Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
PŘÍLOHA III – FINANČNÍ A SMLUVNÍ PRAVIDLA
Tato příloha se týká klíčové akce 1 – školní vzdělávání, odborné vzdělávání a příprava,
vysokoškolské vzdělávání, vzdělávání dospělých a mládež, pro grantové dohody s jedním
příjemcem a s více příjemci.
Obsah
I. PRAVIDLA PLATNÁ PRO ROZPOČTOVÉ KATEGORIE NA ZÁKLADĚ
JEDNOTKOVÝCH PŘÍSPĚVKŮ ..............................................................................2
II. PRAVIDLA PLATNÁ PRO ROZPOČTOVÉ KATEGORIE NA ZÁKLADĚ
PROPLACENÍ SKUTEČNĚ VZNIKLÝCH NÁKLADŮ..........................................6
III. PODMÍNKY ZPŮSOBILOSTI PROJEKTOVÝCH AKTIVIT .................................9
IV. ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA ..........................................................................................10
V. SNÍŽENÍ GRANTU ZA ŠPATNOU, ČÁSTEČNOU NEBO POZDNÍ
REALIZACI ..............................................................................................................10
VI. ZMĚNY GRANTŮ....................................................................................................11
VII. KONTROLY PŘÍJEMCŮ GRANTŮ A POSKYTOVÁNÍ PODPŮRNÝCH
DOKUMENTŮ ..........................................................................................................12
VIII.DOPLŇUJÍCÍ FINANČNÍ A SMLUVNÍ PRAVIDLA PLATNÁ POUZE
PRO PROJEKTY, KTERÉ KVŮLI ONEMOCNĚNÍ COVID-19
POŘÁDAJÍ VIRTUÁLNÍ AKTIVITY .....................................................................14
I. PRAVIDLA PLATNÁ PRO ROZPOČTOVÉ KATEGORIE NA
ZÁKLADĚ JEDNOTKOVÝCH PŘÍSPĚVKŮ
I.1 Podmínky způsobilosti jednotkových příspěvků
Má-li grant podobu jednotkových příspěvků, musí počet jednotek splňovat tyto
podmínky:
jednotky musí být skutečně využity nebo vytvořeny v období stanoveném v
článku I.2.2 Zvláštních podmínek,
jednotky musí být nezbytné pro realizaci projektu nebo jím musí být vytvořeny,
počet jednotek musí být identifikovatelný a ověřitelný, zejména musí být doložen
záznamy a dokumentací uvedenou v této příloze.
I.2 Výpočet a podpůrné dokumenty jednotkových příspěvků
A. Cesta
Standardně se za místo původu považuje místo, kde se nachází vysílající organizace,
a za místo konání místo, kde se nachází přijímající organizace. Pokud je vykázáno
jiné místo původu nebo jiné místo konání, musí příjemce tento rozdíl zdůvodnit.
V případě, že nedošlo k žádné cestě nebo byla cesta hrazena z jiných zdrojů EU než
z programu Erasmus+ (např. účastník mobility se již na místě konání nachází
v souvislosti s jinou aktivitou, než je aktivita financovaná podle dohody), musí
příjemce nahlásit tuto skutečnost příslušným způsobem v nástroji pro předkládání
zpráv a řízení programu Erasmus+ pro každou dotčenou mobilitu. V tomto případě
nebude na cestu poskytnuta žádná grantová podpora.
a) Výpočet výše grantu na cestovní náklady: výše grantu se vypočte tak, že se počet
účastníků, doprovodných osob, facilitátorů a vedoucích skupin na jedno pásmo
vzdálenosti vynásobí jednotkovým příspěvkem příslušným pro dotčené pásmo
vzdálenosti a druh cesty (standardní nebo zelené) uvedeným v příloze IV dohody.
