Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Příloha č. 2 ZD – Technické vymezení
dle ustanovení §§ 28 odst. 1 písm. b) a 53 odst. 1 a přílohy č. 6 bod A. zákona č. 134/2016 Sb.,
o zadávání veřejných zakázek, v platném znění (dále také „zákon“ nebo „ZZVZ“),
v podlimitní veřejné zakázce na služby zadávané ve zjednodušeném podlimitním řízení
s názvem
„Spisová služba“
Identifikační údaje Zadavatele:
Název: Úřad pro dohled nad hospodařením politických stran a politických hnutí
Sídlo: Kounicova 688/26, Brno, PSČ 602 00
IČO: 05553466
Zastoupený:
Administrátor
veřejné zakázky:
Identifikační údaje Dodavatele:
Název: GORDIC spol. s r. o.
Sídlo: Erbenova 4, 586 01 Jihlava
Zápis v rejstříku: C/9313, Krajský soud v Brně
IČO: 47903783
DIČ: CZ47903783
Číslo účtu:
Zastoupený: , jednatel a generální ředitel
Kontaktní osoba,
kontakt na ni:
Strana 1 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Obsah
1. Předmět ............................................................................................................................................ 3
2. Technické prostředí Zadavatele ................................................................................................... 3
3. Požadavky na licence .................................................................................................................... 3
3.1. Typy uživatelských rolí (uživatel může mít přiřazeno více rolí) ........................................... 4
4. Požadavky na dodávku a implementaci...................................................................................... 4
4.1. Požadavky na implementaci ..................................................................................................... 4
4.2. Technické požadavky na implementaci .................................................................................. 5
4.3. Požadavky na podporu .............................................................................................................. 6
4.4. Požadavky na školení ................................................................................................................ 7
4.5. Požadavky Zadavatele na poskytování technické podpory a servisu ................................ 7
4.6. Požadavky na Exit ...................................................................................................................... 8
5. Legislativní požadavky................................................................................................................... 8
6. Minimální požadované funkcionality systému elektronické spisové služby......................... 10
6.1. Podatelna ................................................................................................................................... 12
6.2. Výpravna .................................................................................................................................... 13
7. Seznam použitých pojmů a zkratek ........................................................................................... 14
Preambule: Tato technická specifikace je vypracována ve formě stanovení minimálních
požadavků na množství, funkce, vlastnosti, jakost a výkonnostní nebo jiné parametry předmětu
plnění veřejné zakázky.
Strana 2 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
1. Předmět
Cílem zadávacího řízení je uzavření smlouvy o dílo a poskytnutí užívacích práv (licence)
k elektronickému systému elektronické spisové služby (dále také „ESS“ nebo „systém“), který
odpovídá technickému zadání dle přílohy č. 2 těchto zadávacích podmínek.
Dílo zahrnuje rovněž implementaci a konfiguraci systému v místě pracoviště na zařízeních
Zadavatele, jeho provoz, údržbu a aktualizace, zaškolení personálu a také postupný rozvoj
systému podle zadání Zadavatele.
2. Technické prostředí Zadavatele
Servery:
a) Serverovna Zadavatele bude v 1. fázi vybavena serverem s virtualizačním prostředím
Hyper-V. Ve 2. fázi dojde k navýšení počtu serverů a doplněním o DP (diskový prostor)
pro zabezpečení vysoké dostupnosti.
b) Podporované verze OS serverů jsou Microsoft Windows 2016 a vyšší.
c) Přidělené systémové prostředky je možné upravovat ve virtualizačním prostředí.
Procesor minimálně 28 fyzických jader na architektuře x86, 64bit. Za jádro se
nepovažuje „Hyper-Threding“ (u Intelu) ani sdílený „Module block“ či „SMT“ (u AMD) a
obdobná technologie. Minimální výkon SPECint_rate2006 = 1200 (viz www.spec.org)
Operační paměť Minimálně 256 GB RAM ECC DDR4 (a to i při osazení do DIMM
slotů).
Diskový prostor dostačující.
d) Zálohování dat na NAS – 24TB do doby, než bude vlastní řešení (viz bod a - doplnění
o DP). Požadováno denní zálohování.
e) Databáze - preferujeme MS SQL. Licence nejsou k dispozici, musí dodat Dodavatel
s řešením.
