Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
příloha č. 1 smlouvy
Specifikace předmětu plnění
1
Obsah
1 Provedení projektu .......................................................................................................................... 3
1.1 Místo realizace projektu...................................................................................................... 3
1.2 Popis cílů a očekávaných výstupů budoucího projektu....................................................... 3
2 Analýza vnitřního prostředí ............................................................................................................. 4
2.1 Současný stav - Používané systémy eSSL ............................................................................ 4
2.2 Používané systémy eSSL – vstupní data .............................................................................. 4
3 Enterprise architektura.................................................................................................................... 5
3.1 Legislativní požadavky ....................................................................................................... 15
3.2 Byznys architektura – poskytování veřejných služeb ........................................................ 15
3.3 Aplikační architektura (aplikací a dat) ............................................................................... 47
3.4 Řešení bezpečnosti ............................................................................................................ 69
4 Postupu realizace – harmonogram................................................................................................ 70
4.1 Etapy projektu ................................................................................................................... 70
4.2 Popis realizace hlavních aktivit projektu ........................................................................... 70
Příloha č. 1 - Soubor požadavků ............................................................................................................ 72
2
Informační systém elektronické spisové služby
1 PROVEDENÍ PROJEKTU
1.1 Místo realizace projektu
Místo realizace projektu je Národní knihovna České republiky (dále jen NK ČR).
1.2 Popis cílů a očekávaných výstupů budoucího projektu
Cílem projektu elektronické spisové služby je zavedení systému pro elektronickou správu dokumentů
v NK ČR, který umožní efektivní správu a ukládání dokumentů
v elektronické podobě spolu s řešením archivace, vše v souladu s českou legislativou.
Dílčí cíle projektu:
1. Vytvoření a provoz elektronické spisové služby a Document management system (dále DMS)
pro zajištění kompletního cyklu oběhu dokumentů pro NK.
2. Vytvoření jednotného prostředí, které bude vyhovovat legislativnímu rámci.
3. Řešení bude obsahovat rozhraní pro předávání dokumentů do Národní digitální archiv (dále
NDA) a je jednoznačně definováno dle požadavků standardů pro spisové služby.
4. Unifikace standardních procesů v oblasti eSSL.
Cíle bude dosaženo SW na HW prostředcích NK ČR, kterou zadavatel zajistí správu dokumentů eSSL
včetně spisovny v souladu s právními předpisy.
Očekávané výstupy:
V rámci projektu eSSL budou zpracovávána data, která jsou definována ve spisových a
skartačních řádech.
Systém bude zajišťovat jednotlivé business funkce, které jsou dány procesy v oblasti eSSL.
Zavedení přispěje:
o ke zvýšení komfortu uživatelů a elektronizaci celého životního cyklu eSSL;
o existenci celoplošné dostupnosti pro všechny cílové skupiny;
Systém bude poskytovat přehledné evidence, reporty a analýzy v rámci průběhu oběhu
dokumentu v celém životním cyklu oběhu dokumentu v NK ČR.
Zavedením centralizovaného systému dojde i ke snížení administrativní náročnosti pro všechny
uživatele systému.
3
2 ANALÝZA VNITŘNÍHO PROSTŘEDÍ
2.1 Současný stav - Používané systémy eSSL
Národní knihovna ČR
Používaným systémem eSSL , který pokrývá většinu spisové agendy v Národní knihovně je spisová
služba Athena od společnosti PilsCom Plzeň.
Počet uživatelů spisové služby je cca 262 ze 499 pracovníků.
Hlavní problémy v oblasti eSSL:
odhad rozsahu agendy jednotlivých uživatelů eSSL;
možnosti nastavení filtrů pro vyhledání dokumentů v eSSL;
nastavování jednotlivých spisových uzlů;
nedostatečné povědomí o práci v eSSL i přes školení a podporu od metodika
a administrátora.
