Textová podoba smlouvy Smlouva č. 34355413: Smlouva o provedení nastavení a využívání software OKBase

                        SMLOUVA O PROVEDENÍ NASTAVENÍ A VYUŽÍVÁNÍ       SOFTWARE OKBASE
Níže uvedeného dne, měsíce a roku uzavřeli/y společnost OKsystem a.s., se sídlem Praha 4 - Nusle, Na Pankráci 1690/125, PSČ 14000, IČ: 27373665, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 20326
	bankovní spojení:
	UniCredit Bank Czech Republic and Slovakia, a.s.

	zastoupena:
	Ing. Vítězslavem Cimlem, místopředsedou představenstva


(dále jen „poskytovatel“)
a
	obchodní firma /název:
	Národní muzeum v přírodě

	sídlo:
	Palackého 147, 756 61 Rožnov pod Radhoštěm

	identifikační číslo:
	00098604

	adresa elektronické pošty:
	muzeum@nmvp.cz

	zapsaná(ý):
	Státní příspěvková organizace

	zastoupen(a):
	Ing. Jindřich Ondruš, generální ředitel NMvP


(dále jen „nabyvatel“)
tuto SMLOUVU O PROVEDENÍ NASTAVENÍ A VYUŽÍVÁNÍ SOFTWARE „OKBASE“ dle ustanovení § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.
Poskytovatel prohlašuje, že je oprávněn poskytovat licence k počítačovému programu (informačnímu systému) nazvanému „OKbase“, jenž je včetně jeho jednotlivých modulů blíže specifikován v příloze 1 této smlouvy (dále jen „software“). Tato smlouva upravuje práva a povinnosti stran ohledně vyhotovení analýzy nastavení software a provedení implementace software pro potřeby podniku nabyvatele, ohledně poskytnutí licence k software nabyvateli (po provedení jeho implementace) a ohledně zajišťování provozu software poskytovatelem formou SaaS (Software as a Service), včetně umožnění účasti na školení (ohledně práce se software) pracovníkům nabyvatele. V případě, že je tak stanoveno níže, upravuje tato smlouva také práva a povinnosti stran při prodeji či pronájmu hardware nabyvateli.
Práva a povinnosti smluvních stran z této smlouvy, včetně vymezení jednotlivých pojmů v této smlouvě použitých, mohou být blíže specifikována také v obchodních podmínkách poskytovatele (dále jen „obchodní podmínky“), jež tvoří přílohu 2 této smlouvy. Další práva a povinnosti stran související s užíváním software pak může upravit systémová a bezpečnostní dokumentace, která byla nabyvateli předána před uzavřením této smlouvy, se kterou se nabyvatel seznámil a kterou se nabyvatel zavazuje řídit (dále jen „dokumentace“).


