Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
Č.j. 118142/2022-OZAP
Smlouva o uspořádání akce FORUM pro Ukrajinu
uzavřená podle ustanovení § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“)
mezi
Česká republika - Ministerstvo zahraničních věcí
Sídlo: Loretánské nám. 5, 118 00 Praha 1
IČO: 45769851
Zastoupená: ředitelem Odboru zahraničněpolitických analýz a
plánování
(dále také jen „MZV“)
a
NADACE FORUM 2000
Sídlo: Praha 1 – Hrad, 119 08
IČO: 659 92 768
Zastoupena: výkonný ředitel Nadace Forum2000
Číslo účtu:
(dále také jen „poskytovatel“)
(společně také dále jako „smluvní strany“)
Preambule
Vzhledem k tomu, že smluvní strany mají společný zájem na uspořádání akce FORUM pro Ukrajinu (dále též „akce“), která představuje jednu z vládou schválených akcí českého předsednictví v Radě EU (dále jen „CZ PRES"), která reflektuje priority CZ PRES a jejímž cílem je vyjádřit politickou podporu Ukrajině ze strany demokratických zemí a přispět do diskuse o tématech jako rekonstrukce Ukrajiny, odpovědnost za válečné zločiny a evropská perspektiva Ukrajiny, sjednávají spolu tuto smlouvu o uspořádání akce.
Článek 1
Předmět smlouvy
Poskytovatel se zavazuje uspořádat dle rozpočtu a programu, jež jsou nedílnými přílohami č. 1 a 2 této smlouvy, akci FORUM pro Ukrajinu, která bude probíhat v rámci výroční konference Forum 2000 konané v Kongresovém centru Praha, a.s. ve dnech 31. srpna až 2. září 2022, a MZV se zavazuje podílet se na uspořádání akce finančně v rozsahu čl. 3 této smlouvy a dále organizačně v rozsahu stanoveném touto smlouvou.
Článek 2
Práva a povinnosti smluvních stran
2.1. Poskytovatel se na základě této smlouvy zavazuje v rámci plnění předmětu smlouvy:
a) zajistit uspořádání akce a v jejím rámci zejména:
i. pronájem prostor pro konání akce, včetně technického zázemí;
ii. catering pro účastníky akce;
iii. program a celkové zajištění doprovodných událostí (VIP obědy, rozhovory s veřejností, hudební program);
iv. ubytování účastníků akce;
v. PR komunikaci na sociálních sítích, internetu a s novináři a partnery akce či dalšími subjekty veřejné a soukromé sféry;
vi. dárkové a propagační materiály a bannery na akci;
vii. technické a organizační zabezpečení akce v místě konání;
viii. registraci hostů;
b) zajistit veškeré další záležitosti spojené s uspořádáním akce, s výjimkou záležitostí, k jejichž zajištění se touto smlouvou zavazuje MZV;
c) v prostorách konání akce a na materiálech a propagačních předmětech souvisejících s akcí viditelně vyznačit, že akce se koná ve spolupráci s MZV a že je součástí CZ PRES.
2. 2. MZV se na základě této smlouvy zavazuje:
a) uhradit poskytovateli účelně vynaložené výdaje na uspořádání akce ve výši a za podmínek stanovených v čl. 3 a 4 této smlouvy a dle rozpočtu, který je přílohou č. 1 této smlouvy;
b) podílet se na realizaci akce ve formě:
i. spoluúčasti na přípravě podkladů pro jednání a tiskových výstupů (závěrečná deklarace) akce;
ii. zajištění účasti ministra zahraničních věcí nebo jeho zástupce na akci, dle jejich časových možností;
iii. poskytnutí maximální součinnost při zvaní VIP hostů na akci
iv. veřejné podpory na webovém portálu MZV, CZ PRES a sociálních sítích.
2.3. Smluvní strany se zavazují spolupracovat a navzájem si poskytovat potřebnou součinnost pro řádné plnění předmětu smlouvy.
2.4. Poskytovatel má právo zrušit po dohodě s MZV akci z důvodů vyšší moci. Za okolnosti způsobené vyšší mocí se považují např. nepříznivá epidemiologická situace a s tím související opatření orgánů veřejné moci nebo živelné či přírodní katastrofy.
