Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
Sekretariát EJS
EUROJUST
P.O. Box: 16183
NL-2500 BD Haag
NIZOZEMSKO
PŘÍLOHA I – Všeobecné podmínky plenárních zasedání EJS
(Verze 1/2022)
ČÁST A — PRÁVNÍ A ADMINISTRATIVNÍ UJEDNÁNÍ
ČLÁNEK II.1 – DEFINICE
Pro účely smlouvy se rozumí:
„akcí“ soubor činností, pro které byl grant poskytnut a které je příjemce povinen provést podle
popisu v příloze I;
„porušením povinností“ případ, kdy příjemce nedodrží jednu ze svých smluvních povinností;
„důvěrnými informacemi nebo dokumenty“ jakékoli informace nebo dokumenty (v jakékoli
podobě), které některá ze stran obdržela od druhé strany nebo ke kterým některá ze stran získala
přístup v souvislosti s plněním smlouvy a které některá ze stran písemně označila za důvěrné. Pod
tento pojem nespadají informace, jež jsou veřejně přístupné;
„střetem zájmů“ situace, kdy je nestranné a objektivní plnění smlouvy ze strany příjemce
ohroženo existencí rodinných nebo citových vazeb, politické nebo národnostní spřízněnosti,
ekonomických zájmů, jakýchkoli jiných přímých nebo nepřímých osobních zájmů nebo jakéhokoli
jiného společného zájmu s Eurojustem nebo třetí stranou v souvislosti s předmětem smlouvy;
„přímými náklady“ specifické náklady, které přímo souvisí s prováděním akce, a lze je tedy
k této akci přímo přiřadit. Nepatří mezi ně případné nepřímé náklady;
„vyšší mocí“ jakákoli nepředvídatelná, výjimečná situace nebo událost, kterou strany nemohou
ovlivnit a která brání kterékoli z nich ve splnění některé z jejich povinností vyplývajících ze
smlouvy a kterou nelze přičíst na vrub pochybení nebo nedbalosti dotčené strany nebo
subdodavatelů, spřízněných osob nebo třetích stran, které obdržely finanční podporu, a která se
ukáže být nevyhnutelnou navzdory vynaložení náležité péče. Výhrady vyšší moci se nelze
dovolávat v případě pracovních sporů, stávek, finančních potíží, při neposkytnutí jakýchkoli
služeb, v případě závad na vybavení nebo materiálu nebo při zpoždění v jejich poskytnutí, pokud
tyto nejsou přímým důsledkem události vyšší moci;
„oznámením“ forma komunikace mezi stranami uskutečněná elektronickou poštou, u které získá
odesílatel přesvědčivý důkaz o tom, že zpráva byla doručena určenému příjemci;
„podvodem“ jakékoli jednání nebo opomenutí související s použitím nebo učiněním
nepravdivých, nesprávných nebo neúplných prohlášení nebo dokumentů, jehož důsledkem je
zpronevěření nebo neoprávněné zadržování finančních prostředků nebo aktiv z rozpočtu Unie,
neposkytnutí informací v rozporu se zvláštní povinností, které má stejný účinek, nebo zneužití
těchto finančních prostředků nebo aktiv k jiným účelům, než pro které byly původně poskytnuty;
strana 1 z 18
„vážným profesním pochybením“ porušení platných právních předpisů nebo etických norem
profesního stavu, ke kterému se daná fyzická nebo právnická osoba hlásí, nebo jakékoli protiprávní
jednání fyzické nebo právnické osoby, které má dopad na její profesní důvěryhodnost, pokud má
toto jednání charakter úmyslu nebo hrubé nedbalosti;
„dobou provádění“ doba provádění činností, které jsou součástí akce podle článku I.2.2;
„nepřímými náklady“ náklady, které nejsou specifickými náklady přímo souvisejícími
s prováděním akce, a proto je nelze k této akci přímo přiřadit. Tento pojem se nevztahuje na
náklady, které lze označit jako způsobilé přímé náklady nebo je jako takové vykázat;
„nesrovnalostí“ jakékoli porušení ustanovení práva Unie, ke kterému dojde v důsledku jednání
nebo opomenutí příjemce a které má nebo by mohlo mít za následek poškození rozpočtu Unie;
„maximální výší grantu“ maximální příspěvek EU na akci podle článku I.3.1;
„spřízněnou osobou“ jakákoli fyzická nebo právnická osoba, která je členem správního, řídícího
nebo kontrolního orgánu příjemce nebo která má vůči příjemci zástupčí, rozhodovací nebo
kontrolní oprávnění;
„datem zahájení“ datum zahájení provádění akce podle článku I.2.2.
ČLÁNEK II.2 - OBECNÉ POVINNOSTI PŘÍJEMCE
Příjemce je povinen:
a) provést akci v souladu se smlouvou,
b) dodržet všechny právní povinnosti, které mu vyplývají z platných právních předpisů EU
a objektivního mezinárodního a vnitrostátního práva;
c) neprodleně informovat EJS/Eurojust o všech událostech nebo okolnostech, o nichž se
příjemce dozví a které by mohly ovlivnit nebo zpozdit provádění akce;
d) neprodleně informovat EJS/Eurojust:
i) o jakékoli změně svých právních, finančních, technických, organizačních nebo
vlastnických poměrů a o jakékoli změně svého názvu, sídla nebo právního zástupce;
ii) o jakékoli změně týkající se situací zakládajících vyloučení podle článku 136
nařízení (EU) č. 2018/1046
ČLÁNEK II.3 - KOMUNIKACE MEZI STRANAMI
II.3.1. Formy a prostředky komunikace
Jakékoli sdělení týkající se smlouvy nebo jejího provádění musí:
a) být učiněno písemně (v listinné nebo elektronické podobě) v jazyce smlouvy;
strana 2 z 18
b) být označeno číslem smlouvy a
c) být uskutečněno za použití komunikačních údajů uvedených v článku I.7.