Jednotkový příspěvek na pásmo vzdálenosti představuje částku grantu na zpáteční
cestu mezi výchozím místem a cílovým místem. V případě různých způsobů
zeleného cestování (vlak, autobus, sdílené auto) se použijí jednotkové příspěvky na
zelené cestování, jinak se použijí standardní jednotkové příspěvky na cestu.
2
V případě putovních aktivit se výše grantu vypočte tak, že se vynásobí počet
účastníků na jedno pásmo vzdálenosti odpovídající součtu vzdáleností mezi
jednotlivými místy konání.
Pro stanovení příslušného pásma vzdálenosti musí příjemce uvést vzdálenost
jednosměrné cesty pomocí on-line kalkulačky vzdáleností dostupné na
internetových stránkách Komise:
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm.
Příjemce si v nástroji pro předkládání zpráv a řízení programu Erasmus+ vypočte
částky grantů na cestu na základě příslušných sazeb jednotkových příspěvků.
b) Rozhodná událost: pro nárok na grant je bezpodmínečně nutné, aby se účastník
aktivity skutečně zúčastnil.
c) Podpůrné dokumenty: doklad o tom, že se daná osoba aktivity zúčastnila, a to ve
formě prohlášení podepsaného účastníkem a přijímající organizací, v němž je
uvedeno jméno účastníka, účel aktivity a datum jejího zahájení a ukončení.
Kromě toho v případě použití udržitelných dopravních prostředků (zelené
cestování): poslouží jako podpůrná dokumentace čestné prohlášení podepsané
osobou čerpající cestovní grant a vysílající organizací. Účastníci by měli být
informováni o povinnosti uchovávat důkazy o uskutečnění cesty (přepravní
doklady) a na vyžádání je předložit příjemci.
B. Podpora na pobytové náklady
a) Výpočet výše grantu: výše grantu se vypočte tak, že se počet dnů na účastníka a
doprovodnou osobu včetně osob s rozhodovací pravomocí, vedoucích skupin
a facilitátorů vynásobí jednotkovým příspěvkem příslušným pro den v dotčené
přijímající zemi uvedeným v příloze IV dohody. Je-li to relevantní pro konkrétní
aktivitu, lze v mezích stanovených v Příručce k programu přidat dny na cestu.
- V případě přerušení během pobytu se období přerušení nebude při výpočtu
grantu na podporu na pobytové náklady brát v potaz. V případě přerušení z
důvodu „vyšší moci“ musí být účastníkovi umožněno v aktivitách po přerušení
pokračovat (pokud možno v souladu s podmínkami stanovenými v této
dohodě).
- V případě, kdy účastník ukončí dohodu s příjemcem z důvodu „vyšší moci“,
musí mít účastník nárok na částku grantu odpovídající alespoň skutečnému
3
trvání období mobility. Případné zbývající prostředky musí být vráceny
příjemci, ledaže se obě strany dohodnou jinak.
b) Rozhodná událost: pro nárok na grant je bezpodmínečně nutné, aby se účastník
aktivity v uvedeném období skutečně zúčastnil.
c) Podpůrné dokumenty: doklad o tom, že se daná osoba aktivity zúčastnila, a to ve
formě prohlášení podepsaného účastníkem a přijímající organizací, v němž je
uvedeno jméno účastníka, účel aktivity a datum jejího zahájení a ukončení.
d) Předkládání zpráv: svojí zpětnou vazbu z hlediska věcných informací a hodnocení
období aktivity, její přípravy a následných kroků musí poskytnout:
v případě mobilit pracovníků s mládeží všichni účastníci zapojení do
aktivit mobility;
v případě mobilit mládeže vedoucí všech skupin účastníci zapojení do
aktivit mobility.
Pro předložení zpětné vazby musí účastníci použít standardní on-line dotazník
poskytnutý Evropskou komisí (zpráva účastníka).
