Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
Podmínky pro organizování a financování českých oficiálních účastí
na mezinárodních veletrzích a výstavách v zahraničí v roce 2018 a 2019
Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR, dále jen MPO, organizuje v rámci svých proexportních programů v roce 2018 a
2019 oficiální účasti českých vystavovatelů na veletrzích a výstavách v zahraničí, které se řídí těmito Podmínkami.
Forma a rozsah podpory se odvíjí od kategorie akce, počtu přihlášených vystavovatelů, dostupné veletržní plochy
a finančních limitů MPO.
OBSAH: Informace pro vystavovatele - všeobecné podmínky účasti
1. Kategorie českých oficiální účastí a formy poskytované podpory
2. Informace pro realizační firmy
3. Závěrečná ustanovení
4.
1. INFORMACE PRO VYSTAVOVATELE - VŠEOBECNÉ PODMÍNKY ÚČASTI
Způsobilost pro účast:
Tuzemská právnická osoba se sídlem v ČR nebo fyzická osoba s bydlištěm v ČR a českým IČ.
Exponátová náplň vystavovatele představuje nabídku zboží nebo služeb výhradně české provenience tuzemských
výrobců a exportérů v souladu s pravidly EU o původu zboží a odpovídá nomenklatuře dané veletržní správou.
Přihlášení k účasti:
Vystavovatel - žadatel o podporu v rámci české oficiální účasti je povinen zaslat na MPO originál vyplněné závazné
„Přihlášky vystavovatele“ k české oficiální účasti na veletrhu do termínu stanoveného příslušným projektovým
manažerem, nejpozději 2 měsíce před zahájením akce. Přihláška je ke stažení na webových stránkách MPO
www.mpo.cz/zahraniční-obchod/podpora-exportu.
Ve společné expozici podporované MPO vystavují pouze u MPO přihlášení a oficiálně zaevidovaní vystavovatelé.
Na přihlášku adresovanou jinému subjektu (veletržní správa, navrhující asociace, realizační firma) není brán
zřetel.
MPO si vyhrazuje právo odmítnout „Přihlášku vystavovatele“, a to buď z důvodu nedostatku výstavní plochy,
přičemž o zařazení do oficiální účasti rozhoduje pořadí došlých přihlášek, nebo v případě, že vystavovatel
nedodrží veškeré zde uvedené podmínky. V takovém případě si MPO vyhrazuje právo odmítnout přihlášku tohoto
vystavovatele k účasti i na dalších veletrzích.
MPO si také vyhrazuje právo odmítnout přihlášku vystavovatele v případě, že se vystavovatel finančně nevyvázal
vůči realizační firmě v rámci některé z předchozích oficiálních účastí (na základě řádné fakturace), na které jako
vystavovatel participoval.
Povinnosti vystavovatele:
Fyzická účast pověřeného zástupce vystavovatele na české oficiální účasti na veletrhu je povinná.
Vystavovatel se zavazuje být přítomen na expozici po celou dobu konání veletrhu od jeho zahájení až do konce
a dodržovat otevírací hodiny veletrhu.
Vystavovatel je povinen mít připravenou vlastní část expozice před zahájením veletrhu. Předání expozice probíhá
po dohodě s realizační firmou den před otevřením veletrhu. V případě, že vystavovatel odhalí nedostatky oproti
sjednané dohodě, realizační firma zajistí nápravu.
Vystavovatel souhlasí s poskytnutím zpětné vazby MPO týkající se přínosů plynoucích z veletržní účasti
a dosažených komerčních efektů prostřednictvím vyplnění „Dotazníku pro vystavovatele“, a to jak bezprostředně
po konání veletrhu (v závěru akce odevzdá dotazník projektovému manažerovi MPO, event. zašle e-mailem
nejpozději 1 týden po ukončení české oficiální účasti), tak i s časovým odstupem 6 až 9 měsíců po konání veletrhu.