Pokud strana požádá o písemné potvrzení elektronické zprávy v přiměřené lhůtě, je odesílatel
povinen co nejdříve poskytnout originál podepsané zprávy ve fyzické podobě.
II.3.2. Datum sdělení
Jakékoli sdělení se považuje za učiněné v okamžiku, kdy jej přijímající strana obdrží, pokud
smlouva nestanoví, že se sdělení považuje za učiněné v okamžik jeho odeslání.
E-mailová zpráva se považuje za obdrženou přijímající stranou v den jejího odeslání za
předpokladu, že je odeslána na e-mailovou adresu uvedenou v článku I.7. Odesílající strana musí
být s to datum odeslání prokázat. Pokud odesílající strana obdrží zprávu o nedoručení, musí
vynaložit veškeré úsilí s cílem zajistit, aby druhá strana sdělení obdržela e-mailem nebo klasickou
poštou. V takovém případě se na odesílající stranu nepohlíží, jako kdyby porušila svou povinnost
zaslat dané sdělení ve stanovené lhůtě.
Korespondence zaslaná sekretariátu EJS/Eurojustu prostřednictvím poštovní nebo kurýrní služby
se považuje za doručenou sekretariátu EJS/Eurojust v den, kdy je tato pošta zaevidována
Eurojustem.
Oznámení se považují za obdržená přijímající stranou v den jejich přijetí uvedený v dokladu, který
obdrží odesílající strana a který potvrzuje, že zpráva byla doručena určenému příjemci.
ČLÁNEK II.4 - ODPOVĚDNOST ZA ŠKODU
II.4.1. Eurojust nelze činit odpovědným za jakoukoli škodu způsobenou příjemci nebo jemu
vzniklou, včetně škody způsobené třetím osobám v důsledku nebo v průběhu provádění
akce.
II.4.2. S výjimkou případů vyšší moci je příjemce povinen nahradit Eurojustu jakoukoli škodu,
která mu vznikne v důsledku provádění akce nebo v důsledku toho, že akce nebyla
provedena plně v souladu se smlouvou.
ČLÁNEK II.5 - STŘET ZÁJMŮ
II.5.1. Příjemce je povinen podniknout veškerá nezbytná opatření s cílem zabránit jakémukoli
střetu zájmů.
II.5.2. Příjemce je povinen neprodleně informovat Eurojust o jakékoli situaci, která představuje
nebo by mohla vést ke střetu zájmů. Neprodleně je povinen přijmout veškerá nezbytná
opatření k nápravě této situace.
Eurojust je oprávněn si ověřit, zda jsou podniknutá opatření vhodná, a případně požadovat,
aby byla ve stanovené lhůtě přijata další opatření.
strana 3 z 18
ČLÁNEK II. II.6 - ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
II.6.1. Zpracování osobních údajů Eurojustem
Veškeré osobní údaje obsažené ve smlouvě musí Eurojust zpracovávat v souladu s nařízením (EU)
č. 2018/17251.
Tyto údaje je správce údajů uvedený v článku I.7.1 oprávněn zpracovávat výhradně za účelem
provádění, řízení a kontroly smlouvy nebo ochrany finančních zájmů EU, včetně kontrol, auditů
a šetření v souladu s článkem II.20.
Příjemce má právo požadovat přístup ke svým osobním údajům a jejich opravu nebo výmaz a má
právo na omezení jejich zpracování, případně právo na přenositelnost údajů nebo právo vznést
námitku proti zpracování údajů v souladu s nařízením (EU) č. 2018/1725. Za tímto účelem je
povinen zaslat veškeré dotazy týkající se zpracování jeho osobních údajů správci údajů uvedenému
v článku I.7.1.
Příjemce má možnost se kdykoli obrátit na evropského inspektora ochrany údajů.
II.6.2. Zpracování osobních údajů příjemcem
Příjemce je povinen zpracovávat osobní údaje v rámci této smlouvy v souladu s platnými právními
předpisy EU a vnitrostátními právními předpisy o ochraně údajů (včetně oprávnění nebo
informačních povinností).
Příjemce je oprávněn svým zaměstnancům umožnit přístup pouze k údajům, které jsou nezbytně
nutné k provedení, správě a kontrole smlouvy. Příjemce je povinen zajistit, aby se pracovníci
oprávnění zpracovávat osobní údaje zavázali k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala příslušná
zákonná povinnost mlčenlivosti.
Příjemce je povinen podniknout vhodná technická a organizační bezpečnostní opatření s ohledem
na rizika spojená se zpracováním údajů a na povahu, rozsah, souvislosti a účely zpracování
příslušných osobních údajů. Smyslem je zajistit všude tam, kde je to namístě:
a) pseudonymizaci a šifrování osobních údajů;
b) schopnost zaručit trvalou důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost systémů a služeb
zpracování;
c) schopnost obnovit včas dostupnost osobních údajů a přístup k nim v případě fyzických či
technických incidentů;
d) proces pravidelného testování, posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických
a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování;
1 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob
v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými právními subjekty Unie a o volném
pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001 a rozhodnutí č. 1247/2002/ES.
strana 4 z 18
e) opatření s cílem ochránit osobní údaje proti náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě,
změně nebo neoprávněnému poskytnutí nebo zpřístupnění přenášených, uložených nebo
jinak zpracovávaných osobních údajů.
ČLÁNEK II.7 - VIDITELNOST FINANCOVÁNÍ UNIE
II.7.1. Informace o financování Unie a použití znaku Evropské unie
Při absenci jiného požadavku nebo ujednání musí veškerá sdělení nebo publikace ze strany
příjemce, která se týkají akce, včetně těch učiněných na konferencích, seminářích nebo
v jakýchkoli informačních či propagačních materiálech (jako jsou brožury, letáky, plakáty,
prezentace, v elektronické podobě atd.):
a) uvádět, že akce byla financována z prostředků Unie a
b) být označeny znakem Evropské unie.
Pokud je znak Evropské unie zobrazován společně s jiným logem, musí být náležitě zvýrazněn.