Analýza a implementace software
Poskytovatel se touto smlouvou zavazuje, že pro nabyvatele na svůj náklad a na své nebezpečí provede dílo spočívající ve vyhotovení analýzy nastavení software do podoby tzv. cílového konceptu (dále jen „cílový koncept“) a následně v zajištění nastavení a implementace software v souladu se smluvními stranami odsouhlaseným cílovým konceptem, který se okamžikem jeho odsouhlasení stranami stane součástí této smlouvy (dále společně jen jako „dílo“), přičemž nabyvatel se touto smlouvou zavazuje dílo převzít a za provedení díla zaplatit zhotoviteli odměnu (cenu díla), a to ve výši a za podmínek níže uvedených. Při vyhotovování cílového konceptu budou strany postupovat podle předběžného harmonogramu, který tvoří přílohu 3 této smlouvy.
V případě, že nedojde k odsouhlasení cílového konceptu smluvními stranami ani do jednoho (1) měsíce od zpřístupnění cílového konceptu poskytovatelem nabyvateli, tato smlouva v rozsahu nesplněných závazků stran bez dalšího zaniká (rozvazovací podmínka). V takovém případě uhradí nabyvatel poskytovateli odměnu za vyhotovení cílového konceptu ve výši čtyřnásobku (4) celkové měsíční odměny poskytovatele bez DPH dle čl. C této smlouvy, která je splatná do patnácti (15) dnů od zániku této smlouvy.
Dílo bude prováděno v souladu s harmonogramem provádění díla, jenž bude tvořit součást cílového konceptu, který nahradí předběžný harmonogram, a který stanoví i termín pro provedení díla (dále jen „harmonogram“).
Licence k software a zajišťování jeho provozu
Touto smlouvou poskytuje poskytovatel nabyvateli licenci k software (v jeho podobě po provedení díla) v rozsahu a způsoby stanovenými v obchodních podmínkách a dále se zavazuje zajistit pro nabyvatele provoz software formou SaaS (Software as a Service). Součástí závazku poskytovatele zajistit provoz software je i umožnění účasti na školení (ohledně práce se software) pracovníkům nabyvatele, a to v rozsahu stanoveném v této smlouvě a v obchodních podmínkách. Nabyvatel se touto smlouvou zavazuje hradit od okamžiku účinnosti této smlouvy poskytovateli za poskytnutí licence k software a za zajištění jeho provozu odměnu, a to ve výši a za podmínek níže uvedených. Výše této odměny je stanovena i v závislosti na počtu aktivních záznamů evidovaných v rámci software tak, jak jsou aktivní záznamy vymezeny v obchodních podmínkách. Technické parametry hostingových služeb upravuje příloha 4 této smlouvy.
Odměna poskytovatele
Za provedení díla, za poskytnutí licence k software a za zajištění jeho provozu náleží poskytovateli celková měsíční odměna, a to ve výši a za podmínek níže uvedených:

	Výše celkové měsíční odměny poskytovatele (bez DPH)
	Maximální počet aktivních záznamů evidovaných v software

	6 900 Kč
	200 

Celková měsíční odměna poskytovatele je splatná měsíčně, vždy k patnáctému (15) dni měsíce, za který je hrazena. Datem uskutečnění zdanitelného plnění je vždy první den v kalendářním měsíci. Nicméně celková měsíční odměna poskytovatele za období, kdy dochází k provádění díla, je splatná až k okamžiku dokončení implementace software.
Celková měsíční odměna poskytovatele bude po dobu trvání této smlouvy upravována o inflaci, a to v souladu s obchodními podmínkami.
V případě, že dojde po dobu trvání této smlouvy na základě žádosti nabyvatele v textové podobě ke zvýšení počtu aktivních záznamů evidovaných v software nad maximální počet, zvýší se i celková měsíční odměna poskytovatele, a to vždy o 1 % z aktuální celkové měsíční odměny za každý takovýto přidaný aktivní záznam evidovaný v software.
Hardware
V případě, že je tak níže stanoveno, zavazuje se poskytovatel touto smlouvou dodat nabyvateli zařízení (hardware), které je uvedeno v této smlouvě a blíže specifikováno v příloze 6 této smlouvy (dále jen jako „zařízení“), a převést na něho vlastnické právo k zařízení, přičemž nabyvatel se touto smlouvou zavazuje zařízení převzít a zaplatit poskytovateli kupní cenu zařízení, a to ve výši a za podmínek níže stanovených.
Poskytovatel prodává na základě této smlouvy nabyvateli zařízení NE.
	Základní specifikace zařízení
	Kupní cena zařízení bez DPH

	_________
	_________ Kč


Datum dodání zařízení bude stanoveno v souladu s harmonogramem. Místem dodání zařízení je _________.
Fyzickou instalaci zařízení na místo užívání a zapojení zařízení do datové sítě a elektrické sítě provede na své náklady a na svou odpovědnost nabyvatel.
Trvání smlouvy 
Tato smlouva nabývá platnosti okamžikem jejího uzavření a účinnosti dnem podpisu poslední smluvní stranou.
Tato smlouva je uzavřena na dobu neurčitou a každá ze smluvních stran je oprávněna tuto smlouvu písemně vypovědět, a to z jakéhokoliv důvodu či bez uvedení důvodu. Výpovědní doba činí šest (6) měsíců pro poskytovatele a tři (3) měsíce pro nabyvatele. Výpovědní doba počíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně. V případě, že před provedením díla dojde zániku této smlouvy v důsledku výpovědi dané nabyvatelem dle tohoto odstavce, zavazuje se nabyvatel uhradit poskytovateli finanční částku na vypořádání nákladů poskytovatele připadající na již vykonané práce na díle. Výše této částky bude stanovena jako násobek celkové měsíční odměny poskytovatele (bez DPH) dle čl. C této smlouvy a počtu (i započatých) měsíců uplynulých od okamžiku účinnosti této smlouvy do doby uplynutí výpovědní doby. Další práva a povinnosti stran související s ukončením této smlouvy se řídí obchodními podmínkami.
Další ujednání
Komunikace smluvních stran při provádění díla bude probíhat prostřednictvím pověřených osob. 
	Za nabyvatele – věcné záležitosti ve věcech projektových v HR oblasti

