Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
SMLOUVA O ŘÍZENÍ PROJEKTU
Česká republika – Národní sportovní agentura
se sídlem nábřeží Edvarda Beneše 128/4, 118 00 Praha 1 Malá Strana
IČO: 07460121
korespondenční adresa: Českomoravská 2420/15, 190 00 Praha 9
zastoupená Mgr. Ondřejem Šebkem, předsedou
datová schránka: vnadiz2
osoba oprávněná k přebírání plnění a jednání mimo změny smlouvy:
dále jen „Oprávněná osoba“)
(dále jen „Objednatel“)
a
Tomáš Novák
se sídlem: Úročnice 64, 256 01 Benešov
IČO: 10067736
držitel živnostenského oprávnění v oboru činnosti: Poskytování software, poradenství
v oblasti informačních technologií, zpracování dat, hostingové a související činnosti
a webové portály
bankovní spojení:
datová schránka: e85xirv
(dále jen „Poskytovatel“)
(Poskytovatel a Objednatel dále každý jednotlivě také jako „Smluvní strana“ a společně
jako „Smluvní strany“) uzavírají mezi sebou podle ustanovení § 1746 odst. 2 zákona
č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský
zákoník“) a za podmínek dále uvedených tuto smlouvu o řízení projektu (dále jen
„Smlouva“).
Čl. I. Předmět plnění
Předmětem plnění je projektové a finanční řízení projektu s názvem „IS Rejstřík sportu II.“,
(dále jen „projekt“), který bude pro Objednatele realizovat dodavatel vybraný
ve výběrovém řízení na veřejnou zakázku s názvem „Nový rejstřík sportu, část. I.“
a odpovídá za to, že projekt bude dokončen řádně, v termínu a kvalitě stanovené
smlouvou uzavřenou mezi Objednatele a dodavatelem vybraným ve výběrovém řízení
(dále jen „Smlouva na Nový rejstřík sportu, část. I.“ a „Projektové řízení“).
Čl. II. Cena za poskytované plnění
1. Smluvní strany se výslovně dohodly, že za Projektové řízení specifikované v článku I.
a III. Smlouvy náleží Poskytovateli odměna ve výši 1 000,- Kč za hodinu Projektového
řízení.
2. Smluvní strany výslovně stanoví, že maximální celková výše odměny činí 500 000,- Kč,
tato výše je konečná a nepřekročitelná.
3. Poskytovatel v době uzavření smlouvy není plátcem DPH, nicméně Smluvní strany
se výslovně dohodly, že výše odměny stanovená v bodech 2.1 a 2.3 Smlouvy
je konečná, a i v případě, že by se Poskytovatel stal plátcem DPH zůstává nezměněna.
4. Výše uvedená odměna zahrnuje veškeré Poskytovatelem účelně vynaložené náklady
související s plněním této smlouvy včetně nákladů na dopravu, čas strávený cestou atd.
Čl. III. Popis plnění
1. Poskytovatel se zavazuje při plnění předmětu této smlouvy postupovat s odbornou
péčí tak, aby Projektové řízení odpovídalo standardům a nejlepší praxi v oboru
projektového řízení v době plnění předmětu smlouvy. Poskytovatel je povinen
postupovat podle pokynů Objednatele a případně Objednatele upozornit na
nevhodnost jeho pokynů, zejména pokud by mohly mít za následek vznik škody.
Poskytovatel se dále zavazuje poskytnout Objednateli úplné informace a průběžně jej
komplexně informovat o stavu realizace plnění.
2. Projektové řízení musí odpovídat zásadám projektového managementu. Případné vady
Projektového řízení zjištěné Objednatelem do šesti měsíců po skončení Smlouvy nebo
předání výsledků Projektového řízení Objednateli je Poskytovatel povinen bezplatně
odstranit v přiměřené lhůtě stanovené Objednatelem.
3. Neodstranění vady viz předcházející odstavec řádně a včas je důvodem pro odstoupení
od Smlouvy.
4. Oprávněné osobě Poskytovatel předloží:
A. Návrh na sestavení projektového týmu ze zástupců Objednatele, vybraného
dodavatele a dalších osob, do 2 týdnů od účinnosti Smlouvy na Nový rejstřík
sportu, část. I.
B. Statut a jednací řád projektového týmu, do 4 týdnů od účinnosti Smlouvy na Nový
rejstřík sportu, část. I.
C. Harmonogram realizace projektu, do 6 týdnů od účinnosti Smlouvy na Nový rejstřík
sportu, část. I.
D. Plán činnosti projektového týmu, do 6 týdnů od účinnosti Smlouvy na Nový rejstřík
sportu, část. I.
E. Plán komunikace a reportingu projektu, do 8 týdnů od účinnosti Smlouvy na Nový
rejstřík sportu, část. I.
F. Plán řízení rizik projektu do 10 týdnů od účinnosti Smlouvy na Nový rejstřík sportu,
část. I.
G. Zápis z jednání projektového týmu, do 3 pracovních dnů po konání jednání;
H. Zápis z kontrolního dne projektu, do 3 pracovních dnů po konání kontrolního dne;
I. Průběžnou zprávu o stavu realizace projektu, dle schváleného harmonogramu
projektu;
J. Závěrečnou zprávu o realizaci projektu; dle schváleného harmonogramu projektu
nejpozději však 5 pracovních dnů před ukončením smluvního vztahu.
