli – po vrácení zpětné založení originálu dokumentu/spisu zpět na místo uložení.
5.6.3. Rozsah poskytování
Služba je poskytována formou ad hoc na základě požadavků Objednatele s možností elektronického pořizování žádanek o vyhledání či zápůjčku dokumentů/spisů vč. sledování jejich stavu v evidenčním programu/aplikaci Poskytovatele.
Poskytovatel je povinen uchovávat historii všech požadavků na vyhledání dokumentů/spisů, včetně informace komu a kdy byly předány a kým a kdy následně zpět uloženy.
5.6.4. Kvalitativní parametry
Vyhledání dokumentu/spisu a předání dopravci/Objednateli od obdržení požadavku od Objednatele v následujících termínech:
a) do 3 pracovních dnů – s předáním dopravci či osobním odběrem Objednatelem v místě externí spisovny dle požadavku Objednatele;
b) do druhého pracovního dne – s předáním dopravci či osobním odběrem Objednatelem v místě externí spisovny dle požadavku Objednatele;
c) okamžité vyhledání dokumentu/spisu od obdržení požadavku od Objednatele v následujících termínech:
c.1) okamžité vyhledání dokumentu/spisu včetně doručení do sídla Objednatele do 8 hodin od obdržení požadavku;
c.2) okamžité vyhledání dokumentu/spisu bez dopravy do sídla Objednatele do 90 minut – objednatel zajistí pro vyzvednutí vlastní dopravu.
5.7. Provedení skartačních řízení s příslušným archivem
5.7.1. Účel služby
Obsahem služby je zajištění spolupráce s Objednatelem při provádění skartačního řízení, poskytnutí součinnosti příslušným archivům, předání archiválií a skartování písemností, vč. zpracování příslušných protokolů.
5.7.2. Způsob realizace
Způsob realizace bude probíhat ve dvou variantách, může dojít i k vzájemné kombinaci:
a) Písemnosti bez elektronické evidence v eSSL (do konce roku 2009):
Poskytovatel bude sledovat skartační lhůty jednotlivých písemností, jež jsou uloženy v ES a vždy nejpozději do 15. 1. vygeneruje přehled těch, jimž uplynuly skartační lhůty a předá jejich přehled nejpozději do 31. 1. Objednateli s upozorněním na přípravu do skartačního řízení.
Poskytovatel započne skartační řízení s příslušným archivem. Rovněž Poskytovatel zajistí přípravu písemností pro skartační řízení uložených v jeho péči. Při uskutečňování skartačních řízení umožní Poskytovatel zástupci z příslušného archivu provést archivní dohlídky u navrhovaných písemností, zejména jim umožní přístup do ES, a to vždy za účasti pověřeného zaměstnance Objednatele. O termínu archivních dohlídek bude Objednatel informován od Poskytovatele. Jakmile poté Poskytovatel obdrží Protokol o skartačním řízení od příslušného archivu, předá obratem jeho kopii Objednateli. Poskytovatel následně provede skartaci písemností, včetně přiložených datových nosičů (CD, DVD, USB), pokud jsou součástí a předání archiválií místně příslušnému archivu v analogové podobě dle znění protokolu, zajistí jejich převoz včetně manipulace. Součástí procesu skartace písemností je i manipulace. Po provedení předá Poskytovatel potvrzení o jejich odborné skartaci a předání archiválií místně příslušnému archivu Objednateli.
b) Písemnosti s elektronickou evidencí v eSSL (od začátku roku 2010):
Objednatel bude průběžně sledovat skartační lhůty jednotlivých písemností, jež jsou uloženy u Poskytovatele, a vygeneruje přehled těch, jimž uplynuly skartační lhůty, a předá jejich přehled Poskytovateli s upozorněním na přípravu do skartačního řízení.
Objednatel započne elektronické skartační řízení s příslušným archivem, jakmile bude ohlášena z příslušného archivu potřeba k archivní dohlídce dokumentů uložených u Poskytovatele, Objednatel bude o této skutečnosti Poskytovatele informovat. Poskytovatel zajistí přípravu písemností pro elektronické skartační řízení uložených v jeho péči. Při uskutečňování elektronických skartačních řízení umožní Poskytovatel zástupcům z příslušného archivu provést archivní dohlídky u navrhovaných písemností, zejména jim umožní přístup do ES, a to vždy za účasti pověřeného zaměstnance Objednatele. O termínu archivních dohlídek bude Objednatel informován od Poskytovatele. Jakmile poté Objednatel obdrží Protokol o skartačním řízení od příslušného archivu, předá obratem jeho kopii Poskytovateli, aby mohl provést následnou skartaci písemností, včetně přiložených datových nosičů (CD, DVD, USB), pokud jsou součástí a předání archiválií místně příslušnému archivu dle znění protokolu, zajistí jejich převoz včetně manipulace. Součástí procesu skartace písemností je i manipulace. Po provedení předá Poskytovatel potvrzení o jejich odborné skartaci a předání archiválií místně příslušnému archivu Objednateli.
