Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
archivní oddělení
SMLOUVA O UTŘÍDĚNÍ A ULOŽENÍ DOKUMENTŮ
kterou níže uvedeného dne, měsíce a roku mezi sebou uzavřeli
obstaravatel: ZÁSOBY s. r.o. se sídlem Husova tř.624/43, 370 05 České Budějovice
IČ 60838264 DIČ CZ60838264
Společnostje zapsána v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Českých Budějovicích
oddíl C., vložka 3851
zastoupená panem ing. Milanem Švábem, jednatelem společnosti
Společnostje oprávněná k provozování koncesované živnosti „ Vedeníspisovny“ a to
na základě koncesní listiny vydané Živnostenským úřadem v Českých Budějovicích,
dne 7.3.2005 pod č.j. Ž-01/05/01098/KL
( dáljen obstaravatel)
a
objednavatel: Domov Libníč a Centrum sociálních služeb Empatie, Libníč 17, 373 71 Rudolfov
IČ 00666271
Společnostje zapsána v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Českých Budějovicích
oddíl Pr , vložka 409
zastoupená ředitelkou organizace
(dáljen objednavatel)
a dohodli se na následujícím:
A. UTŘÍDĚNÍ DOKUMENTŮ
L
Předmět a účel
Obstaravatel provede pro objednavatele utřídění dokumentů vzniklých z činnosti objednavatele
v souladu se zákonem č. 167/2012 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
1/ Vytřídění dokumentů typu „S“ určených k dalšímu uložení.
2/ Vytřídění dokumentů typu „A“ a zajištěníprotokolárního předání archiválií do příslušného státního
archivu.
3/ Vytřídění dokumentů s prošlou skartační lhůtou.
4/ Vystavení skartačních protokolů a provádění řádného skartačního řízení.
1
II.
Doba utřídění
Obstaravatel se zavazuje dokončit utřídění dokumentů dle článku A. I. nejpozději do 60 dnů ode
dne předám dokumentů objednavatelem obstaravateli.
III.
Vzájemná práva a povinnosti
1/ Objednavatel je oprávněn:
-kontrolovatprůběh příprav na uloženípředaných dokumentů
-žádat odstranění vad v případě zjištění, že obstaravatel provádí dílo v rozporu se svými povinnostmi
2/ Obstaravatel se zavazuje:
-převzít dokumenty určené k utřídění a převézt do místa uskladnění
-řádně utřídit a označit veškeré předané dokumenty
(utřídění dokumentů se provádí dle Typového skartačního rejstříku, který vydalo Ministerstvo vnitra
České republiky - Odbor archivní správy)
-vyhotovit „PROTOKOL O UTŘÍDĚNÍ A ULOŽENÍ DOKUMENTŮ“
-zachovávat mlčenlivost o utříděných dokumentech
B. ULOŽENÍ DOKUMENTŮ
L
Předmět a účel
1/ V rámci výkonu spisové služby bude obstaravatel provádět pro objednavatele uložení, skladování,
evidenci a vypůjčování dokumentů vzniklých z podnikatelské činnosti objednavatele, a to na adrese:
Tyršova 2216, 370 06 České Budějovice.
2/ Dále bude obstaravatel provádět pro objednatele postupnou skartaci těchto dokumentů v souladu
s platnými zákonnými předpisy (t.č. vyhláškou č. 283/2014 Sb. o podrobnostech výkonu
spisové služby, kterou se stanovípodrobnosti skartačního řízení).
Postupná skartace bude vždy dopředu konzultována a písemně schválena objednavatelem.
II.
Doba uložení
Uložení dokumentů dle článku B.I. začíná dnem předání dokumentů a končí dnem fyzické likvidace
dokumentů po uplynutí jejich skartovacích lhůt, případně předání archiválií příslušnému státnímu
archivu.
2
III.
Vzájemná práva a povinnosti
1/ Objednavatel:
- se zavazuje předat dokumenty k uložení dle protokolu o uložení a utřídění dokumentů
- bude obstaravatele informovat o změnách ve statutárním zastupování svého právního subjektu
případně o jeho zániku
2/ Obstaravatel se zavazuje:
- zpřístupňovat a půjčovat uložené dokumenty objednavateli nebo jím pověřeným osobám. Toto
oprávnění vyplývá ze Seznamu oprávněných osob schválených objednavatelem, který
je přílohou č. 1 této smlouvy a bude vždy v případě potřeby aktualizován a předán obstaravateli
- zachovávat mlčenlivost o skutečnostech zjištěných v souvislosti s uskladněním
-provádět skartační řízení v souladu se zákonnými předpisy (t.č. vyhláškou č.283/2014 Sb.)