C. Organizační podpora
a) Výpočet výše grantu: výše grantu se vypočte tak, že se celkový počet účastí na
aktivitách mobility vynásobí příslušným jednotkovým příspěvkem uvedeným
v příloze IV dohody. Doprovodné osoby, vedoucí skupin, školitelé, facilitátoři a
osoby účastnící se přípravných návštěv se nepovažují za účastníky aktivit mobilit,
a proto nejsou pro výpočet grantu na organizační podporu zohledněny.
b) Rozhodná událost: pro nárok na grant je bezpodmínečně nutné, aby se účastník
aktivity skutečně zúčastnil
c) Podpůrné dokumenty: doklad o tom, že se daná osoba aktivity zúčastnila, a to ve
formě prohlášení podepsaného účastníkem a přijímající organizací, v němž je
uvedeno jméno účastníka, účel aktivity a datum jejího zahájení a ukončení.
d) Předkládání zpráv: Koordinátor musí předložit zprávy o všech mobilitách, které se v
rámci projektu uskutečnily, včetně mobilit z hostitelské země.
- Pro pracovníky s mládeží: Účastníci aktivit by měli předložit o těchto
aktivitách zprávy prostřednictvím on-line dotazníku, v němž poskytnou
4
svoji zpětnou vazbu z hlediska věcných a kvalitativních prvků období
aktivity, její přípravy a následných kroků.
- Pro výměny mládeže: Vedoucí skupin zapojení do aktivit by měli
předložit o těchto aktivitách zprávy prostřednictvím on-line dotazníku,
v němž poskytnou svoji zpětnou vazbu z hlediska věcných a kvalitativních
prvků období aktivity, její přípravy a následných kroků.
D. Podpora inkluze pro organizace
a) Výpočet výše grantu: výše grantu se vypočte tak, že se celkový počet účastníků s
omezenými příležitostmi v aktivitách mobility vynásobí příslušným jednotkovým
příspěvkem uvedeným v příloze IV dohody.
b) Rozhodná událost: pro nárok na grant je bezpodmínečně nutné, aby se účastník
aktivity skutečně zúčastnil.
c) Podpůrné dokumenty: doklad o tom, že se daná osoba aktivity zúčastnila, a to ve
formě prohlášení podepsaného přijímající organizací, v němž je uvedeno jméno
účastníka, účel aktivity a datum jejího zahájení a ukončení.
Navíc: dokumentace, kterou příslušná národní agentura stanovila jako relevantní doklad o
tom, že účastník patří do jedné z kategorií osob s omezenými příležitostmi uvedených v
Příručce k programu.
E. On-line jazyková podpora (OLS)
- Příjemce musí OLS optimálně využívat pro poskytování jazykové podpory, jak je
uvedeno ve Standardech kvality programu Erasmus.
- Během realizace musí příjemce účastníky, kterým byl poskytnut přístup ke
kurzům OLS, monitorovat, podporovat a aktivně povzbuzovat, aby je využívali.
- Příjemce musí jednat v souladu s pokyny pro využívání OLS stanovenými
poskytovateli služby OLS.
5
F. Přípravné návštěvy
a) Výpočet výše grantu: výše grantu se vypočte tak, že se celkový počet osob
účastnících se přípravných návštěv vynásobí příslušným jednotkovým příspěvkem
uvedeným v příloze IV dohody a v mezích stanovených v Příručce k programu.
b) Rozhodná událost: pro nárok na grant je bezpodmínečně nutné, aby osoba
přípravnou návštěvu skutečně vykonala.
c) Podpůrné dokumenty: doklad o tom, že se daná osoba přípravné návštěvy
zúčastnila, a to ve formě programu a prohlášení podepsaného účastníkem a
hostitelskou organizací, v němž je uvedeno jméno osoby a účel aktivity.