	Jméno a příjmení
	xxxxxxxxxx

	Telefon/GSM
	xxxxxxxxxxx

	E-mail
	xxxxxxxxxxx

	Za nabyvatele – ve věcech technických

	Jméno a příjmení
	xxxxxxxxxxx

	Telefon/GSM
	xxxxxxxxxxx

	E-mail
	xxxxxxxxxxx

	Za nabyvatele – provozní a technické IT záležitosti

	Jméno a příjmení
	xxxxxxxxxxx

	Telefon/GSM
	xxxxxxxxxxx

	E-mail
	xxxxxxxxxxx

	Za poskytovatele ve věcech obchodních

	Jméno a příjmení
	xxxxxxxxxxx

	Telefon/GSM
	xxxxxxxxxxx

	E-mail
	xxxxxxxxxxx

	Za poskytovatele ve věcech projektových

	Jméno a příjmení
	xxxxxxxxxxx

	Telefon/GSM
	xxxxxxxxxxx

	E-mail
	xxxxxxxxxxx


Ustanovení tohoto článku ohledně pověřených osob je možné měnit jednostranným oznámením doručeným druhé smluvní straně. Pověřené osoby však nejsou oprávněny měnit tuto smlouvu.
Smluvní strany výslovně zmocňují osoby uvedené výše jako pověřené osoby uvedené v tomto článku k přebírání a předávání plnění dle smlouvy, včetně podepisování předávacích protokolů a odsouhlasení cílového konceptu. Ustanovení tohoto článku ohledně zmocněných osob je možné měnit jednostranným oznámením doručeným druhé smluvní straně.
Tato smlouva je sepsána ve dvou (2) stejnopisech. Každá smluvní strana obdrží jeden (1) stejnopis. Účastníci této smlouvy si její obsah přečetli, prohlašují, že jsou s ním srozuměni a na důkaz toho připojují své podpisy.
Nabyvatel tímto potvrzuje, že mu byly předány obchodní podmínky a dokumentace, které jsou nedílnou součástí této smlouvy a se kterými se nabyvatel před uzavřením této smlouvy seznámil.

Nedílnou součástí smlouvy jsou tyto přílohy:
Příloha 1 – Specifikace software;
Příloha 2 – Obchodní podmínky;
Příloha 3 – Předběžný harmonogram;
Příloha 4 – Technické parametry hostingových služeb;
Příloha 5 – Seznam autorizovaných osob;


Místo datum
	Místo datum
_________________________	__________________________
OKsystem a.s.	Národní muzeum v přírodě
Vítězslav Ciml, místopředseda představenstva	Ing. Jindřich Ondruš, generální ředitel