Povinnost uvádět znak Evropské unie nezakládá výlučné právo příjemce na jeho používání.
Příjemce si nesmí přivlastnit znak Evropské unie ani žádnou podobnou ochrannou známku nebo
logo, a to ani zápisem, ani žádným jiným způsobem.
Pro účely prvního, druhého a třetího pododstavce a za podmínek v nich uvedených je příjemce
oprávněn používat znak Evropské unie bez předchozího povolení.
ČLÁNEK II.8 - ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK NEZBYTNÝCH K PROVEDENÍ AKCE
II.8.1. Pokud je k provedení akce zapotřebí, aby příjemce zadal zakázku na dodávku zboží,
stavebních prací nebo služeb, je oprávněn tak učinit v souladu se svou obvyklou nákupní
praxí za předpokladu, že zakázka bude zadána uchazeči, který nabídne nejlepší poměr mezi
kvalitou a cenou, případně uchazeči, který nabídne nejnižší cenu. Příjemce se zároveň musí
vyvarovat jakéhokoli střetu zájmů.
Příjemce je povinen zajistit, aby mohly Eurojust, Evropský účetní dvůr a Evropský úřad
pro boj proti podvodům (OLAF) vykonávat svá práva podle článku II.20 také vůči
dodavatelům příjemce.
strana 5 z 18
II.8.2. Příjemce, který je „veřejným zadavatelem“ ve smyslu směrnice 2014/24/EU2 nebo
„zadavatelem“ ve smyslu směrnice 2014/25/EU3 , je povinen dodržovat platná vnitrostátní
pravidla pro zadávání veřejných zakázek.
Příjemce je povinen zajistit, aby se podmínky, které pro něj vyplývají z článků II.4, II.5,
vztahovaly i na jeho dodavatele.
II.8.3. Příjemce zůstává výhradně odpovědný za provedení akce a za dodržení smlouvy.
II.8.4. Pokud příjemce poruší své povinnosti podle článku II.8.1, považují se náklady související
s danou smlouvou za nezpůsobilé.
Pokud příjemce poruší své povinnosti podle článku II.8.2, může být grant snížen v souladu
s článkem II.18.3.
ČLÁNEK II.9 - ZMĚNY SMLOUVY
II.9.1. Jakákoli změna smlouvy musí být provedena písemně.
II.9.2. Účelem nebo důsledkem změny smlouvy nesmí být provedení změn, které by
zpochybnily rozhodnutí o udělení grantu nebo byly v rozporu se zásadou rovného
zacházení s příjemci.
II.9.3. Každá žádost o změnu musí být:
a) řádně odůvodněna;
b) doplněna o příslušné podklady a
c) zaslána druhé straně v dostatečném předstihu před jejím požadovaným nabytím
účinnosti a v každém případě alespoň jeden měsíc před koncem doby provádění.
Ustanovení písmene c) se nepoužije v případech řádně odůvodněných stranou žádající
o změnu, pokud s tím druhá strana souhlasí.
II.9.4. Změna nabývá účinnosti dnem jejího podpisu poslední stranou.
ČLÁNEK II.10 - VYŠŠÍ MOC
II.10.1. Strana čelící události vyšší moci je povinna neprodleně zaslat druhé straně oznámení,
v němž uvede povahu situace nebo události, její pravděpodobné trvání a předvídatelné
účinky.
2 Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2014/24/EU ze dne 26. února 2014 o zadávání veřejných zakázek
a o zrušení směrnice 2004/18/ES.
3 Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2014/25/EU ze dne 26. února 2014 o zadávání zakázek subjekty
působícími v odvětví vodního hospodářství, energetiky, dopravy a poštovních služeb a o zrušení
směrnice 2004/17/ES.
strana 6 z 18
II.10.2. Strany podniknou nezbytná opatření k omezení případných škod způsobených touto
událostí vyšší moci. Jsou povinny učinit vše, co je v jejich silách, aby co nejdříve obnovily
provádění akce.
II.10.3. Pokud jedna ze stran čelí události vyšší moci, nelze na ni pohlížet tak, že porušila své
smluvní povinnosti, pokud jí v jejich plnění zabránila tato událost vyšší moci.
ČLÁNEK II.11 - POZASTAVENÍ PROVÁDĚNÍ AKCE
II.11.1 Pozastavení provádění akce příjemcem
Příjemce je oprávněn pozastavit provádění akce nebo její části, pokud výjimečné okolnosti
znemožní nebo nadměrně ztíží její provádění, zejména v případě události vyšší moci.
Příjemce je povinen neprodleně informovat Eurojust a uvést:
a) důvody pozastavení, včetně podrobností o datu nebo období, kdy výjimečné okolnosti
nastaly a
b) předpokládané datum obnovení provádění.
Jakmile okolnosti umožní příjemci obnovit provádění akce, je o tom povinen neprodleně
informovat Eurojust a předložit žádost o změnu smlouvy podle článku II.11.3. Tato povinnost se
na příjemce nevztahuje, pokud dojde k vypovězení smlouvy podle článku II.12.1 nebo
s čl. II.12.2.1 písm. b) nebo c).
II.11.2. Pozastavení realizace ze strany Eurojustu
II.11.2.1. Důvody pro pozastavení
Eurojust je oprávněn pozastavit provádění akce nebo její části:
a) má-li Eurojust důkazy o tom, že se příjemce v zadávacím řízení nebo při provádění
smlouvy dopustil nesrovnalostí, podvodu nebo porušení povinností;
b) pokud má Eurojust důkazy o tom, že se příjemce dopustil systémových nebo
opakovaných nesrovnalostí, podvodů nebo vážného porušení povinností v rámci jiných
grantů financovaných Unií nebo Evropským společenstvím pro atomovou energii (dále
jen „Euratom“), které mu byly uděleny za podobných podmínek, a tyto nesrovnalosti,
podvody nebo porušení povinností mají podstatný dopad na tento grant nebo
c) pokud má Eurojust podezření na nesrovnalosti, podvody nebo porušení povinností ze
strany příjemce v rámci řízení o udělení grantu nebo při provádění smlouvy a potřebuje
si ověřit, zda k nim skutečně došlo.