Pracovní stanice:
a) Fyzické PC a notebooky
b) Operační systémy Windows 10 (64 bit)
c) Kancelářské aplikace MS Office Office 365 Enterprise E3
d) Prohlížeč MS Explorer (poslední dostupná verze), MS Edge (poslední dostupná verze),
Firefox (poslední dostupná verze), Chrome (poslední dostupná verze)
3. Požadavky na licence
Číslo Požadavek
1 Zadavatel požaduje poskytnutí veškerých nezbytných licencí k řádnému plnění
předmětu smlouvy, tj. k řádnému provozu díla na zařízení Objednatele, zajišťující plnou
funkcionalitu nabízeného řešení.
Strana 3 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Číslo Požadavek
2 Zhotovitel specifikuje název, počet a licenční podmínky ke všem nutným licencím, a to
včetně odůvodnění zvolené licenční nabídky, dále pak uvede licenční politiku, pravidla
3 pro přidělení a případně změny v počtu licencí, typy a verze licencí.
4 Zadavatel požaduje licence na uživatele, tak aby byla umožněna současná práce
různých uživatelů v různých oblastech řešených touto veřejnou zakázkou.
Veškeré dodávané licence budou majetkem Zadavatele.
3.1. Typy uživatelských rolí (uživatel může mít přiřazeno více rolí)
Číslo Požadavek
1 Standardní role pro 20 uživatelů ÚDHPSH. Zpracování kompletní běžné spisové
služby.
2 Správce a administrátor systému – 3 uživatelé ESS ÚDHPSH (Zadání zaměstnanců,
3 rolí, práva, číselníky, apod.). Jedná se o uživatele, kteří budou současně vykonávat i
běžnou agendu spisové služby (viz bod 1).
Správce a administrátor systému vykonávající běžnou správu IT.
4. Požadavky na dodávku a implementaci
Požadované minimální parametry musí nabízené řešení závazně splňovat v rámci nabídky.
Splnění konkrétního parametru deklaruje Uchazeč vyplněním hodnoty Ano/Ne ve sloupci
Splněno.
4.1. Požadavky na implementaci
Číslo Požadavek
1 Plná lokalizace v českém jazyce (uživatelské i administrátorské rozhraní, nápověda a
2 dokumentace).
3 V průběhu implementace bude prováděno funkční testování jednotlivých komponent
na testovacím prostředí, a to včetně odpovídajících systémových a integračních testů.
4 Zhotovitel bude povinen zajistit, že veškeré vlastnosti díla, včetně jeho update,
legislativního update, upgrade a legislativního upgrade budou po celou dobu účinnosti
5 této smlouvy odpovídat vždy aktuálním obecně platným právním předpisům ČR.
6 Součástí implementace jsou veškeré práce a služby nezbytné pro řádné a úplné
7 zprovoznění díla, včetně vytvoření dokumentace a implementačních postupů, které
8 budou obsahovat jednotlivé kroky implementace a konfigurace všech částí umožňující
přesné opakování postupů. Dokumentace nebude chráněna dle autorského zákona,
bude umožněno ji dále upravovat a předávat dalším subjektům, které se podílejí na
chodu informačních systémů.
Součástí budou rovněž práce a služby, které ve smlouvě nejsou uvedeny, ale
Zhotovitel, jakožto odborník, o nich vědět měl nebo mohl vědět.
V případě požadavků na součinnost třetích stran, zajistí tuto součinnost Uchazeč.
Zadavatel nemá k dispozici datový model informačních systémů ani popis jejich
rozhraní. Od Uchazeče je požadována koordinace a zajištění součinnosti příslušného
Dodavatele, včetně finančních záležitostí s tím spojených.
Realizaci změn a úprav dle projektu implementace.
Instalaci aplikace v HW prostředí Zadavatele.
Strana 4 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Číslo Požadavek
9 Migrace dat ze stávající spisové služby Zadavatele.
10
11 Zaškolení uživatelů v jednotlivých rolích.
Přechod do rutinního provozu k datu plnění zakázky.
12 Zvýšenou vzdálenou a v případě nutnosti i místní podporu v prvních dvou měsících
rutinního provozu.
4.2. Technické požadavky na implementaci
Číslo Požadavek
1 Implementace všech částí zakázky bude provedena v prostředí stávající Serverovny
2 ÚDHPSH ve spolupráci s odborným personálem Zadavatele a bude využívat jeho
3 stávající HW a SW infrastrukturu. Zhotovitel bude mít k dispozici přístup pouze
4 k implementovaným službám. Do prostředí Datového centra ÚDHPSH nebude
5 povolován běžně vzdálený přístup (jen na základě povolení).
