Textová podoba smlouvy Smlouva č. 20178887: SMLOUVA o přípravě a realizaci valné hromady

                        Smlouva č. SML-2022-2-D1-PB
SPA-2022-800-000073

- 5 -


SMLOUVA

o přípravě a realizaci valné hromady
I.
Smluvní strany:
1. Dodavatel:
ADMINISTER, spol. s r.o.,
se sídlem Husova 109/19, Kutná Hora – Vnitřní Město, PSČ: 284 01, Kutná Hora
spisová značka C 22325 vedená u Městského soudu v Praze 

IČO: 47551054, DIČ: CZ47551054


zastoupený jednatelem společnosti Petrem Brantem
2. Objednatel:
CHEVAK Cheb, a.s.


se sídlem Tršnická 4/11, Hradiště, 350 02 Cheb
spisová značka B 367 vedená u Krajského soudu v Plzni

IČO: 49787977, DIČ: CZ 49787977
Bankovní spojení: 
Komerční banka, a.s.

číslo účtu:
14102331/0100
II.
Termín valné hromady a výchozí podmínky:
Valná hromada se uskuteční dne 7. 6. 2022. Pokud bude ze strany Objednatele uvedený termín konání valné hromady zrušen, platí tato smlouva na pozdější termín odsouhlasený a potvrzený oběma stranami ve všech svých bodech.
Předpokládaná účast: registrace (prezence) 30 akcionářů osobně nebo v zastoupení. Počet bodů jednání s hlasováním: do 15 hlasování + případné náhradní pro situace vzniklé na valné hromadě. Předpokládaná doba vlastního jednání valné hromady včetně doby prezence: 4 hodiny. Sada hlasovacích lístků pro jednoho hlasujícího obsahuje do 15 lístků s čárovým kódem vč. prezenční a identifikační karty akcionáře. Hlasování bude provedeno prostřednictvím hlasovacích lístků. Instalace techniky a jednání valné hromady bude realizováno v jednom dni. Pozvánka na valnou hromadu v písemné podobě se nezasílá.

Předpokládané podmínky plnění

· 2 registrační stanoviště pro prezenci účastníků – akcionářů a jejich odchodů po celou dobu jednání valné hromady.

· Personální nároky na dodavatele pro zajištění všech nabízených služeb: 5 osob.
· Předpokládaná doba instalace a deinstalace techniky: 1 hodina.

III.
Předmět plnění:
Zajištění valné hromady objednatele na základě výchozích podmínek uvedených v bodu II. této smlouvy.

a) Příprava valné hromady
· Analýza realizace valné hromady – harmonogram realizace valné hromady.

· Konzultace obsahu a formátu pozvánky na valnou hromadu dle určeného pořadu jednání.

· Zajištění uveřejnění pozvánky v Obchodním věstníku dle podmínek stanov.

· Návrh technického řešení prezence a hlasování.
· Návrh prezenčních, hlasovacích a diskusních lístků včetně protokolů o usnášeníschopnosti a výsledcích hlasování.

· Zajištění tisku prezenčních, hlasovacích a diskusních lístků v počtu odvozeném od předpokládané účasti akcionářů na valné hromadě.

· Konzultace k návrhům usnesení k jednotlivým bodům programu jednání valné hromady ve vztahu k hlasování a potřebám výstupů o hlasování pro zápis z jednání valné hromady.
· Zpracování dat z CDCP, kontrola zpracovaných dat a kompletní příprava datové základny. 

· Příprava hardware, instalace a konfigurace software a uživatelských dat na jednotlivé počítače.

b) Vlastní průběh valné hromady
· Technické zajištění prezence a hlasování výpočetní technikou.
· Personální zajištění obsluhy výpočetní techniky při prezenci a hlasování.
· Personální zajištění funkcí zapisovatele a osob pověřených sčítáním hlasů (skrutátorů).

· Personální zajištění osob pro sběr hlasovacích lístků.
· Zajištění informačního střediska pro podávání písemných podání akcionářů s personálním zajištěním jedné osoby dodavatele.

· Zajištění kontroly dokladů při prezenci, vydávání hlasovacích lístků a dalších materiálů vztahujících se k jednání valné hromady akcionářům.
· Vyhodnocení prezence akcionářů a vystavení protokolů o usnášeníschopnosti po celý průběh jednání valné hromady s dodáním výstupů pro jednání dle požadavků klienta. 

· Kontrola hlasovacích lístků a následné vyhodnocení hlasování k jednotlivým bodům jednání valné hromady, včetně vystavení protokolů o výsledcích hlasování. 

· Spolupráce s orgány akciové společnosti v průběhu valné hromady.
c) Uzavření valné hromady
· Vyhotovení zápisu z jednání valné hromady v souladu s průběhem valné hromady a příslušnými ustanoveními zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích.

· Vytvoření a kompletace příloh zápisu.

· Předání dalších dokumentů a materiálů (prezenční listina, prezenční a hlasovací lístky, plné moci akcionářů apod.).

IV.
Cena a platební podmínky:

Cena předmětu plnění za služby uvedené pod bodem III a) až c) je stanovena smluvně na 80.000,- Kč (bez DPH).