PŘÍLOHA 1   SPECIFIKACE SOFTWARE 
Obecná specifikace
Níže uvedená obecná specifikace představuje obecný popis informačního systému OKbase jako celku a obecný popis jednotlivých modulů. Konkrétní specifikace software jakožto předmětu plnění dle této smlouvy, včetně rozsahu implementace, modulů a počtu aktivních záznamů, je uvedena níže v části “Specifikace modulů”, “Rozsah implementace” a dále v této smlouvě. OKbase je český softwarový produkt a respektuje platnou českou legislativu. Jedná se zejména o splnění legislativních požadavků zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce a dalších obecně závazných právních předpisů v oblasti mezd (daně, pojistné na sociální zabezpečení, důchodové, zdravotní a nemocenské pojištění zaměstnanců). Veškeré legislativní změny jsou do systému průběžně implementovány a dodávány formou aktualizací (update) či nových verzí (upgrade).
Nástroje systému OKbase umožňují evidovat a spravovat základní osobní údaje o zaměstnancích a jejich pracovně právních vztazích, které jsou nezbytné pro použití dalších modulů OKbase. Nové nástupy jsou prováděny prostřednictvím uživatelsky definovatelného průvodce, který může být i ve více variantách. Součástí modulu je evidence údajů o externích spolupracovnících, společnosti a jejích partnerech. Tento modul zahrnuje i online připomínkovací nástroj, tzv. nástěnku, jejíž obsah si každý uživatel definuje dle svých potřeb.
Personální modul přímo navazuje na základní personální evidence a rozšiřuje je o další evidence, které slouží k efektivnímu personálnímu řízení společnosti. U zaměstnanců eviduje pracovní zařazení, kvalifikaci, zdravotní prohlídky, pracovní pomůcky, a poskytuje podklady pro hodnocení pracovníků. Personalistika umožňuje tvorbu plánu lidských zdrojů, vytváří evidenční, historické a statistické přehledy, prostřednictvím nástrojů lze také řídit náborový proces nových zaměstnanců.
Docházkový modul je nástrojem pro plánování a evidenci pracovní doby, práce přesčas, příplatků, pohotovostí, dovolených, přestávek, překážek v práci a dalších nepřítomností zaměstnanců. Dle platných právních předpisů eviduje příchody a odchody zaměstnanců ve zvoleném rozlišení, následně je umožňuje vyhodnocovat, kontrolovat a schvalovat. Docházka vytváří a předává data pro zpracování mezd. Pro evidenci pracovní doby se využívají docházkové terminály, čipové identifikační karty a mobilní telefony s NFC.
Mzdový modul je určen pro všechny velikosti komerčních firem i organizací veřejné a státní správy. Zpracování mzdové a platové agendy probíhá podle platných právních předpisů České republiky. Modul umožňuje zpracování zaměstnanců činných na základě pracovních poměrů i dohod konaných mimo pracovní poměr, přičemž pro každého zaměstnance lze souběžně zpracovávat více pracovněprávních vztahů. Výpočet mzdy a platu probíhá okamžitě po jakékoliv změně.
Personální údaje, informace o pracovněprávním vztahu, úvazku a mzdové a platové zařazení zaměstnance se zadávají pouze jednou. Díky přímé vazbě na modul Docházka není nutno data transformovat a importovat z externího systému, protože jsou k dispozici ve správném formátu ve společné databázi OKbase. Do mzdového modulu se přenáší pouze tzv. negativní docházka, tj. záznamy o neodpracované pracovní době a dále údaje o pohotovosti, přesčasové a noční práci.
Pracovní cesty umožňuje kompletně spravovat celou evidenci tuzemských a zahraničních pracovních cest, tj. podávat jejich návrhy, schvalovat je (jednoúrovňově čí víceúrovňově dle organizační struktury) a vytvářet závěrečné zprávy z pracovní cesty včetně jejího vyúčtování. To vše probíhá v intuitivním prostředí zaměstnaneckého portálu. Submodul umožňuje definici povinně vyplňovaných polí, aby bylo zajištěno správné zadání a nevznikaly tak následně chyby při výpočtech náhrad.

Specifikace modulů
Modul Mzdy
Modul Dokumenty mzdové účtárny

Rozsah implementačních služeb
	Rozsah implementačních služeb

	Přednastavení databáze OKbase
Založení instance mzdového modulu v Cloudu a zaslání přístupových údajů
Přístup na sdílené uložiště, na kterém najdete návody např. postup pro import dat, postup pro „založení firmy“, založení nového zaměstnance, provedení uzávěrky 
Zaškolení formou online webinářů 
Možnost kontaktovat podporu hotline OKbase
Dvouměsíční zvýšená podpora na začátku projektu
Dokumenty mzdové účtárny (elektronické prohlášení poplatníka daně, žádost o roční zúčtování, potvrzení o zdanitelných příjmech, ELDP)


ČD se rozumí člověkoden, tedy 8 pracovních hodin jednoho pracovníka. Výše uvedené maximální hodnoty v ČD uvádějí maximální odhadovanou pracnost provedení jednotlivých typů implementačních služeb. V případě vyšší pracnosti provedení implementačních služeb náleží poskytovateli odměna za tyto implementační služby určená dle hodinové sazby poskytovatele uvedené v ceníku poskytovatele. Ceník poskytovatele je blíže vymezen v obchodních podmínkách.