5. Plnění je možné realizovat uložením dokumentů na portál projektu, což je webová
stránka Objednatele, kam umožní Poskytovateli po dobu účinnosti Smlouvy přístup.
6. Poskytovatel se zavazuje:
A. Vykonávat administraci projektu – projektové řízení, což zahrnuje následující
činnosti
a. Spolupracuje na koordinaci uvedeného projektu dle schváleného
harmonogramu, provádí průběžný monitoring projektu, zpracovává hlášení
o projektu, která průběžně umisťuje na portál projektu, zpracovává žádosti
o platbu včetně a jejich příloh, za tímto účelem zpracuje projektovou
dokumentaci v rozsahu (vzory jednotlivých dokumentů tvoří přílohu
Smlouvy):
i. registr zainteresovaných stran
ii. logická rámcová matice projektu (LRM)
iii. Statement of Work (SOW)
iv. Statut a jednací řád projektového týmu
v. Plán činnosti projektového týmu
vi. Plán komunikace a reportingu projektu
vii. Plán řízení rizik projektu
viii. Harmonogram realizace projektu
ix. Zápis z jednání projektového týmu
x. Zápis z kontrolního dne projektu
xi. Průběžná zpráva o stavu realizace projektu
xii. Závěrečná zpráva o realizaci projektu;
B. Vede projektový tým, tj. nastavuje vzájemnou komunikaci, schvaluje výkazy práce
atp.;
C. Provádět průběžné kontroly plnění monitorovacích indikátorů, sledovat plnění
cílů, dodržování etap a harmonogramu projektu (časového, věcného i finančního),
rozpočtu projektu, dílčích aktivit a v případě nesouladu předkládat Oprávněné
osobě návrhy nápravných opatření;
Řešení případných změn formou nepodstatné změny projektu nebo zpracování
žádosti o podstatnou změnu projektu;
D. Připravit věcné části monitorovacích zpráv a hlášení o postupu projektu;
E. Účastnit na pracovních jednáních a poradách realizačního týmu projektu (v
případě, že je to věcně nezbytné);
F. Dohled nad publicitou projektu.
G. Vykonávat finanční management – finanční řízení, což zahrnuje následující
činnosti:
a. Provádění finančního řízení projektu ve smyslu kontroly;
b. Finanční monitoring a kontrola plnění finančního plánu projektu;
c. Ve spolupráci s ekonomem projektu (zaměstnancem objednatele) připravit
a následně zpracovat finanční části monitorovacích zpráv a hlášení
o postupu projektu;
d. Kontrola způsobilosti výdajů, jejich poměrů a položkových cen;
H. Vykonávat odbornou ICT agendu, především pak, provádět odborné posouzení
požadavků byznys požadavků Objednavatele ve smyslu:
a. Analýza proveditelnosti, tj. zhodnocení, zda je možné požadavky splnit s
dostupnými zdroji a technologiemi;
b. Riziková analýza, tj. zhodnocení, identifikace potenciálních rizik spojených
s požadavky a návrh opatření k jejich zmírnění;
c. Studie nákladů a přínosů, tj. vyhodnocení finančních nákladů
a očekávaných přínosů požadavků;
d. Validace požadavků, tj. zajištění, že požadavky jsou správně pochopeny
a že odpovídají potřebám zainteresovaných stran;
e. Schválení požadavků, tj. formální schválení požadavků od všech
zainteresovaných stran;
I. Vykonávat odbornou ICT agendu, především pak, zabezpečit prosazení požadavků
objednatele v dokumentech vypracovávaných v rámci řízení projektu a dalších
mezi dokumentech týkajících se projektu;
J. Zachovat mlčenlivost o všech skutečnostech, se kterými se seznámí v souvislosti
s plněním předmětu smlouvy;
K. Vykonávat další činnosti související s Projektovým řízením a projektem Rejstřík
sportu obecně dle pokynů Objednatele.
7. Objednatel se zavazuje:
A. Poskytnout veškeré informace pro realizaci plnění, řádně a včas hradit cenu za
služby podle čl. II. této smlouvy a zabezpečit součinnost pro průběh projektu.
Čl. IV Platební podmínky
1. Poskytovatel vystavuje vždy zpětně za uplynulý kalendářní měsíc výkaz činnosti, kde
uvádí počet hodin výkonu Projektového řízení v daném kalendářním měsíci,
respektive v jednotlivých dnech s popisem vykonávané činnosti. Výkaz činnosti
Poskytovatel předá Oprávněné osobě, která provede jeho kontrolu a schválí jej, nebo
vrátí Poskytovateli k přepracování.
2. Na základě schváleného výkazu činnosti následně Poskytovatel vystaví Objednateli
daňový doklad (fakturu) se splatností minimálně 30 dnů, který musí splňovat
veškeré náležitosti stanovené příslušnými právními předpisy. Daňový doklad
(fakturu) zašle Oprávněné osobě a na e-mailovou adresu: fakturace@nsa.gov.cz
3. V případě, že daňový doklad (faktura) nesplňuje výše uvedené a právními předpisy
stanovené náležitosti, je Objednatel oprávněn jej do data splatnosti vrátit
Poskytovateli. Poskytovatel je v takovém případě povinen vystavit nový daňový
doklad (fakturu) s novým termínem splatnosti. Objednatel není v takovém případě v
prodlení s úhradou.