II. PRAVIDLA PLATNÁ PRO ROZPOČTOVÉ KATEGORIE NA
ZÁKLADĚ PROPLACENÍ SKUTEČNĚ VZNIKLÝCH NÁKLADŮ
II.1 Podmínky pro proplacení skutečných nákladů
Jestliže má grant podobu proplacení skutečných nákladů, musí platit tyto podmínky:
a) náklady vznikly příjemci;
b) náklady vznikly v období stanoveném v článku I.2.2;
c) náklady jsou uvedeny v odhadu rozpočtu stanoveném v příloze II nebo jsou
způsobilé po převodu rozpočtových prostředků v souladu s článkem I.17;
d) náklady vznikly v souvislosti s projektem, jak je popsáno v příloze II, a jsou
nezbytné pro jeho realizaci;
e) náklady jsou identifikovatelné a ověřitelné, zejména jsou zaznamenány v účetních
záznamech příjemce a jsou stanoveny v souladu s účetními standardy platnými v
zemi, v níž je příjemce usazen, a v souladu s obvyklými postupy příjemce pro
účtování nákladů;
f) náklady splňují požadavky platných právních předpisů v daňové a sociální oblasti,
g) náklady jsou přiměřené, odůvodněné a splňují zásadu řádného finančního řízení,
zejména pokud jde o hospodárnost a efektivnost,
6
h) náklady nejsou pokryty jednotkovými příspěvky uvedenými v oddíle I této
přílohy.
II.2 Výpočet skutečných nákladů
A. Podpora inkluze pro účastníky
a) Výpočet výše grantu: grant spočívá v proplacení 100 % skutečně vzniklých
způsobilých nákladů.
b) Způsobilé náklady: náklady, které přímo souvisejí s účastníky s omezenými
příležitostmi a jejich doprovodnými osobami a které doplňují náklady podpořené
jednotkovým příspěvkem uvedeným v oddíle I této přílohy. V rámci této
rozpočtové kategorie lze žádat o úhradu nákladů na cestu a pobyt, pokud pro tytéž
účastníky nebylo požádáno o grant z rozpočtových kategorií „podpora na cestovní
a pobytové náklady“.
c) Podpůrné dokumenty: doklad o zaplacení souvisejících nákladů na základě faktur,
v nichž je uveden název a adresa subjektu vystavujícího fakturu, částka a měna,
datum faktury, a v příslušném případě dokumentace podepsaná přijímající
organizací, v níž je uvedeno potvrzené datum zahájení a ukončení pobytu
doprovodné osoby.
d) Předkládání zpráv: u každé nákladové položky v této rozpočtové kategorii musí
příjemce uvést druh nákladů a skutečnou výši vzniklých nákladů.
B. Mimořádné náklady
a) Výpočet výše grantu: grant spočívá v proplacení 80 % následujících skutečně
vzniklých způsobilých nákladů s výjimkou nákladů souvisejících s vízy,
povoleními k pobytu a očkováním a lékařskými potvrzeními, které jsou
propláceny ve výši 100 %.
b) Způsobilé náklady:
– Náklady vzniklé na základě záruky za předběžné financování, kterou
příjemce poskytl, pokud je taková záruka požadována národní agenturou, jak
je uvedeno v článku I.4.2 dohody.
7
– Náklady na cestu způsobilých účastníků realizovanou co nejúspornějším a
zároveň nejefektivnějším způsobem, u níž standardní pravidla financování
nekryjí alespoň 70 % způsobilých nákladů. Mimořádné vysoké cestovní
náklady nahrazují samostatný cestovní grant.
– Náklady související s vízy, povoleními k pobytu a očkováním a lékařskými
potvrzeními.
c) Podpůrné dokumenty:
– Doklad o nákladech na finanční záruku vydaný subjektem, který záruku
příjemci poskytl, v němž je uveden název a adresa subjektu, který finanční
záruku poskytl, výše a měna nákladů na záruku a datum a podpis zákonného
zástupce subjektu, který záruku poskytl.
– V případě cestovních nákladů: doklad o zaplacení souvisejících nákladů na
základě faktur, v nichž je uveden název a adresa subjektu vystavujícího
fakturu, částka a měna a datum faktury a trasa cesty.