Další ustanovení:
Pokud je vystavovatel ve společném stánku se zahraničním partnerem, je na informačním pultu, panelu nebo
límci této expozice uveden pouze název české firmy.
Pokud se již přihlášený vystavovatel z účasti odhlásí po datu uzávěrky přihlášek, či se akce nezúčastní, je povinen
prokazatelně vzniklé náklady realizační firmě uhradit.
1
Pokud v důsledku stornování přihlášek vystavovatelů po termínu pro jejich podání, klesne jejich počet pod
stanovenou minimální mez, a MPO vznikne škoda tím, že českou oficiální účast bude nuceno zrušit, může MPO
vymáhat poměrnou část škody (např. částky za nákup plochy či jinak účelně vynaložených nákladů na zajištění
akce) po vystavovatelích, kteří se odhlásili z účasti po datu uzávěrky přihlášek.
2. KATEGORIE ČESKÝCH OFICIÁLNÍ ÚČASTÍ A FORMY POSKYTOVANÉ PODPORY
A ) NÁRODNÍ VÝSTAVA
Národní výstavy jsou akce zaměřené především na prioritní teritoria, jejichž hlavním rysem je partnerství státu
a podnikatelských subjektů. Tyto výstavy bývají pořádány samostatně mimo mezinárodní výstavní akce, případně se
jedná o mezinárodní veletrhy, na kterých ČR může vystupovat jako tzv. partnerská země. Jejich organizace
předpokládá účast minimálně 20 vystavovatelů. MPO hradí vystavovatelům mj. výstavní plochu a stavbu expozice.
Prostor v expozici
MPO poskytne vystavovateli zdarma výstavní plochu o velikosti 9 m2 (z toho 1-2 m2 bude použito na společné zázemí)
uhradí základní stavbu české expozice (stěnové panely, informační pult, koberec), včetně osvětlení. MPO navíc
uhradí vystavovateli plochu pro prezentaci jeho exponátů v závislosti na celkové disponibilní ploše.
Vystavovatel si bude hradit nadstandardní vybavení své expozice (nadstandardem se rozumí nábytek, vitríny,
podstavce, vnitřní členění své expozice zajišťované realizační firmou na základě zvláštní objednávky předem).
Grafický koncept expozice
Expozice je realizována podle schváleného Prezentačního manuálu MPO pro ČOÚ. Grafika expozice vyjadřuje
skutečnost, že se jedná o národní výstavu České republiky a je hrazena MPO. MPO také hradí a schvaluje loga a názvy
jednotlivých vystavovatelů, které budou umístěny na informačním pultu, panelu nebo límci stánku. Vystavovatel se
zavazuje, že svou vnitřní grafikou, kterou hradí na vlastní náklady, nenaruší celkový koncept české expozice.
Společné prostory v expozici
Společné zázemí české výstavy (kuchyňka, sklad a jednací místnost) hradí MPO a je k dispozici pro všechny
vystavovatele. Jeho rozsah bude dán počtem vystavovatelů a rozsahem expozice. Společné zázemí tvoří kuchyňka
(vybavená dřezem, boilerem, vařičem, několika lednicemi, min. jedním kávovarem a varnou konvicí, sadou nádobí
pro 24 osob + nádobím na jedno použití dle potřeby), skladové prostory s regály, věšáky, koši a event. několika
uzamykatelnými skříňkami a prostor pro jednání vybavený stoly a židlemi.
MPO hradí připojení elektřiny, přívod a odpad vody, spotřebu energie a vody a úklid. MPO dále hradí pojištění celé
expozice. Exponáty a vlastní firemní vybavení si pojistí vystavovatelé.
Doprovodná propagace
Doprovodnou propagaci odpovídající charakteru akce, příslušnému teritoriu a finančním možnostem MPO (např.
společenské akce, semináře, workshopy, tiskové konference, inzerce, společné multimediální prezentace aj.) včetně
případného kulturního a doprovodného programu hradí MPO. MPO zajišťuje vydání katalogu „Průvodce národní
výstavou“.