II.11.3. Účinky pozastavení
Pokud lze v provádění akce pokračovat a nedojde-li k vypovězení smlouvy, musí být v souladu
s článkem II.9 provedena změna smlouvy s cílem:
a) stanovit termín, ke kterému musí být provádění akce obnoveno;
strana 7 z 18
b) prodloužit dobu provádění akce a
c) provést další změny nezbytné k přizpůsobení akce nové situaci.
Pozastavení se zruší s účinností od data obnovení realizace stanoveného ve změně. Tento termín
může předcházet datu, kdy změna nabude účinnosti.
Náklady vzniklé během období pozastavení, které souvisejí s prováděním pozastavené akce nebo
její pozastavené části, nemohou být proplaceny nebo uhrazeny z grantu.
Pozastavení provádění akce nemá vliv na právo Eurojustu vypovědět smlouvu v souladu
s článkem II.12.2, snížit výši grantu nebo požadovat navrácení neoprávněně vyplacených částek.
Žádná ze stran nemá právo na náhradu škody způsobené pozastavením realizace druhou stranou.
ČLÁNEK II.12 - VÝPOVĚĎ SMLOUVY
II.12.1. Výpověď smlouvy ze strany příjemce
Příjemce je oprávněn smlouvu vypovědět.
Příjemce je povinen zaslat písemné oznámení o výpovědi Eurojustu a uvést v něm:
a) výpovědní důvod a
b) datum, ke kterému výpověď nabývá účinnosti. Toto datum musí nastat poté, co bude
oznámení učiněno.
Pokud příjemce výpovědní důvody neuvede nebo pokud Eurojust usoudí, že uvedené důvody
neopodstatňují výpověď smlouvy, výpověď smlouvy se považuje za neoprávněnou.
Výpověď nabývá účinnosti dnem uvedeným v oznámení.
II.12.2. Výpověď smlouvy ze strany Eurojustu
II.12.2.1 Výpovědní důvody
Eurojust je oprávněn smlouvu vypovědět, pokud:
a) v právních, finančních, technických, organizačních nebo vlastnických poměrech příjemce
nastanou změny, které s největší pravděpodobností ovlivní provádění smlouvy nebo
zpochybní rozhodnutí o udělení grantu, nebo změny týkající se situací zakládajících
vyloučení podle článku 136 nařízení (EU) č. 2018/1046, které zpochybní rozhodnutí
o udělení grantu;
b) se příjemce, jakákoli s ním spřízněná osoba nebo jakákoli fyzická osoba, která má
zásadní význam pro udělení grantu nebo provádění smlouvy, dopustili vážného porušení
povinností, včetně nesprávného provádění akce dle popisu v příloze I;
c) je provádění akce znemožněno nebo pozastaveno z důvodu události vyšší moci nebo
výjimečných okolností a
i) obnovení realizace je buď nemožné, nebo
ii) by nezbytné změny smlouvy zpochybnily rozhodnutí o udělení grantu nebo by byly
v rozporu se zásadou rovného zacházení s žadateli;
strana 8 z 18
d) příjemce nebo fyzická či právnická osoba, která má neomezenou odpovědnost za dluhy
příjemce:
i) je v úpadku, je proti ní vedeno insolvenční řízení nebo se nachází v likvidaci, její
majetek spravuje likvidátor nebo soud, uzavřela ujednání se svými věřiteli,
pozastavila svou obchodní činnost nebo se nachází ve srovnatelné situaci
vyplývající z podobných řízení podle vnitrostátních právních a správních předpisů;
ii) neplní své povinnosti v oblasti placení daní nebo odvodů na sociální zabezpečení
v souladu s platným právem;
e) příjemce nebo jakákoli s ním spřízněná osoba nebo jakákoli fyzická osoba, která má
zásadní význam pro udělení grantu nebo provádění smlouvy, se dopustila:
i) vážného profesního pochybení prokázaného jakýmkoli způsobem;
ii) podvodu;
iii) korupce;
iv) jednání souvisejícího s činností zločineckých organizací;
v) praní peněz;
vi) trestného činu souvisejícího s terorismem (včetně financování terorismu);
vii) trestného činu v oblasti dětské práce nebo jiných trestných činů spadajících pod
trestnou činnost obchodování s lidmi;
f) Eurojust má důkazy o tom, že se příjemce nebo jakákoli s ním spřízněná osoba nebo
jakákoli fyzická osoba, která má zásadní význam pro udělení grantu nebo provádění
smlouvy, dopustila nesrovnalostí, podvodů nebo porušení povinností v zadávacím řízení
nebo při provádění smlouvy, včetně případů, kdy příjemce nebo s ním spřízněná osoba
nebo fyzická osoba předložila nepravdivé informace nebo neposkytla požadované
informace;
g) Eurojust má důkazy o tom, že se příjemce dopustil systémových nebo opakovaných
nesrovnalostí, podvodů nebo vážných porušení povinností v rámci jiných grantů Unie
nebo Euratomu, které mu byly uděleny za podobných podmínek, a tyto nesrovnalosti,
podvody nebo porušení povinností mají podstatný dopad na tento grant;
h) příjemce nebo jakákoli s ním spřízněná osoba nebo jakákoli fyzická osoba, která má
zásadní význam pro udělení grantu nebo pro provedení smlouvy, vytvořila subjekt v jiné
jurisdikci s úmyslem vyhnout se daňovým, sociálním nebo jiným právním povinnostem
v jurisdikci svého sídla, ústřední správy nebo hlavního místa podnikání;
i) příjemce nebo jakákoli s ním spřízněná osoba byl(a) vytvořen(a) s úmyslem uvedeným
v písmenu h).
