Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
Smlouva o poskytování služby Archiv bez starostí
uzavřená podle § 1746, odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění (dále jen „občanský zákoník“)
(dále jen „Smlouva“)
Společnost Archiv bez starostí, složená ze společníků
Everesta, s. r. o., IČO: 250 14 650
Se sídlem Mimoňská 3223, 470 01 Česká Lípa
zapsaná v obchodním rejstříku Krajského soudu v Ústí nad Labem, oddíl C, vložka 10957
zastoupená: Pavlínou Šlajsovou, jednatelkou
číslo účtu:
a
DIGIDATARCH spol. s r.o., IČO: 067 00 888
se sídlem Hudcova 588/70b, 621 00 Brno – Medlánky
zapsána v obchodním rejstříku Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 103776
zastoupená: Ing. Markétou Horákovou, jednatelkou
(dále jen „Poskytovatel“)
a
Středisko volného času Humpolec, U Nemocnice 692, příspěvková organizace,
IČO: 05243793
Sídlo: U Nemocnice 692, 396 01 Humpolec
Zastoupená: Mgr. Miroslavou Lisou, ředitelkou
číslo účtu:
(dále jen „Objednatel“)
Poskytovatel a Objednatel dále též společně jako „Smluvní strany“ a každý jednotlivě jako „Smluvní strana“
I.
Předmět a účel Smlouvy
Poskytovatel se zavazuje za podmínek stanovených touto Smlouvou poskytnout Objednateli služby, specifikované dále v čl. II. této Smlouvy.
Objednatel se zavazuje zaplatit Poskytovateli za jím poskytnuté služby, podle této Smlouvy, cenu stanovenou dále v čl. IV. této Smlouvy a poskytovat Poskytovateli veškerou součinnost potřebnou pro výkon sjednané činnosti podle této Smlouvy.
Poskytovatel prohlašuje, že je odborně způsobilou osobou k výkonu sjednaných činností podle této Smlouvy, má odborné znalosti práva a praxi v oblasti vedení spisovny
a poskytování archivní služby, ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o archivnictví“), včetně prováděcích (zejména vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů) a souvisejících právních předpisů o archivnictví a je schopen úplně zajistit plnění specifikované touto Smlouvou.
Účelem Smlouvy je splnění povinností, které pro Objednatele vyplývají ze zákona o archivnictví a ze souvisejících právních předpisů o archivnictví.
II.
Poskytované služby
Poskytovatel se zavazuje poskytovat Objednateli službu Archiv bez starostí, která je blíže definována v Příloze č. 1 k této Smlouvě, (dále jen „Služba“).
Služba je vedena nad dokumenty s neaktivní provozní upotřebitelností.
Služba probíhá v součinnosti se správcem spisovny, který je zodpovědný za fyzické vedení spisovny.
Poskytovaná Služba splňuje podmínky zákona o archivnictví, včetně souvisejících právních předpisů o archivnictví.
Smluvní strany se dohodly, že jakékoli rozšíření služeb poskytovaných Poskytovatelem dle této Smlouvy nad rámec stanovený v odst. 1. tohoto článku, bude sjednáno písemným dodatkem k této Smlouvě, v němž bude stanovena další požadovaná služba a cena, která bude Objednatelem hrazena.
III.
Místo a doba poskytování služby
Poskytovatel se zavazuje poskytovat Objednateli službu v objektu/ech na adrese:
U Nemocnice 692, 396 01 Humpolec.
Poskytovatel se zavazuje předat hmotné výstupy Služby Objednateli v objektu na adrese podle odst. 1. tohoto článku, a to ve lhůtách stanovených v Příloze č. 1 Obchodní nabídky této Smlouvy.
IV.
Cena a platební podmínky
Cena za poskytování Služby, dle této Smlouvy, je stanovena ve výši dle Platebního kalendáře uvedeného v Příloze č. 1 Nabídka poskytovaných služeb této Smlouvy.
Cena za Služby bude hrazena následujícím způsobem: K ujednané ceně bude připočteno DPH v zákonné výši.
Objednatel bude hradit cenu na základě faktury vystavené Poskytovatelem dle odst. 2. tohoto článku. Faktura musí splňovat náležitosti daňového dokladu dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Nebude-li faktura splňovat zákonem nebo smlouvou stanovené náležitosti, je Objednatel oprávněn ji ve lhůtě její splatnosti zhotoviteli vrátit a sdělit, v čem je konkrétně spatřována nesprávnost nebo vada faktury a Poskytovatel je povinen vystavit fakturu novou – opravenou či doplněnou. V případě vrácení faktury Objednatelem dle předchozí věty neplatí původní lhůta splatnosti, ale lhůta splatnosti běží znovu ode dne doručení nově a řádně vystavené faktury.
Splatnost daňového dokladu (faktury) se stanoví na 30 kalendářních dnů ode dne jejího vystavení.
Objednatel může poskytnout Poskytovateli zálohy na základě vzájemné dohody.
Platba se považuje za splněnou dnem připsání platby ve prospěch účtu Poskytovatele.
Úplata za služby nesmí být placena formou zápočtu, nedohodnou-li se Smluvní strany jinak.
