Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
2023/0490/UIT
SMLOUVA
o poskytování poradenských a konzultačních služeb
uzavřená na základě ust. § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb.,
občanský zákoník (dále také jen „Občanský zákoník")
Smluvní strany:
Statutární město Kladno nám. Starosty Pavla 44 Kladno 272 01
Se sídlem: 00234516
IČ: CZ00234516
DIČ: Mgr. Františkem Burešem, statutárním náměstkem primátora
Zastoupená:
dále jen „Objednatel" na straně jedné
Adosa Tech s.r.o.
Se sídlem: Prokopská 155, Libiušín 273 06
IČ: 09053492
DIČ: CZ09053492
Bankovní spojení: Fio banka a.s.
č. účtu:
Zastoupená: natelem
Zapsaná v OR, vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 329928
Zodpovědná osoba: Ing. Miroslavem Suchel - odpovědný za plnění smlouvy
dále jen „Poradce" na straně druhé
uzavírají tuto smlouvu:
ČI. I.
Předmět smlouvy
1. Předmětem smlouvy je závazek Poradce uskutečňovat odborné poradenství a poskytovat konzultace
v oblastech specifikovaných touto smlouvou, v souladu s touto smlouvou a podle písemných a ústních
požadavků či pokynů Objednatele předaných Poradci.
2. Objednatel se zavazuje za poskytnuté řádné plnění zaplatit Poradci odměnu definovanou v článku VI. této
smlouvy.
3. Odborné poradenství a konzultace budou poskytovány Poradcem v oblasti digitalizace a archivace
dokumentů, a to v rozsahu, který je detailně popsán v příloze č.l této smlouvy.
ČI. II.
Povinnosti Poradce
1. Poradce je povinen postupovat s náležitou odbornou péčí v souladu s platnými právními předpisy, chránit
práva a oprávněné zájmy Objednatele, a to jak z hlediska optimalizace nákladů vynaložených na
konzultované projekty, tak na jejich technické řešení. K plnění předmětu smlouvy je Poradce povinen
důsledně využívat všechny zákonné prostředky a uplatňovat vše, co podle svého odborného přesvědčení a
příkazů Objednatele pokládá za prospěšné. Je přitom vázán pouze zákony a dalšími obecně závaznými
právními předpisy České republiky a v jejich mezích také příkazy Objednatele.
2. Poradce se zavazuje, že poradenské aa konzultační služby v rámci předmětu smlouvy ani výsledky své
poradenské aa konzultační činnosti neposkytne bez předchozího písemného souhlasu Objednatele dalším
subjektům. Objednatel bere na vědomí aa výslovně souhlasí ss tím, že služby (projekt) poskytované podle této
smlouvy budou Poradcem používány jako referenční projekt. V rámci toho Objednatel souhlasí stím, aby
Poradce způsobem, který není v rozporu se zájmy Objednatele, zveřejňoval (např. prostřednictvím
internetových stránek, propagačních materiálů, tiskových zpráv, prezentací apod.) informace o tom, že
Objednateli poskytl služby podle této smlouvy spolu s jejich všeobecnou specifikací aa uvedením Objednatele.
3. Poradce je povinen všechny poradenské aa konzultační služby poskytovat Objednateli osobně (tj. nikoli
prostřednictvím subdodavatelů) dle jeho požadavků či pokynů a objednávek.
4. Poradce je povinen oznámit Objednateli všechny okolnosti, které zjistil při plnění předmětu smlouvy, které
mohou mít vliv na změnu pokynů Objednatele. Zjistí-li Poradce, že příkazy Objednatele jsou nevhodné ččii
neúčelné pro plnění předmětu smlouvy, je povinen na to Objednatele neprodleně písemně nebo
elektronicky upozornit.
5. Výstupy plnění Poradce podle této smlouvy mohou být předávány Objednateli v průběhu plnění
prokazatelně, a ttoo jakýmikoli cestami aa způsoby, například elektronickou poštou, telefonicky nebo výjimečně
aa po souhlasu obou smluvních stran ústně.
