Textová podoba smlouvy Smlouva č. 31011792: Smlouva o přípravě a organizaci školy v přírodě pro max. 43 žáků

                        Směrnice pro ochranu osobních údajů fyzických osob
                      Spolek pro podporu dětské rekreace a zdraví

1. Jaké osobní údaje shromažďujeme

     Učitelé
         Jméno a příjmení, telefon, email a název školy, na které učitel působí.

     Žáci
         Jméno a příjmení, zdravotní posudek lékaře pro účely zotavovací akce.
         (U těch žáků, kteří si objednají cestovní pojištění, ještě navíc: Rodné číslo, anebo datum
         narození plus adresa bydliště.)

     Instruktoři
         Jméno a příjmení, rodné číslo, adresa bydliště, telefon, email.

2. Za jakým účelem osobní údaje shromažďujeme

     Učitelé:
         Kontaktní údaje učitelů slouží výhradně k zajištění organizace dětských pobytů. Organizací
         dětského pobytu se rozumí: Každoroční předání nabídky služeb, projednání cenové kalkulace,
         domluvení všech detailů dětského zájezdu, uzavření smlouvy, komunikace během pobytu za
         účelem řešení případných problémů.

     Žáci:
         Osobní údaje dětí Spolek potřebuje výhradně k evidenci účastníků dětského pobytu, k zajištění
         objednaných služeb a dále pro potřeby splnění zákonných povinností organizátora zotavovací
         akce – zejména se zde jedná o podklady pro práci zdravotníka zotavovací akce.

     Instruktoři:
         Údaje instruktorů slouží k uzavření pracovního vztahu a následně ke zdárné organizaci
         dětských pobytů.

3. Jak získáváme souhlas se zpracováním osobních údajů

     Učitelé
         Učitelům zašleme z webové administrace emailovou žádost o svolení ke zpracování jejich
         osobních údajů za účelem organizace dětských pobytů. Svůj souhlas vyjádří učitel kliknutím
         na odkaz „Souhlasím“ a počítačový systém zaznamená přesný čas a datum vyjádření tohoto
         souhlasu. Pokud učitel souhlas nevyjádří, anebo projeví zájem o výmaz svých údajů, jeho
         jméno a kontakty z naší digitální databáze odstraníme.

     Žáci
         Souhlas s jednorázovým zpracováním osobních údajů dítěte za účelem evidence při dětském
         zájezdu vyjádří rodiče tím, že podepíší přihlášku na tento zájezd a zaplatí jej. Vést přesnou
         evidenci účastníků je zákonnou povinností organizátora dětské zotavovací akce. Informování
         rodičů o tom, proč je třeba tuto evidenci vést a jak je zajištěna ochrana osobních údajů dítěte,
         je v kompetenci základní školy, která své děti na pobyt posílá.

     Instruktoři
         Vyjádří svůj souhlas se zpracováním svých osobních údajů podpisem pracovní smlouvy.

4. Jak jsou osobní údaje chráněny

     Učitelé
         Osobní údaje učitelů jsou vedeny výhradně v digitální podobě v počítačové databázi na
         serveru renomovaného poskytovatele hostingových služeb. Přístup na tento server je

                                                          ~ 1 ~
         zaheslovaný a probíhá pomocí zašifrovaného spojení. Přístup k databázi učitelů má pouze
         vedení Spolku. Dále hlavní instruktor každého dětského pobytu dostane kontakt pouze
         na„svého“ vedoucího učitele/učitelku – tedy učitele, se kterým absolvuje dětský zájezd.
         S tímto kontaktem může operovat pouze za účelem zajištění zdárného průběhu zájezdu
         a nesmí tento kontakt předávat třetím stranám. Obezřetné zacházení s osobními údaji učitelů je
         upraveno v pracovním postupu pro hlavní vedoucí dětských pobytů, který všichni pracovníci
         Spolku na této pozici výslovně akceptují podpisem pracovní smlouvy.

     Žáci
         Spolek nevytváří žádnou digitální ani papírovou databázi dětí, které se zúčastnily jeho akcí.
         Spolek pouze krátkodobě eviduje jmenný seznam účastníků zájezdu a vybírá od rodičů
         potvrzení od lékaře osvědčující způsobilost dítěte k účasti na zájezdu. To vše jsou zákonné
         povinnosti organizátora zotavovací dětské akce. Pro účely volitelného cestovního pojištění
         Spolek krátkodobě eviduje kromě jména ještě rodné číslo, anebo datum narození plus adresu
         bydliště.