Spisová služba bude pro ukládání dat využívat stávající nebo vlastní datové úložiště.
6 Dodávané řešení musí podporovat Active Directory 2016 a vyšší, a to minimálně
v rozsahu ověření uživatele, načtení údajů o uživatelích.
7 Všechny části dodaného řešení musí splňovat požadavky zákona č. 101/2000 Sb. o
8 ochraně osobních údajů, aplikace musí umožňovat logovaní přidělených uživatelských
9 oprávnění, logování svého provozu a debug log.
10 Součástí dodávky bude návrh havarijních plánů a plánů obnovy po havárii pro
jednotlivé části díla. Všechny postupy bude možné před předáním díla prakticky ověřit
a odsouhlasit.
Nabízené řešení nesmí odesílat žádná data z místní sítě, pokud to není předmětem
požadavku Zadavatele. Pokud je předmětem dodávky externí komunikace, bude
v rámci analýzy přesně popsán datový tok, aby bylo možné nastavit bezpečnostní
kontroly komunikace.
Veškeré SW instalace budou prováděny do správcem volitelné složky. SW musí být
schopen při své odinstalaci odstranit veškeré soubory a složky a záznamy v registrech,
které byly vytvořeny při jeho instalaci.
Nabízené řešení bude obsahovat otevřené popsané komunikační rozhraní pro
integraci s externími systémy (na principu webových služeb).
Klient musí být garantovaně provozovatelný na stávajícím prostředí s OS Windows 10
a vyšší (64bit).
Tenký klient
o přístup prostřednictvím běžného webového prohlížeče
o podpora minimálně IE ve verzi 11 a výše a Firefox ve verzi 18 a vyšší
Tlustý klient – Zadavatel připouští využití tlustého klienta jako variantu tenkého klienta
při splnění těchto požadavků:
11 o klient nesmí způsobit prodloužení časových odezev a zpomalení práce
uživatelů (při předpokládané rychlosti propojení pro 1 uživatele cca 256 kbps)
o klienta lze spustit z lokálního disku
Strana 5 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Číslo Požadavek
o klient při spuštění automaticky kontroluje aktuálnost proti příslušnému
12 aplikačnímu serveru a provádí automatickou aktualizaci
13
14 o v případě, že nebude možné provést při spuštění klienta automatickou
15 aktualizaci, bude uživatel upozorněn na nutnost aktualizaci provést, funkce
16 bude plně zajištěna pod uživatelem s oprávněním "user"
17
18 o všechny soubory klienta jsou instalovány či kopírovány do správcem
19 specifikovaných umístění, s členěním minimálně na soubory určené ke
spuštění (uživatel může mít ke všem souborů oprávnění pouze RX, vše
instalováno pod instalačním účtem), soubory s uživatelskou konfigurací
(uživatel má možnost zápisu, obsahuje všechna klientská nastavení,
nakopírováním složky lze přenést konfiguraci na nový počítač), dočasné
soubory (uživatel má právo zápisu, po použití dojde ke smazání souborů).
o řešení umožní centrální aktualizaci globální databáze z jednoho místa bez
ohledu na počet zapojených organizací
Pro externí uživatele je vyžadován zabezpečený šifrovaný přístup přes internet (min.
HTTPS, VPN).
Musí umožňovat bezproblémový chod na stávající infrastruktuře uvedené v části popis
vybavení a dostupných zdrojů ÚDHPSH. Pro implementaci se předpokládá využití
jednoho dedikovaného virtuálního serveru, variantně dedikovaných virtuálních
serverů.
Aplikační server lze implementovat ve virtualizovaném prostředí Hyper-V, s možností
využití funkcí automatizovaného či manuálního přenosu spuštěného virtualizovaného
serveru v rámci virtuální farmy.
Aplikačním serverem je služba IIS provozovaná v operačním systému Windows 2016
a vyšším.
Přístup k aplikačnímu serveru je pouze prostřednictvím https protokolu, a to buď
k webovým stránkám, nebo k webovým službám.
Řešení musí umožňovat logovaní přidělených uživatelských oprávnění, logování
svého provozu a debug log.
Řešení musí v oblasti zpracování osobních údajů splňovat požadavky zákona č.