Poskytovatel je oprávněn zvýšit smluvené ceny uvedené v příloze č. 1 Smlouvy v průběhu každého kalendářního roku jejího trvání u jednotlivých položek (dále jen „jednotkové ceny“), a to za podmínek a způsobem uvedeným níže, přičemž:
Zvýšení jednotkových cen v prvním kalendářním roce se vylučuje;
V následujících kalendářních rocích trvání Smlouvy je možné zvýšení vždy, přičemž takové navýšení bude provedeno o inflační přírůstek, zveřejňovaný Českým statistickým úřadem, ve smyslu aktuální zprávy o inflaci, a po postupu uvedeném v písm. c. tohoto odstavce, přičemž je vyloučeno odmítnutí Objednatelem takto uveřejňované a podložené zvýšené míry inflace.
Ke zvýšení jednotkových cen dle této přílohy dojde doručením písemného oznámení o uplatnění tohoto práva Poskytovatelem Objednateli, a to zpětně od počátku kalendářního roku, ve kterém ke zvýšení došlo. Byla-li před oznámením o zvýšení ceny již část ceny fakturována, bude rozdíl mezi původní a navýšenou cenou Objednateli dofakturován. Nedoručením písemného oznámení dle tohoto odstavce zaniká právo Poskytovatele na navýšení jednotkových cen v daném kalendářních roce.
Pro vyloučení pochybností se sjednává, že v případě záporné míry inflace se cena nesnižuje.
V.
Práva a povinnosti stran
Objednatel umožní Poskytovateli přístup ke všem potřebným dokumentům a písemnostem pro účely plnění předmětu této Smlouvy, které si Poskytovatel k zpřístupnění vyžádá.
Poskytovatel na základě žádosti Objednatele poskytne informace o všech uložených písemnostech, jejich stavu a případně současném procesu nakládání.
Poskytovatel se zavazuje vykonávat službu této Smlouvy s veškerou odbornou péčí, chránit obecně a jemu známé zájmy Objednatele a informovat Objednatele průběžně o plnění předmětu této Smlouvy.
Objednatel je povinen poskytovat Poskytovateli veškerou potřebnou součinnost a veškeré informace a podklady potřebné k plnění činností Poskytovatele. Bude-li Objednatel v prodlení s poskytnutím vyžadované součinnosti Poskytovateli, prodlužuje se o toto prodlení Objednatele lhůta pro poskytnutí služby Archiv bez starosti. Poskytovatel se po dobu trvání prodlení Objednatele nedostává do prodlení s plněním jakékoli své jiné povinnosti.
Smluvní strany sjednaly, že budou vzájemně spolupracovat a aktivně přistupovat k řešení jednotlivých oblastí služby, poskytované dle této Smlouvy.
Objednatel je povinen zaplatit Poskytovateli cenu za služby ve stanovené výši.
Objednatel není oprávněn během trvání této Smlouvy uzavřít jakoukoli smlouvu se 3. osobou, jejíž předmět bude shodný anebo obdobný předmětu této Smlouvy. Dojde-li k uzavření takové smlouvy, ztrácí Objednatel nároky z vadného plnění Poskytovatele a veškeré případné vady plnění Poskytovatele jdou k tíži Objednatele. Objednatel současně prohlašuje, že ke dni uzavření této Smlouvy nemá uzavřenou smlouvu, se 3. osobou, jejíž předmět je shodný anebo obdobný předmětu této Smlouvy.
Smluvní strany zamezí úniku důvěrných informací a zavazují se, že během plnění smlouvy i po ukončení smlouvy budou zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví v souvislosti s plněním smlouvy, za podmínek blíže ujednaných ve čl. VI. Smlouvy.
Každá ze Smluvních stran určuje kontaktní osobu/osoby, které budou zabezpečovat vzájemné předávání informací a spolupráci, předávání potřebných dokumentů, podkladů a výsledků činnosti dle této Smlouvy. Dojde-li ke změně v osobách pověřených k výkonu komunikace dle tohoto odstavce, je kterákoli ze Smluvních stran oprávněna pouze písemným oznámením, předaným druhé Smluvní straně, provést změnu či doplnění. Smluvní strany sjednaly, že takové změny a doplnění nejsou považovány za změny této Smlouvy a nebudou prováděny formou dodatku k této Smlouvě.
Kontaktní osoba/y Poskytovatele:
RNDr. Jan Škerle, tel:
e-mail:
Petra Kadeřávková, tel:
e-mail:
Kontaktní osoba Objednatele:
Mgr. Miroslava Lisá, ředitelka,
e-mail:
VI.
Chráněné informace a mlčenlivost
Veškeré informace sdělené kteroukoli ze Smluvních stran při plnění povinností dle této Smlouvy, jsou považovány za přísně důvěrné a nesmí být zpřístupněny či jakýmkoli jiným způsobem sděleny třetí osobě, s výjimkou informací, které byly v okamžiku sdělení veřejně známé nebo informací, které Smluvní strany získaly od třetích osob nebo jejich poskytnutí upravuje platný právní předpis. Smluvní strany explicitně vymezují některé důvěrné informace, podléhající povinnosti mlčenlivosti dle této Smlouvy, mezi které řadí zejména, pracovní procesy, metody a know-how které Poskytovatel během poskytování služby používá, dále informace o zařízení, software a hardware, který Poskytovatel při poskytování služby používá a též případné obchodní či jiné partnery Poskytovatele, o kterých se Objednatel v průběhu plnění této Smlouvy dozví.