Čl. V. Mlčenlivost a ochrana Informací
1. Poskytovatel se zavazuje, že nebude sdělovat žádné třetí osobě veškeré neveřejné
informace, které přijal nebo přímo či nepřímo získal od Objednatele v souvislosti
s touto smlouvou, nebo které byly v ústní či písemné podobě Poskytovateli sděleny
v rámci plnění práv a povinností dle této Smlouvy, včetně jakéhokoliv know-how,
obchodních tajemství, informací týkajících se činnosti a fungování Objednatele,
a jiných informací důvěrné povahy (zejména včetně veškerých majetkových,
technických, průmyslových a obchodních informací v jakékoliv podobě,
ať již v tištěné formě, ve formě elektronicky uložených dat, jakož i informací
sdělených ústně) a včetně informace o uzavření a podmínkách Smlouvy (dále jen
„Důvěrné informace“).
2. Poskytovatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o Důvěrných informacích
ve smyslu § 1730 odst. 2 Občanského zákoníku a zdržet se veškerých aktivit, které
by mohly poškodit dobré jméno či zájmy Objednatele.
3. Poskytovatel se zavazuje nevyužít Důvěrných informací a jiných skutečností, o nichž
se dozvěděl přímo či nepřímo v souvislosti s poskytováním Služeb dle Smlouvy,
ve prospěch sebe či jiného ani neumožnit jejich využití třetím osobám.
4. Tyto povinnosti se neuplatní v případě poskytnutí Důvěrných informací:
A. zaměstnancům Poskytovatele a osobám činným ve prospěch Poskytovatele (např.
advokátům, auditorům, znalcům apod.), pokud je znalost takové Důvěrné
informace potřebná pro plnění úkolů takové osoby v rámci realizace Smlouvy a
pokud jsou takové osoby vázány povinností mlčenlivosti alespoň ve stejném
rozsahu jako Poskytovatel. Pokud taková osoba poruší tuto povinnost, je za takové
porušení odpovědný Poskytovatel, jako by tuto povinnost porušil sám;
B. pokud Objednatel ke zpřístupnění Důvěrné informace dal předem písemný
souhlas; nebo
C. v případě zákonem uložené povinnosti překazit nebo oznámit spáchání trestného
činu anebo jiné zákonem stanovené informační povinnosti. Poskytovatel je v
takovém případě povinen označit poskytnuté informace jako obchodní tajemství a
bez zbytečného odkladu, pokud to není v rozporu se zákonem, vyrozumět o jejich
poskytnutí Objednatele.
5. Za Důvěrné informace Smluvní strany nepovažují informace, které jsou:
A. veřejně známé nebo se v budoucnu stanou veřejně známými široké veřejnosti
se všemi detaily prokazatelně jinak než porušením smluvních povinností, zejména
obsažených ve Smlouvě a/nebo povinností stanovenou právními předpisy,
B. Poskytovateli prokazatelně známé z vlastní činnosti před datem účinnosti Smlouvy
bez jakékoli povinnosti nakládat s nimi jako s důvěrnými;
C. Poskytovateli legálně poskytnuty třetí osobou, která není nikterak povinna s nimi
nakládat jako s důvěrnými;
D. výsledkem činností Dodavatele služeb a/nebo ke kterým Poskytovatel nezávisle
dospěje, aniž by porušil jakýkoli právní předpis nebo ustanovení Smlouvy.
6. Poskytovatel se zavazuje v případě pochybnosti o tom, zda je určitá informace
Důvěrnou informací či nikoliv, pokládat takovou informaci za Důvěrnou informaci,
nedohodnou-li
se Smluvní strany výslovně jinak.
7. Všechny hmotné nosiče informací, na kterých budou Poskytovatelem předány
Důvěrné informace (zejména v případě předání Důvěrných informací v listinné
podobě, na elektronickém nosiči informací apod.), zůstávají ve vlastnictví
Objednatele, nevyplývá-li z okolností předání Důvěrných informací něco jiného.
Všechny takové hmotné nosiče informací, včetně všech jejich případných kopií,
je Poskytovatel povinen vrátit nejpozději v den skončení poskytování Služeb, nebo
vždy do pěti (5) dnů poté, co k tomu bude Objednatelem vyzván, a dále
je Poskytovatel povinen ve stejné lhůtě odstranit všechny Důvěrné informace ze
svých záznamových zařízení.
8. Smluvní strany se dohodly, že Poskytovatel je vázán povinností mlčenlivosti dle
čl. 5 této Smlouvy i po skončení trvání této Smlouvy.
9. Poskytovatel je odpovědný za každé nakládání s Důvěrnými informacemi v rozporu
s touto Smlouvou.
10. Pokud Poskytovatel poruší některou povinnost stanovenou mu v této Smlouvě,
odpovídá Objednateli za veškerou škodu, která mu takovým porušením vznikne.
11. Pokud Poskytovatel poruší některou povinnost stanovenou touto Smlouvou,
je povinen vynaložit nejvyšší úsilí, aby zabránil dalšímu nakládání ve vztahu
k Důvěrným informacím v rozporu s touto Smlouvou a aby minimalizoval škody
vzniklé z důvodu takového nakládání.