2.2 Používané systémy eSSL – vstupní data
Tabulka 1 - Počet přijatých a odeslaných dokumentů
Přijaté Rok 2016 Rok 2017
Odeslané 14558 14861
10200 10719
Tabulka 2 - Počet datových schránek
Počet DS Rok 2016 Rok 2017
1 1
Tabulka 3 - E-podatelna Rok 2016 Rok 2017
ANO ANO
DS – ANO/NE
Tabulka 4 - Počet a základní informace k objemu dat Rok 2017
Rok 2016
Objem dat / přírůstek 15GB/6GB
4
3 ENTERPRISE ARCHITEKTURA
Pro uživatele, kteří přistupují k dokumentům, ale zároveň nevyužívají funkcionalit centrální
elektronické spisové služby NK ČR, bude zavedena byznysová role Uživatel DMS, prostřednictvím které
lze přistoupit ke službám DMS mimo eSSL.
Enterprise architektura projektu je znázorněna na následujících obrázcích.
5
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
6
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
Sprh dskumnnm sum., dnkurvumuvhhn alum:
Q Náhled-in Ýa
dnkummtň
Badenu
dnkumnnďn
dokumentů .
„mm
7
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
ašSL
<—-„
Př|]em Q Odesfl:
dokume
dokumentů
Evidence Razdělov
dokumentů obě?
Vyřizování dokume
doku mentů
Pudepísc
dokumm
£
mms =_5!$L
Padepísevaní Správa doku
zařízení
Kryptogra ické
l
mistru
8
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
Zpnszupneuí o 211ml: em
nrmváluv
Adrm (Shala)
mmm ua am m
unum m.; mv u:
m hw cn
Pvvevnd Q Užwste! CD
ws
'“'“"“"' \ samý dukumevm služby nohmumuvéhoúlviňtě MVČR . Nň
0 i Námdmmndar
\ pram- a' J i „„'" „ '
a Evmenze dama Q vanu-uv \ n nam-nana Tvnvbnc a v „„, „„k y
v
arzhwám dnkunuenni datum-cnd wanna-' Aammumsa
dokumentů D “ k "m" l
> n..-nam..: \ >
. . Q Evidena Q Wazděbvkxila wbmmmanaa Ř Uznlšaui ©
"f*** dokumentů aw. „mmm mmm Arzh\vahe
dummm
\ vynamaut Q Ý +-
„ „„u.
delam-mů
\ \ mamma Q a Ukládání vyhawinl \
dnkulmmůl dnkumentů
uživili
dakmmntů
Obecnéndkeníu
niobu MG
sms Š
211221“ zameešst\
i ipm/l dokumentů ,s;ums mam a ; ukullm Ruznram xsns © \
.—.
„
a A » +% [
\ ] = \ Rnzhraru" asn-o Asada-wi
v \ ; Mvnnthí Ý .ng$."emua
\ _= svstámv
„„um . a ; _“ \ \ $%;
. EVN-nc: Q rveam dakumcmů 9 „„.... ,/£ Správa dnkumenlů ] Q
ln
nudu paaummmm mama „gq_ mm. am V“ "-
„W
, wm a dnkummtů a . .
Damianldukunmnm
dwkumrmů
„m, _
a nn 4M = \
wmmr za Zahmvánl a Vadení a „
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
pět/kovéorganizace MK
mc < Národní knihwna 2
Služby dokumenmvého úložrště
Tvorba a Q Administrátcrs 631
využívan- ká nastavení
dokumentů
,
Tvorba iš
Správa Q
workflow
přehledů a
ff.-Dom?
Worílaw. impart , , ..
.
dokumentu
dokumentů
u
Zdroje eSSL
akumentů/spí ů s okolím Rozhraní BDS-O
ší. Správa identit Q
?% Rczhranf eSílfo 10 :
na vnitřní d“ Age dový %] identity
info Říční
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
okumentů
mQ $ÍI
Q Q
Q Q Odesílání dokumentů
Q
Q Q OdesňáníMS
Office
Odesílání Q
eFaktuv
Odesílání scanQ
dokumentu
Odesíiání xm Q
dokumentu
Q e nařízenf n oc raně osobních
údajů (GDPR
rczmka Q
iministrace C) Výměna dokumentů s (D
9M; okulum
i| Ro (ani mms-o
vnítřní
Q
ystémy
orská nastavení
3 Správa Q
kategarhace
dakumentů
' —C
Ro h
J Správa šablon Q a
11
dokumentů třetích stmn
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
„sa
sam „„mama Správu „ .. Spam/i „„m, „„. dukumenlů/xw v sukahm
„„.. „„z w.; A A ?%%
sm.;
\qqxZ i i „:> Hamr-nm gmo
sa. .
j navmwm +
Vyvaxwim m ; „ s?