6. Po ukončení smluvního úkonu je Poradce povinen bez zbytečného odkladu vrátit Objednateli veškeré
vypůjčené podklady, které mu Objednatel předal v rámci plnění této smlouvy. Poradce je oprávněn pořizovat
si zz podkladů předaných mu Objednatelem kopie pro dokumentaci své činnosti.
ČI. III.
Povinnosti Objednatele
1. Objednatel se zavazuje poskytnout Poradci potřebnou součinnost, která se v průběhu plnění závazků
poradce dle této smlouvy projeví jako potřebná pro plnění předmětu této smlouvy. Potřebná součinnost je
povinen poskytnout jen na vyžádání poradce adresované kontaktní osobě objednatele. Toto vyžádání musí
obsahovat specifikaci požadované potřebné součinnosti.
2. Objednatel je povinen udělit Poradci včas písemnou plnou moc, pokud to bude nezbytné pro splnění závazku
Poradce.
ČI. IV.
Trvání aa zánik smlouvy
1. Tato smlouva je uzavřena na dobu určitou, a to buď (i) na 12 měsíců od zveřejnění této smlouvy v registru
smluv anebo (ii) do doby, kdy celková odměna za poskytnuté předmětné činnosti či služby specifikovaných
v příloze čč. 1 této smlouvy účtovaná dle této smlouvy Poradcem dosáhne maximální částky 970.000 KKčč bez
DPH, podle toho, který zz okamžiků nastane dříve.
2. Každá ze smluvních stran má právo tuto smlouvu písemně vypovědět bez udání důvodu ss výpovědní lhůtou
jednoho měsíce, která počíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci,
v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně.
3. V případě ukončení smlouvy některou ze smluvních stran vystaví Poradce konečnou fakturu za zpracované
aa dosud nevyúčtované potřeby Objednatele specifikované v příloze č.l.
ČČII.. V.
Místo plnění
1. Místem plnění je dle dohody
• Magistrát města Kladna, náměstí starosty Pavla 44
2. Služby Poradce mohou být poskytovány ii telefonicky nebo pomocí elektronické pošty.
ČI. VI.
Odměna aa platební podmínky
11.. Odměna Poradce za konzultační činnost, provedené práce a zpracovnou dokumentaci dle čl. II této smlouvy
pro Objednatele činí: celkem 955 000 KKč bez DPH ss tím, že jednak odměna je stanovena jako pevná (tj.
maximální), aa že dle přílohy č. 1 této smlouvy je složena ze dvou částí aa to takto:
aa.. První část přílohy čč. 1 odstavec a) této smlouvy označenou jako „Očekávané výstupy" činí část
odměny ve výši 680 000 Kčč bez DPH,
b. Druhá část přílohy čč.. 1 odstavec b) této smlouvy označenou jako „Pro správné řešení je třeba iniciovat
konzultační činnost s řešením následných úkolů" činí část odměny ve výši 275 000 Kč bez DDPPHH (mj.
tato část odměny je stanovena takto: 220 hodin x 1.250 Kčč bez DPH/hodina).
2. Zpracovaná dokumentace pro Objednatele bude Poradcem písemně řádně prokázána.
3. Výše uvedená odměna v sobě zahrnuje veškeré nezbytné náklady Poradce, jako jsou např. administrativní
práce, telefony, cestovné apod. spojené ss poskytováním poradenských aa konzultačních služeb dle této
smlouvy. Cestovní náklady, vynaložené v případě odůvodněné návštěvy provozovny Dodavatele produktů aa
služeb třetích stran, budou součástí vyúčtování a cenu nenavyšují.