II.12.3. Účinky výpovědi
Ve lhůtě 30 kalendářních dnů ode dne, kdy výpověď nabude účinnosti, je příjemce povinen
předložit žádost o vyplacení zůstatku podle článku I.4.1.
Pokud Eurojust neobdrží žádost o vyplacení zůstatku ve výše uvedené lhůtě, budou z grantu
proplaceny nebo uhrazeny pouze náklady nebo příspěvky, které jsou uvedeny ve schválené zprávě
a případně ve schváleném finančním výkazu.
Pokud Eurojust smlouvu vypoví, protože příjemce porušil svou povinnost předložit žádost
o platbu, není příjemce oprávněn po vypovězení smlouvy předložit žádost o platbu. V takovém
případě se použije druhý pododstavec.
strana 9 z 18
Eurojust vypočítá konečnou výši grantu podle článku II.18 na základě předložených zpráv.
Přihlédnuto bude pouze k činnostem provedeným před datem nabytí účinnosti výpovědi nebo před
datem konce doby provádění podle článku I.2.2, podle toho, který z těchto okamžiků nastane dříve.
Pokud je grant udělen ve formě proplacení skutečně vynaložených nákladů podle článku I.3.2,
budou z grantu proplaceny nebo uhrazeny pouze náklady vzniklé před nabytím účinnosti
výpovědi. K nákladům souvisejícím se zakázkami, které mají být plněny až po výpovědi, se
nepřihlíží a tyto náklady nebudou proplaceny ani hrazeny z grantu.
ČLÁNEK II.13 - ROZHODNÉ PRÁVO, ŘEŠENÍ SPORŮ A VYKONATELNÁ ROZHODNUTÍ
II.13.1. Smlouva se řídí platným právem Unie, v případě potřeby doplněným právem
Nizozemského království.
II.13.2. V souladu s článkem 272 Smlouvy o fungování EU má Tribunál nebo v případě odvolání
Soudní dvůr Evropské unie výlučnou pravomoc rozhodovat spory mezi Unií a kterýmkoli
příjemcem týkající se výkladu, uplatňování nebo platnosti této smlouvy, které se nepodaří
vyřešit smírně.
II.13.3. V souladu s článkem 299 Smlouvy o fungování EU je Eurojust oprávněn pro účely
vymáhání pohledávek ve smyslu článku II.26 přijmout vykonatelné rozhodnutí o uložení
peněžitých povinností jiným osobám než státům.
Proti takovému rozhodnutí lze podat žalobu k Tribunálu Evropské unie v souladu
s článkem 263 Smlouvy o fungování EU.
ČÁST B - FINANČNÍ USTANOVENÍ
ČLÁNEK II.14 - ZPŮSOBILÉ NÁKLADY
II.14.1. Předpoklady způsobilosti nákladů
Způsobilými náklady na akci jsou náklady, které příjemci skutečně vznikly a které splňují
následující kritéria:
a) byly vynaloženy v průběhu doby provádění, s výjimkou nákladů souvisejících s žádostí
o platbu zůstatku a příslušných podkladů podle článku I.4.1.2 žádosti o platbu;
b) jsou uvedeny v odhadovaném rozpočtu. Odhadovaný rozpočet je stanoven v příloze III,
c) byly vynaloženy v souvislosti s akcí popsanou v příloze II a byly nezbytné k jejímu
provedení;
d) jsou určitelné a ověřitelné, zejména jsou evidovány v účetních záznamech příjemce
a určeny v souladu s platnými účetními standardy země sídla příjemce a v souladu
s obvyklými postupy účtování nákladů příjemce;
e) splňují požadavky platných předpisů v oblasti daní a sociálních odvodů;
f) jsou přiměřené, odůvodněné a v souladu se zásadou řádného hospodaření, zejména pokud
jde o hospodárnost a efektivitu.
strana 10 z 18
II.14.2. Způsobilé přímé náklady
Způsobilé jsou pouze takové přímé náklady na akci, které splňují předpoklady způsobilosti
stanovené v článku II.14.1.
Způsobilými přímými náklady jsou zejména náklady spadající do těchto kategorií:
i) náklady na ubytování v případě pracovníků kontaktních míst EJS, řečníků
(kteří nejsou pracovníky kontaktních míst EJS) a osob, které se přímo podílejí
na akci (akcích), pokud nepřesahují finanční limity schválené Eurojustem;
ii) proplaceny mohou být cestovní náklady řečníků (kteří nejsou pracovníky
kontaktních míst EJS);
iii) přesuny účastníků autobusem během dnů konání zasedání, včetně přesunu
z letiště;
iv) náklady na pronájem/leasing vybavení (nového nebo použitého) v rozsahu
doby trvání akce a míry skutečného využití;
v) náklady na spotřební materiál a papírenské výrobky za předpokladu, že je lze
určit a přiřadit k akci;
vi) náklady vzniklé v rámci dalších zakázek zadaných příjemcem za účelem
provedení akce, pokud jsou splněny předpoklady stanovené v článku II.8;
vii) náklady na tlumočení a překlady;
viii) náklady vznikající přímo z požadavků uložených smlouvou (šíření informací,
rozmnožování atd.);
ix) náklady na stravování a občerstvení v rozsahu nepřesahujícím částky schválené
Eurojustem.
II.14.3. Nezpůsobilé náklady
Kromě jakýchkoli jiných nákladů, které nesplňují předpoklady stanovené v článku II.14.1, nelze
za způsobilé považovat následující náklady:
a) dlužné úroky;
b) pochybné dluhy;
c) kurzové ztráty;
d) náklady na převody z účtů Eurojustu účtované bankou příjemce;
e) náklady vykázané příjemcem v rámci jiné akce, na kterou je poskytován grant z rozpočtu
Unie. Mezi tyto granty patří i granty udělené členským státem a financované z rozpočtu
Unie a granty poskytnuté jinými subjekty než Eurojustem za účelem plnění rozpočtu
Unie.
strana 11 z 18
f) věcné příspěvky od třetích stran;
g) nadměrné nebo neuvážené výdaje;
h) odpočitatelná DPH.