„m
dukumemů „
, „mmm »„„„.„m „„Wm/Q s,„.„„„„„„„„.g a 3 m
mcmmňm wqmanamm m
gmgg „"JW zmluva: vam,“ a z„„a„„„.„„a mam Gdemzmnnkumenú m
*“ dnkumenlůa dnkum
„i„a„„....ek 3 dukumenlů dakumsnlů
a „„„ „„. www, „a m zmamm vam a * Q Vm m MS „„„ Q oaesnmus
„„mmm dokumanvň 4„m„„..a ymevmeho a vm „y „„„ “ Oduuhur
„„W
vynnxmvamQ a Wě\„„„„. „„m „a 9m ' „mmm „„m,
4„k„„.„.a „„„ a „„mmm mm a „„, „ m „„, minn m c„„„.„.smm
„„mm „„, „„„ „„.„„„,E„L„
„
' Fřř; mXML Q DnuúarwxMLQ
Ulňidam iQ Q Ewdenzea Q Kam/cize Vylvarq na Q do „„„ dukumcnm
smy. „ „„
dokumnnlů \qqeye[ 4„.„„e„„-
gamma'“ \
„„: i
w
Tvomesrnxu Q Vmzeníswsu Q Spvávigpnsu Pfedánlspwu Q m
uzmenuswuQ SDvéva Q
'"“““"V' “
o Q m. „„mm. niřvzenfaa rančugnbnmh
„ „„mann
m „mim Vyňxem m „„„ m
a„k„„.„„.„ „„ d„k„.„„.„ „ „„„ „m
Shum/a xm mm Q Smím/a vezmu Q
PwxkyhwvnnťUkúdauřdukumenhl o (mpcn o www; o Admmvnmcso Výmňnadokunveunls c:
„„memu Rspuny ws otom
9 *
* * * ** * * *
*+
A r %>“
Dbíumenrmanagemenxgyxum ' a „„ DMS-O
a
* ; vnitřní <-
f„„„.„y„„.r„.„„|.„„..„.„- a a „„>. „„„ . „mm,
„„m., „ „„mmm ,m„.„.5„..„„k.r
»
.„„„,„Č,„„Q s„„ Q „ a Verim/ár“ Q sw, m „„„ m
dupWvm/am
a „„„/„a dakumenm „„..na ., „u kalegunzaze
„„m. dokumentů
„„away „
Mnddwim/
dnlmmervlů Dám
„„m. g „„„ a m „„mmm, Wmmsm m Wuwwý Q „m m SpravnmouQ Rnzhrzm „„ o
WW
„„mm daknmenu dnkmwenw dnknmenrú ,"""“"" Hawkem dakumemů
€*! 95h“ mmm WB"
dukumeulu
%
m Hmmidne mm, m Kalcgonzacn m sum a saw a
„„„ ; „„„ww-
„„mw Durex, Q „mw wmkH-mv
„„'„ d „, K „„ma.-e
nmstíedřMš s a ve y asn
na ukmezh
c„„„,k„„ Q TýmnvAlvovbnQ PHsLupuvA a mm Q
„mám _ dukmnenlu Prava x
„„„„„„
WHM , _ _ _ a
„„„ „„m „ „„W
. Adr-mnmmlcrsa mm Q
„ „„may ., puma „
\mb>or\dolfLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
archu/auf uuxunleluu
Vyřuzovánx Q Podep|sován> [
dokumentu dakumentu a
užwaní
Správa dokument
Evidence E31 Q Předává
a audvt do
operací archwvu
u
Metadata Q
13 Automatické Q
doplňování '
hodnot C
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
dmulívnvsuw uiuženych dqkumřnlu Msnewwvarw w užwaleřuavuh hlsgunzaze
mam dckumenhl vemu dokumentů
„„mm a \
Q Dědem Wurm Q Puhhknvánn Q ťtržťnv:Q Sprava mm Q Rnzhramns -O
„„„„.„„.„ \ WW
meudm dokumentu dukumenlu Q Sumsum dnkumenvu
dnkumaum dlesabhcnv Svmřebv asn sm.. a „a_„_„_„
Karegnunnea „„„ a
Q Hmmmne 0- naukmeth \ „„mw
dokumentu wutkHuw
zwwnny mm Q Q Eualare „ furmuhré
material Pnsupcva Q
dukumenxu v \ „„„ Q
uscluvky pm Q prava z wurkfmw
umstvrdiMS auyumwu
mehadau V \
wheruve
mmm wmQ Q
dbkumenm
Špmvn pirřderlú . „„„na
kupon doku :. do gyuamu Q AnmmmvsxsrsQ mm Q
k? nřshhdy „ „„mean .
