Textová podoba smlouvy Smlouva č. 29367504: Vedení mzdové agendy

                        SMLOUVA O DÍLO

Služba škole Ústí nad Orlicí s.r.o.
zastoupená: ředitelem panem Ing. Ladislavem Sirovým
IČO: 26000024
se sídlem: Ústí nad Orlicí, Sokolská 21, 562 04 Ústí nad Orlicí
na straně jedné (dále jen „Zpracovatel“)
a 
Mateřská škola Ústí nad Orlicí, Pod Lesem 290
zastoupená: Bc. Ivou Vávrovou
IČO: 75017474
se sídlem: Pod Lesem 290 Ústí nad Orlicí
na straně druhé (dále jen „Objednatel“)

uzavírají tímto

SMLOUVU O DÍLO
na provedení mzdové agendy

I. Předmět díla
Zpracovatel se tímto zavazuje vést pro Objednatele kvalitně mzdovou agendu dle platných právních norem a předpisů. Za správnost vedení mzdové agendy plně ručí Zpracovatel. Z hlediska nařízení Evropského parlamentu 2016/679 GDPR termín Objednatel znamená Správce.
II. Podmínky smluvních stran

Objednatel se zavazuje předávat Zpracovateli řádně a včas podklady k provedení v čl. I. této smlouvy specifikované služby. Zpracovatel bude službu specifikovanou v čl. I. této smlouvy provádět na vlastním hardwarovém a softwarovém vybavení, a to zpravidla do 12 dne následujícího měsíce. Objednatel odpovídá za včasnost předání dokladů a jejich úplnost. Zpracovatel se zavazuje výše uvedenou službu provádět s využitím vlastních kvalifikovaných zaměstnanců.
Zpracovatel ručí za vedení mzdové agendy v souladu s platnými právními předpisy. Na případné nedostatky ekonomického rázu zjištěné při zaúčtování dokladů upozorní Objednatele.
Zpracování mzdové agendy:
Objednatel zajistí ve stanoveném termínu výkazy s údaji nezbytnými ke zpracování mezd svých zaměstnanců. Objednatel zodpovídá za správnost předaných údajů. Pokud dojde k předání nesprávných údajů nebo jejich dodatečné změně, může být tento stav důvodem k vyúčtování dodatečné náhrady nákladů ze strany Zpracovatele.
Agenda mzdového účetnictví obsahuje: zpracování měsíčních výplat, hlášení ke zdravotním pojišťovnám a ČSSZ, včetně přihlášení a odhlášení pracovníků, vedení evidenčních listů sociálního zabezpečení, vyhotovení a tisk mzdových listů, platových výměrů, výplatních pásek pracovníků, roční vyúčtování daně ze závislé činnosti pracovníků, statistické hlášení PaM (P1-04) pro nadřízený orgán a Statistický úřad Praha. Zpracovatel na základě písemného pověření zastupuje Objednatele při kontrolách vůči ČSSZ, zdravotním pojišťovnám a finančnímu úřadu – dani srážkové a ze závislé činnosti.
Zpracovatel může k jednotlivým úkonům při zastupování směrem k orgánům týkajících se zpracování smluvních agend (např. FÚ, ČSSZ, zdravotní pojišťovny, apod.) využít své pracovníky, za jejichž činnost v takovém případě plně odpovídá a nese náklady s tím spojené. Zpracovatel si v takovém případě vyžádá od Objednatele zmocnění pro tuto osobu, potřebné pro jednání s uvedenými státními orgány a pojišťovnami.
Zpracování mzdové agendy zahrnuje i sankční opatření týkající se zaměstnanců objednatele, ke kterým objednatel předá zhotoviteli právní podklady.