Čl. VI. Sankce
1. V případě prodlení Objednatele s úhradou řádně vystaveného daňového dokladu
(faktury), uhradí Objednatel Poskytovateli úrok z prodlení v souladu s ustanovením
§ 1970 občanského zákoníku.
2. V případě porušení kterékoliv povinnosti stanovené v čl. V Smlouvy je Poskytovatel
povinen Objednateli zaplatit smluvní pokutu ve výši 50 000 Kč za každý jednotlivý
případ porušení povinnosti.
3. V případě porušení jakékoliv jiné povinnosti stanovené ve Smlouvě mimo čl. V
je Poskytovatel povinen Objednateli zaplatit smluvní pokutu ve výši 10 000 Kč
za každý jednotlivý případ porušení povinnosti.
4. Sjednáním ani zaplacením smluvní pokuty není dotčeno právo Objednatele
na náhradu škody v plné výši. Smluvní pokuta je splatná do 15 dnů ode dne doručení
písemné výzvy k jejímu uhrazení Poskytovateli.
Čl. VII. Trvání smlouvy
1. Smlouva se uzavírá na dobu určitou od 20.6.2025 do 31.12.2026.
2. Kterákoliv ze Smluvních stran má právo ukončit tuto Smlouvu písemnou výpovědí,
a to i bez udání důvodu. Výpovědní lhůta činí 3 měsíce. Výpovědní lhůta začíná běžet
1. dnem měsíce následujícího po měsíci, v němž byla písemná výpověď doručena
druhé smluvní straně.
3. V případě ukončení této Smlouvy je Objednatel povinen uhradit Poskytovateli
odměnu pouze za řádně a včas poskytnuté a do té doby neuhrazené služby.
4. V případě ukončení Smlouvy je Poskytovatel povinen vrátit Objednateli všechny
podklady, které od něj v průběhu plnění Smlouvy obdržel, včetně všech pověření
a plných mocí od Objednatele, jakož i všechny věci, dokumenty či doklady, které
za něho převzal při plnění Smlouvy, pokud je dosud Objednateli nepředal.
5. Objednatel i Poskytovatel jsou oprávněni odstoupit od této smlouvy
ze zákonných důvodů. Objednatel je oprávněn odstoupit od této smlouvy v případě,
že Poskytovatel i přes písemné a prokazatelné upozornění objednatele porušuje
podmínky Smlouvy.
Čl. IX. Závěrečná ustanovení
1. Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma Smluvními stranami
a účinnosti dnem jejího uveřejnění v registru smluv v souladu se zákonem
č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování
těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších
předpisů.
2. Uveřejnění této smlouvy v registru smluv zajistí Objednatel.
3. Jakékoli změny Smlouvy mohou být učiněny pouze písemně, a to formou vzestupně
číslovaných dodatků ke Smlouvě podepsaných oběma Smluvními stranami.
4. Tato smlouva se vyhotovuje ve 2 stejnopisech s platností originálu, z nichž každá
ze Smluvních stran obdrží po 1 z nich.
5. Přílohy smlouvy tvoří vzory následujících dokumentů: registr zainteresovaných
stran, logická rámcová matice projektu (LRM), Statement of Work (SOW), statut
a jednací řád projektového týmu, plán činnosti projektového týmu, plán komunikace
a reportingu projektu, finanční plán projektu, plán řízení rizik projektu,
harmonogram realizace projektu, zápis z jednání projektového týmu, zápis
z kontrolního dne projektu, průběžná zpráva o stavu realizace projektu a závěrečná
zpráva o realizaci projektu a závěrečné hodnocení projektu a jejich příloh.
6. Smluvní strany shodně prohlašují, že si Smlouvu před podpisem přečetly, Smlouva
byla uzavřena po vzájemném projednání podle jejich pravé a svobodné vůle, určitě,
vážně a srozumitelně, nikoli v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek.
7. Součástí smlouvy jsou následující přílohy:
1. Registr zainteresovaných stran
2. logická rámcová matice projektu (LRM)
3. Statement of Work (SOW)
4. Statut a jednací řád projektového týmu
5. Plán činnosti projektového týmu
6. Plán komunikace a reportingu projektu
7. Plán řízení rizik projektu
8. Harmonogram realizace projektu
9. Zápis z jednání projektového týmu
10. Zápis z kontrolního dne projektu
11. Průběžná zpráva o stavu realizace projektu
12. Závěrečná zpráva o realizaci projektu;
Objednatel Poskytovatel
Elektronický podpis: 21.6.2025 Tomáš Digitally signed
by Tomáš Novák
Certifikát autora podpisu:
Jméno: Mgr. Ondřej Šebek Novák Date: 2025.06.19
Vydal: PostSignum Qualified CA 4 ______________1_7_:_1_7_:2_5 +02'00'
Platnost do: 7.1.2026 11:46 +01:00 Tomáš Novák
Projektový manager
_____________________
Mgr. Ondřej Šebek
předseda Národní sportovní agentury
Tabulka– Matice Zainteresovaná strana Charakteristika strany Zájmy a očekávání Potenciál a ne-dostatek Dopady a vliv na projekt Strategie přístupu –
zainteresovaných stran (včetně klíčových osob u (statut, názory a nálady) strany strany potřebné aktivity
projektu organizací a skupin) (zájmy, cíle, očekávání) (znalosti, zkušenosti, vzhledem ke straně (jak
příspěvek) zapojit)
1. Vlastník/sponzor
2. Firma X dodavatel SW
3. Projektový tým
4. Odborné útvary NSA
(účastníci připomínkových
řízení, dodavatelé
odborných vstupů)
5. Klienti
Národní sportovní agentura
V Praze dne
LOGICKÁ RÁMCOVÁ MATICE PROJEKTU „IS Rejsřík….“
Popis Objektivně ověřitelné Prostředky a způsoby Vnější předpoklady
ukazatele ověření
Cíl (Přínos)
Cíl projektu
Výstupy
Klíčové
aktivity
Vstupní předpoklady
SOW (Statement of Work)
Start: 01.06.2025 Akceptační kritéria Čas a místo předání Odpovědnost / role
Výstupy
Kód WBS
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
2.