4. Odměna bude uhrazena na základě dílčích faktur (daňového dokladu vystaveného Poradcem) v měsíčních
intervalech dle postupu prací. Součástí faktury bude popis provedené práce, seznam zpracované
dokumentace, případně evidence počtu hodin zaa fakturované období odpracovaných Poradcem pro
Objednatele (dále také „Soupis prací"). Tento Soupis prací bude vždy k poslednímu dni daného měsíce
předán kk odsouhlasení k zástupci Objednatele ss tím, že zástupce Objednatele se zavazuje, že k danému
Soupisu prací se písemně vyjádří nejpozději do 5 pracovních ode dne předání daného Soupisu prací (tj. pokud
se zástupce Objednatele v dohodnuté lhůtě k danému Soupisu prací nevyjádří, má se zzaa to, že ss příslušným
Soupisem prací souhlasí). Faktura bude vystavena jen v případě písemného souhlasného stanoviska
zástupce Objednatele k danému Soupisu prací k 15 dni následujícího kalendářního aa bude odeslána
v elektronické podobě na e-mail: posta@mestokladno.cz..
- 5. Splatnost daňového dokladu - faktury je 21 dnů ode dne vystavení faktury. Konzultační firma není plátcem
DPH.
6. Odměna bude Objednatelem hrazena Poradci bezhotovostním převodem na bankovní účet Poradce
uvedený v této smlouvě.
7. V případě, že faktura nebude obsahovat náležitosti daňového dokladu nebo nebude vystavena v souladu ss
podmínkami sjednanými v této smlouvě, je Objednatel oprávněn vrátit vystavenou fakturu Poradci k
doplnění. V takovém případě se přeruší plynutí lhůty splatnosti aa nová lhůta splatnosti začne plynout
doručením opravené faktury Objednateli.
8. Faktura se považuje zaa zaplacenou dnem, kdy bude fakturovaná částka odeslána zz účtu Objednatele ve
prospěch účtu Poradce.
ČČl.. VII.
Odpovědnost za škodu
1. Poradce odpovídá Objednateli zzaa škodu na věcech převzatých od Objednatele nebo od třetích osob v rámci
plnění této smlouvy, ledaže tuto škodu nemohl odvrátit ani při vynaložení veškeré odborné péče.
2. ZZaa správnost všech dokladů předložených Poradci odpovídá Objednatel. Poradce neodpovídá zaa škody
vzniklé v důsledku porušení povinností Objednatele, zejména nepředání podkladů, předání neúplných
podkladů čii předání podkladů aa informací věcně nesprávných či nepravdivých, aa to v případě, žžee Poradce
Objednatele na tyto skutečnosti písemně upozornil.
ČČII.. Vlil.
Povinnost mlčenlivosti, uveřejnění informací
1.. Poradce se zavazuje zachovat mlčenlivost o informacích, které mu byly Objednatelem v souvislosti ss touto
Smlouvou poskytnuty. Tato povinnost trvá ii po skončení této Smlouvy.
2. OO porušení povinnosti mlčenlivosti dle této smlouvy se nejedná tehdy, jsou-li Poradcem zveřejněny či
zpřístupněny:
a. informace, které jsou veřejně přístupné, nebo
b. o případ, kdy je zpřístupnění informace vyžadováno zákonem nebo závazným rozhodnutím
oprávněného orgánu.
ČI. IX.
Společná ustanovení
1. Nastanou-li skutečnosti, které jedné nebo oběma smluvním stranám částečně nebo úplně znemožní plnění
jejich povinností podle této smlouvy, jsou smluvní strany povinny se o tom bez zbytečného odkladu písemně
informovat. Zároveň jsou obě smluvní strany zavázány společně podniknout veškeré kroky kk překonání
překážek plnění této smlouvy.
2. Je-li nebo stane-li se některé ustanovení této smlouvy neplatné či neúčinné, nedotýká se to ostatních
ustanovení této smlouvy, která zůstávají platná aa účinná. Smluvní strany se v tomto případě zavazují
dohodou nahradit ustanovení neplatné či neúčinné novým ustanovením, které nejlépe odpovídá původně
zamýšlenému účelu ustanovení neplatného či neúčinného. Do té doby platí odpovídající úprava obecně
závazných právních předpisů České republiky.