venom „„na
Opikovnna/ Q sw hnprm Q Loguwm a sagm>mw a Rmeasidy Q
pnslnpna Dodmsa „„„
časnvř mmm
14
Z hlediska Enterprise architektury projektu navrhujeme jako součást řešení centrální elektronické spisové
služby NK ČR i komponentu dokumentového úložiště (Document Management System). Z hlediska
aplikační architektury bude realizovat aplikační komponenta DMS služby poskytování a ukládání
dokumentů aplikační komponentě eSSL.
3.1 Legislativní požadavky
1.1. Řešení musí být v souladu s platnými legislativními požadavky České republiky a to především:
1.1.1.zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů
1.1.2.zákon č. 104/2017 Sb., ve znění pozdějších předpisů
1.1.3.zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů
1.1.4.vyhláška č. 529/2006 Sb., o dlouhodobém řízení informačních systémů veřejné správy a další
legislativy s tím spojené, ve znění pozdějších předpisů
1.1.5.zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve
znění pozdějších předpisů, ve znění pozdějších předpisů
1.1.6.zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o
elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů,
1.1.7.vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č.
283/2014 Sb., ve znění pozdějších předpisů
1.1.8.Národní standard pro elektronické systémy spisové, ve znění pozdějších předpisů
1.1.9.Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014, tzv. eIDAS, ve znění pozdějších
předpisů
1.1.10. zákon č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění
pozdějších předpisů
1.1.11. č. 298/2016 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o službách
vytvářejících důvěru pro elektronické transakce č, 297/2016 Sb, ve znění pozdějších
předpisů
1.1.12. zákon č. 340/2015 Sb. Zákon o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů
1.1.13. Nařízení (EU) 2016/679 , ve znění pozdějších předpisů
3.2 Byznys architektura – poskytování veřejných služeb
15
Katalog organizačních jednotek, aktérů a rolí
Aktér (organizace, organizační jednotky / úředníci, klienti veřejné správy)
NK – Národní knihovna ČR Národní knihovna České republiky je centrální knihovna ČR,
vykonává řídící funkce v systému českých státních veřejných
knihoven. NK ČR je zřizovatelem.
Role aktérů při výkonu a příjmu služby
Určený původce Původce, který má dle tohoto zákona povinnost vést
spisovou službu tak, jak je tímto zákonem a prováděcí
vyhláškou
č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
charakterizována.
Podatelna Úsek veřejné instituce určen pro vnější písemný styk.
Výpravna Úsek veřejné instituce určený pro odeslání dokumentu.
Spisovna Spisovna (také registratura) je místo „určené k uložení,
vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce
a k provádění skartačního řízení.
Archiv Odborné pracoviště, které přebírá, eviduje, ochraňuje a
zpřístupňuje dokumenty.
Uživatel DMS Uživatel služeb dokumentového úložiště.
Katalog funkcí a procesů veřejné správy a ve veřejné správě
Název objektu Vysvětlení významu objektu
Agendové funkce
Správa dokumentu Skupina funkcí pro správu dokumentů eSSL, dále větvená
na dílčí funkce dle vyhlášky o podrobnostech výkonu
Evidence dokumentů spisové služby viz níže.