Článek 3
Finanční náklady
3.1. Náklady na uspořádání akce jsou formou jednotlivých položek a nákladů na ně uvedeny v příloze č. 1 této smlouvy s tím, že celkovou výši nákladů smluvní strany předpokládají ve výši 3 340 466,50 Kč včetně DPH.
3.2. Na nákladech na uskutečnění akce se MZV podílí částkou ve výši 1 540 000,- Kč (slovy jeden milion pět set čtyřicet tisíc) včetně DPH. Tato částka je konečná a nepřekročitelná a na její výši nemá vliv případné navýšení celkových finančních nákladů na uspořádání akce, které v plné výši nese poskytovatel.
3.3. V případě zrušení akce před jejím konáním se smluvní strany dohodnou na náhradním termínu konání akce. Nedohodnou-li se smluvní strany na náhradním termínu konání akce, vznikne poskytovateli nárok na úhradu prokazatelně marně vynaložených výdajů, za které se považují pouze výdaje, které již byly poskytovatelem na uskutečnění akce oprávněně vynaloženy a kterým nešlo předejít s vynaložením péče řádného hospodáře, a to ve výši podílu, v jakém se MZV podílí na celkových finančních nákladech na uskutečnění akce. Pro postup podle předchozí věty se použije čl. 4 této smlouvy přiměřeně.
Článek 4
Platební podmínky
4.1. Smluvní strany se dohodly, že podíl MZV dle čl. 3 odst. 2 této smlouvy bude uhrazen jednorázově za řádně a včas, případně v náhradním termínu realizovanou akci na základě faktury vystavené poskytovatelem do 30 dnů od skončení akce.
4.2. Faktura musí obsahovat veškeré náležitosti daňového dokladu podle příslušných obecně závazných právních předpisů a musí být podepsána oprávněnou osobou poskytovatele. Nedílnou přílohou faktury je rozpočet akce odsouhlasený smluvními stranami (příloha č. 1 této smlouvy) s vyznačením jednotlivých položek a částek, které byly uhrazeny. Poskytovatel poskytne MZV na vyžádání daňové doklady k jednotlivým úhradám.
4.3. Doba splatnosti faktury činí 21 kalendářních dnů ode dne jejího prokazatelného doručení MZV.
4.4. V případě, že faktura nebude splňovat veškeré požadované náležitosti nebo bude trpět jinými vadami, má MZV právo v době její splatnosti vrátit fakturu poskytovateli k přepracování. Vrácením faktury přestává běžet lhůta její splatnosti. Doručením přepracované faktury počíná běžet nová lhůta podle čl. 4.3 této smlouvy.
4. 5. MZV uhradí cenu bezhotovostním převodem na bankovní účet poskytovatele uvedený v záhlaví této smlouvy.
4.6. Faktura se považuje za uhrazenou okamžikem odeslání fakturované platby na bankovní účet poskytovatele.
Článek 5
Další ujednání
5.1. Smluvní strany jsou povinny informovat bezodkladně druhou smluvní stranu o veškerých skutečnostech, které jsou nebo mohou být důležité pro řádné plnění smlouvy.
5.2. Plní-li poskytovatel závazky dle této smlouvy prostřednictvím třetích osob, odpovídá poskytovatel za plnění závazků třetích osob jako by plnil závazky sám. Veškerou komunikaci s třetími osobami zajišťuje poskytovatel.
5.3. Smluvní strany si ujednaly, že ve věcech provozních budou kontaktními osobami:
Za MZV: XXXXX
Za poskytovatele: XXXXX
Článek 6
Ochrana citlivých informací
6.1. Smluvní strany se zavazují zachovávat během plnění této smlouvy i po ukončení této smlouvy mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví v souvislosti s jejím plněním. Smluvní strany nejsou oprávněny využít informace získané z dokumentů či jiných zdrojů z této smlouvy pro své potřeby v rozporu s účelem této smlouvy.
6.2. Poskytovatel postupuje při zpracování osobních údajů zejména v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů (zákon o některých službách informační společnosti), ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o elektronických komunikacích), ve znění pozdějších předpisů.
6.3. Povinnost poskytovat informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, není tímto článkem dotčena.
6.4. Pro účely této Smlouvy se za citlivé informace nepokládají žádné informace, jež:
a) jsou nebo se stanou veřejně dostupnými (jinak než na základě neoprávněného sdílení nebo užití), nebo
b) poskytne některé smluvní straně třetí osoba, jež je oprávněna zpracovávat takové informace a má zákonné právo takové informace zpřístupňovat nebo používat.
