Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
Smlouva o zpracování osobních údajů
uzavřená mezi:
Městem Neratovice
se sídlem Kojetická 1028, 277 11 Neratovice
IČ: 00237108
DIČ: CZ00237108
zastoupené Ing. Romanem Kroužeckým, starostou
(dále jen „Správce")
a
KLOKOČ, s.r.o.
se sídlem: Dr. E. Beneše 1480, 277 11 Neratovice
IČO: 48950815
společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze,
oddíl C, vložka 29470
zastoupení
(dále jen „Zpracovatel
(dále společně jen „Smluvní strany”)
Preambule
(A) Smluvní strany uzavřely dne 13. 12. 2021 smlouvu, na základě, které se
Zpracovatel zavázal poskytovat Správci služby spočívající ve správě bytového fondu
ve vlastnictví správce (dále jen „Služby”). Úplný rozsah poskytovaných služeb je
uveden ve Smlouvě o vykonávání správy a údržby bytového fondu ze dne 13.12.2021.
(B) Řádné poskytování Služeb vyžaduje mimo jiné i zpracování osobních údajů
nájemníků v městských bytech a dlužníků, jejichž dluh vznikl v souvislosti s užíváním
bytů ve vlastnictví Správce (dále jen „Osobní údaje"), které zajišťuje pro Správce
Zpracovatel. S ohledem na výše uvedené Smluvní strany uzavírají v režimu Nařízení
Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného
nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení”) a ve spojení se zákonem o
zpracování osobních údajů následující smlouvu o zpracování osobních údajů (dále jen
„Smlouva").
I.
Předmět Smlouvy
1.1 Předmětem této Smlouvy je úprava vzájemných práv a povinností Smluvních stran
při zpracování Osobních údajů, které Zpracovatel získá v souvislosti s poskytováním
svých Služeb.
II.
Podmínky zpracování Osobních údajů
Stránka 1 z 4
2.1 Účelem zpracování Osobních údajů je umožnění vedení evidence nájemců,
dlužníků a dalších osob užívající byty ve vlastnictví Správce.
2.2 Osobní údaje výše uvedených osob budou zpracovány v rozsahu:
• jméno, příjmení a titul,
• poštovní adresa,
• e-mailová adresa,
• telefonní číslo,
• údaje o bankovním spojení,
• údaje o datu narození,
• údaje o rodném čísle.
2.3 Předmětem zpracování Osobních údajů na základě této Smlouvy nejsou
citlivé údaje ve smyslu Nařízení.
2.4 Zpracováním Osobních údajů ve smyslu této Smlouvy se rozumí jejich
shromažďování, ukládání na nosiče informací, používání, třídění nebo kombinování,
blokování a likvidace s využitím manuálních a automatizovaných prostředků (např.
specializovaného softwaru pro vedení účetnictví) v rozsahu nezbytném pro zajištění
řádného poskytování Služeb.
2.5 Osobní údaje budou zpracovány po dobu poskytování Služeb s tím, že ukončením
smlouvy o poskytování Služeb bez dalšího zaniká i tato Smlouva. Ukončením této
Smlouvy nezanikají povinnosti Zpracovatele týkající se bezpečnosti a ochrany
Osobních údajů až do okamžiku jejich protokolární úplné likvidace či protokolárnímu
předání jinému zpracovateli.
2.6 Smluvní strany se dohodly, že zpracování Osobních údajů na základě této Smlouvy
bude bezplatné, přičemž Zpracovatel nemá nárok na náhradu nákladů spojených
s plněním této Smlouvy. Tím není dotčen nárok Zpracovatele na odměnu za
poskytování Služeb.
III.
Povinnosti Smluvních stran
3.1 Správce je při plnění této Smlouvy povinen:
a) zajistit, že Osobní údaje budou zpracovány vždy v souladu s Nařízením a
zákonem o zpracování osobních údajů, že tyto údaje budou aktuální,
přesné a pravdivé, jakož i to, že tyto údaje budou odpovídat stanovenému
účelu zpracování;
b) přijmout vhodná opatření, aby poskytl subjektům údajů stručným,
transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití
jasných a jednoduchých jazykových prostředků veškeré informace a učinil
veškerá sdělení požadovaná Nařízením a zákonem o zpracování osobních
údajů.