         Osobní údaje dětí jsou chráněny takto:
         ► Každý učitel obdrží zaheslovaný a zašifrovaný přístup do svého speciálního digitálního
         úložiště, do kterého má přístup pouze tento učitel a úzké vedení Spolku.
         ► Jeden učitel = jedno digitální úložiště. Každý učitel má tedy přístup jen k seznamům svých
         dětí.
         ► Do svého digitálního úložiště nahraje učitel těsně před konáním objednaného zájezdu
         seznam dětských účastníků v dokumentu ve formátu PDF, Word či JPG.
         ► Vedení spolku seznam zkontroluje, předá jmenný seznam dětí hlavnímu vedoucímu pobytu
         a případně pojistí děti, které si objednali cestovní pojištění.
         ► Hlavní vedoucí pobytu může seznam dětí používat pouze v souladu se svým pracovním
         postupem, tedy výhradně pro evidenci dětí a pro zdárnou organizaci zájezdu. Obezřetné
         zacházení s osobními údaji dětí je upraveno v pracovním postupu pro hlavní vedoucí dětských
         pobytů, který všichni pracovníci Spolku na této pozici výslovně akceptují podpisem pracovní
         smlouvy.
         ► Nižší instruktoři (tedy vedoucí dětských družinek) obdrží od hlavního vedoucího pobytu
         pouze jména dětí, o které se ve své družince starají. Obezřetné zacházení s osobními údaji dětí
         je upraveno v pracovním postupu pro instruktory, který všichni pracovníci Spolku na této
         pozici výslovně akceptují podpisem pracovní smlouvy.
         - Zdravotník obdrží lékařské posudky dětí v papírové podobě jakožto součást zdravotní
         dokumentace k zájezdu.
         ► Po ukončení každé dětské zotavovací akce jsou veškeré seznamy dětských účastníků
         této akce vymazány z digitálního úložiště a zároveň jsou skartovány všechny seznamy
         dětí v papírové podobě, které si instruktoři během pobytu vytvořili pro evidenci dětí
         a bodování her.
         ► Pouze zdravotnický deník je v jediné papírové kopii archivován v trezoru Spolku po dobu
         šesti měsíců. Po uplynutí této doby je zdravotnický deník skartován.
         ► Spolek nevytváří žádné papírové ani digitální databáze dětí, které ze zúčastnily akcí Spolku.

     Instruktoři
         Osobní údaje instruktorů jsou vedeny výhradně v digitální podobě v počítačové databázi na
         serveru renomovaného poskytovatele hostingových služeb. Přístup na tento server je
         zaheslovaný a probíhá pomocí zašifrovaného spojení. Přístup k databázi instruktorů má pouze
         vedení Spolku.

5. Komu jsme oprávněni osobní údaje předávat

     Učitelé
         V zájmu hladké organizace průběhu pobytu může Spolek předat kontaktní údaje vedoucího
         učitele (jméno, telefon, email) poskytovateli objednaných služeb. Například telefon na učitele
         je předán řidiči autobusu, který veze děti na zájezd. Nebo tyto kontaktní údaje může obdržet

                                                          ~ 2 ~
         ubytovatel chystající své rekreační zařízení pro příjezd dětí a potřebuje se s učitelem domluvit
         na detailech pobytu.
     Žáci:
         Osobní údaje dětí Spolek nepředává žádné třetí straně. Výjimkou jsou pouze děti, které si
         objednají cestovní pojištění. Pro zajištění této služby musí Spolek předat identifikační údaje
         pojištěného dítěte pojišťovně, se kterou má uzavřenou smlouvu. Identifikačními údaji
         pojištěného dítěte se rozumí: Jméno, příjmení a rodné číslo. Anebo: Jméno, příjmení, datum
         narození a adresa bydliště.
     Instruktoři:
         Všichni instruktoři jsou Spolkem pojištěni na odpovědnost za způsobenou škodu či újmu na
         zdraví. Za tímto účelem jsou identifikační údaje instruktorů předávány pojišťovně, se kterou
         má Spolek uzavřenu smlouvu.
6. Kdo je oprávněn s údaji nakládat
S osobními údaji klientů operuje ve Spolku jen velmi omezený počet osob ve vedení právnické osoby.
Jedná se o předsedkyni spolku, vedoucí kanceláře, šéfinstruktora a sekretářku předsedkyně spolku. Ke
jménům „svých“ dětí má pak přístup každý hlavní vedoucí pobytu a stejně tak má ke jménům
a zdravotní dokumentaci přístup hlavní zdravotník každé akce. Hlavní vedoucí, instruktoři
a zdravotníci mají zacházení s osobními údaji striktně omezeno v pracovních postupech pro každou
pracovní pozici.
7. Shrnutí pravidel pro práci s osobními údaji ve Spolku
Spolek nevytváří žádné digitální ani papírové databáze osobních údajů dětí. Jmenné seznamy
a zdravotní dokumentace dětí jsou po ukončení každého pobytu skartovány či vymazány
z administrace. K seznamům dětí má během příprav přístup pouze úzký organizační tým vedení
Spolku. Všichni pracovníci spolku jsou smluvně zavázáni respektovat pracovní postupy, které striktně
omezují nakládání s osobními údaji pouze pro účely organizace škol v přírodě, výletů a adaptačních
kurzů pořádaných Spolkem.

                                                          ~ 3 ~