B) SPOLEČNÁ EXPOZICE VYSTAVOVATELŮ
Jedná se o společné expozice minimálně 6 českých vystavovatelů a MPO se společným zázemím na veletrzích
s všeobecným či odborným zaměřením. MPO hradí vystavovatelům mj. výstavní plochu a stavbu expozice.
Prostor v expozici
MPO poskytne každému vystavovateli ve společné expozici základní výstavní plochu o rozměrech min. 5 m2 - max. 9
m2 (z toho 1-2 m2 bude použito na společné zázemí), a to dle finančních možností MPO a počtu přihlášených firem.
MPO dále uhradí základní stavbu české expozice (stěnové panely, informační pulty, koberec, hlavní poutač) včetně
osvětlení. MPO hradí centrální připojení elektřiny, přívod a odpad vody a pojištění té části expozice, která je hrazena
MPO.
Vystavovatel si hradí nadstandardní vybavení své expozice (nadstandardem se rozumí nábytek, vitríny, podstavce,
vnitřní členění své části expozice zajišťované realizační firmou na základě zvláštní písemné objednávky předem).
Vnitřní členění expozice jednotlivých vystavovatelů a její vnitřní grafika (např. na stěnových panelech), kterou
vystavovatel také hradí na vlastní náklady, nebudou narušovat koncept celkové expozice a podléhají schválení MPO.
Veškerá plocha přesahující rozměr základní plochy garantované MPO a všechny náklady s ní související budou také
2
hrazeny vystavovatelem realizační firmě. Vystavovatel dále hradí registrační poplatek, zápis do veletržního katalogu
a alikvotně, dle počtu m2 plochy, na níž vystavuje, také rozvody elektřiny, náklady na spotřebu energie a vody, další
technické služby a vybavení společných prostor. Vystavovatelé si také sami pojistí exponáty a vlastní firemní
vybavení.
Grafický koncept expozice
Expozice je realizována podle schváleného Prezentačního manuálu MPO pro ČOÚ. Jednotná společná grafika
expozice vyjadřuje skutečnost, že se jedná o společnou expozici České republiky a je hrazena MPO. MPO také hradí
a schvaluje loga a názvy jednotlivých vystavovatelů, které budou umístěny na informačním pultu, panelu nebo límci
stánku. Vystavovatel se zavazuje, že svou vnitřní grafikou, kterou hradí na vlastní náklady, nenaruší celkový koncept
české expozice.
Společné prostory v expozici
Společné zázemí (kuchyňka, sklad, popř. jednací místnosti) je k dispozici pro všechny vystavovatele. Jeho rozsah bude
dán počtem vystavovatelů a rozsahem společné expozice. Společné zázemí tvoří kuchyňka (vybavená dřezem,
boilerem, několika lednicemi, min. jedním kávovarem a varnou konvicí, sadou nádobí pro 18 osob + nádobím na
jedno použití dle potřeby), skladové prostory s regály, věšáky, koši a event. několika uzamykatelnými skříňkami
a případně prostor pro jednání vybavený stoly a židlemi.
Doprovodná propagace
Doprovodnou propagaci odpovídající nabídce vítězné realizační firmy (např. společenská akce, seminář, workshop,
tisková konference, inzerce, společná multimediální prezentace aj.) hradí MPO. Doprovodný program je možné
v průběhu příprav po dohodě MPO s vystavovateli a navrhující asociací upravovat dle aktuálních podmínek. Firmy,
které budou vystavovat mimo českou expozici, nemají nárok na žádný finanční příspěvek, ale mohou se zúčastnit
doprovodných programů organizovaných MPO v rámci veletrhu, pokud o to požádají nejpozději 1 měsíc před
zahájením akce. MPO zajišťuje vydání katalogu „Průvodce společnou expozicí ČR“.