2.1.
2.2.
Statut a jednací řád projektového týmu
(Vzor)
Otevřený název organizačního celku manažera projektu
Adresa organizačního celku
STATUT A JEDNACÍ ŘÁD
PROJEKTOVÉHO TÝMU
projektu
IS Rejstřík
1. Úvodní ustanovení
Projektový tým je pracovní orgán vlastníka projektu „IS Rejstřík II.“, kterým je ředitel
sekce ….
Statut a jednací řád projektového týmu je základním řídícím dokumentem projektového
týmu, který vymezuje pravomoc a odpovědnost členů projektového týmu a stanovuje zásady
jeho řízení a jednání.
Předmětem projektu je vývoj AIS Rejstřík a implementace a jeho zavedení do užívání
včetně zabezpečení podpory.
3. Předmět činnosti projektového týmu
V rámci plánovací fáze projektu zabezpečit zpracování dokumentace projektu.
V realizační fázi projektu zabezpečit vlastní pořízení, implementaci, vyškolení
uživatelů, zpracování provozní a výcvikové dokumentace a zabezpečení podpory.
Ve fázi ukončení projektu realizovat předání požadovaných dokumentů a dokumentace
vlastníkovi projektu.
4. Pravomoc a odpovědnost manažera projektu
Manažer projektu je externí… odpovědný vlastníkovi projektu.
V průběhu realizace projektu je manažer projektu vrcholovým představitelem
a ústředním komunikačním článkem pro všechny dotčené organizační celky a ostatní subjekty.
Manažer projektu odpovídá zejména za vedení projektového týmu, zabezpečení trvalé
součinnosti s vlastníkem projektu a zabezpečení komunikace všech subjektů projektového
řízení.
Manažer projektu je odpovědný za plánování, realizaci a ukončení projektu, dosažení
stanovených cílů a dodržení časových, kvalitativních a zdrojových parametrů projektu v souladu
se schválenou dokumentací. Předkládá návrhy vlastníkovi projektu na složení projektového
týmu. Odpovídá za řízení rizik projektu, přípravu změnového řízení a za zpracování, vedení
a upřesňování Harmonogramu realizace projektu a ostatní dokumentace projektu.
Manažer projektu je oprávněn:
a) v souladu s právními a vnitřními předpisy vyžadovat nezbytné údaje a podklady, které
se týkají plánování a realizace projektu;
b) vyjadřovat se k veškerým dokumentům vztahujícím se k rozhodnutím, která mají vliv
na přípravu a realizaci projektu.
5. Působnost projektového týmu
Projektový tým je ustanoven k realizaci projektu.
Projektový tým je složen ze zástupců organizačních jednotek NSA, a může být doplněn
o další členy z mimorezortních subjektů, kteří jsou bez hlasovacího práva (zástupci dodavatelů
a poradenských organizací podílejících se na realizaci projektu).
Složení projektového týmu upřesňuje vlastník projektu podle návrhu manažera projektu
v součinnosti s vedoucími dotčených organizačních jednotek. Složení projektového týmu může
vlastník projektu měnit podle potřeby na základě návrhu manažera projektu a po dohodě
s vedoucími dotčených organizačních jednotek v průběhu realizace projektu.
Projektový tým realizuje projekt v souladu s plánovací dokumentací, stanovenými
prioritami, schválenými postupy, harmonogramem a smluvními dokumenty;
6. Složení projektového týmu
PT Člen PT - funkce Organizační celek jméno a příjmení Poznámka
(kontaktní spojení)
manažer projektu
administrátor projektu
Složení PT (
7. Jednací řád projektového týmu
Manažer projektu svolává a osobně řídí jednání projektového týmu, stanovuje program,
určuje termín a místo jednání, řídí rozpravu k návrhům závěrů z jednání, podepisuje zápisy
z jednání, informuje vlastníka projektu o výsledcích jednání a přijatých závěrech a zabezpečuje
rozeslání písemných zápisů z jednání projektového týmu všem členům projektového týmu.
Jednání projektového týmu se uskutečňují pravidelně v souladu s plánem činnosti
projektového týmu. V případě potřeby svolává manažer projektu mimořádná jednání
projektového týmu, kterých se zúčastňuje buď celý projektový tým, nebo pouze vybraní
členové projektového týmu. Program jednání zasílá manažer projektu s dostatečným časovým
předstihem, který zaručuje přípravu členů projektového týmu na jednání (nejméně 10 dnů
v případě pravidelných jednání a 2 dnů v případě mimořádných/operativních jednání).