Objednatel není oprávněn uvolnit, sdělit ani zpřístupnit jakékoliv třetí osobě důvěrné informace o Poskytovateli bez jeho předchozího písemného souhlasu, a to v jakékoli formě, a je povinen podniknout veškeré kroky nezbytné k zabezpečení daných informací
Smluvní strany jsou povinny zabezpečit veškeré podklady, mající charakter důvěrné informace, poskytnuté jim druhou Smluvní stranou, proti odcizení nebo jinému zneužití.
Objednatel se zavazuje, že důvěrné informace jiným subjektům nesdělí, nezpřístupní, ani nevyužije pro sebe nebo pro jinou osobu. Zavazuje se zachovat je v přísné tajnosti a sdělit je výlučně těm svým zaměstnancům, kteří jsou pověřeni plněním této Smlouvy a za tímto účelem jsou oprávněni se s těmito informacemi v nezbytném rozsahu seznámit. Objednatel se zavazuje zabezpečit, aby i tyto osoby považovaly uvedené informace za důvěrné a zachovávaly o nich mlčenlivost. Za porušení povinnosti zachovávat mlčenlivost a zajistit ochranu citlivých informací odpovídá Poskytovateli přímo Objednatel.
V případě, že bude při plnění předmětu této Smlouvy docházet ke zpracování osobních údajů, je Poskytovatel pro účely ochrany osobních údajů zpracovatelem. Poskytovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje pouze za účelem plnění předmětu a účelu této Smlouvy.
Poskytovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje v rozsahu nezbytně nutném pro plnění této Smlouvy, za tímto účelem je oprávněn osobní údaje zejména ukládat na nosiče informací, upravovat, uchovávat po dobu nezbytnou k uplatnění práv, předávat zpracované osobní údaje Objednateli a údaje likvidovat.
Poskytovatel učiní v souladu s platnými právními předpisy dostatečná organizační a technická opatření zabraňující přístup neoprávněných osob k osobním údajům.
Poskytovatel zajistí, aby jeho pracovníci byli v souladu s platnými a účinnými právními předpisy poučeni o povinnosti mlčenlivosti a o možných následcích pro případ porušení této povinnosti.
Poskytovatel zajistí, aby písemnosti a jiné hmotné nosiče informací, které obsahují důvěrné informace, byly po vzájemné dohodě a v rámci plnění této Smlouvy Poskytovatelem dočasně přemístěny mimo sídlo Objednatele, byly uchovány v uzamykatelných skříních umístěných v uzamykatelných místnostech.
Poskytovatel zajistí, aby elektronické datové soubory obsahující osobní údaje byly uchovávány v paměti počítače či jiného zařízení pouze:
Je-li přístup k takovýmto souborům chráněn heslem a
Je-li přístup k užívání počítače či jiného zařízení, v jehož paměti jsou tyto soubory umístěny, chráněn heslem
Je-li pro účely této Smlouvy nezbytné poskytnout Poskytovateli kopii databází, souborů nebo nosičů obsahujících jakékoliv údaje o činnosti Objednatele, je Poskytovatel povinen s takovými údaji nakládat tak, aby nedošlo k jejich úniku či zneužití.
VII.
Sankce
V případě, že Objednatel poruší povinnost stanovenou v čl. VI. týkající se ochrany informací a mlčenlivosti, zavazuje se Objednatel uhradit Poskytovateli smluvní pokutu ve výši 50.000,- Kč za každý jednotlivý případ porušení povinnosti.
V případě prodlení Objednatele s platbou, na kterou vznikl Poskytovateli nárok, uhradí Objednatel smluvní pokutu ve výši 0,1 % z dlužné částky za každý i započatý den prodlení.
V případě prodlení Poskytovatele s provedením Služby náleží Objednateli nárok na smluvní pokutu ve výši 0,01% z ceny Služby za každý započatý den prodlení.
Smluvní pokuty se nezapočítávají na náhradu případně vzniklé škody, kterou lze vymáhat samostatně vedle smluvní pokuty, a to v plné výši.
VIII.
Doba a skončení smlouvy
Smlouva je uzavírána na dobu určitou, a to od 1.4.2025 do 31.3.2029, tedy ode dne její účinnosti dle čl. IX. této Smlouvy.
Objednatel i Poskytovatel jsou oprávněni smlouvu vypovědět z důvodů uvedených v odst. 4, resp. odst. 5, tohoto článku, a to v šestiměsíční výpovědní době, která začíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně.
Poskytovatel je oprávněn za podmínek odst. 2 tohoto článku tuto smlouvu vypovědět, jestliže je Objednatel více než 30 dnů v prodlení s placením peněžních závazků vůči Poskytovateli.
Objednatel je oprávněn smlouvu vypovědět, jestliže Poskytovatel ztratí způsobilost k provozování činnosti uvedené v článku II. této Smlouvy.