– V případě cestovních nákladů souvisejících s vízy, povoleními k pobytu a
očkováním a lékařskými potvrzeními: doklad o uhrazení souvisejících
nákladů na základě faktur, v nichž je uveden název a adresa subjektu
vystavujícího fakturu, částka a měna a datum faktury.
Klíčová akce 1 – Mobilita pracovníků s mládeží:
C. Náklady na doplňkové aktivity (rozvoj systémů a osvětová činnost)
a) Výpočet výše grantu: grant spočívá v proplacení 80 % skutečně vzniklých
způsobilých nákladů, pokud jde o náklady přímo související s realizací
doplňkových aktivit, včetně paušální částky na nepřímé náklady nepřesahující 7
% způsobilých přímých nákladů na doplňkové aktivity.
b) Způsobilé náklady:
– náklady přímo související s realizací doplňkových aktivit, včetně subdodávek
a nákupu zboží a služeb v rozsahu, v jakém je příjemce uvedl v žádosti
a v jakém byly schváleny národní agenturou a jak jsou uvedeny v příloze II,
8
– nepřímé náklady představující obecné administrativní náklady příjemce, které
lze považovat za náklady, jež lze přiřadit projektu (např. faktury za elektřinu
nebo internetové připojení, náklady na prostory, náklady na stálé
zaměstnance atd.) nepřesahující 7 % způsobilých přímých nákladů na
doplňkové aktivity.
c) Podpůrné dokumenty:
– Pro přímé náklady: doklad o uhrazení souvisejících nákladů na základě faktur
za skutečně vzniklé náklady, v nichž je uveden název a adresa subjektu
vystavujícího fakturu, částka a měna a datum faktury.
– Pro nepřímé náklady: nejsou vyžadovány žádné podpůrné dokumenty
d) Předkládání zpráv:
– Pro přímé náklady: u každé nákladové položky v této rozpočtové kategorii
musí příjemce uvést druh nákladů a skutečnou výši vzniklých nákladů.
– Pro nepřímé náklady: předkládání zpráv se nevyžaduje
III. PODMÍNKY ZPŮSOBILOSTI PROJEKTOVÝCH AKTIVIT
a) Příjemce musí zajistit, aby projektové aktivity, na něž byla udělena grantová
podpora, byly způsobilé v souladu s pravidly stanovenými v Příručce k programu
Erasmus+.
b) Při určování, zda je dodržena minimální způsobilá doba trvání mobility stanovená v
Příručce k programu, nebude brána v úvahu doba strávená na cestě.
c) Aktivity, jež nejsou v souladu s pravidly stanovenými v Příručce k programu
Erasmus+ doplněnými o pravidla stanovená v této příloze, musí národní agentura
prohlásit za nezpůsobilé a částky grantu náležející k uvedeným aktivitám musí být
získány zpět v plném rozsahu. Zpětné získání částek se musí vztahovat na veškeré
rozpočtové kategorie, na něž byl udělen grant v souvislosti s aktivitou, která je
prohlášena za nezpůsobilou.
9
IV. ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA
Pro neakreditované příjemce
Závěrečná zpráva se posoudí společně se zprávami účastníků a další projektovou
dokumentací, kterou vyžaduje tato grantová dohoda a Standardy kvality programu
Erasmus. Výsledkem hodnocení bude počet bodů z maximálního počtu 100. K měření
rozsahu, v jakém byl projekt realizován v souladu se schválenou žádostí o grant a
Standardy kvality programu Erasmus, bude použit společný soubor hodnotících kritérií.
Příjemce musí závěrečnou zprávu předložit po datu ukončení projektu nebo pokaždé,
když byly dokončeny plánované aktivity.
Pro akreditované příjemce
Závěrečná zpráva se posoudí společně se zprávami účastníků a další projektovou
dokumentací, kterou vyžaduje tato grantová dohoda a Standardy kvality programu
Erasmus. Výsledkem hodnocení bude počet bodů z maximálního počtu 100. K měření
rozsahu, v jakém byl projekt realizován v souladu s cíli stanovenými v příloze II této
dohody, schváleným Plánem Erasmus a Standardy kvality programu Erasmus, bude
použit společný soubor hodnotících kritérií.