C) SAMOSTATNÉ EXPOZICE VYSTAVOVATELŮ
Cílem kategorie C je umožnit každému vystavovateli umístit vlastní expozici do preferovaného pavilonu podle
nomenklaturního členění veletrhu (nepředpokládá se společná expozice vystavovatelů). Jedná se obvykle
o specializované veletrhy. Podmínkou je účast minimálně 5 vystavovatelů. MPO hradí vystavovatelům mj. výstavní
plochu, nehradí však stavbu expozice.
Poskytovaná podpora
MPO poskytne vystavovatelům základní krytou výstavní plochu ve společné nebo nomenklaturně rozptýlené expozici
o rozměrech min. 5 m2 - max. 10 m2, dle finančních možností MPO a počtu přihlášených firem, a zajistí připojení
elektřiny do 3 kW.
V případě expozic umístěných na venkovní ploše MPO uhradí místo základní plochy část nákladů na přepravu
exponátů odpovídající nákladům na min. 5 m2 - max. 10 m2 kryté řadové výstavní plochy.
MPO dále vystavovatelům uhradí základní zápis do katalogu výstavy a společnou přepravu tiskových informačně
propagačních materiálů (max. 20 kg).
Každý z podpořených vystavovatelů na svém výstavním stánku viditelně umístí informaci o tom, že jeho veletržní
účast byla podpořena MPO. Obdobným způsobem bude označen každý exponát, jehož přeprava byla částečně
hrazena. Informace bude mít formu a rozměr schválený MPO a bude vystavovateli poskytnuta realizační firmou.
Doprovodná propagace
Doprovodnou propagaci odpovídající charakteru akce, příslušnému teritoriu a finančním možnostem MPO
(společenské akce, semináře, workshopy, tiskové konference, inzerce, společné multimediální prezentace aj.) hradí
MPO.
3. VŠEOBECNÉ PODMÍNKY PRO REALIZAČNÍ FIRMY
Veškeré podmínky budou definovány a smluvně upraveny v příkazní smlouvě.
Realizační firma je povinna respektovat při zpracování vizuálního řešení expozice Prezentační manuál MPO pro
ČOÚ, který je součástí Zadávací dokumentace a při realizaci expozice se tímto dokumentem řídit.
3
Během příprav oficiální účasti realizační firma prokazatelně informuje přihlášené vystavovatele o finální výši
podpory MPO (min 5 m2 - max. 9 m2) a konzultuje s nimi a MPO návrh a členění expozice. Finální rozmístění
podléhá schválení MPO.
Realizační firma je povinna zaslat přihlášeným vystavovatelům cenovou nabídku vybavení stánku a služeb nad
standard poskytovaný MPO, které si přihlášený vystavovatel následně písemně objedná.
Realizační firma předkládá MPO měsíc před konáním oficiální účasti důvodovou zprávu, která obsahuje informace
o veletrhu, o zajištění české expozice včetně grafických návrhů, scénář doprovodné propagace, pozvánky, katalog
„Průvodce společnou expozicí ČR“, seznam vystavovatelů s kontakty včetně IČ a exponátové náplně, podrobné
náklady na technickou realizaci a doprovodnou propagaci.
Realizační firma písemně informuje všechny vystavovatele o podobě schváleného doprovodného programu, a to
nejpozději 14 dní před konáním akce.
V případě kategorie C realizační firma organizačně zajistí pro projektového manažera v místě konání daného
veletrhu jak ubytování, tak i dopravu z a na letiště do místa ubytování.
Výdaje na pohoštění v rámci expozice MPO a dopravu na místě podléhají schválení projektovým manažerem,
který je přítomen na veletrhu.
Pracovníci realizační firmy zajišťující technickou realizaci a doprovodnou propagaci v místě konání akce jsou
povinni v průběhu konání veletrhu respektovat pokyny manažera projektu, být mu po celou dobu akce k dispozici
a také úzce spolupracovat jak s vystavovateli, tak i se zástupci orgánů a organizací, které se uvedeného veletrhu
zúčastní.