Smluvní strany se dohodly, že Smlouva zaniká také v případě:
Dohody smluvních stran,
Jednostranným odstoupením od Smlouvy pro její podstatné porušení druhou Smluvní stranou, přičemž podstatným porušením Smlouvy se rozumí zejména:
Neposkytování služeb řádně anebo ve sjednané době plnění,
Opakované porušení povinností vyplývajících z této Smlouvy Smluvní stranou
Každá výpověď či odstoupení musí být učiněna v písemné formě a doručena druhé straně. V případě odepření přijetí výpovědi platí, že výpověď byla doručena 3. dnem po jejím odeslání. Výpovědní lhůta začne běžet od prvního dne měsíce následujícího po takovém doručení výpovědi druhé smluvní straně.
Ukončením účinnosti této smlouvy nejsou dotčena ustanovení smlouvy týkající se nároku z náhrady škody, nároku ze smluvních pokut či úroků z prodlení, ustanovení o ochraně informací a mlčenlivosti, ani další ustanovení a nároky, z jejichž povahy vyplývá, že mají trvat i po zániku účinnosti této smlouvy.
Ukončením této Smlouvy zanikají nároky Poskytovatele na zaplacení úplaty za poskytnutí služby, a to ke dni ukončení smlouvy.
IX.
Závěrečná ustanovení
V případě, že práva a povinnosti smluvních stran nejsou upraveny touto smlouvou, řídí se ustanoveními občanského zákoníku.
Pro případné spory mezi smluvními stranami vyplývající z této smlouvy nebo v souvislosti s ní se Smluvní strany zavazují vynaložit veškeré úsilí, které lze spravedlivě požadovat, k tomu, aby byly tyto spory vyřešeny smírnou cestou, zejména aby byly odstraněny okolnosti vedoucí ke vzniku práva od Smlouvy odstoupit, nebo okolnosti způsobují neplatnost Smlouvy.
Smlouvu lze měnit a doplňovat pouze písemnými vzestupně číslovanými dodatky, podepsanými oprávněnými zástupci obou smluvních stran.
Nedílnou součástí této smlouvy je:
Příloha č. 1 – Nabídka poskytovaných služeb
V této Smlouvě, pokud z kontextu jasně nevyplývá jinak, zahrnuje význam slova v jednotném čísle rovněž význam daného slova v množném čísle a naopak, význam slova vyjadřujícího určitý rod zahrnuje rovněž ostatní rody. Nadpisy jsou uváděny pouze pro přehlednost a nemají vliv na výklad této Smlouvy.
Nevymahatelnost či neplatnost kteréhokoliv ustanovení této Smlouvy nemá vliv na vymahatelnost či platnost zbývajících ustanovení této Smlouvy, pokud z povahy nebo obsahu takového ustanovení nevyplývá, že nemůže být odděleno od ostatního obsahu této Smlouvy.
Tato Smlouva představuje úplné ujednání mezi Smluvními stranami ve vztahu k předmětu této Smlouvy a nahrazuje veškerá předchozí ujednání ohledně předmětu této Smlouvy.
Tato Smlouva je vyhotovena ve dvou (2) stejnopisech, tak aby každá Smluvní strana obdržela po jednom (1) stejnopise.
Každá ze Smluvních stran nese své vlastní náklady vzniklé v důsledku uzavírání této Smlouvy.
Tato Smlouva nabývá platnosti okamžikem jejího podpisu oběma Smluvními stranami a účinnosti uveřejněním v registru smluv, dle odst. 11. tohoto článku.
Objednatel informoval Poskytovatele, že je povinným subjektem ve smyslu zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů. Smluvní strany se dohodly, že tato skutečnost není v rozporu s touto Smlouvou. Případné důvěrné informace či osobní údaje, vyplývající ze smlouvy, budou pro účely zveřejnění smlouvy v registru smluv Poskytovatelem označeny za důvěrné či osobní, a budou pro účely zveřejnění v registru smluv anonymizovány. Uveřejnění v registru smluv provede Objednatel, a to bezodkladně po podpisu smlouvy oběma smluvními stranami. Poskytovatel má právo zkontrolovat řádné uveřejnění smlouvy a v případě, že smlouva uveřejněna nebyla, má právo požadovat po Objednateli její uveřejnění.
Smluvní strany si tuto Smlouvu přečetly, souhlasí s jejím obsahem a prohlašují, že je ujednána svobodně, na důkaz čehož připojují své vlastnoruční podpisy.
V …………. dne…………...… V České Lípě dne…………….
Objednatel Poskytovatel
SVČ Humpolec za Archiv bez starostí.
podepsán: Miroslava Lisá podepsán: Pavlína Šlajsová
pozice: ředitelka pozice: jednatelka Everesta, s.r.o.
Příloha č. 1
Nabídka poskytovaných služeb pro
Středisko volného času Humpolec,
U Nemocnice 692, příspěvková organizace
Zpracovali: RNDr. Jan Škerle, Petra Kadeřávková
Platnost nabídky do: 25.3.2025
Vážená paní ředitelko,
na základě setkání 11.3.2025 jsme pro Vás s kolegy připravili návrh na poskytování služby Archiv bez starostí, který obsahuje podrobný popis služby, cenovou nabídku i standardní smluvní podmínky.
Velmi si vážíme Vašeho zájmu o služby spojené s reorganizací spisovny, skartačním řízením aktualizací spisového a skartačního řádu a následnou podporou.