101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů
Do provozního prostředí nebude povolován vzdálený přístup. Ve výjimečných
případech může být po dohodě Dodavateli umožněn vzdálený přístup pomocí VPN.
4.3. Požadavky na podporu
Podpora zajišťovaná Zhotovitelem musí smluvně garantovat tyto činnosti:
Číslo Požadavek
1 Zajištění Hot-Line servisu pro operativní a rychlé řešení problémů.
2 Zajištění doby odezvy na nahlášenou poruchu max. 2 hod. s dostupností minimálně
5x8 (pracovní dny 8 hod.).
3 Závazek k aktualizaci programového vybavení dle platné legislativy s možností
otestování nové verze.
Strana 6 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Číslo Požadavek
4 Možnost řešení problémů jak vzdáleně, tak v místě sídla Zadavatele.
5 Zabezpečení interního monitoringu na bázi allertů.
6 Zabezpečení zálohování a obnovy (aplikační) s využitím stávajících technologií
v serverovně Zadavatele.
7 Zabezpečení aplikační obnovy v návaznosti na zpracovaný DRP (Disaster recovery
plán).
4.4. Požadavky na školení
Číslo Požadavek
1 Základní seznámení s funkčností dodávaného systému pro členy projektového týmu
2 Zadavatele na začátku realizace díla.
Školení administrátora systému v rozsahu minimálně čtyř školících dní (8 vyučovacích
3 hodin/den) pro max. 1 zaměstnance určeného Objednatelem, které bude zahrnovat
kompletní správu systému. Jako podkladový materiál musí být dodána
4 administrátorská příručka.
5 Uživatelské školení na základní seznámení s obsluhou veškerých agend dodaného
systému ESS, v rozsahu minimálně jednoho školícího dne (8 vyučovacích hodin/den)
pro max. 20 zaměstnanců určených Objednatelem. Jako podkladový materiál musí být
dodána uživatelská příručka.
Uživatelské školení na rozšířené seznámení s obsluhou veškerých agend dodaného
systému ESS, v rozsahu minimálně čtyř školících dnů (8 vyučovacích hodin/den) pro
max. 3 zaměstnance určené Objednatelem. Jako podkladový materiál musí být dodána
uživatelská příručka.
Veškerá školení poskytovaná v průběhu implementace (realizační fázi), která jsou
součástí jednotlivých častí díla, zajistí Zhotovitel na své náklady a v místě realizace.
4.5. Požadavky Zadavatele na poskytování technické podpory a servisu
Číslo Požadavek
1 Technická podpora a servis budou realizovány Dodavatelem, případně
2 prostřednictvím odpovídajícího servisního kanálu výrobce. Poskytování technické a
3 servisní podpory bude odpovídat nejlepším praxím dle rámce ITIL/ITSM.
4
Technická podpora a servis budou realizovány v místě Zadavatele.
5
6 Veškeré požadavky budou evidovány v systému servisní podpory Zhotovitele
7 (případně provozního deníku).
Kontaktní místo umožní příjem požadavku na servisní zásah v českém jazyce
prostřednictvím služby Hot-line a služby HelpDesk. Způsob zadání požadavku
telefonicky, aplikace, web, apod.
Hot-Line umožní příjem požadavku na servisní zásah v českém jazyce na telefonním
čísle v pracovních dnech v době 8:00-16:00, příjem požadavku bude zajištěn lidskou
obsluhou.
HelpDesk umožní Objednateli upřesnit nebo doplnit požadavek.
Způsob zadání požadavku telefonicky, aplikace ServiceDesk , e-mail, web apod.
Systém servisní podpory musí Objednateli poskytovat přehled o aktuálně
nahlášených požadavcích, jejich stavu a aktuálním způsobu jejich řešení. Systém
Strana 7 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
bude Objednateli zasílat notifikace o změně stavu jeho požadavku (např. zadaný,
v řešení, uzavřený atd.) a musí Objednateli umožnit schvalování uzavření
nahlášeného požadavku.
HelpDesk poskytuje Objednateli přístup i k uzavřeným požadavkům a způsobu jejich
8 řešení, bude poskytovat podrobné údaje o historii požadavků od jejich nahlášení, po
jejich vyřešení.
HelpDesk umožňuje export dat, včetně obsahu požadavku a způsobu vyřešení. Tato
9 funkcionalita je poskytována bezúplatně minimálně na vyžádání Objednatele ve
formátu minimálně *.xls a *.csv.