- archiválie vyčleněné při třídění dokumentů předat dle požadavku objednavatele příslušnému státnímu
archivu
C .VYHLEDÁVÁNÍ DOKUMENTŮ A VÝPŮJČKY
1/ Vyhledávat, půjčovat, a přebírat dokumenty uložené ve spisovně - v místě výkonu spisových služeb
(Tyršova 2216, 370 06 České Budějovice) mohou pouze oprávněné osoby dle přílohy č 1 této smlouvy.
Jiné oprávněné osoby (např.vypůjčitelé či badatelé aj.) mohou vyhledávat, půjčovat a přebírat
dokumenty na základěplné moci (která musí obsahovat identifikační údaje zmocnitele a zmocněnce —
jméno a příjmení, datum narození a bydliště, musí býtjasně definováno kjakým konkrétním úkolům byl
zmocněnec pověřen). Vyhledávat, půjčovat a přebírat dokumenty mohou dále orgány zákonem k tomuto
oprávněné.
Z důvodu řádné evidence není možné vyhledávat výpůjčky vypůjčitelem či badatelem přímo v místě
uložení, ale je nutno je předem objednat a připravit k výpůjčce do prostoru badatelny.
2/Půjčování celých ukládacích jednotek na základě výpůjčního listu evidovaného v databázije
nejčastěji používaný způsob vypůjčování: objednavatel doručí min. 48 hod. předem k rukám
obstaravatele písemnou objednávku (možno e-mailem nebo faxem) s požadovanými čísly ukládacích
jednotek, které chce zapůjčit a hodinu, kdy si výpůjčku ve spisovně převezme (popř.jiný způsob převzetí
- kurýrní služba, fax, scanner apod.), nedohodnou-li se smluvní stranyjinak.
3/Badatelské vyhledáváníje vytipování ukládacíchjednotek a vyhledání konkrétního dokumentu
z ukládacíjednotky.
4/Badatelské vyhledáváníprováděné objednavatelem:
Objednavatel doručí obstaravateli 48 hod. předem písemnou (elektronickou) objednávku - požadavek
kpřipravení ukládacích jednotek ve kterých bude objednavatel bádat. Objednavatel si pak v badatelně
samostatně vyhledá konkrétní dokument, který si může okopírovat, nebo odnést ze spisovny.
Ve spisovně objednavatel pouze podpisem do objednávky potvrdí, že do požadovaných ukládacích
jednotek nahlížel. Pokud bude chtít objednavatel vypůjčený doklad vrátit, objedná si stejným způsobem
znovu potřebné ukládacíjednotky a vypůjčené doklady zařadí zpět. Ve spisovně se opět založípotvrzená
objednavatelova objednávka o tom, že do uvedených šanonů nahlížel.
5/Badatelské vyhledáváníprováděné obstaravatelem z logicky seřazených dokumentů:
Obstaravatel vyhledá (nebo vrátí a zařadí) konkrétní požadované dokumenty z ukládacích jednotek,
zanese výpůjčku do databáze, vystaví výpůjční list. Objednávku na vyhledánípožadovaného dokumentu
3
objednavatel doručí obstaravateli min. 48 hod předem.
6/Badatelské vyhledáváníprováděné obstaravatelem z neseřazených dokumentů:
Obstaravatel vyhledá (nebo vrátí a zařadí) konkrétnípožadované dokumenty z ukládacíchjednotek,
zanese výpůjčku do databáze, vystaví výpůjční list.
Objednávku na vyhledání požadovaného dokumentu objednavatel doručí obstaravateli min. 48 hod
předem.
7/Předávání dokumentů:
Po písemné objednávce min. 48 hodin předem bude výpůjčka předána oprávněnému objednavateli
ve spisovně - v místě výkonu spisových služeb: Tyršova 2216, 370 06 České Budějovice. Objednavatel
potvrdípřevzetí na výpůjční list a také na objednávku, což bude sloužitjako podklad kfakturaci.
Za jednu výpůjčku je považováno množství ukládacích jednotek (položek) v součtu do 1 běžného metru
(dále také bm*). Pokud nebude možné předat výpůjčku ve smluvené době a místě oprávněné osobě,
budou tyto náklady na marnou cestu připočítány k další výpůjčce.
8/Zasílání dokumentů:
Na základěpísemné objednávky objednatele, kdeje obstaravatel objednatelem výslovněpožádán o
zaslání dokumentů poštou, faxem nebo e-mailem, lze objednané dokumenty touto formou objednateli
doručit. V tomto případě však okamžikem odeslání veškerou odpovědnost za ztrátu či zneužití
dokumentů, popř. obsahu dokumentů třetí osobou nese v plném rozsahu objednavatel. Objednávkou
objednavatel stvrzuje, že tuto odpovědnost přebírá.