Předmětem této nabídky je poskytování služby Archiv bez starostí v souladu s platnou legislativou řídící se zákony o archivnictví a spisové službě.
Součástí nabídky je nejen popis služby, ale rovněž reference našich klientů z řad škol, obecních úřadů a dalších institucí.
V rámci kapitol Cenový rozpis, platební kalendář je rozpracovaná i konkrétní cenová nabídka
a harmonogram plnění přímo pro Vás. Pokud Vám tento návrh vyhovuje, jsme připraveni obratem podepsat smlouvu a zahájit plnění.
Jestliže byste chtěli spolupráci nastavit jinak, případně ji doplnit o některé fakultativní služby stručně představené v nabídce, rádi podle Vašeho zadání náš návrh upravíme.
Děkuji za příjemné setkání a budu se těšit na případnou spolupráci.
RNDr. Jan Škerle
Obsah
1. Úvodní ustanovení 10
1. Vedení listinné spisovny 11
1. Pravidelná roční skartační řízení 11
1. Aktualizace/tvorba Spisového a skartačního řádu, plánu 12
1. Konzultace a školení 12
1. Spolupráce při mimořádných událostech 13
1. Výhody pro Vás 13
1. Cenový rozpis, platební kalendář 13
1. Řekli o nás 14
10. Co děláme a umíme 15
1. Kontakty Archiv bez starostí 16
Úvodní ustanovení
Tato nabídka byla vypracována na základě předběžného odhadu rozsahu a stavu Spisovny Zákazníka:
Organizace vznikla v roce 2016 a dosud se neskartovalo.
Spisový a skartační řád je třeba aktualizovat.
Spisový a skartační plán je třeba aktualizovat.
Archivní knihu je třeba aktualizovat.
Organizace neprovozuje elektronickou spisovou službu..
Veškeré spisy se nacházejí na jedné adrese organizace.
Organizace neprošla sloučením ani rozlukou.
V organizaci se nachází cca 22 běžných metrů spisů.
Nabízená služba Archiv bez starostí se týká pouze výše uvedeného rozsahu Spisovny a netýká se věcné kontroly obsahu dokumentů ve Spisovně. V rámci služby Archiv bez starostí budou zpracovány pouze uzavřené spisy, se kterými již zaměstnanci zákazníka nepracují.
Pro řádné vykonávání služby Archiv bez starostí je nutné zajištění níže uvedené součinnosti ze strany Zákazníka:
Pro výkon služby na vašem pracovišti
zajištění vhodných podmínek pro práci (dodržování pracovních podmínek dle Zákona č. 262/2006 Sb. - zejména teplota na pracovišti, prašnost, hlučnost, nošení těžkých břemen apod.)
při nevedení ESSL - před 1. návštěvou Zákazník zašle všechny vydané Spisové a skartační řády a plány, za jednotlivé roky (v případě, že tyto směrnice byly Zákazníkem vydány)
při vedení ESSL - před 1. návštěvou musí Zákazník zaslat všechny vydané Spisové a skartační řády řády a plány za jednotlivé roky (vygenerovat sestavu z ESSL)
bude předán seznam ukončených dotací (grantů, projektů), včetně data ukončení
bude předán seznam aktuálních zaměstnanců
k uložení do spisovny budou převzaty pouze uzavřené spisy od jednotlivých odborů, úseků, popř. zaměstnanců
Formou služby pro potřeby Zákazníka budou zajištěny následující činnosti:
Vedení listinných spisoven Zákazníka a s tím související činnosti
Pravidelná roční skartační řízení pro dokumenty uložené ve spisovnách Zákazníka před zavedením elektronického systému spisové služby (ESSL) a po zavedení ESSL, s tím související činnosti. Aktivní účast při archivních prohlídkách a kontrolách spisovny nadřízenými orgány.
Aktualizace Spisového a skartačního řádu a plánu, konzultace s místně příslušným archivem, dle platné legislativy.
Konzultace a školení příslušných zaměstnanců i nově příchozích zaměstnanců ve věci výkonu spisové služby pro ESSL, pravidelný audit proškolených zaměstnanců ve vedení spisové služby, zajištění školení při změnách vnitřních směrnic organizace nebo legislativy. Aktivní přístup ve věci spisové služby při společných jednáních se Zákazníkem, se zástupci dodavatele ESSL a zástupci místně příslušného archivu.
Spolupráce při mimořádných událostech v oblasti spisovny Zákazníka (tj. stěhování spisoven, rekonstrukce a modernizace spisoven, škodné události ve spisovnách, aj.).
Pokud původce během historie přecházel /přechází z listinného systému vedení spisové služby do systému elektronického nebo naopak, je služba prováděna v oblasti listinné spisovny. Součástí služby Archiv bez starostí není zadávání či modifikace dat v systému elektronické spisové služby.
Vedení listinné spisovny
Analýza dokumentů
Důkladnou analýzou dokumentů je možné přesně kategorizovat dokumenty dle druhu, původu, doby vzniku a přiřadit jim daný skartační režim. Podle zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, je povinnost původce uchovávat dokumenty, po uplynutí správní či provozní upotřebitelnosti těchto dokumentů spolupracovat s příslušným státním archívem, umožnit mu provedení výběru archiválií.