10 Garantovaná doba odezvy do 2 pracovních hodin od nahlášení požadavku.
Garantovaná doba obnovení funkce a odstraňování vad kategorie „vysoká“:
11 o garantovaná doba zahájení prací do 4 pracovních hodin od nahlášení vady
o garantovaná doba odstranění vady do 24 hodin od nahlášení vady
Garantovaná doba obnovení funkce a odstraňování vad kategorie „střední“:
12 o garantovaná doba zahájení prací do 8 pracovních hodin od nahlášení vady
o garantovaná doba odstranění vady do 2 pracovních dnů od nahlášení vady
Garantovaná doba obnovení funkce a odstraňování vad kategorie „nízká“:
o garantovaná doba zahájení prací do 2 pracovních dnů od nahlášení
13 požadavku
o garantovaná doba odstranění vady do 5 pracovních dnů od nahlášení
požadavku
4.6. Požadavky na Exit
Požadavky na Exit musí smluvně garantovat tyto činnosti:
Číslo Požadavek
1 Vypracování „Exitového plánu“ v dostatečném předstihu a poskytnutí nezbytné
2 součinnosti k jeho realizaci.
3 Příprava a předání EKIS UDHPSV novému poskytovateli nebo Objednateli.
4 Poskytnutí požadovaných součinností v souvislosti s předáním podpory a provozu
5 EKIS UDHPSV podle pokynů Objednatele novému poskytovateli.
6 Řádné předání všech dat zpracovávaných v Systému, včetně dat doplňkových.
Poskytnutí veškeré relevantní Dokumentace a potřebných informací Objednateli.
Předání seznamu předaných (vytvořených) zdrojových kódů s odborným popisem a
komentářem.
5. Legislativní požadavky
Nabízené řešení musí splňovat platnou legislativu pro oblast hospodaření samostatné organizační
složky státu. Zejména se jedná o následující předpisy (v platném znění):
Strana 8 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Číslo Požadavek
1
2 Zákon 499/2004 Sb.
3 ESS bude vytvářen a nasazován v souladu se Zákonem č. 499/2004 Sb., o
4 archivnictví a spisové službě, v platném znění.
5
6 Zákon 297/2016 Sb.
ESS bude vytvářen a nasazován v souladu se Zákonem č. 297/2016 Sb., o službách
7 vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, v platném znění
8
9 Zákon 300/2008 Sb.
10 ESS bude vytvářen a nasazován v souladu se Zákonem č. 300/2008 Sb., o
11 elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, v platném znění.
12
Zákon 111/2009 Sb.
ESS bude vytvářen a nasazován v souladu se Zákonem č. 111/2009 Sb., o
základních registrech, v platném znění.
Zákon 365/2000 Sb.
ESS bude vytvářen a nasazován v souladu se Zákonem č. 365/2000 Sb., o
informačních systémech veřejné správy, v platném znění.
Zákon č. 181/2014 Sb.
ESS bude vytvářen a nasazován v souladu se Zákonem č. 181/2014 Sb., o
kybernetické bezpečnosti a o změně souvisejících zákonů (zákon o kybernetické
bezpečnosti), v platném znění.
Zákon 500/2004 Sb.
ESS bude vytvářen a nasazován v souladu se Zákonem č. 500/2004 Sb., správní
řád, v platném znění.
Zákon 101/2000 Sb.
ESS bude vytvářen a nasazován v souladu se Zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně
osobních údajů, v platném znění.
Obecné nařízení na ochranu osobních údajů neboli GDPR (General Data
Protection Regulation) platné od 25. května 2018.
Zákon č. 234/2014 Sb.
ESS bude vytvářen a nasazován v souladu se Zákonem č. 234/2014 Sb., o státní
službě, v platném znění.
Zákon č. 106/1999 Sb.
ESS bude vytvářen a nasazován v souladu se Zákonem č. 106/1999 Sb., o
svobodném přístupu k informacím, v platném znění.
Vyhláška 259/2012 Sb.
ESS bude vytvářen a nasazován v souladu se Vyhláškou č. 259/2012 Sb., o
podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění.
Strana 9 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Číslo Požadavek
13
14 Vyhláška 193/2009 Sb.
15
ESS bude vytvářen a nasazován v souladu s Vyhláškou č. 193/2009 Sb., o
16 stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, v platném
PP znění.
17
Vyhláška 194/2009 Sb.