ČI.X.
Závěrečná ustanovení
1. Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu oprávněnými zástupci smluvních stran aa účinnosti dnem
uveřejnění v registru smluv v souladu ss § 6 odst. 11 zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti
některých smluv, uveřejňování těchto smluv aa o registru smluv (zákona o registru smluv) ve znění pozdějších
předpisů...
2. Měnit nebo doplňovat text smlouvy je možné jen formou písemných vzestupně číslovaných dodatků
podepsaných zástupci obou smluvních stran. Smluvní strany sjednávají, že § 564 Občanského zákoníku se
nepoužije, tzn., měnit nebo doplňovat text smlouvy je možné pouze formou písemných dodatků
podepsaných oběma smluvními stranami. Možnost měnit smlouvu jinou formou smluvní strany vylučují..
3. Právní vztahy touto smlouvou neupravené nebo ze smlouvy nevyplývající se řídí právními předpisy České
republiky, zejména Občanským zákoníkem, ve znění pozdějších předpisů.
4. Tato smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, zz nichž každá ze smluvních stran obdrží po jednom
vyhotovení.
5. Smluvní strany berou na vědomí, že tato smlouva i následné dodatky k ní mohou podléhat informační
povinnosti dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím ve znění pozdějších předpisů a
v souladu se zákonem č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování
těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv) ve znění pozdějších předpisů, a prohlašují, že žádné
ustanovení této smlouvy nepovažují za obchodní tajemství ani za důvěrný údaj a smlouva může být
zveřejněna v plném znění včetně jejích příloh a dodatků.
6 Zhotovitel prohlašuje, že bere na vědomí tu skutečnost, že je objednatel ve smyslu Nařízení Evropského
parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se
zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení
o ochraně osobních údajů) správcem osobních údajů subjektů údajů a že zpracovává a shromažďuje osobní
údaje zhotovitele za účelem realizace této smlouvy. Objednatel se zavazuje zpracovávat osobní údaje
zhotovitele pouze k účelu danému touto smlouvou, bez využití jiného zpracovatele údajů. Zhotovitele
prohlašuje, že si je vědom všech svých zákonných práv v souvislosti s poskytnutím svých osobních údajů
k účelu danému touto smlouvou. Podrobné informace o ochraně osobních údajů jsou uvedeny na oficiálních
webových stránkách objednatele www.mestokladno.cz v sekci Ochrana osobních údajů.
7. Smluvní strany prohlašují, že tato smlouva byla uzavřena na základě jejich pravé, svobodné a vážné vůle,
nikoli v tísni za nápadně nevýhodných podmínek. Účastníci této smlouvy dále prohlašují, že se s obsahem
této smlouvy seznámili, obsahu porozuměli, souhlasí s ním a na důkaz toho připojují své vlastnoruční
podpisy.
Příloha č. 1
KONZULTACE A PŘÍPRAVA KK PPRROOJJEEKTU DIGITALIZACE STAVEBNÍHO ODBORU
Projekt digitalizace dokumentů pro stavební odbor je nutno připravit takovou formou, aby od počátku byly
všechny výstupy plně kvalitní, bez nutnosti pozdější změny počátečních parametrů. Vzhledem kk rozsáhlosti
projektu je třeba zajistit, aby byla podchycena aa ošetřena všechna rizika vznikající při dlouhodobě se opakující
práci. Zároveň je třeba vše připravit tak, aby do budoucna nevznikala žádná rizika opakovaného zpracovávání již
naskenované dokumentace.
V rámci konzultační činnosti vzniknou následující dokumenty aa podklady, na jejichž základě je možné odhadnou
cenu, délku a personální zabezpečení dlouhodobého projektu digitalizace dokumentů. Zároveň zz ní vyplynou
přesné pracovní postupy, které zajistí personální nahraditelnost na jednotlivých pracovních pozicích.
a) Očekávané výstupy:
11.. Harmonogram jednotlivých konzultačních schůzek aa zpracování níže popsané dokumentace, která je na
- - tyto schůzky vázaná.