PŘÍLOHA 2 	OBCHODNÍ PODMÍNKY


PŘÍLOHA 3 	PŘEDBĚŽNÝ HARMONOGRAM
	Milník
	Termín 
	Popis 
	Zodpovídá 
	Poznámka 

	1 
	15.9.2025
	Podepsaná smlouva
	
	

	
	9/2025 
	Dodání vyplněných implementačních dotazníků 
	Zákazník 
	  1 týden na vyplnění

	2 
	
	Příprava prostředí, instalace OKbase 
	
	

	 
	10/2025
	Příprava prostředí na cloudu, Instalace OKbase a předání oprávnění
	OKsystem 
	

	3
	
	Školení
	
	

	
	10/2025
	Základní školení
	OKsystem, Zákazník
	Formou webináře online, termín bude domluven

	
	10/2025
	Školení pro administrátory
	OKsystem, Zákazník
	Formou webináře online, termín bude domluven

	
	10/2025
	Konfigurace OKbase 
	Zákazník
	Podpora OKsystem

	
	11/2025
	Školení pro převod dat
	OKsystem, Zákazník
	Formou webináře online, termín bude domluven

	
	11/2025
	Převod dat
	Zákazník
	Podpora OKsystem

	
	12/2025
	Školení mzdové účetní
	
	Formou webináře online, termín bude domluven

	4
	
	Duplicitní provoz Personalistika a Mzdy
	 
	

	
	11-12/2025
	Duplicitní provoz Personalistika
	Zákazník
	Aktualizace Personalistiky

	
	12/2025 - 1/2026
	Duplicitní uzávěrka za 11 a 12/2025
	Zákazník 
	 Podpora OKsystem

	
	1/2026
	Školení uživatelských sestav a importních definic
	OKsystem, Zákazník
	Formou webináře online, termín bude domluven

	5 
	
	Ostrý provoz  
	
	 1 měsíc

	
	1/2026
	Zahájení ostrého provozu 1/2026
	
	

	
	2/2026
	Ostrá uzávěrka 
	Zákazník
	Podpora OKsystem

	
	2/2026
	Potvrzení funkční OKbase
	Zákazník
	Platební milník implementace

	6
	
	Servisní podpora  
	
	

	
	2/2026
	Předání do servisní podpory  OKsystem
	OKsystem
	

PŘÍLOHA 4 	TECHNICKÉ PARAMETRY HOSTINGOVÝCH SLUŽEB

	Poskytnutí HW a SW (databázový a operační systém)
2 vCPU, 4 GB vRAM, 20 GB vDisk SSD, db MS SQL Server, správa HW a serverového SW a síťové konektivity,
zálohování databáze software – kompletní image pomocí Veeam, 1x denně, uchovává se 14 verzí zpětně
správa a monitoring prostředí a upgrade systému,
instalace nových vývojových verzí OKbase, legislativních update,
zabezpečení firewallem, správa firewallu, aplikační ochrana před HTTP a DNS na úrovni poskytovatele datového centra

PŘÍLOHA 5 – SEZNAM AUTORIZOVANÝCH OSOB

	Autorizovaná osoba
	Telefon
	E-mail

	Julius Fohler
	571757169
	Julius.fohler@nmvp.cz

	Jitka Mořkovská
	571757132
	Jitka.morkovska@nmvp.cz

	
	
	

	
	
	


	OKsystem a.s.
Na Pankráci 125
140 00 Praha 4
	tel.: 236 072 111
e-mail: info@oksystem.cz
www.oksystem.cz
	zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 20326
IČ: 27373665, IČ: CZ27373665
bankovní spojení: UniCredit Bank 48973004/2700, ČSOB 209390820/0300


2

image1.png

image2.png

image3.svg