III. Zajištění ochrany osobních údajů

Organizační opatření:
1/ Agendu zpracovávají mzdové účetní, každá v samostatné uzamykatelné kanceláři, kde má uloženy i veškeré písemné podklady pro svoji práci. Osobní spisy a spisový materiál je uložen ve speciálních skříních na pracovišti každé mzdové účetní. Do těchto prostor nemají ostatní pracovníci při nepřítomnosti odpovědného pracovníka přístup.
2/ Předávání dokladů mezi Objednatelem a Zpracovatelem je prováděno převážně elektronicky.  Předání dokladů probíhá zaheslovaným souborem pomocí elektronické pošty. Heslo bude předáno mezi Objednatelem a Zpracovatelem formou SMS zprávy. Způsob obnovy a časovou platnost hesla stanoví Objednatel ve spolupráci se svým pověřencem. Doklady od Objednatele ke Zpracovateli mohou být předávány rovněž poštou (v tomto případě v obálkách s textilní vložkou, aby nedošlo k jejich porušení při přepravě) nebo osobně, osobou pověřenou Objednatelem.
3/ Na každého zaměstnance Objednatele se u Zpracovatele vede osobní spis, který obsahuje: osobní dotazník, návrh Objednatele na pracovní smlouvu, pracovní smlouvu vrácenou podepsanou (možno v kopii), zápočet praxe, platový výměr, prohlášení poplatníka k dani z příjmů, přihlášky a odhlášky na ČSSZ, zdrav. pojišťovny – ponechané u Zpracovatele do provedení kontroly dotyčnými orgány, pak se předají Objednateli, mzdové listy do provedení kontroly ČSSZ a zdrav. pojišťovnami. Po provedení kontroly jsou také předávány do tří měsíců Objednateli.
Při skončení pracovního poměru se osobní spis předá do 12 měsíců Objednateli, který zabezpečí ochranu osobních údajů z něho vyplývajících dle vlastní směrnice.
4/ Při zpracování mezd se zasílají Objednateli tyto doklady: výplatní listy, výplatní listina, přehled vyúčtování finančních prostředků, potvrzení o převzetí výplatního lístku, kontrolní příkazy do banky se jmény, přehled čerpání dovolených, mzdová inventura.

Technická opatření:
Budova Zpracovatele není veřejně přístupná a je sledována kamerovým systémem. Na jednotlivých pracovištích jsou pouze PC jako pracovní stanice, kde nedochází k ukládání dat. Tyto stanice jsou zabezpečeny dostatečně silnými hesly jednotlivých pracovnic. K vlastnímu zpracování mzdové agendy je používán program určený pro tuto agendu a splňuje požadavky GDPR. Ten je také zabezpečen dostatečně silným heslem, navíc každá pracovnice má přístup pouze ke svým databázím. Databáze jsou uloženy na SQL serveru na zrcadlených discích, dále jsou tyto databáze automaticky zálohovány denně na další úložiště. Server je uložen samostatně v zabezpečené místnosti bez možnosti přístupu pracovníků. 
Po případném skončení smlouvy s Objednatelem, jsou databáze do 12 měsíců kompletně vymazány, včetně záloh. Objednatel si může v tomto případě vyžádat u Zpracovatele vytvoření kopie databáze pro archivaci, kterou Zpracovatel předá Objednateli do 1 měsíce po ukončení smlouvy na přenositelném médiu. 
Server i jednotlivé stanice jsou zabezpečeny antivirovými program, se stálými automatickými aktualizacemi. Možnosti napadení po internetu je zabráněno jak hardwarově – pomocí routeru, tak i softwarově pomocí firewallu. Dále pracovníci mají povolenou pouze návštěvu webových stránek povolených organizačním řádem.
Protipožární opatření jsou zabezpečeny hasícími přístroji na chodbách v souladu s technickou dokumentací budovy a jsou pravidelně revidovány. Použití hasících přístrojů je pravidelně školeno v rámci školení bezpečnosti práce. 

IV. Cena díla
Objednatel se zavazuje zaplatit Zpracovateli za provádění díla následující cenu: 
· měsíčně 349,- Kč za jednoho zaměstnance při vedení mzdového účetnictví. 
K uvedené ceně bude připočtena daň z přidané hodnoty v zákonem stanovené výši.
Úhrada ceny díla bude prováděna na účet Zpracovatele za každých zpracovaných kalendářní měsíc, a to na základě faktury vystavené Zpracovatelem, s dobou splatnosti 14 dní.
Cena díla může být Zpracovatelem zvýšena o procentní míru inflace nebo o meziroční růst průměrné mzdy ve 4. čtvrtletí v národním hospodářství, dle toho, které zvýšení je vyšší. Veličiny jsou vyhlášeny na odkazu: https://www.czso.cz/csu/czso/inflace_spotrebitelske_ceny a https://www.czso.cz/csu/czso/prace_a_mzdy_prace ČSÚ České republiky za předchozí kalendářní rok, a to poprvé za rok 2024. Zvýšení se provede formou změny ve faktuře. Vždy v první takto zvýšené faktuře bude uvedena informace o procentu zvýšení.
V případě požadavku Objednatele na rozšíření služeb bude uzavřen dodatek smlouvy, který stanoví rozsah díla a cenu.