18
ESS bude vytvářen a nasazován v souladu s Vyhláškou č. 194/2009 Sb., o
stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových
schránek, v platném znění.
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014
ESS bude vytvářen a nasazován v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a
Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru
pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES
(nařízení eIDAS), v platném znění.
NSESS
ESS bude vytvářen a nasazován v souladu s Národním standardem pro
elektronické systémy spisové služby (NSESS) zveřejněném ve Věstníku
Ministerstva vnitra částce 57/2017, v platném znění.
Povinné požadavky podle NSESS
Povinné požadavky podle NSESS jsou požadavky ukládající povinnost realizovat
ESS v souladu s povinnými (mandatornímy) požadavky Národního standardu pro
elektronické systémy spisové služby (NSESS).
Soulad s požadavky NSESS
ESS bude splňovat povinné požadavky uvedené v Národním standardu pro
elektronické systémy spisové služby (NSESS) zveřejněném ve Věstníku
Ministerstva vnitra částce 64/2012, v platném znění.
Dále bude splňovat Zadavatelem pojmenované doporučené požadavky NSESS a
další uvedené požadavky.
Změna NSESS
Dojde-li v průběhu plnění Dodavatele ke změně Národního standardu pro
elektronické systémy spisové služby, budou změny ESS vyžadované v důsledku
dopadu změn NSESS realizované na základě mechanismů daných požadovaným
plněním v oblasti služeb (služby řešení změn) a rozvoje ESS.
6. Minimální požadované funkcionality systému elektronické spisové služby
Minimální požadované funkce systému elektronické spisové služby vyhovující aktuální novele
zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a zákonu 300/2008 Sb., o elektronických
úkonech a autorizované konverzi dokumentů jsou následující.
Strana 10 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Číslo Požadavek
1
Příjem a evidence doručených dokumentů
2
3 • Evidence doručených listinných dokumentů
4 • Uložení zpráv doručených do datové schránky a elektronické podatelny
5 • Označení dokumentů evidenčním číslem a jednacím s jednoznačným
6 identifikátorem dle vyhlášky 259/2012 Sb., v platném znění
• Vedení podacího deníku
• Požadavky na integraci s Datovými schránkami – plná integrace s
datovými schránkami (dopad implementace datových schránek do chodu
organizace, tj. dopad zákona 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a
autorizované konverzi dokumentů a zákona č. 301/2008 Sb., kterým se
mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických
úkonech a autorizované konverzi dokumentů - projekt MV ČR „Datové
schránky“)
Vytváření a evidence vlastních dokumentů
• Vytváření a evidence vlastních dokumentů
• Uložení zpráv odeslaných datovou schránkou a elektronickou
podatelnou
• Označení dokumentů evidenčním číslem a číslem jednacím s
jednoznačným identifikátorem dle vyhlášky 259/2012 Sb., v platném
znění
Jmenné rejstříky
• Možnost vytváření jmenných rejstříků s jednoznačným identifikátorem
(např. IČ)
• Možnost zadávání doručovací adresy, liší-li se od místa působení,
případně trvalého pobytu
• Možnost přiřazení zástupce dle plné moci
Oběh a vyřizování dokumentů – evidence předání a převzetí
• Sledování stavu vyřízení dokumentů a jejich aktuálního držitele
• Práce se spisy a uzavírání spisů
Práce s elektronickými dokumenty - vložení, zobrazení a editace
elektronických dokumentů
• Ukládání elektronických dokumentů způsobem zaručujícím věrohodnost
původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu
• Automatická kontrola a doplňování časových razítek a elektronických
značek dle požadavků zákona č. 297/2016 Sb., v platném znění
• Elektronické podpisy (podepsání souboru, ověření podpisu)
• Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální
podobě a naopak (konverze z moci úřední dokumentů a automatické
vytváření ověřovací doložky konverze)
• Integrovaná konverze dokumentů
Odesílání listinných i elektronických dokumentů
• Odesílání dokumentů v listinné podobě (pošta, kurýr aj..)