V rámci analýzy budou realizovány následující činnosti:
podrobné třídění dokumentů dle doby vzniku, skartačního režimu, spisového znaku a platného spisového plánu v daném roce,
roztřídění a zalistování nezařazených spisů,
přiřazení skartačního znaku „S, A“ na základě skartačních plánů platných v daném roce a kontrola již zařazených dokumentů,
zařazení dokumentace do spisovny dle skartačních lhůt a znaků,
V případě, že bylo v předchozích letech schválených více spisových plánů, třízení dokumentů je prováděno dle spisových znaků uvedených v těchto jednotlivých plánech.
Elektronická evidence dokumentů
Bude proveden el. soupis listinných dokumentů spisoven ve formátu xls. pro potřeby aktivního vyhledávání dokumentů. Zákazník obdrží zpracovaný elektronický soupis uložených dokumentů ve formátu xls. Při příjmu nebo skartaci dokumentů bude provedena aktualizace el. evidence dokumentů.
Popis regálového systému
Ukládání dokumentů do regálového systému spisoven se řídí vnitřními směrnicemi Zákazníka. Lokace uložených dokumentů je vedena v el. evidenci.
Dokumenty s osobními údaji by měly být uloženy na takovém místě, pro které bude po celou dobu jejich správní, účetní či provozní upotřebitelnosti zajištěna bezpečnost a sníženo riziko jejich znehodnocení (vlivem stavebně-technických parametrů spisovny), zneužití osobních údajů vlivem přístupu nepovolaných osob nebo personálními změnami v organizaci.
Spisovna je samostatný celek, který by měl být chráněn vhodnými a dostupnými prostředky, v prostředí, ve kterém je omezený přístup, předem stanovený jak z hlediska denního provozu, oprav nebo náhlých změn.
Režim výpůjček dokumentů ze spisovny
nahlížení do dokumentů a spisů se eviduje v knize návštěv
výpůjčky se evidují v knize výpůjček, uskutečňují se za přítomnosti zodpovědného zaměstnance a potvrzují se podpisem vypůjčitele
kontrola režimu výpůjček
Režim pravidelného ukládání dokumentů do spisovny
zavedení termínů pro předávání dokumentů do spisovny pro jednotlivé úseky/odbory dle činnosti Zákazníka
předem určeným zaměstnancům Zákazníka přichází výzva k příjmu dokumentů do spisovny na základě předávacích protokolů
Pravidelná roční skartační řízení
Předmětem skartace jsou všechny dokumenty, u nichž uplynuly zákonem stanovené skartační lhůty
a provozní upotřebitelnost. Skartační lhůty jednotlivých dokumentů se řídí dle nařízení zákona č. 499/2004 Sb. Zákon o archivnictví a spisové službě a také interní směrnicí (Spisovým a skartačním řádem a plánem) zákazníka.
Příprava podkladů pro skartační řízení při vedení spisové služby v listinné podobě
fyzické vyřazení spisů s uplynulými skartačními lhůtami,
tvorba skartačního návrhu znaku “S, V, A“ včetně žádosti o skartační řízení (příprava podkladů pro komunikaci s místně příslušným archivem),
příprava dokumentů na fyzickou skartaci.
Příprava podkladů pro skartační řízení při vedení spisové služby v ESSL
validace dat ze Zákazníkem vygenerovaného Seznamu dokumentů, spisů z ESSL s dokumenty uloženými v listinné spisovně Zákazníka
v případě zjištění nezaevidovaných dokumentů, spisů do ESSL bude pro tyto dokumenty vedeno samostatné skartační řízení po dohodě s okresním archivem
fyzické vyřazení spisů s uplynulými skartačními lhůtami dle Zákazníkem vygenerovaného Seznamu dokumentů, spisů z ESSL
tvorba úvodního dopisu Žádosti o skartační řízení
příprava dokumentů na fyzickou skartaci
Archivní prohlídka
příprava dokumentů pro archivní prohlídku,
účast na archivní prohlídce,
komunikace s místně příslušným okresním archivem,
jsme aktivní při jakékoliv reakci oblastního archivu – změnách archivních prohlídek, preferujeme osobní účast, nabízíme odvoz archiválií do oblastního archivu, jsme u konzultací v případech dohledávání / ztráty dokumentů aj.
Fyzická skartace dokumentů
Certifikovanou skartaci provádí náš obchodní partner. Garantujeme zabezpečení v každé fázi skartace.
fyzický odvoz materiálů ke skartaci (přeprava a manipulace s dokumenty),
potvrzení o bezpečné likvidaci dokumentů,
skartovaný odpad je dále ekologicky recyklován.
Aktualizace/tvorba Spisového a skartačního řádu, plánu
Aktualizace spisového a skartačního řádu zahrnuje:
revize stávajícího spisového a skartačního řádu, včetně spisové a skartačního plánu
aktualizace na základě platné legislativy a metodických pokynů příslušných archivů
školení v oblasti metodických postupů, nastavení interních provozních postupů
Zákazník obdrží aktualizovaný Spisový a skartační řád ve formátu doc.