Závěrečnou zprávu předloží realizační firma nejpozději dva týdny po ukončení veletrhu. Zpráva obsahuje
informace o průběhu veletrhu, skutečné náklady na technickou realizaci a doprovodnou propagaci, protokol
o předání expozice projektovému manažerovi MPO, seznam vystavovatelů s adresami, kontakty, IČ
a exponátovou náplní, fotodokumentaci a další přílohy dokladující splnění objednaných služeb (průvodce
expozicí, pozvánky, novinové články apod.).
Závěrečná zpráva podléhá schválení ředitelem odboru. Teprve poté může realizátor vystavit fakturu.
Neoddělitelnou součástí faktury jsou přílohy (vyúčtování nákladů technické realizace a doprovodné propagace,
přehled vystavovatelů s kontaktními údaji a jejich exponátová náplň – vše včetně faktury ve dvojím vyhotovení).
Faktura musí mít splatnost minimálně 14 dnů a musí se odkazovat na číslo příslušné příkazní smlouvy.
4. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Navrhovatelem veletrhu může být pouze oborové podnikatelské sdružení (svaz, asociace, komora, atd.)
Stanovená kategorie české oficiální účasti je závazná se všemi finančními důsledky vyplývajícími ze smlouvy.
Změnu kategorie stanoví pouze MPO.
MPO si vyhrazuje právo kteroukoliv akci bez dalšího zrušit zejména z důvodu nedostatku zájmu vystavovatelů.
Tento druh podpory nelze kombinovat s jinými druhy podpory na podporu účasti firem na veletrzích, které jsou
financovány ze strukturálních fondů EU.
MPO může zpětně provádět kontrolu těchto Podmínek formou kontrolních režimů nastavených v rámci zákona
č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech
a zvláště pak č. 563/1991 Sb., o účetnictví (všechny zákony ve znění pozdějších předpisů).
V případě nejasností je třeba konzultovat příslušného projektového manažera, který je uveden na seznamu
českých oficiálních účastí na příslušné období na webových stránkách MPO.
4
„Podmínky pro organizování a financování českých oficiálních účastí na mezinárodních veletrzích a výstavách v zahraničí v roce 2018“ – příloha č. 1
Přehled poskytovaných služeb a subjektů příslušných k jejich úhradě
Kategorie A – národní výstava Kategorie B – společná expozice Kategorie C – samostatná expozice
Položky hrazené základní výstavní plocha garantovaná základní výstavní plocha garantovaná základní výstavní plocha garantovaná
MPO: MPO (9 m2) MPO (5 - 9 m2) MPO (5 - 10 m2)
Položky, které internet - 24 hodinové Wi-Fi připojení k internet - 24 hodinové Wi-Fi připojení k v případě expozic umístěných na
mandatorně1 hradí síti pro všechny vystavovatele, včetně síti pro všechny vystavovatele, včetně venkovní ploše část nákladů na přepravu
vystavovatel: paušálu za přenos dat a hardware, po paušálu za přenos dat a hardware, po exponátů (odpovídající nákladům na 5 -
celou dobu konání Akce celou dobu konání Akce 10 m2 kryté výstavní plochy)
základní stavba české expozice (stěnové základní stavba české expozice (stěnové přeprava tiskových informačně-
panely, informační pult s barovou židlí, panely, informační pult s barovou židlí, propagačních materiálů vystavovatelů
koberec) včetně osvětlení koberec) včetně osvětlení (max. 20 kg pro každého vystavovatele)
jednotná grafika expozice jednotná grafika expozice centrální připojení elektřiny (do 3 kW)
loga a názvy jednotlivých vystavovatelů, loga a názvy jednotlivých vystavovatelů, doprovodná propagace
zápis do oficiálního veletržního katalogu
které budou umístěna na informačním které budou umístěna na informačním