V ceně nejsou zahrnuty náklady na dopravu (pro max. 2 vozidla) ve výši - 12 Kč/km. V ceně nejsou zahrnuty náklady na uveřejnění pozvánky a náklady třetích stran (CDCP, notář, apod.). Cena za předmět plnění uvedená v této smlouvě bude splatná do 30 dnů od obdržení konečné faktury (daňového dokladu), kterou dodavatel vystaví po předání zápisu z valné hromady.

Úhradu odměny provede objednatel na účet KB Kutná Hora číslo: 16303161/0100 na základě faktury vystavené dodavatelem. Za každý den prodlení je dodavatel oprávněn účtovat smluvní pokutu ve výši 0.03% z ceny předmětu plnění.

Objednatel (dle ustanovení § 26 odst. 3 zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty) uděluje souhlas s elektronickým zasíláním daňových dokladů (faktur) na adresu chevak@chevak.cz.

V.
Utajení informací:

Dodavatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž se dozvěděl v souvislosti s touto smlouvou a které nejsou obecně veřejně známé a přístupné. Též se zavazuje, že neposkytne důvěrné informace, především výpis z evidence emise z CDCP, třetí osobě. Dodavatel se zavazuje dodržovat v rámci smlouvy nařízení GDPR dle pokynů objednatele a v případě potřeby uzavřít zpracovatelskou smlouvu. V případě úniku informací, na které se vztahuje příslušné ustanovení občanského zákoníku o obchodním tajemství, týkajících se objednatele, je dodavatel povinen uhradit prokazatelně vzniklou škodu.
Dodavatel se zavazuje použít pro ochranu zpracovávaných dat všech dostupných způsobů ochrany (kontrola fyzického přístupu k seznamům i výpočetní technice, použití přístupových práv na výpočetní technice). Dodavatel se zavazuje po ukončení zpracování dat tato data náležitým způsobem zlikvidovat. Originální seznamy nebo nosiče dat předá Dodavatel po ukončení zpracování dat zpět Objednateli.


Dodavatel odpovídá Objednateli za škodu vzniklou při "provádění" a "předávání" Předmětu této smlouvy v plném rozsahu, ledaže by ji Dodavatel nemohl odvrátit ani při vynaložení veškeré odborné péče.

Pokud ze strany Dodavatele vzniknou okolnosti, které zaviní opakování valné hromady, zavazuje se Dodavatel k provedení služeb uvedených v čl. 2 na vlastní náklady, jakož i k úhradě jiných nezbytně vynaložených nákladů spojených s uspořádáním náhradní valné hromady.


Dodavatel odpovídá za provedení činnosti dle čl. III v souladu s právními předpisy, platnými v České republice v den podpisu této smlouvy.

VI.
Smluvní pokuta:

V případě nesplnění předmětu plnění způsobeném výhradně vinou dodavatele, jež bude příčinou neuskutečnění valné hromady nebo prohlášení soudu o neplatnosti usnesení valné hromady, je na žádost objednatele dodavatel povinen na vlastní náklady celou záležitost oznámit akcionářům způsobem určeným stanovami pro svolání valné hromady. Pokud tak dodavatel neučiní, je objednatel oprávněn účtovat smluvní pokutu ve výši 40.000,- Kč, čímž objednateli nezaniká nárok na náhradu škody.

VII.
Závěrečná ustanovení:
Účastníci této smlouvy po jejím přečtení výslovně prohlašují, že souhlasí s jejím obsahem, že smlouva byla uzavřena podle jejich svobodné a pravé vůle a že nebyla ujednána v tísni za nápadně nevýhodných podmínek. Na důkaz toho připojují své podpisy.

Smlouva vstupuje v platnost dnem podpisu smlouvy oběma smluvními stranami.

Kterákoliv ze smluvních stran je oprávněná navrhnout změnu obsahu této smlouvy, avšak výhradně formou písemného dodatku, který nabývá platnosti jeho podpisem oprávněnými zástupci smluvních stran.
Objednatel a Dodavatel se vzájemně dohodli, že veškeré spory případně vzniklé z obsahu této smlouvy, budou řešeny smírnou cestou.


Pokud ke smíru nedojde, je kterákoliv ze smluvních stran oprávněná postoupit předmět sporu příslušnému soudu na území České republiky, a to ve smyslu platných právních norem v době podpisu této smlouvy, za účelem konečného rozhodnutí o způsobu vyřešení předmětného sporu.

Dodavatel rovněž bere na vědomí, že společnost CHEVAK Cheb, a. s. je povinným subjektem dle ustanovení § 2, odst. 1, písmeno n) zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů. Smluvní strany se dohodly, že společnost CHEVAK Cheb, a. s. je oprávněna bez dalšího zveřejnit obsah celé této smlouvy/dodatku, a to jak prostřednictvím registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., tak jiným způsobem v případě, že hodnota přesahuje 50 000,- Kč bez DPH.
Tato smlouva je vystavená ve dvou vyhotoveních, z nichž každé má platnost originálu. Objednatel i Dodavatel obdrží po jednom originálu této smlouvy.
Dodavatel:
Objednatel:
V Kutné Hoře dne:
V Chebu dne:
.................................................
.................................................


Petr Brant

jednatel společnosti

ADMINISTER, spol. s r.o.


.................................................