Strana 11 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Číslo Požadavek
7 • Odesílání dokumentů v elektronické formě elektronickou podatelnou a do
datové schránky
8 • Evidence doručení dokumentu v listinné podobě
9 • Evidence doručení a data dodání datovou schránkou, příp. informace, že
si adresát zásilku nevyzvedl a tím pádem je doručena fikcí
Ukládání a skartace
• Řádné vedení spisového a skartačního plánu
• Ukládání spisů a dokumentů do úložišť elektronického systému spisové
služby
• Podpora skartačního řízení pro listinné i elektronické dokumenty
• Předávání spisů a uzavřených dokumentů do Národního archivu formou
SIP balíčku
Shoda s platnou legislativou, nároky kladené na systémy Objednatele a její
současná i budoucí údržba, zejména respektování vydaných národních
standardů a rozhraní za účelem ukládání dokumentů
Součástí dodaného řešení musí být rozhraní dle národního standardu, viz
kapitola 9
6.1. Podatelna
Požadavky na podatelnu jsou skupinou funkčních požadavků na ESS v souvislosti s činností
podatelny
Číslo Požadavek
1
Příjem, kontrola a zpracování dokumentů
2
ESS umožní příjem, kontrolu a zpracování různých typů dokumentů a jejich evidenci
s vyznačením způsobu a data doručení.
Příjem, zpracování a ukládání zpráv
ESS umožní příjem, zpracování a ukládání zpráv z Datové schránky v nezměněné
podobě do uložiště ESS. ESS dále zajistí jejich dostupnost a zachovává vazbu mezi
nimi a jejich metadaty. Umožní také zobrazení případně uložení a tisk obálky datové
zprávy.
3 Evidence dokumentů z elektronických adres
Evidence dokumentů zaslaných na elektronické adresy podatelen provádí
zaměstnanec podatelny přímo v ESS, který je s e-mailovou schránkou propojený.
Evidence není automatická z důvodu výskytu dokumentů, které se neevidují
(nevyžádaná pošta apod.).
4 Ověření existence uznávaného elektronického podpisu a značky
ESS automaticky ověří, zda elektronické podání je opatřeno uznávaným
elektronickým podpisem, značkou či pečetí a zaznamená výsledek ověření.
5 Vytvoření, připojení nebo doplnění metadat
Strana 12 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Číslo Požadavek
6 ESS umožní vytvoření, připojení nebo doplnění metadat dokumentů i spisů.
7
8 Vedení podacího deníku
9 ESS umožní vedení podacího deníku, evidence způsobu a data odeslání (tj. podací
deník bude veden pouze v digitální - elektronické podobě jako součást ESS).
Potvrzovací zpráva
ESS umožní odeslání potvrzovací zprávy o přijetí elektronické zprávy
prostřednictvím emailu podatelny.
Načtení čárového kódu
Obsluha Podatelny bude schopna opatřit analogový dokument čárovým kódem dle
standardu NSESS a tento čárový kód načíst do ESS.
Tisk čárového kódu
ESS umožní tisk štítku s čárovým, případně i QR kódem, který slouží pro jeho
identifikaci.
6.2. Výpravna
Požadavky na podatelnu jsou skupinou funkčních požadavků na ESS v souvislosti s činností
výpravny.
Číslo Požadavek
1
Odesílání do datové schránky
2
ESS bude umožňovat odeslání do datových schránek prostřednictvím "Informačního
systému datových schránek" (ISDS). Uživatel připraví expedici a zadá požadavek
na odeslání. V takovém případě je dokument odeslán automaticky do ISDS bez
nutnosti obsluhy výpravny. Uživatel musí mít elektronický podpis, případně přístup k
autorizované konverzi z moci úřední. Oprávnění k odesílání může zrušit či přidělit
administrátor.
Odesílání elektronickou poštou
V případě odesílání elektronického dokumentu, ESS bude kontrolovat, zda
dokument je opatřen uznávaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným
časovým razítkem. Pokud dokument není podepsán příslušným validním
elektronickým podpisem, musí být na tuto skutečnost pracovník upozorněn
systémovým hlášením.
3 Vypravení dokumentu
ESS bude umožňovat vypravení dokumentu následujícími způsoby: odesláním do
datové schránky (ISDS), odesláním elektronickou poštou, prostřednictvím
provozovatele poštovních služeb, hybridní poštou, faxem, v listinné podobě,
osobním předáním nebo vyvěšením na úřední desku.
4 Upozornění na nevyplněné pole
Strana 13 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Číslo Požadavek
5 ESS musí upozornit uživatele na nevyplněné povinné pole či špatný formát
zadaných dat, případně překročení velikosti přílohy apod.