Příjemce musí závěrečnou zprávu předložit po datu ukončení projektu. Dřívější podání
závěrečné zprávy by mohlo být považováno za žádost o předčasné ukončení grantové
dohody a může vést k nižšímu hodnocení.
V. SNÍŽENÍ GRANTU ZA ŠPATNOU, ČÁSTEČNOU NEBO POZDNÍ
REALIZACI
Národní agentura na základě závěrečné zprávy předložené příjemcem (včetně zpráv od
jednotlivých účastníků, kteří se mobility zúčastnili) stanoví, zda nedošlo ke špatné,
částečné nebo pozdní realizaci projektu.
Národní agentura může také kromě toho zohlednit informace z jakýchkoli jiných
relevantních zdrojů, které dokazují, že projekt nebyl realizován v souladu se smluvními
ustanoveními. Jiné informační zdroje mohou zahrnovat monitorovací návštěvy,
10
akreditační průběžné zprávy, kontroly dokladů nebo kontroly na místě provedené národní
agenturou.
Dosáhne-li závěrečná zpráva celkem méně než 60 bodů, může národní agentura snížit
konečnou výši grantu na organizační podporu z důvodu špatné, částečné nebo pozdní
realizace akce, přestože všechny vykázané aktivity byly způsobilé a opravdu se
uskutečnily. V takovém případě může snížení grantu odpovídat:
- 10 %, pokud závěrečná zpráva získá alespoň 50 bodů a méně než 60 bodů,
- 25 %, pokud závěrečná zpráva získá alespoň 40 bodů a méně než 50 bodů,
- 50 %, pokud závěrečná zpráva získá alespoň 25 bodů a méně než 40 bodů,
- 75 %, pokud závěrečná zpráva získá méně než 25 bodů.
VI. ZMĚNY GRANTŮ
Pouze pro akreditované příjemce
Celkovou maximální výši grantu uvedenou v článku I.3.1 lze zvýšit prostřednictvím
dodatku ke grantové dohodě za těchto podmínek:
a) Jsou-li národní agentuře dány k dispozici další finanční prostředky k přerozdělení
akreditovaným příjemcům a pod podmínkou, že informace poskytnuté příjemci v
nástroji pro předkládání zpráv a řízení programu Erasmus+ prokazují, že jsou
schopni realizovat další aktivity mobility.
b) Až do uplynutí doby 12 měsíců od zahájení projektu může příjemce předložit
odůvodněnou žádost o další finanční prostředky na mimořádné náklady a podporu
inkluze pro účastníky, pokud tyto další potřeby nelze pokrýt převodem finančních
prostředků v rámci stávající výše grantu, aniž by to mělo negativní dopad na
plnění cílů uvedených v příloze II.
Národní agentura tyto žádosti zváží, pokud pro tento účel zůstávají k dispozici
finanční prostředky. Je-li žádost o další finanční prostředky schválena, národní
agentura posoudí, zda je nutné dodatek týkající se dalších finančních prostředků
vyhotovit okamžitě, nebo to postačí učinit v pozdější fázi.
Národní agentura provede své posouzení na základě částky předběžného
financování, která již byla příjemci vyplacena, výše požadovaných dalších
11
finančních prostředků a povahy výdajů ke schválení. Je-li nutné zajistit, aby
příjemce mohl dodržovat pravidla poskytování podpory inkluze pro účastníky, jak
je uvedeno ve zvláštních podmínkách, vyhotoví národní agentura požadovaný
dodatek bezodkladně.