3.2 Zpracovatel je při plnění této Smlouvy povinen:
a. nezapojit do zpracování Osobních údajů žádného dalšího zpracovatele bez
předchozího konkrétního nebo obecného písemného povolení Správce;
Stránka 2 z 4
b. zpracovávat Osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce,
včetně v otázkách předání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní
organizaci;
c. zohledňovat povahu zpracování Osobních údajů a být Správci nápomocen
pro splnění Správcovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu
údajů, jakož i pro splnění dalších povinností ve smyslu Nařízení;
d. zajistit, aby systémy pro automatizovaná zpracování Osobních údajů
používaly pouze oprávněné osoby, které budou mít přístup pouze k
osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, a to na základě
zvláštních uživatelských oprávnění zřízených výlučně pro tyto osoby;
e. zajistit, že jeho zaměstnanci budou zpracovávat Osobní údaje pouze za
podmínek a v rozsahu Zpracovatelem stanoveném a odpovídajícím této
Smlouvě;
f. na základě písemné žádosti, Správce umožní provedení auditu či inspekce
týkající se zpracování Osobních údajů; Správce doručí Zpracovateli
písemnou žádost min 5 pracovních dnů, před požadovaným termínem;
g. po skončení této Smlouvv protokolárně odevzdat Správci nebo nově
pověřenému zpracovateli všechny Osobní údaje zpracované po dobu
poskytování Služeb.
h. Zpracovateli se zakazuje údaje, které zpracovává v souladu s touto
smlouvou zpřístupnit nebo poskytnout třetím osobám, a to bez souhlasu
správce.
3.3 Smluvní strany jsou při plnění této Smlouvy povinny:
a. zavést technická, organizační, personální a jiná vhodná opatření ve smyslu
Nařízení, aby zajistily a byly schopny kdykoliv doložit, že zpracování
Osobních údajů je prováděno v souladu s Nařízením a zákonem o
zpracování osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo
nahodilému přístupu k Osobním údajům a k datovým nosičům, které tyto
údaje obsahují, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům,
k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití, a tato
opatření podle potřeby průběžné revidovat a aktualizovat;
b. vést a průběžně revidovat a aktualizovat záznamy o zpracování Osobních
údajů ve smyslu Nařízení;
c. řádně a včas ohlašovat případná porušení zabezpečení Osobních údajů
Úřadu pro ochranu osobních údajů a spolupracovat s tímto úřadem
v nezbytném rozsahu;
d. navzájem se informovat o všech okolnostech významných pro plnění
předmětu této Smlouvy;
e. zachovávat mlčenlivost o Osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních,
jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Osobních údajů, a to po
skončení této Smlouvy;
f. postupovat v souladu s dalšími požadavky Nařízení a zákona o zpracování
osobních údajů, zejména dodržovat obecné zásady zpracování osobních
údajů, plnit své informační povinnosti, nepředávat Osobní údaje třetím
osobám bez potřebného oprávnění, respektovat práva subjektů údajů a
poskytovat v této souvislosti nezbytnou součinnost.
IV.
Závěrečná ustanovení
Stránka 3 z 4
4.1 Tato Smlouva a právní poměry z ní vzešlé a s ní související se řídí Nařízením a
právními předpisy České republiky, zejména pak ustanoveními zákona o zpracování
osobních údajů.
4.2 Tato Smlouva nabývá platnosti a účinnosti okamžikem podpisu poslední ze
Smluvních stran.
4.3 Tuto Smlouvu lze měnit, doplňovat nebo zrušit pouze písemně, nikoliv ovšem
prostřednictvím elektronických zpráv bez kvalifikovaného elektronického podpisu ve
smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 (elDAS).
4.4 Odchylně od ustanovení § 573 NOZ Smluvní strany pro účely doručování výslovně
sjednávají, že dokument odeslaný doporučenou zásilkou nebo zásilkou na doručenku
nebo jiným obdobným způsobem prostřednictvím držitele poštovní licence na adresu
Smluvní strany uvedenou v této Smlouvě, na adresu sídla zapsanou v obchodním
rejstříku nebo na jinou písemně sdělenou adresu pro doručování je doručen a^třetí)
10. (desátý) den následující po doručení takové zásilky, ledaže bude prokázán dřívější
den doručení. Tato fikce doručení se za splnění podmínek uvedených v tomto
ustanovení uplatní též v případě, že se zásilka z jakéhokoliv důvodu vrátí zpět
odesílateli jako nedoručená, a to včetně důvodu, že byla adresátem nepřevzata,
odmítnuta nebo nevyzvednuta po uložení. Tím není dotčena možnost doručení
dokumentů jinými prostředky, např. prostřednictvím datové schránky dle zákona č.
300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
4.5 Tato Smlouva se vyhotovuje ve dvou (2) originálech, přičemž jedno (1) vyhotovení
je určeno pro Správce a jedno (1) pro Zpracovatele.
4.6 Smluvní strany prohlašují, že si návrh této Smlouvy pozorně a pečlivě přečetly, že
dobře rozumí jeho obsahu a že ten odpovídá jejich skutečné vůli, na důkaz čehož
připojují své podpisy a uzavírají tuto Smlouvu.
4.7 Uzavření této smlouvy bylo schváleno usnesením Rady města Neratovice č. 56.
RM/18/54/25 ze dne 27. 8. 2025.
V Neratovicích V Neratovicích