2. Popis projektu digitalizace - základní popis projektu dle zkušenosti dodavatele - do detailu se popíší
všechny práce aa pracovní postupy tak, aby se na to mohli připravit ostatní dotčené subjekty (správce
archivu, dohled aa kontrola zadavatele atd).
3. Detailní rozklad tří způsobů řešení projektu (vlastní síly, externí službou, externí personální obsazení).
Podrobný popis možných variant zpracování celého projektu, popsání jejich výhod, nevýhod aa rizik
ss popisem aa odůvodněním nejvhodnějšího řešení.
- 4. Definice parametrů projektu dle vybraného nejvhodnějšího řešení (vlastními silami nebo dodavatelsky).
5. Detailní seznam rizik procesu digitalizace - každý proces musí být popsán aa je nutné se soustředit na
- rizika při procesu v celé jeho šíři.
6. Řešení aa automatizace procesu pro minimalizaci popsaných rizik - návrh řešení při minimalizaci
jednotlivých rizik, technický popis jednotlivých prostředků pro jejich minimalizaci.
7. Vytvoření analýzy dvou aplikací eWARDEN a kIWARD (v rozsahu cca 70-100 stran), které umožní
průběžný dohled nad procesem digitalizace aa snížení možných rizik. Dokument bude v grafické aa textové
- části popisovat detaily aa konkrétní procesy navržené aplikace aa bude sloužit pro její vývoj.
8. Definice kritických bodů aa jejich řešení - popsání jednotlivých kritických míst, které zásahem zvenčí
- mohou negativně ovlivnit celý projekt (nedostatek prostředků, snížená či nulová kontrola ...).
9. Definice potřeb projektu - HW aa SW třetích stran.
10. Finanční rozpočet projektu digitalizace, návrh procesního aa personálního řešení.
- 11. Bude vytvořena analýza informací z jednotlivých úřadů aa nastavení procesů dle těchto zkušeností
ss ohledem na dokument „Analýza rizikových míst" aa která bude obsahovat následující údaje - doba aa
objem zpracovaného materiálu, objemová data jednotlivých typů dokumentů, vytěžovaná metadata,
formáty aa rozlišení souborů, způsob řešení digitalizace, způsob označování dokumentů aa archivačních
složek, způsob zpětné archivace fyzická, způsob uložení dle typů (liniová k sobě atp.), týdenní objemy při
zpracování, objemy přírůstků, problémy při digitalizaci, zpětné řešení chyb atd.
b) Pro správné řešení je třeba iniciovat schůzky ss řešením následných úkolů:
11.. Definice metadat pro indexaci souborů
- 2. Řešení uložení složek po digitalizaci - způsob aa prostor
3. Definice potisku archivačních boxů
4. Definice procesu exportu aa struktura XML souborů pro spisovou službu
- 5. Řešení procesu fyzického předávání dokumentace - protokolární řešení
6. Nastavení procesu víceúrovňových kontrol
7. Analýza složení složek pro výpočet pracnosti aa finančních nákladů
8. Zpracování testovacích vzorků
9. Návrh postupného odebírání aa ukládání dokumentace
10. Dohled nad vývojem aplikací eWARDEN aa kIWARD pro řízení projektu podle schválené analýzy
- 11. Definice průběžného zpřístupnění skenovaných dokumentů k nahlížení před exportem do spisové služby
- způsob a oprávnění
12. Příprava digitalizačního postupu, pracovního prostoru
13. Kontrola aa instalace HW aa SW třetích stran
14. Součinnost při zpracování dokumentace potřebné pro získání dotace na celý projekt Digitalizace archivu
stavebního odboru
15. Před vyvoláním schůzek se v čase 14 dní provede jednání na dalších úřadech, kde se digitalizoval stavební
odbor.