6.5. Jakákoli ze smluvních stran je oprávněna sdělovat citlivé informace svým spřízněným osobám, subdodavatelům, právním zástupcům, účetním, zaměstnancům a zástupcům, avšak s tím, že taková smluvní strana zajistí, aby ty osoby, jež budou mít přístup k citlivým informacím, nezpřístupňovaly citlivé informace třetím osobám, nezneužívaly je a nevyužívaly je k jinému účelu, než za účelem zajištění plnění zákonných povinností příslušné smluvní strany.
6.6. Bez jakékoliv újmy jednání předchozího odstavce smluvní strany udělují svolení ke zpřístupnění skutečností a informací v této smlouvě, zejména ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, a jejich případnému zveřejnění bez dalších podmínek, a zveřejnění informací o zadaných veřejných zakázkách ve smyslu zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů. Smluvní strany sjednávají, že smlouva bude zveřejněna v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o registru smluv“).
6.7. Každá ze smluvních stran se zavazuje, že bude dodržovat přiměřená bezpečnostní opatření za účelem zamezení neoprávněného přístupu třetích osob k citlivým informacím, jež jsou v držení příslušné smluvní strany.
6.8. Poskytovatel se zavazuje, že v souvislosti s plněním předmětu této smlouvy bude postupovat tak, aby nedošlo k poškození dobrého jména MZV nebo České republiky.
Článek 7
Sankce
7.1. Smluvní strany se dohodly na následujících sankcích:
a) v případě prodlení MZV se zaplacením faktury dle této smlouvy se MZV zavazuje zaplatit poskytovateli úrok z prodlení ve výši 0,03 % z dlužné částky za každý započatý kalendářní den prodlení;
b) za porušení povinnosti podle čl. 6.1., 6.5. nebo 6.7. vznikne druhé smluvní straně nárok na smluvní pokutu ve výši 10.000 Kč za každý takový případ; tato smluvní pokuta nabude splatnosti do 30 kalendářních dnů ode dne jejího vyúčtování.
7.2. Tímto ustanovením není dotčeno právo na náhradu škody. Nárok na smluvní pokutu a na náhradu škody ukončením smlouvy nezaniká.
Článek 8
Závěrečná ujednání
8.1. Pokud není ve smlouvě uvedeno jinak, řídí se tato smlouva ustanoveními zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.
8.2. Tato smlouva je vyhotovena ve dvou vyhotoveních, z nichž každá smluvní strana obdrží po jednom vyhotovení.
8.3. Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou do 31. prosince 2022.
8.4. Tato smlouva zaniká uplynutím doby, na kterou byla sjednána. Smlouva rovněž zaniká písemnou dohodou smluvních stran nebo odstoupením od smlouvy v případě porušení smlouvy druhou smluvní stranou podstatným způsobem. Za podstatné porušení smlouvy se považuje mimo jiné způsobení újmy na dobrém jméně MZV nebo České republiky poskytovatelem.
8.5 Smluvní strany si sdělily všechny skutkové a právní okolnosti, o nichž k datu podpisu smlouvy věděly nebo vědět musely, a které jsou relevantní ve vztahu k uzavření smlouvy. Kromě ujištění, které si smluvní strany poskytly ve smlouvě, nebude mít žádná ze smluvních stran žádná další práva a povinnosti v souvislosti s jakýmikoliv skutečnostmi, které vyjdou najevo a o kterých neposkytla druhá smluvní strana informace při jednání o smlouvě.
8.6. Tuto smlouvu či její přílohu je možné měnit pouze písemnými, vzestupně očíslovanými dodatky, podepsanými odpovědnými osobami smluvních stran.
8.7. Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu oprávněnými zástupci obou smluvních stran a účinnosti dnem jejího uveřejnění v registru smluv podle zákona o registru smluv. Smluvní strany berou na vědomí a souhlasí s tím, že uveřejnění smlouvy a případných dodatků zajistí MZV.
8.8. Nedílnou součástí smlouvy je příloha č. 1 – rozpočet akce FORUM pro Ukrajinu a příloha č. 2 – program akce FORUM pro Ukrajinu.
V Praze dne srpna 2022
____________________________________ ____________________________________
Za MZV Za poskytovatele
Stránka 1 z 5