8. Hlasování v projektovém týmu
Hlasování v projektovém týmu se koná v případě přijímání usnesení (rozhodnutí),
u kterých není konsensuální shoda. Před hlasováním probíhá rozprava, ve které mají možnost
se vyjádřit všichni členové projektového týmu. Ke každému spornému bodu jednání
projektového týmu se hlasuje zvlášť. Způsob hlasování určuje manažer projektu.
Usnesení (rozhodnutí) je přijato, pokud pro něj hlasuje nadpoloviční většina všech
přítomných členů projektového týmu s hlasovacím právem. V případě rovnosti hlasů rozhoduje
hlas manažera projektu.
Zdrží-li se hlasování většina přítomných členů, popíše se daný problém v záznamu
o jednání bez přijetí opatření.
Přijatá usnesení jsou závazná pro všechny členy projektového týmu.
Z jednání projektového týmu se pořizuje zápis, který obsahuje zejména datum konání,
seznam přítomných členů projektového týmu, body jednání a závěry k nim. Odlišné stanovisko
člena projektového týmu se v záznamu uvádí na jeho žádost. Součástí záznamu o jednání jsou
přijatá opatření a úkoly.
Schválená opatření a úkoly, které obsahují popis opatření, termín splnění, jméno
a příjmení člena projektového týmu, který odpovídá za splnění, a jména a příjmení členů, kteří
odpovídají za součinnost, se evidují.
Součástí programu každého následujícího jednání projektového týmu je vždy projednání
splnění dříve přijatých opatření a úkolů, které dokládá odpovědný člen projektového týmu nebo
jeho zástupce.
Zápis z jednání projektového týmu zpracovává administrátor projektu a schvaluje
manažer projektu.
Členové projektového týmu vystupují vůči vnějším subjektům vždy jednotně a prosazují
opatření, která přijal projektový tým.
9. Vedení dokumentace projektu
Dokumentaci projektu vede a eviduje administrátor projektu v samostatném spisu
v souladu se spisovým řádem.
Dokumentaci projektu po realizaci projektu uzavírá a jako celek archivuje administrátor
projektu.
Plán činnosti projektového týmu
(Vzor)
Místo a datum
Schvaluji.
Manažer projektu
PLÁN ČINNOSTI PROJEKTOVÉHO TÝMU
„IS Rejstřík“
………………………………………………………….....................................................................................…
P. č. Úkol – činnost Řídí Odpovídá Součinnost Splnění (rok, měsíc) Poznámka
(plní) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Zahajovací jednání PT MP Členové PT VP 8 Seznámení členů PT, objasnění cílů
projektu, nastavení pravidel činnosti
a komunikace, koordinace činností na
nejbližší období
1.1.
1.1.1.
1.1.2.
1.2.
1.2.1.
1.2.2.
1.2.3.
1.3.
1.3.1.
1.3.2.
1.4. MP Členové PT 29 26 12 23 21 11 23 20 10 22 19 17 Kontrola plnění úkolů, koordinace
1.4.1.
1.4.2. 26 25 24 činností na nejbližší období
1.4.3.
1.5. MP Členové PT VP 12 11 10 10 Kontrola okamžitého stavu projektu
1.5.1.
1.5.2. z hlediska harmonogramu a rozpočtu,
19 Pravidelné jednání PT
nedostatků a jejich řešení, diskuze
20 Kontrola stavu projektu
opravných opatření pro kompenzaci
21 Průběžná zpráva o stavu realizace
projektu pro … odchylek
22 Průběžná zpráva o stavu realizace MP Členové PT VP 18 17 Informovat vlastníka projektu
projektu pro Radu
o dosavadním postupu a stavu realizace
- předložení podkladů členy PT
- zpracování a projednání zprávy projektu, předložit návrhy na další
s VP
23 Briefing s médii postup a opatření k řešení nedostatků
MP Členové PT VP 11 10 Informovat Radu o stavu projektu,
navrhnout opatření k řešení problémů
a odchylek
Zástupce MP Členové PT 26 24
MP Zástupce MP 31 30
VP MP Komunikac 26 18
e
25 Kontrolní den u …… 26 17 Kontrola stavu zpracování
… dokumentace …
n
Legenda: VP – vlastník projektu; MP – manažer projektu; AP – administrátor projektu; PT – projektový tým; Rada – Rada NSA
Plán reportingu a komunikace projektu
(Vzor)
Schvaluji.