Cena za vyhledání dokumentů se řídí dle následujícího ustanovení článku D. 1, ke které
se v případě odeslání dokumentů poštou připočte příslušná cenová sazba na základě dokladu
vydaného poštovním úřadem.
D. SPOLEČNÁ USTANOVENÍ
L
Cena aforma úhrady za provedené služby
1/ Objednavatel uhradí:
a) cenu za převzetí, manipulaci a evidenci dokumentů ve výši 350,- Kč/hod.
b) cenu za třídění a kompletaci dokumentů ve výši 600,- Kč/bm*
c) cenu za uložení dokumentů ve výši 0,90 Kč/bm*/den
d) cenu za provádění řádného skartačního řízení ve výši 400, - Kč/bm *
(vypracování návrhu na skartaci, vlastnífyzická likvidace; protokolárnípředání archiválií
státnímu archivu)
e) cenu za vyhledám anebo zařazení dokumentu nebo ucelené skupiny dokumentů ve výši 55,- Kč/ks
dokumentu, resp.za ucelenou skupinu dokumentů
f) cenu za dopravu ve výši 26,- Kč/km (nad 3,5 t)
ve výši 16,- Kč/km (do 3,5 t)
4
Předpokládaná cena služeb v roce 2018 je uvedena v „Nabídce “ ze dne 13.8.2018 (příloha č.2).
2/ Uvedené ceny uváděné v této smlouvějsou bez DPH
3/ Množství bm (bm* - běžný metr formátu A4 s celkovou hmotností 30-35 kg) a celkovou cenu určuje
protokol o utřídění a uložení dokumentů, který musí být podepsaný oběma smluvními stranami.
4/ Vyúčtování částky za převzetí dokumentů, manipulaci, utřídění, kompletaci a evidenci
dokumentů, skartace dokumentů včetně skartačního řízení a vyhledávání, zařazení dokumentů
a dopravu budou objednavatelem hrazeny po provedeníjednotlivých služeb obstaravatelem a to na
základě vystaveného daňového dokladu obstaravatelem do dobyjeho splatnosti.
Vyúčtování služeb za uložení dokumentů bude provedeno vždy za uzavřené čtvrtletí do 10. dne
následujícího měsíce na základě vystaveného daňového dokladu obstaravatelem do dobyjeho
splatnosti.
5/ Vpřípaděprodlení úhrady vystaveného daňového dokladu se sjednávápenalizace ve výši 0,1% za
každý den prodlení.
6/ V uvedených cenách jsou kromě uvedených služeb dále zahrnuty:
poradenství, zpracováníformálních materiálů, jednání a korespondence se státním archivem.
II.
Platnost smlouvy
Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou, počínaje dnem předání dokumentů obstaravateli a. končí
dnem fyzické likvidace dokumentů po uplynutí jejich skartovacích lhůt, případně předání archiválií
příslušnému státnímu archivu.
III.
Ostatní ujednání
1/ Obstaravatel přebírá odpovědnost za uložené dokumenty a případné škody vzniklé v důsledku
nedodržení smluvních podmínek zjeho strany.
2/ S ohledem na předmět této Smlouvy smluvní strany předpokládají, že obstaravatel bude zpracovávat
osobní údaje nebo citlivé údaje („ osobní údaje “) obsažené v archivovaných dokumentech.
Obstaravatel garantuje souladjim přijatých a uplatňovaných technických a organizačních opatření
s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.4.2016, o ochraněfyzických osob
v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („ GDPR “).
IV.
Závěrečná ustanovení
1/ Změny a doplnění této smlouvy mohou být provedeny pouze formou písemných dodatků podepsaných
oběma smluvními stranami na téže listině.
2/ Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu smluvních stran.
3/ Práva a povinnosti smluvních stran z této smlouvy přecházejí na jejich případné právní nástupce.
4/ Smluvní strany prohlašují, že jsou způsobilé k právním úkonům a že jim nic z právního hlediska ani
5
zjiného hlediska nebrání uzavřít tuto smlouvu.
5/ Obě smluvní strany prohlašují, že před uzavřením smlouvy byly obeznámeny s podmínkami plnění a
vzájemnými právy a povinnostmi, že obsahu této smlouvy porozuměly a podepsalyji na základě své
vážné vůle prosté jakékoliv tísně či nátlaku.
6/ Tato smlouva se vyhotovuje ve dvou stejnopisech, z nichž každý má povahu originálu. Každý účastník
smlouvy obdrží po jednom vyhotovení.
V Českých Budějovicích dne 5.9.2018
Objednavatel Obstaravatel
6