ČLÁNEK II.15 - URČITELNOST A OVĚŘITELNOST VYKÁZANÝCH ČÁSTEK
II.15.1 Vykazování nákladů
Příjemce je povinen jako způsobilé náklady vykázat jen náklady skutečně vynaložené na akci
(tj. skutečné náklady) předložením závěrečného vyúčtování a zprávy podle vzoru v příloze IV
společně s podklady uvedenými v článku II.15.2.
II.15.2 Záznamy a další doklady k prokázání nákladů
Příjemce je povinen na požádání v rámci kontrol nebo auditů popsaných v článku II.20 předložit
následující dokumenty: odpovídající podklady prokazující vykázané skutečně vynaložené
náklady, jako jsou smlouvy, faktury a účetní záznamy. Tyto podklady by měly být dostatečně
jasné, aby umožnily finanční ověření.
Kromě toho musí obvyklé účetní a vnitřní kontrolní postupy příjemce umožnit přímé sesouhlasení
vykázaných částek s částkami zaznamenanými v účetních výkazech příjemce a s částkami
uvedenými v podkladech.
ČLÁNEK II.16 - PŘEVODY ROZPOČTOVÝCH PROSTŘEDKŮ
Příjemce může upravit odhadovaný rozpočet stanovený v příloze III převody mezi jednotlivými
rozpočtovými kapitolami, pokud je akce prováděna způsobem popsaným v příloze II. Taková
úprava nevyžaduje změnu smlouvy podle článku II.9.
ČLÁNEK II.17 - POZASTAVENÍ PLATEB A PLATEBNÍ LHŮTY
II.17.1 Pozastavení plateb
II.17.1.1 Důvody pro pozastavení
Eurojust je oprávněn kdykoli v průběhu provádění smlouvy pozastavit platbu předběžného
financování nebo platbu zůstatku:
a) má-li Eurojust důkazy o tom, že se příjemce v zadávacím řízení nebo při provádění
smlouvy dopustil nesrovnalostí, podvodu nebo porušení povinností;
b) pokud má Eurojust důkazy, že se příjemce dopustil systémových nebo opakovaných
nesrovnalostí, podvodů nebo vážného porušení povinností v rámci jiných grantů
financovaných Unií nebo Evropským společenstvím pro atomovou energii (dále jen
„Euratom“), které byly příjemci uděleny za podobných podmínek, a tyto nesrovnalosti,
podvody nebo porušení povinností mají podstatný dopad na tento grant nebo
strana 12 z 18
c) pokud má Eurojust podezření na závažné nesrovnalosti, podvody nebo porušení
povinností, kterých se měl příjemce dopustil v řízení o udělení grantu nebo při provádění
smlouvy, a potřebuje si ověřit, zda k nim skutečně došlo.
II.17.1.2 Účinky pozastavení plateb
Po dobu pozastavení plateb není příjemce oprávněn předkládat žádosti o platby a podklady
uvedené v článku I.4.
Příslušné žádosti o platby a podklady lze předložit co nejdříve po obnovení plateb.
Pozastavením plateb není dotčeno právo příjemce pozastavit provádění akce podle článku II.11.1
nebo vypovědět smlouvu podle článku II.12.1.
II.17.1 II.17.2 Pozastavení běhu platební lhůty
II.17.2
II.17.3 Eurojust je oprávněn kdykoli pozastavit běh lhůty pro platbu uvedené v článcích I.5.2
a I.5.3, není-li možné schválit žádost o platbu, neboť:
a) tato žádost není v souladu se smlouvou;
b) nebyly předloženy náležité podklady nebo
c) existují pochybnosti o způsobilosti nákladů vykázaných ve finančních výkazech
a je nutné provést další kontroly, revize, audity nebo šetření.
Eurojust je povinen zaslat příjemci e-mailem oznámení, v němž jej informuje o:
a) pozastavení a
b) důvodech pozastavení.
Pozastavení nabývá účinnosti dnem, kdy Eurojust oznámení odešle.
Jakmile pominou podmínky pro pozastavení běhu platební lhůty, pozastavení se zruší
a rozběhne se zbývající část lhůty.
Pokud byl běh platební lhůty pozastaven, neboť zpráva nebo finanční výkaz nebyly
v souladu se smlouvou a opravená zpráva nebo opravený výkaz nebyly předloženy
vůbec nebo byly předloženy, ale byly rovněž zamítnuty, je Eurojust oprávněn smlouvu
vypovědět podle č. II.12.2.1 písm. b) a částku grantu snížit podle článku II.18.3.
ČLÁNEK II.18 - VÝPOČET KONEČNÉ VÝŠE GRANTU
Konečná výše grantu závisí na rozsahu, v jakém byla akce provedena v souladu s podmínkami
smlouvy.
Konečnou výši grantu vypočítá Eurojust v okamžiku platby zůstatku. Výpočet se provádí v těchto
krocích:
strana 13 z 18
Krok 1 — Použití sazby náhrad na způsobilé náklady
Krok 2 — Stanovení stropu maximální výše grantu
Krok 3 — Zkrácení vlivem nesprávného provedení, nesrovnalostí, podvodů nebo porušení
povinností.
ČLÁNEK II.19 – VRÁCENÍ PROSTŘEDKŮ
II.19.1 Vrácení prostředků
Musí-li být určitá částka vrácena na základě ustanovení této smlouvy, zavazuje se příjemce
dotčenou částku vrátit.
V případě plenárních zasedání: pokud částka předběžného financování převyšuje celkovou
částku akce.
II.19.2 Postup při vracení prostředků
Před vrácením prostředků je Eurojust povinen zaslat příjemci oznámení:
a) sdělující jeho záměr získat zpět neoprávněně vyplacenou částku;
b) upřesňující dlužnou částku a důvody pro její vrácení a
c) vyzývající příjemce k tomu, aby vyjádřil ve stanovené lhůtě své připomínky.