Konzultace a školení
Součástí služby Archiv bez starostí je:
školení příslušných zaměstnanců i nově příchozích zaměstnanců ve věci výkonu spisové služby dle platné legislativy při vedení spisové služby v listinné podobě nebo v ESSL
telefonické či mailové konzultace dle potřeb Zákazníka
pravidelný audit proškolených zaměstnanců ve vedení spisové služby, zajištění školení při změnách vnitřních směrnic organizace nebo legislativy
osobní konzultace za fyzické přítomnosti u Zákazníka jsou stanoveny v předem daném rozsahu
aktivní přístup ve věci spisové služby při společných jednáních s Zákazníkem, se zástupci dodavatele ESSL a zástupci místně příslušného archivu při zavádění ESSL nebo při elektronických skartačních řízeních
Spolupráce při mimořádných událostech
Součástí poskytování služby Archiv bez starostí je zajištění archivního servisu při mimořádných událostech v oblasti spisovny Zákazníka (tj. stěhování spisoven, rekonstrukce a modernizace spisoven, škodné události ve spisovnách, spisová rozluka nebo sloučení aj.).
Archivní servis se sestává z těchto částí:
uložení dokumentů do přepravních krabic a umístění do provizorních prostor
popis přepravních krabice pro případ dohledání požadovaných dokumentů,
zařazení dokumentů do nově zrekonstruované spisovny/nového regálového systému, popis nového regálového systému, aktualizace elektronického soupisu uložených dokumentů ve formátu xls.
v případě nutné spisové rozluky nebo sloučení připravíme dokumentaci dle vyhlášky 259/2012 Sb.
v případě ztráty dokumentů připravíme dokumentaci pro oznámení této události příslušnému okresnímu archívu
Výhody pro Vás
Po dobu poskytování služby Archiv bez starostí budete skutečně bez starosti – Vše vyřešíme za Vás.
Garance bezpečného chodu spisovny – Garantujeme a zajistíme.
Ve shodě s platnou legislativou – Legislativa je náš koníček, pomůžeme Vám s ní.
Bez administrativní zátěže – Vše vyřídíme, nemusí již řešit Vaši zaměstnanci.
Konzultace – Pomůžeme, navrhneme řešení.
Součinnost kdykoliv – Jsme tu pro Vás.
Osobní přístup – Vážíme si Vás jako partnera.
Cenový rozpis, platební kalendář
Cena za službu je dána následujícím platebním kalendářem:
Termín fakturace
Částka bez DPH
1.4.2025
28 500 Kč
1.4.2026
28 500 Kč
1.4.2027
28 500 Kč
1.4.2028
28 500 Kč
Výše uvedená cena je včetně přepravy dokumentů na skartaci, fyzickým dohledem nad skartací, vlastní skartaci, přeskupení všech spisů ve spisovně dle stavebně-technických parametrů spisovny, registrace, protokolů, evidenčních seznamů atd.
Řekli o nás
„Od chvíle, kdy jsem uzavřela smlouvu s Archivem bez starostí, jsem opravdu mohla vše pustit z hlavy. V rámci služby došlo k systematickému uložení a zapsání veškeré dokumentace ve škole. Byla navázána komunikace s oblastním archivem
a vyjasněny kompetence obou institucí. Proběhlo vyřazení dokumentů, následná skartace a na závěr i kompletní aktualizace všech dokumentů, které se vedení spisové služby týkají.Služba, kterou Archiv bez starostí nabízí tak plně odpovídá jménu společnosti :-)“
Jana Vondálová (ředitelka, Základní škola a Mateřská škola Hrabová)
„Se službou Archiv bez starostí jsme velice spokojeni, služby jsou kvalitní, paní archivářky nám profesionálně pomohly. Zároveň oceňujeme jejich ochotu, vstřícnost a odborné vedení. Věříme, že s Vaší pomocí se dostatečně připravíme na digitalizaci archivu.“
Zuzana Janczyková (personalistka, ZŠ a MŠ Český Těšín Pod Zvonek)
„S implementací služby Archiv bez starostí jsem velice spokojená. Veškerá komunikace probíhala hladce a také práce na uspořádání naší spisovny, včetně součinnosti s okresním archivem ohledně výběru archiválií a závěrečné skartace vyřazených dokumentů, byly hotové v rekordním čase. Všem Vašim pracovníkům touto cestu ještě jednou děkuji za vynikající práci. Díky jejich pomoci jsem se zbavila vleklého problému, ušetřili mi spoustu času, který teď můžu věnovat jiným věcem.“
Mgr. Blanka Šenkýřová (ředitelka, ZŠ při Dětské léčebně Ostrov u Macochy)
Tímto Vám chci sdělit, že jsme velmi spokojení s prací Vaší firmy. Vaše práce je velmi pečlivá a odborně vedená. Přístup Vašich pracovníků a jejich spolupráce s námi je vzorová.
Radomír Vališka (starosta obce Dětenice)
Službu Archiv bez starostí využíváme teprve prvním rokem. V rámci služby došlo k roztřídění dokumentů ve spisovně a archivu včetně návrhů na jejich vyřazení. Městu tato služba šetří práci a čas. Nyní očekáváme další kroky naší spolupráce.
Petr Soukup (starosta obce Libáň)
Další reference najdete na našem webu archivbezstarosti.cz
Co děláme a umíme
Digidatarch spol. s r.o.