V. Obecná ochrana informací

1/ Obě strany jsou povinny zajistit utajení získaných důvěrných informací způsobem obvyklým pro utajování takových informací, není-li výslovně sjednáno jinak. Tato povinnost platí bez ohledu na ukončení účinnosti této Smlouvy. Obě strany jsou povinny zajistit utajení důvěrných informací i u svých zaměstnanců, zástupců, jakož i jiných spolupracujících třetích stran a subdodavatelů, pokud jim takové informace byly poskytnuty. 
2/ Právo užívat, poskytovat a zpřístupnit důvěrné informace mají obě stany pouze v rozsahu a za podmínek nezbytných pro řádně plnění práv a povinností vyplývajících z této Smlouvy.
3/ Za důvěrné informace se bez ohledu na formu jejich zachycení považují veškeré informace, které nebyly dotčenou stranou označeny jako veřejné, které se týkají dotčené strany nebo jí zajišťovaných činností. Dále se považují za důvěrné informace takové informace, které jsou jako důvěrné výslovně dotčenou stranou označeny.
4/ Za důvěrné informace se v žádném případě nepovažují informace, které se staly veřejně přístupnými, pokud se tak nestalo porušením povinnosti jejich ochrany, dále informace získané na základě postupu nezávislého na této Smlouvě nebo druhé straně, pokud je některá ze stran schopna tuto skutečnost doložit, a konečně informace poskytnuté třetí osobou, která takové informace nezískala porušením povinnosti jejich ochrany.


VI. Závěrečná ustanovení

1/ Tento smluvní vztah může být ukončen:
a) oboustrannou vzájemnou dohodou, a to pouze písemnou formou s tím, že platnost smlouvy končí dnem uvedeným v této dohodě,
b) odstoupením od smlouvy jednou ze smluvních stran při porušení závazků touto smlouvou přijatých, tj. porušuje-li druhá smluvní strana své povinnosti i poté, co byla k jejich plnění písemně vyzvána a na možnost odstoupení od smlouvy výslovně upozorněna,
c) výpovědí, a to i bez udání důvodu. Výpovědní doba činí tři měsíce. Výpovědní doba vždy počíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi.
2/ Jestliže je smlouva ukončena dohodou, výpovědí či odstoupením před dokončením předmětu plnění, smluvní strany protokolárně provedou inventarizaci plnění veškerých činností provedených k datu, kdy smlouva byla ukončena a na tomto základě provedou vyrovnání vzájemných závazků a pohledávek z toho pro ně vyplývajících.
3/ Veškeré změny této smlouvy je možné provést pouze písemnou formou, se souhlasem obou smluvních stran formou číslovaných dodatků.
4/ Smlouva se vyhotovuje ve dvou stejnopisech, přičemž každá strana obdrží jedno.
5/ Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami a účinnosti dnem uveřejnění v registru smluv (§ 6 zák. č. 340/2015 Sb.). Smluvní strany s přihlédnutím k uveřejnění prohlašují, že skutečnosti uvedené v této smlouvě nepovažují za obchodní tajemství ve smyslu ustanovení § 504 a násl. zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Smluvní strany prohlašují, že ujednání v této smlouvě obsažená jsou jim jasná a srozumitelná, jsou jimi míněna vážně a byla učiněna na základě jejich pravé a svobodné vůle. Na důkaz tohoto tvrzení smluvní strany připojují níže své podpisy.
6/ Podpisem této smlouvy se ukončuje platnost smlouvy ze dne:
7/ Účastníci této smlouvy prohlašují, že si tuto přečetli, že odpovídá jejich pravé, svobodné a vážné vůli, což stvrzují svými podpisy.

V Ústí nad Orlicí dne 31.5.2024

…………………………………………………………………			…………………………………………………….
    za Zpracovatele		za Objednatele
Ing. Ladislav Sirový		Bc. Iva Vávrová
Ředitel			        ředitel

2