Pokud nebudou předloženy žádné připomínky nebo pokud se Eurojust navzdory připomínkám
předloženým příjemcem rozhodne trvat na vrácení dotčených částek, je Eurojust oprávněn potvrdit
vrácení částky tím, že příjemci zašle oznámení, které bude tvořit výzva k úhradě uvádějící
podmínky a lhůtu splatnosti.
Nebude-li platba provedena ve lhůtě splatnosti uvedené ve výzvě k úhradě, získá Eurojust dlužnou
částku zpět:
a) jejím započtením i bez předchozího souhlasu příjemce proti jakýmkoli pohledávkám
příjemce za Eurojustem;
Ve výjimečných případech je Eurojust oprávněn v zájmu ochrany finančních zájmů Unie
provést započtení před splatností.
Proti takovému započtení lze podat žalobu k Tribunálu Evropské unie v souladu
s článkem 263 Smlouvy o fungování EU;
b) podáním žaloby podle článku II.13.2 nebo podle zvláštních podmínek nebo přijetím
vykonatelného rozhodnutí podle článku II.13.3.
strana 14 z 18
ČLÁNEK II.20 - KONTROLY, AUDITY A HODNOCENÍ
II.20.1 Technické a finanční kontroly, audity, průběžná a závěrečná hodnocení
Eurojust je oprávněn v průběhu provádění akce nebo po jejím skončení uskutečňovat technické
a finanční kontroly a audity s cílem ověřit, zda příjemce provádí akci řádně a zda plní povinnosti
podle smlouvy.
Informace a dokumenty poskytnuté v rámci kontrol nebo auditů musí být považovány za důvěrné.
Dále je Eurojust oprávněn provést průběžná nebo závěrečná hodnocení dopadu akce na základě
srovnání s cílem příslušného programu Unie.
Kontroly, audity nebo hodnocení může Eurojust provádět buď přímo prostřednictvím vlastních
zaměstnanců, nebo prostřednictvím jiných externích subjektů, které k tomu budou jeho jménem
zmocněny.
Eurojust je oprávněn zahájit takové kontroly, audity nebo hodnocení během provádění smlouvy
a po dobu tří let ode dne vyplacení zůstatku.
Kontroly, audity nebo hodnocení se považují za zahájené dnem obdržení dopisu Eurojustu, který
je oznamuje.
II.20.2 Povinnost uchovávat dokumenty
Příjemce je povinen uchovávat všechny originály dokumentů, zejména účetních a daňových
záznamů, uložené na jakémkoli vhodném nosiči, včetně digitalizovaných originálů, pokud jsou
tyto povoleny příslušnými vnitrostátními právními předpisy, a za podmínek v nich stanovených
po dobu tří let počínaje dnem vyplacení zůstatku.
Období stanovená v prvním a druhém pododstavci se prodlouží, pokud budou probíhat audity,
odvolání nebo soudní spory nebo budou vymáhány pohledávky z titulu grantu, včetně případů
uvedených v článku II.20.7. V takových případech je příjemce povinen uchovávat dokumenty až
do skončení těchto auditů, odvolání, soudních sporů nebo vymáhání pohledávek.
II.20.3 Povinnost poskytnout informace
Příjemce je povinen poskytnout veškeré informace, včetně informací v elektronické podobě, které
si vyžádá Eurojust nebo jakýkoli jiný externí subjekt zmocněný Eurojustem.
Pokud příjemce nesplní povinnost stanovenou v prvním pododstavci, je Eurojust oprávněn
považovat veškeré náklady nedostatečně podložené informacemi poskytnutými příjemcem za
nezpůsobilé.
II.20.4 Kontroly prováděné na místě
Při kontrole prováděné na místě je příjemce povinen umožnit zaměstnancům Eurojustu a externím
pracovníkům pověřeným Eurojustem přístup na místa a do prostor, kde je nebo byla akce
prováděna, a ke všem potřebným informacím, včetně informací v elektronické podobě.
strana 15 z 18
Příjemce je povinen zajistit, aby byly požadované informace v okamžiku provádění kontroly na
místě snadno dostupné a aby byly předány ve vhodné formě.
Pokud příjemce odmítne poskytnout přístup na místa, do prostor a k informacím podle požadavků
v prvním a druhém pododstavci, je Eurojust oprávněn považovat:
a) veškeré náklady, které nejsou dostatečně podloženy informacemi poskytnutými
příjemcem, za nezpůsobilé.
II.20.5 Auditní řízení o sporných otázkách
Na základě zjištění učiněných během auditu musí být vypracována předběžná zpráva (dále jen
„návrh zprávy o auditu“). Eurojust nebo jeho zmocněný zástupce ji musí zaslat příjemci, který má
30 kalendářních dnů ode dne jejího obdržení na předložení připomínek. Závěrečná zpráva (dále
jen „zpráva o závěrečném auditu“) musí být zaslána příjemci do 30 kalendářních dnů od uplynutí
lhůty pro předložení připomínek.
II.20.6 Účinky zjištění auditu
Na základě zjištění závěrečného auditu může Eurojust přijmout opatření, která považuje za
nezbytná, včetně vrácení všech nebo části plateb, které provedl podle článku II.19.
V případě zjištění závěrečného auditu po vyplacení zůstatku odpovídá částka, která má být
vrácena, rozdílu mezi přehodnocenou konečnou částkou grantu stanovenou v souladu
s článkem II.18 a celkovou částkou vyplacenou příjemci podle smlouvy na provedení akce.
II.20.7 Náprava systémových nebo opakujících se nesrovnalostí, podvodů nebo porušení
povinností
II.20.7.1 Eurojust je oprávněn uplatnit zjištění auditu z jiných grantů i na tento grant, pokud:
a) bude zjištěno, že se příjemce dopustil systémových nebo opakujících se
nesrovnalostí, podvodů nebo porušení povinností v rámci jiných grantů EU nebo
Euratomu udělených za podobných podmínek a tyto nesrovnalosti, podvody nebo
porušení povinností mají podstatný dopad na tento grant a
b) zjištění závěrečného auditu jsou příjemci zaslána prostřednictvím oznámení spolu
se seznamem grantů, kterých se tato zjištění týkají, ve lhůtě uvedené v článku
II.20.1.