5.7.3. Rozsah poskytování
Každoroční provádění skartačních řízení ve spolupráci s Objednatelem u písemností, jimž uběhly skartační lhůty a komunikace s příslušným archivem, včetně následné manipulace s písemnostmi a jejich skartování či předání příslušnému archivu.
5.7.4. Kvalitativní parametry
Skartace analogových dokumentů a přiložených datových nosičů (CD, DVD, USB), pokud jsou součástí, je prováděna v souladu s bezpečnostními standardy – skartace a likvidace dokumentů a datových nosičů musí být prováděna na skartovacích strojích, které jsou certifikovány NBÚ dle platné legislativy (§ 46 zákona č. 412/2005 Sb. a vyhláška č. 528/2005 Sb.).
Pokud Poskytovatel nedisponuje vlastními skartovacími stroji, je možné využít služeb poddodavatele, ale v tomto případě musí být smluvně zajištěny všechny požadavky, včetně certifikace a ochrana skartovaných písemností před ztrátou a zneužitím.
V případě zájmu Objednatele, umožní Poskytovatel osobní přítomnost zástupce Objednatele při skartaci dokumentů.
Po provedené skartaci dokumentů je vydáno potvrzení o jejich odborné skartaci (certifikáty o skartování/likvidaci). Potvrzení bude předáno Objednateli.
Poskytovatel zajistí předání archiválií Národnímu archivu včetně převozu a manipulace. Po uskutečnění Poskytovatel předá Objednateli předávací protokoly předaných archiválií.
5.8. Vyskladnění písemností
5.8.1. Účel služby
Účelem služby je zajištění a příprava písemností (vyskladnění) na převoz do jiné ES, případně na jiné místo určené Objednatelem, a to v případě ukončení smluvního vztahu, včetně okamžité nebo mimořádné situace, ať ze strany Objednatele, tak Poskytovatele.
5.8.2. Způsob realizace
Poskytovatel i Objednatel stanoví pověřené zaměstnance, kteří budou vyskladnění domlouvat a připravovat. Objednatel po domluvě s Poskytovatelem vytvoří harmonogram vyskladnění s uvedením termínů a časů předávek písemností v krabicích/na paletách s předpokládaným množstvím vyskladněných krabic/palet připravených k odvozu. Zároveň Poskytovatel poskytne všechny potřebné informace Objednateli pro usnadnění vyskladnění a převozu, např. jak jsou písemnosti evidovány, v čem jsou uloženy, jaká je přístupnost k ES, jaký bude celkový objem aj. Poskytovatel musí Objednateli předat veškeré písemnosti, které se nacházejí v prostorách Poskytovatele. Ke každému připravenému množství krabic musí Poskytovatel připravit protokoly o předání jak analogově, tak elektronicky (soubor Excel). Všechny písemnosti se musí předávat uspořádané v krabicích, přičemž každá musí být označena v souladu s vytvořeným protokolem o předání. V protokolu musí být uvedena čísla krabic a jejich označení, aby byly přesně identifikovatelné, dále datum předání a podpisy obou stran. Poskytovatel připraví jednotlivé krabice podle harmonogramu na palety. Krabice budou vyskladněny na paletách tak, aby bylo možné zkontrolovat jejich čísla a ověřit si je oproti protokolu o předání. Poskytovatel je povinen poskytnout Objednateli součinnost při předávání krabic a jejich kontrole. Na základě protokolů o předání bude provedena kontrola vyskladněných krabic Poskytovatelem a porovnána s předávacími protokoly a databází Poskytovatele.
5.8.3. Rozsah poskytování
V případě ukončení smluvního vztahu (výpověď smlouvy) nebo v případě okamžité či mimořádné situace (neplnění smluvních podmínek, zánik Poskytovatele apod.)
5.8.4. Kvalitativní parametry
Zajištění kompletní součinnosti Poskytovatele při vyskladnění písemností.
5.9. Konzultační služby
5.9.1. Účel služby
V případě potřeby poskytování konzultačních a poradenských služeb v oblasti správy dokumentů a spisové služby Objednateli.
5.9.2. Způsob realizace
Obsahem služby je zajištění souladu způsobu správy dokumentů a provádění spisové služby Objednatele s požadavky platných právních předpisů ČR a „best practice” v této oblasti.
5.9.3. Rozsah poskytování
Poskytovatel poskytne na výzvu (ad hoc) Objednatele konzultaci v oblasti správy dokumentů a spisové služby.
Objednatel požaduje, aby Poskytovatel pravidelně minimálně 1x ročně prováděl analýzu ukládaných písemností a následně navrhoval optimalizaci archivace a vyhledávání v uložených dokumentech/spisech.
5.9.4. Kvalitativní parametry
Znalosti v dané problematice Poskytovatele, aby byl schopný navrhnout Objednateli vhodná řešení ke zlepšení služeb a vzájemné spolupráce, tj. znalost právních předpisů a praxe v oboru.
6. Zkratky a pojmy
eSSL elektronický systém spisové služby
bm běžný metr = 12/10 šanony/ů v šířce 8-10 cm
ES externí spisovna
Organizační útvar odbor či oddělení Ministerstva zemědělství
1/15