Jsme ryze česká společnost nabízející kompletní služby ve správě dokumentů – od spisové a konzultační služby, přes digitalizaci dokumentů, listinnou (služby spisovny) a digitální archivaci, až po bezpečnou skartaci dokumentů. Vybudovali jsme digitalizační centrum, vlastní datové uložiště a komerční spisovny pro dlouhodobé uložení firemních písemností s vysoce spolehlivým zabezpečením v uzavřených areálech.
Poskytujeme individuální přístup a vysokou kvalitu služeb. Naší prioritou je vzájemná důvěra, díky které jsme spolehlivým partnerem ve Vašem podnikání. Důležitým pilířem naší společnosti je odborně vyškolený tým zaměstnanců, na který se můžete spolehnout.
Everesta, s.r.o.
Zabezpečujeme náročné, netradiční a obtížně dostupné služby a dodávky. Pro zajištění náročných projektů sestavujeme konsorcia ověřených dodavatelů a subdodavatelů, jejichž práci kontrolujeme a hodnotíme.
Pro firmy, úřady, instituce, státní správu a samosprávu
IT projekty
a řešení
Řízení projektů a procesů
Průzkumy
a analýzy
Nabízíme zpracování studií, analýz, odborné podpory a vedení IT projektů
Nastavujeme, zefektivňujeme, vyhodnocujeme a řídíme projekty a procesy
Provádíme průzkumy veřejného mínění, evaluace, ekonomické analýzy a průzkumy uvnitř organizací
Poradenské
projekty
Jazykové a mezinárodní služby
Vzdělávání
Poradíme se strategickým rozvojem, optimalizací lidských zdrojů, dotacemi a zapojováním veřejnosti
Poskytujeme jazykové vzdělávání, překlady, tlumočení, stáže v zahraničí a podporu mezinárodní spolupráce
Zabezpečujeme komplexně vzdělávací projekty zaměřené na akreditované vzdělávání, měkké dovednosti, právní a ekonomická témata i oblast IT
Marketing, reklama, eventy
Outsourcing
Právní, ekonomické
a účetní aspekty veřejné správy
a školství
Zajišťujeme audity a analýzy úředních procesů
a dokumentů, revize
a zpracování interních směrnic či předpisů, audit a monitoring registru smluv, poradenství
a podporu v oblasti veřejného zadávání
Připravíme propagační kampaně a produkci pro vaše akce a organizace, posílíme vaši komunikaci s veřejností
Poskytujeme služby, na které nemáte vlastní kapacitu v oblasti personalistiky, účetnictví, GDPR či správy IT
Kontakty Archiv bez starostí
Péče o klienta – Petra Vítková (obchodní referentka)
tel:
„Velkou radost mi přináší, když pomůžeme nastavit správný chod letité spisovny a následně slyším ohlasy, které nás doporučují. Myslím si, že dokážeme dát do pořádku každou spisovnu.“
Realizace služby – Mgr. Simona Anderáková, Ph.D. (projektová manažerka)
tel:
„Z pohledu archiváře a historika mě těší, když vidím, že díky našim službám dokážeme vést spisovnu včetně archiválií, které přibližují současný obraz doby pro budoucí výzkum.“
Ochrana informací v tomto dokumentu:
Archiv bez starostí je podstatný a identifikovatelný celek praktických nepatentovaných informací, které jsou výsledkem zkušeností Společnosti právnických osob Everesta, s. r. o. a Digidatarch, spol. s r. o., jež za tímto účelem jednají ve vzájemné shodě a vytvářejí tak know-how týkající se tajných, podstatných a identifikovatelných celků praktických nepatentovaných informací, které jsou výsledkem jejich činnosti a zkušeností, a jsou jimi otestovány. Tyto informace a celky nejsou všeobecně známé a snadno dostupné, a obsahují souhrn znalostí, vědomostí a právem chráněné nehmotné statky, jakož i technické poznatky a zkušenosti, které sice nejsou patentovatelné, ale umožňují nejefektivnější využití různých řešení při jejich aplikaci. Dále také zahrnují další druhy znalostí, které se týkají zejména podmínek reálného využití těchto poznatků, včetně způsobů inovací těchto poznatků, jejich řízení, získávání, zabezpečení, ochrany a využívání. V neposlední řadě je vše uvedené současně obchodním tajemstvím Společnosti, neboť se jedná o konkurenčně významné, určitelné, ocenitelné a v příslušných obchodních kruzích běžně nedostupné skutečnosti a informace, které souvisejí se Společností a jejichž utajení je v zájmu Společnosti zajišťováno patřičným a odpovídajícím způsobem. Veškeré informace poskytnuté prostřednictvím tohoto dokumentu jsou duševním vlastnictvím Společnosti, resp. know-how, a taktéž obchodním tajemstvím. Jakákoliv osoba seznámivší se s těmito informacemi podléhá závazku mlčenlivosti a nesmí tyto informace sdílet s jakoukoliv třetí stranou. V případě porušení tohoto závazku, resp. povinnosti, je Společnost oprávněna domáhat se svých práv a ochrany těchto informací nejen podle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, ale i zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, a zákona č. 221/2006 Sb., o vymáhání průmyslových práv a ochraně obchodního tajemství.
1
image3.jpeg
image1.png
image2.jpeg
image4.png