6
Upozornění při nemožnosti doručení
7 ESS upozorní na nemožnost doručení datové nebo mailové zprávy z důvodu
8 deaktivace datové schránky či emailu adresáta, případně z jiného důvodu. V
takovém případě ESS umožní uživateli provést vypravení jiným způsobem.
9
10 Ověření pravosti údajů
11 V rámci výpravy ESS umožní jménem osoby úředně oprávněné ověřit aktuálnost
12 údajů příjemce (adresáta) vzhledem k Základním registrům či obdobné interní
13 evidenci, kde je ESS nasazována, a to včetně záznamu uvádějícího důvodu
ověření.
Příjem, uložení, evidence a párování doručenek
ESS umožní příjem, uložení, evidenci a párování doručenek vypravených zásilek.
Párování doručenek
ESS umožní párování doručenek s odeslanými dokumenty. Doručenka se zařadí
jako příloha odeslaného dokumentu, která obsahuje číslo jednací, čárový kód a
spisovou značku.
Oprávnění k datovým schránkám
ESS zajistí, že pro danou výpravnu budou vždy přístupné jen ty datové schránky, na
které má přidělené oprávnění.
Opatření obálky čárovým nebo QR kódem
ESS umožní opatřit odesílanou obálku čárovým či QR kódem a evidovat čárové a
QR kódy vložených dokumentů.
Vyjmutí dokumentu
ESS umožní vyjmutí dokumentu ze spisu.
Kontrola velikosti
ESS zajistí kontrolu maximální velikosti datové zprávy.
Transformace do výstupního datového formátu
ESS zajistí ztvárnění vypravovaného dokumentu do výstupního datového formátu
dle § 23 Vyhlášky 259/2012 Sb., v platné znění.
7. Seznam použitých pojmů a zkratek
Pojem/zkratka Vysvětlení
AMD výrobce procesorů
CPV Common Procurement Vocabulary 2008
č. číslo
Strana 14 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Pojem/zkratka Vysvětlení
ČR Česká republika
DDR4 Operační paměť
DIMM paměťový modul paměti RAM
DP diskový prostor
DRP Disaster Recovery Plan
ECC Error Checking and Correcting - kontrola a oprava chyb)
nařízení Evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných
eIDAS službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu
Elektronický systém spisové služby
ESS Evropská unie
EU Gigabyte
GB pracoviště poskytující technickou podporu
HelpDesk přednostní linka zákaznické podpory
Hot-Line zabezpečený internetový protokol
HTTPS hardware
HW, hypervizorově stavěný serverový systém pro x86-64 (32 a 64 bit) systémy
Hyper-V identifikační číslo
IČ Internet Explorer
IE Internet Information Services - softwarový webový server s kolekcí
rozšiřujících modulů, vytvořený společností Microsoft pro operační systém
IIS Windows
Informační systém datových schránek
ISDS jsou data, která poskytují informaci o jiných datech
metadata Microsoft
MS Ministerstvo vnitra České republiky
MV chytrá datová úložiště
NAS Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
NSESS operační systém
OS osobní počítač
PC
PROFIL elektronický profil Zadavatele na serveru Tenderarena
ZADAVATELE prostředek pro automatizovaný sběr dat
QR kód polovodičové paměti s přímým přístupem umožňující čtení i zápis
RAM Sbírky
Sb. software pro IT podporu a zákaznický servis
ServiceDesk digitální dokument připraven u původce do podoby vhodné pro předání do
archivu
SIP balíček Multi-threading technologie
standardizovaný strukturovaný dotazovací jazyk, který je používán pro práci
SMT s daty v relačních databázích
software
SQL Terabyte
účastník zadávacího řízení ve smyslu zákona o zadávání veřejných zakázek
SW
TB
ÚČASTNÍK
Strana 15 (celkem 16)
Příloha č. 2 ZD - Technické vymezení: Spisová služba
Pojem/zkratka Vysvětlení
ÚDHPSH Úřad pro dohled nad hospodařením politických stran a politických hnutí
Úřad Úřad pro dohled nad hospodařením politických stran a politických hnutí
VPN virtuální privátní síť
ZD Zadávací dokumentace
ZZVZ zákon o zadávání veřejných zakázek
Svým podpisem stvrzuji, že plnění dle smlouvy má všechny výše uvedené
vlastnosti, splňuje všechny výše uvedené požadavky a umožňuje všechny výše
uvedené funkce.
Podpis osoby za účastníka jednající:
V ……………… dne ………………
………………………………
Strana 16 (celkem 16)