pultu, panelu nebo límci stánku pultu, panelu nebo límci stánku
plochu pro prezentaci exponátů centrální připojení elektřiny
vystavovatelů v závislosti na celkové stavbu společných prostor expozice
disponibilní ploše (kuchyňka, sklad, jednací místnost)
centrální připojení elektřiny přívod a odpad vody
stavbu společných prostor expozice úklid expozice v rozsahu plochy
(kuchyňka, sklad, jednací místnost) garantované MPO pro konkrétní Akci
přívod a odpad vody pojištění celé expozice vyjma vlastních
úklid expozice v rozsahu plochy exponátů a vlastního vybavení
garantované MPO pro konkrétní Akci vystavovatelů
pojištění celé expozice vyjma vlastních doprovodná propagace
exponátů a vlastního vybavení katalog „Průvodce expozicí“
vystavovatelů
doprovodná propagace
katalog „Průvodce expozicí“
plocha stánku, o kterou musela být plocha stánku, o kterou musela být registrační poplatek nebo jiný povinný
z důvodu účelnosti navýšena základní z důvodu účelnosti navýšena základní vystavovatelský poplatek, je-li na
výstavní plocha garantovaná MPO výstavní plocha garantovaná MPO konkrétní akci vyžadován
jednotně pro vystavovatele jednotně pro vystavovatele
1 Hradí každý vystavovatel, který se akce účastní, povinnost vzniká podáním přihlášky.
5
„Podmínky pro organizování a financování českých oficiálních účastí na mezinárodních veletrzích a výstavách v zahraničí v roce 2018“ – příloha č. 1
Položky, které hradí registrační poplatek nebo jiný povinný registrační poplatek nebo jiný povinný Veškeré služby, které si vystavovatel objedná
vystavovatel na vystavovatelský poplatek, je-li na vystavovatelský poplatek, je-li na v rámci nadstandardu nabízeného realizátorem
základě písemné konkrétní akci vyžadován konkrétní akci vyžadován
objednávky či
smlouvy s alikvotní část vybavení společných alikvotní část vybavení společných
realizátorem4: prostor v expozici prostor v expozici
spotřeba energie a vody (alikvotně podle spotřeba energie a vody (alikvotně podle
plochy) plochy)
úklid plochy vystavovatele, přesahující úklid plochy vystavovatele, přesahující
výměru základní výstavní plochy výměru základní výstavní plochy
garantované MPO2 garantované MPO3
rozvody elektřiny od místa jejího rozvody elektřiny od místa jejího
centrálního připojení (alikvotně podle centrálního připojení (alikvotně podle
plochy) plochy)
pojištění vlastních exponátů a vlastního pojištění vlastních exponátů a vlastního
vybavení vybavení
plocha přesahující rozměr plochy plocha přesahující rozměr plochy
stanovené MPO5 jednotně pro stanovené MPO6 jednotně pro
vystavovatele vystavovatele
nadstandardní vybavení své expozice nadstandardní vybavení své expozice
(nábytek, vitríny, podstavce atd.) (nábytek, vitríny, podstavce atd.)
vnitřní členění expozice vystavovatele vnitřní členění expozice vystavovatele
vnitřní grafika expozice vystavovatele vnitřní grafika expozice vystavovatele
zápis do oficiálního veletržního katalogu zápis do oficiálního veletržního katalogu
případné další služby, které si případné další služby, které si
vystavovatel objedná v rámci vystavovatel objedná v rámci
nadstandardu nabízeného realizátorem nadstandardu nabízeného realizátorem
2 Včetně případného navýšení z důvodu účelnosti
3 Včetně případného navýšení z důvodu účelnosti
4 Jedná se o nadstandard, který si každý vystavovatel může objednat od realizátora Akce.
5 Včetně případného navýšení z důvodu účelnosti
6 Včetně případného navýšení z důvodu účelnosti
6