VII. KONTROLY PŘÍJEMCŮ GRANTŮ A POSKYTOVÁNÍ
PODPŮRNÝCH DOKUMENTŮ
V souladu s článkem II.27 přílohy I dohody mohou být u příjemce v souvislosti s
dohodou provedeny kontroly a audity. Kontroly a audity usilují o ověření toho, zda
příjemce při řízení grantu dodržoval pravidla stanovená v dohodě, aby bylo možno
stanovit konečnou výši grantu, na niž má příjemce nárok.
U všech projektů musí být provedena kontrola závěrečné zprávy. Navíc může být u
projektu dále provedena další kontrola dokladů nebo kontrola na místě, jestliže je dohoda
o projektu zahrnuta do vzorku národní agentury, který vyžaduje Evropská komise, či
jestliže národní agentura vybrala dohodu pro cílenou kontrolu na základě svého
posouzení rizik.
Nevyžádá-li si národní agentura originály podpůrných dokumentů, musí jí příjemce dodat
pro kontrolu závěrečné zprávy a pro kontrolu dokladů listinné nebo elektronické kopie
podpůrných dokumentů uvedených v oddíle I.2. Po provedení analýzy originálů
podpůrných dokumentů je národní agentura musí vrátit příjemci. Pokud není příjemce ze
zákona oprávněn zaslat pro kontrolu závěrečné zprávy nebo pro kontrolu dokladů
originály podpůrných dokumentů, může zaslat jejich kopii.
Národní agentura může příjemce požádat, aby pro kterýkoli z druhů kontrol poskytl další
podpůrné dokumenty nebo důkazy, které jsou obvykle požadovány pro jiný druh
kontroly, jak je uvedeno v článku II.27 Všeobecných podmínek.
Mezi jednotlivé druhy kontrol musí patřit tyto:
a) Kontrola závěrečné zprávy
Kontrola závěrečné zprávy se provádí ve fázi předložení závěrečné zprávy v prostorách
národní agentury, aby bylo možno stanovit konečnou výši grantu, na niž má příjemce
nárok.
Závěrečná zpráva příjemce národní agentuře musí obsahovat tyto informace (v
příslušném případě v rámci formátu akce a dotčeného projektu):
12
Jednotkové příspěvky vynaložené v rozpočtových kategoriích:
Podpora na cestovní náklady
Podpora na pobytové náklady
Podpora inkluze pro organizace
Přípravné návštěvy
Skutečné náklady vzniklé pro rozpočtové kategorie:
Podpora inkluze pro účastníky
Mimořádné náklady
Pro pracovníky s mládeží: Doplňkové aktivity pro mobilitu pracovníků
s mládeží (rozvoj systémů a osvětová činnost)
b) Kontrola dokladů
Kontrola dokladů je hloubkovou kontrolou podpůrných dokumentů v prostorách národní
agentury, která může být provedena ve fázi předložení závěrečné zprávy nebo po ní. Na
vyžádání musí příjemce předložit národní agentuře podpůrné dokumenty pro všechny
rozpočtové kategorie.
c) Kontroly na místě
Kontroly na místě vykonává národní agentura v prostorách příjemce nebo v jiných
prostorách relevantních pro realizaci projektu. V průběhu kontrol na místě musí příjemce
národní agentuře zpřístupnit k přezkumu originály podpůrné dokumentace pro všechny
rozpočtové kategorie a musí jí umožnit přístup k záznamům o výdajích projektu ve svém
účetnictví.
Kontroly na místě mohou mít tyto podoby:
- Kontrola na místě v průběhu realizace projektu: tuto kontrolu provádí národní
agentura v průběhu realizace projektu, aby si přímo ověřila skutečný stav
a způsobilost všech projektových aktivit a účastníků.
- Kontrola na místě po dokončení projektu: tato kontrola se provádí po ukončení
projektu a obvykle po kontrole závěrečné zprávy.