Manažer projektu
PLÁN REPORTINGU A KOMUNIKACE PROJEKTU
„IS Rejstřík“
………………………………………………………….....................................................................................…
P. č. Úkol – činnost Řídí Odpovídá Součinnost Splnění (rok, měsíc) Poznámka
(plní) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Pravidelné jednání PT MP Členové PT 29 26 12 23 21 11 23 20 10 22 19 17 Kontrola plnění úkolů, koordinace
26 25 24 činností na nejbližší období
2 Průběžná zpráva o stavu realizace MP Členové PT VP 19 18 17 17 Informovat vlastníka projektu
projektu pro VP
o dosavadním postupu a stavu realizace
projektu, předložit návrhy na další
postup a opatření k řešení nedostatků
3 Průběžná zpráva o stavu realizace MP Členové PT VP 19 Informovat Radu o dosavadním postupu
projektu pro Radu
a stavu realizace projektu
4 Briefing s médii
5 Průběžná zpráva o stavu řešení VP MP 26 18 V rámci úkolů
odborného (řešitelského) úkolu MP Vedoucí VP, členové 12 11 10 10 Informovat o stavu řešení odborného
…
úkolu PT (řešitelského) úkolu
n
Legenda: VP – vlastník projektu; MP – manažer projektu; AP – administrátor projektu; PT – projektový tým; Rada – Rada NSA
Schvaluji. Plán řízení rizik projektu
Manažer projektu (Vzor)
PLÁN ŘÍZENÍ RIZIK PROJEKTU
„IS Rejstřík“
….....................................................................................…
(název projektu)
P.č. Zranitelné aktivum (kritičnost aktiva) Popis zranitelnosti Identifikované hrozby Identifikovaná Scénář rizika Kritičnost Způsob Opatření a úkoly Náklady Vlastník
aktiva rizika zvládnut ke zvládnutí rizika na opatřen rizika
(kritičnost hrozby) rizika í rizika í a úkoly
(reakce) (reakce na
zranitelnost aktiva)
Legenda: Zpracoval: ….........................…….....………………………….
- kritičnost aktiv a hrozeb: N – nekritická, K – kritická
- kritičnost rizik: N – nízká, S – střední, V – vysoká, K - kritická
V Praze dne:
(pověřený
Prosím dle aktuálně platné metodiky NSA
Harmonogram realizace projektu
…
Číslo Název aktivity Předchůdc Plán. datum Plán. datum Řídí Odpovídá Realizuje Součinnost Fin.
aktivity Splnění minimálních požadavků i zahájení ukončení prostředky
01 zavádění řízení kvality ve organizační
služebním úřadu 01.06.2030 30.06.2031 manažer projektu manažer projektu projektový tým celky NSA
0101
0102 Vyhodnocení zavádění řízení 01.07.2031 31.12.2031 manažer projektu manažer projektu projektový tým organizační
0103 kvality ve služebním úřadu celky NSA
0104
0105
0106
0107
0108
0109
0110
02
03 Ukončení projektu 31.12.2031 manažer projektu manažer projektu projektový tým
Zpracoval:
manažer projektu
Ing.
Zápis z jednání projektového týmu
(Vzor)
Schvaluji.
Manažer projektu
ZÁPIS Z JEDNÁNÍ PROJEKTOVÉHO TÝMU
…...............................................................................................................……
(název projektu)
Jednání vedl:
(titul, jméno, příjmení a číslo telefonu)
Důvod:
Účastníci jednání – členové projektového týmu:
(titul, jméno, příjmení, organizační celek a číslo telefonu)
Ostatní účastníci jednání:
(titul, jméno, příjmení, název organizace/organizačního celku a číslo telefonu)
Program jednání:
Průběh jednání:
Závěry jednání (přijatá usnesení):
(úkoly a opatření z jednání, odpovědná osoba, organizační celek – subjekt a termín plnění)
Za správnost:
(titul, jméno, příjmení, číslo telefonu a podpis zpracovatele zápisu)
Distribuce: účastníkům jednání elektronicky
Elektronicky pro členy projektového týmu, ostatním
(projektovým sharepointem nebo spisem podle potřeby).
Upřesnění manipulace:
Není relevantní
Zápis z kontrolního dne projektu
(Vzor)
Schvaluji.
Manažer projektu
ZÁPIS Z KONTROLNÍHO DNE PROJEKTU
……...........................................................................................................…
(název projektu)
Složení kontrolního orgánu:
(titul, jméno, příjmení, organizační celek – subjekt a číslo telefonu)
Cíl kontrolního dne:
Program kontrolního dne:
Název kontrolovaného prvku (organizace/subjektu):
Místo provedení:
Doba (datum) provedení:
Závěry a kontrolní zjištění, popř. odkazy na přílohy (poř. č., název a zpracovatel přílohy):
Uvádí se odůvodnění kontrolních závěrů včetně ustanovení právních a vnitřních předpisů
a smluvních dokumentů, která byla porušena a o která se kontrolní závěry opírají.
V odůvodnění se současně uvádějí příčiny zjištěných nedostatků a odpovědnost za ně. V této části
se rovněž uvádějí klady, popřípadě dobré zkušenosti zjištěné při kontrole.
Úkoly a opatření z kontrolního dne:
(popis úkolu – opatření, odpovědná osoba, organizační celek – subjekt a termín splnění)
Datum, titul, jméno, příjmení a podpis vedoucího kontrolního dne:
Stanovisko vedoucího kontrolovaného prvku (organizace/subjektu):
(datum, titul, jméno, příjmení a podpis vedoucího kontrolovaného prvku)
Distribuce:
Elektronicky pro členy projektového týmu, ostatním účastníkům jednání elektronicky
(projektovým sharepointem nebo spisem podle potřeby).