Uplatnění těchto zjištění může mít za následek:
a) zamítnutí nákladů jako nezpůsobilých;
b) snížení částky grantu podle článku II.18.3;
c) vrácení neoprávněně vyplacených částek podle článku II.19;
d) pozastavení plateb podle článku II.17.1;
e) pozastavení provádění akce podle článku II.11.2;
f) výpověď podle článku II.12.2.
II.20.7.2 Eurojust je povinen zaslat příjemci oznámení, v němž ho informuje o systémových
nebo opakujících se nesrovnalostech, podvodech nebo porušení povinností a o svém
záměru rozšířit zjištění auditu společně se seznamem dotčených grantů.
a) Pokud se zjištění týkají způsobilosti nákladů, postupuje se takto:
strana 16 z 18
Krok 1 — Oznámení musí obsahovat:
i) výzvu k podání připomínek k seznamu grantů, kterých se zjištění týkají;
ii) výzvu k předložení revidovaných finančních výkazů v případě všech
dotčených grantů;
iii) případně sazbu oprav pro extrapolaci stanovenou Eurojustem pro výpočet
částek, které mají být zamítnuty na základě systémových nebo opakujících
se nesrovnalostí, podvodů nebo porušení povinností, pokud příjemce:
- se domnívá, že předložení revidovaných finančních výkazů není možné
nebo proveditelné nebo
- nepředloží revidované finanční výkazy.
Krok 2 — Příjemce má 30 kalendářních dnů od obdržení oznámení, aby předložil
připomínky a revidované finanční výkazy nebo aby navrhl řádně odůvodněnou
alternativní metodu opravy. Tuto lhůtu může Eurojust v odůvodněných případech
prodloužit.
Krok 3 — Pokud příjemce předloží revidované finanční výkazy, které zohledňují
zjištění, Eurojust na základě těchto revidovaných výkazů určí částku ke korekci.
Pokud příjemce navrhne alternativní metodu opravy a Eurojust ji přijme, je
povinen mu zaslat oznámení, v němž ho informuje:
i) že přijímá tuto alternativní metodu;
ii) o přehodnocených způsobilých nákladech stanovených při použití této
metody.
V opačném případě je Eurojust povinen zaslat příjemci oznámení, ve kterém jej
informuje:
i) že připomínky nebo navrženou alternativní metodu nepřijímá;
ii) o přehodnocených způsobilých nákladech určených použitím metody
extrapolace, která byla příjemci původně oznámena.
Pokud jsou systémové nebo opakující se nesrovnalosti, podvody nebo porušení
povinností zjištěny po vyplacení zůstatku, částka, která má být vrácena, odpovídá
rozdílu mezi:
i) přehodnocenou konečnou částkou grantu stanovenou v souladu s článkem
II.18 na základě přehodnocených způsobilých nákladů oznámených
příjemcem a schválených Eurojustem nebo na základě přehodnocených
způsobilých nákladů po extrapolaci a
ii) celkovou částkou vyplacenou příjemci na základě smlouvy za provedení
akce.
b) Pokud se zjištění týkají nesprávného provádění nebo porušení jiné povinnosti,
postupuje se takto:
Krok 1 — Oznámení musí obsahovat:
i) výzvu příjemci, aby předložil připomínky k seznamu grantů, kterých se
zjištění týkají, a
ii) opravnou paušální sazbu, kterou Eurojust hodlá použít v případě maximální
částky grantu nebo její části v souladu se zásadou proporcionality.
strana 17 z 18
Krok 2 — Příjemce má 30 kalendářních dnů od obdržení oznámení, aby předložil
připomínky nebo navrhl řádně odůvodněné alternativní paušální sazby.
Krok 3 — Pokud Eurojust přijme alternativní paušální sazbu navrženou
příjemcem, musí mu zaslat oznámení , v němž ho informuje:
i) že přijímá alternativní paušální sazbu;
ii) o přehodnocené výši grantu při použití této paušální sazby.
V opačném případě je Eurojust povinen zaslat příjemci oznámení , ve kterém jej
informuje:
i) že připomínky nebo navrženou alternativní paušální sazbu nepřijímá;
ii) o přehodnocené výši grantu při použití paušální sazby, která byla příjemci
původně oznámena.
Pokud jsou systémové nebo opakující se nesrovnalosti, podvody nebo porušení
povinností zjištěny po vyplacení zůstatku, částka, která má být vrácena, odpovídá
rozdílu mezi:
i) přehodnocenou konečnou částkou grantu po korekci paušální sazby a
ii) celkovou částkou vyplacenou příjemci na základě smlouvy za provedení
akce.
II.20.8 Práva úřadu OLAF
Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) má stejná práva jako Eurojust, zejména právo
přístupu za účelem kontroly a vyšetřování.
Podle nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/964 a nařízení (EU, Euratom) č. 883/20135 je úřad
OLAF rovněž oprávněn provádět kontroly a inspekce na místě v souladu s postupy stanovenými
právem Unie na ochranu finančních zájmů Unie proti podvodům a jiným nesrovnalostem.
Zjištění úřadu OLAF mohou případě vést k tomu, že Eurojust bude od příjemce vymáhat vrácení
vyplacených částek.
Kromě toho mohou zjištění z vyšetřování úřadu OLAF vést k trestnímu stíhání podle
vnitrostátního práva.
II.20.9 Práva Evropského účetního dvora a Úřadu evropského veřejného žalobce
Účetní dvůr a Úřad evropského veřejného žalobce zřízený nařízením (EU) č. 2017/1939 (dále jen
„úřad EPPO“) mají pro účely kontrol, auditů a šetření stejná práva jako Eurojust, zejména právo
přístupu.
4 Nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných
Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným porušením
předpisů
5 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném
Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF),
strana 18 z 18