Pouze pro akreditované příjemce:
- Systémová kontrola
Systémová kontrola se provádí, aby se zjistilo, jaký má příjemce systém pro řádné
podávání žádostí o grant v rámci programu a zda dodržuje závazky přijaté v důsledku
jeho akreditace. Systémová kontrola se provádí, aby se zjistilo, zda příjemce dodržuje
13
realizační standardy, k nimž se v rámci programu Erasmus+ zavázal. Příjemce musí
národní agentuře umožnit, aby si ověřila skutečný stav a způsobilost všech projektových
aktivit a účastníků všemi dokumentačními prostředky, včetně videozáznamů a
fotografických záznamů o uskutečněných aktivitách, aby se vyloučilo dvojí financování
nebo jiné nesrovnalosti.
VIII. DOPLŇUJÍCÍ FINANČNÍ A SMLUVNÍ PRAVIDLA PLATNÁ POUZE
PRO PROJEKTY, KTERÉ KVŮLI ONEMOCNĚNÍ COVID-19
POŘÁDAJÍ VIRTUÁLNÍ AKTIVITY
Následující pravidla doplňují pravidla v článku I.2 a II.2 přílohy III a vztahují se pouze
na případy, kdy je z důvodu onemocnění COVID-19 nutné realizovat virtuální aktivity.
Vyžaduje se podávání zpráv o virtuálních mobilitách v souladu s pravidly stanovenými v
grantové dohodě.
Článek VIII.1. Výpočet jednotkových příspěvků a podpůrné dokumenty
Na cestovní a pobytové náklady není při virtuálních aktivitách nárok.
C. Náklady na organizaci mobilit
a) Výpočet výše grantu: výše grantu se vypočte tak, že se celkový počet účastníků
virtuálních aktivit vynásobí jednotkovým příspěvkem uvedeným v příloze IV dohody.
b) Rozhodná událost: pro nárok na grant je bezpodmínečně nutné, aby účastník aktivitu
skutečně vykonal.
c) Podpůrné dokumenty: doklad o tom, že se daná osoba zúčastnila aktivity, a to ve formě
prohlášení podepsaného přijímající organizací, v němž je uvedeno jméno účastníka, účel
aktivity a datum zahájení a ukončení virtuální aktivity.
Článek VIII.2. Výpočet skutečně vynaložených nákladů
A. Podpora inkluze pro účastníky
Příjemce smí provádět převody finančních prostředků, které byly přiděleny pro jakoukoli
rozpočtovou kategorii do kategorie podpora inkluze, i když původně pro tuto kategorii
nebyly žádné finanční prostředky přiděleny.
14
(a) Výpočet výše grantu: grant představuje náhradu 100 % skutečně vzniklých
způsobilých nákladů.
(b) Způsobilé náklady: náklady, které přímo souvisejí s účastníky s omezenými
příležitostmi a jsou nezbytné k realizaci virtuálních aktivit.
(c) Podpůrné dokumenty: faktury na skutečně vynaložené náklady, v nichž je uveden
název a adresa subjektu vystavujícího fakturu, částka a měna a datum vystavení faktury.
B. Mimořádné náklady
Příjemce smí převést z jakékoli rozpočtové kategorie založené na jednotkových
příspěvcích až 10 % finančních prostředků na mimořádné náklady s cílem pokrýt
náklady, které souvisí s nákupem a/nebo pronájmem vybavení a/nebo služeb nezbytných
k realizaci virtuálních aktivit v důsledku COVID-19, a to i v případě, že do rozpočtové
kategorie mimořádných nákladů nebyly původně přiděleny žádné finanční prostředky.
a) Výpočet výše grantu: grant nahrazuje 75 % skutečně vzniklých způsobilých nákladů za
nákup a/nebo pronájem vybavení a/nebo služeb.
b) Způsobilé náklady: náklady, které souvisí s nákupem a/nebo pronájmem vybavení
a/nebo služeb a jsou nezbytné k realizaci virtuálních aktivit.
c) Podpůrné dokumenty: doklad o zaplacení vzniklých nákladů na základě faktur nebo
jiných dokladů s uvedením jména a adresy subjektu, který je vystavil, částky, měny a
data vystavení dokladu.
15