Upřesnění manipulace:
Není relevantní
Průběžná zpráva o stavu realizace projektu
(Vzor)
Adresát (vlastník projektu):
Věc: Průběžná zpráva o stavu realizace projektu (název projektu)
Pane řediteli,
v souladu s harmonogramem realizace projektu …… Vám předkládám průběžnou zprávu
o stavu realizace projektu ke dni …… .
Obsah:
1. Základní identifikační údaje o realizovaném projektu.
2. Časové období: (uvést časový úsek, ke kterému se zpráva vztahuje).
3. Přehled stavu projektu, zejména:
a) procesy a činnosti realizované ve sledovaném období;
b) dodržení harmonogramu realizace projektu – objasnění a zdůvodnění rozdílů a jejich
vlivu na konečný termín realizace projektu a na výši čerpání rozpočtu (porovnat objem práce,
který byl plánován, se skutečně provedeným objemem práce a současně s vývojem nákladů);
c) dosažení milníků projektu – stručný popis milníků, porovnání skutečných termínů
s plánovanými, odkaz na akceptační protokoly;
d) aktuální stav výdajů peněžních prostředků – celkový stav čerpání rozpočtu k datu
zpracování zprávy, zejména uvést:
1) zda objem doposud vynaložených nákladů odpovídá dosaženým milníkům v souladu
s harmonogramem realizace projektu, popř. objasnit rozdíly,
2) zda vývoj nákladů odpovídá celkovým nákladům plánovaným na projekt;
e) problémy – zda jsou s realizací projektu (jednotlivých milníků) spojeny nějaké
problémy a jaké (popsat hlavní problémy, které ovlivňují řízení projektového týmu, dodržení
harmonogramu projektu, komunikaci, rozpočet atd.) a varianty jejich řešení;
f) požadavky na změny, na rozhodnutí vlastníka projektu atd.;
g) výsledky (milníky) plánované pro příští období (přehled procesů a činností, které se
budou plnit v příštím období).
4. Přílohy:
Příloha č. 1 – Přehled o čerpání rozpočtu (tabulka, graf) a stručné zdůvodnění (vždy);
Příloha č. 2 – Přehled uskutečněných změn na projektu (vždy);
Příloha č. 3 – Plnění harmonogramu realizace projektu (vždy);
Příloha č. 4 – Kopie zápisů z jednání pracovního týmu ve sledovaném období (podle
potřeby);
Příloha č. 5 – Kopie zápisů z kontrolních dnů projektu (podle potřeby);
…….
Ing. …
…………………................................……………….
(manažer projektu)
Závěrečná zpráva o realizaci projektu
(Vzor)
Schvaluji.
Ředitel sekce
ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA O REALIZACI PROJEKTU
…......................................................................................................................................…
(název projektu)
Obsah:
1. Základní identifikační údaje o realizovaném projektu.
2. Hodnocení průběhu realizace projektu a dosažené výsledky:
a) fáze životního cyklu projektu, které byly předmětem projektového řízení;
b) rámec projektu – předmět projektu, zdroje, podmínky (popis peněžních, personálních
a ostatních zdrojů k realizaci projektu);
c) organizace projektu a rozdělení odpovědností v projektovém týmu;
d) naplnění stanovených cílů projektu s důrazem na aspekty: technické parametry – čas
– náklady – kvalita (např. porovnání skutečných a plánovaných výsledků; úroveň dosažení
technických parametrů a jejich konfrontace s původně požadovanými parametry podle zadání);
e) vyhodnocení úrovně přípravy projektu (zpracování plánu a harmonogramu projektu,
jejich reálnost – historie změnových řízení);
f) úroveň řízení projektových rizik – úplnost identifikace rizik, plánování reakce na rizika
a adekvátnost skutečné reakce;
g) komunikace – uvnitř projektového týmu i vně směrem k vlastníkovi projektu
a organizačním celkům i k veřejnosti. Vyhodnocení četnosti a obsahu podávaných zpráv o stavu
projektu (reportů);
h) doporučení, jak s výsledky projektu (produktem) nakládat dále – jakým způsobem řešit
další fáze životního cyklu produktu (fáze užívání a podpory produktu).
3. Poučení z projektu:
a) jaké techniky a nástroje projektového řízení se použily a jejich vliv na přípravu
a realizaci projektu (co se osvědčilo a co ne);
b) co se mohlo udělat lépe a neudělalo;
c) v čem tkvěly úspěchy i nezdary a jak je mohl projektový tým ovlivnit, jaké byly reakce
na ně;
d) co se osvědčilo a co ne v komunikaci jak v rámci projektového týmu, tak i s dotčenými
organizačními celky a veřejností;
e) doporučení pro zlepšení řízení dalších projektů.
4. Závěrečné vyúčtování projektu:
a) popis plánovaných a skutečných nákladů na projekt, jejich porovnání a zdůvodnění
rozdílů;
b) ukončení smluvních vztahů projektu a jejich vypořádání (včetně úhrad všech faktur);
c) uvolnění zdrojů projektu.
5. Zhodnocení práce členů projektového týmu – podíl a kvalita práce jednotlivých členů
projektového týmu při realizaci projektu (jmenovité vyhodnocení činnosti členů projektového
týmu).
Přílohy – podle potřeby (např. jednotlivá vyhodnocení členů projektového týmu)
Zpracováno dne: … ..........................................…
Zpracoval:
Ing.
…...………………...................................……………….
(manažer projektu)