§ 8 (1) Veřejnoprávní původce eviduje dokumenty v
základní evidenční pomůcce. Základní evidenční pomůckou
spisové služby vykonávané v elektronické podobě v
elektronickém systému spisové služby je elektronický
systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou
spisové služby vykonávané v listinné podobě je podací
deník; podací deník je kniha vytvořená ze svázaných a
očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem
veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, časovým
obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů.
§ 8 (2) Stanoví-li tak jiný právní předpis nebo veřejnoprávní
původce ve spisovém řádu, veřejnoprávní původce eviduje
dokumenty stanovené jiným právním předpisem nebo
spisovým řádem v samostatné evidenční pomůcce, kterou
je samostatná evidence dokumentů; dokumenty
evidované v samostatné evidenci dokumentů
veřejnoprávní původce neeviduje v základní evidenční
16
pomůcce. Samostatná evidence dokumentů vedená v
elektronické podobě musí být v souladu s požadavky
stanovenými národním standardem. Samostatná evidence
dokumentů v listinné podobě je kniha vytvořená ze
svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem
veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, druhem
dokumentů, které jsou v ní evidovány, časovým obdobím,
v němž je užívána, a počtem všech listů.
§ 8 (3) Tvoří-li veřejnoprávní původce spisy pomocí
sběrného archu, eviduje dokumenty tvořící spis v
samostatné evidenční pomůcce, kterou je sběrný arch;
dokumenty evidované ve sběrném archu s výjimkou
iniciačního dokumentu veřejnoprávní původce neeviduje v
základní evidenční pomůcce nebo v samostatné evidenci
dokumentů.
§ 8 (4) Veřejnoprávní původce uvede ve spisovém řádu
výčet užívaných evidenčních pomůcek podle odstavců 1 a
2, a to v členění podle jejich formy na evidenční pomůcky
vedené v listinné podobě a evidenční pomůcky vedené v
elektronické podobě.
§ 8 (5) Veřejnoprávní původce zabezpečí evidenční
pomůcku proti odcizení, ztrátě, pozměňování,
neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo
neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému
zneužití.
§ 8 (6) Veřejnoprávní původce provede zápis v evidenční
pomůcce srozumitelně a přehledně a v evidenční pomůcce
vedené v listinné podobě také čitelně a způsobem
zaručujícím trvanlivost zápisu. Je-li evidenční pomůcka
vedena v listinné podobě, veřejnoprávní původce škrtne
chybný zápis způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po
provedení škrtu a v případě potřeby jej doplní správným
zápisem; u provedené opravy veřejnoprávní původce
zabezpečí uvedení data opravy, jména, popřípadě jmen,
příjmení a podpisu fyzické osoby, která opravu provedla.
§ 8 (7) Pokud veřejnoprávní původce používá při zapisování
do evidenční pomůcky podle odstavců 1 a 2 zkratky, uvede
v evidenční pomůcce jejich seznam s vysvětlivkami.
§9
§ 9 (1) Pokud je dokument zaevidován veřejnoprávním
původcem v jedné evidenční pomůcce a poté evidenčně
převeden do jiné evidenční pomůcky, veřejnoprávní
původce původní evidenční záznam ukončí poznámkou o
přeevidování dokumentu včetně uvedení nového čísla
17
jednacího nebo evidenčního čísla dokumentu ze
samostatné evidence dokumentů.
§ 9 (2) Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v
analogové podobě, k nevratnému poškození nebo ke
zničení dokumentu v digitální podobě anebo nelze-li
dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky
vnímatelným způsobem, poznamená veřejnoprávní
původce tuto skutečnost do evidenční pomůcky včetně
čísla jednacího dokumentu nebo evidenčního čísla
dokumentu ze samostatné evidenční pomůcky, kterým
byla ztráta, poškození nebo zničení řešena.
§ 9 (3) Dokumenty, které nemají úřední charakter,
nepodléhají evidenci dokumentů.
§ 10
§ 10 (1) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v
podacím deníku tyto údaje:
a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v
podacím deníku,
b) datum doručení dokumentu veřejnoprávnímu původci,
a stanoví-li jiný právní předpis povinnost zaznamenat čas
doručení dokumentu, rovněž čas jeho doručení, nebo
datum vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem;
datem vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem se
rozumí datum jeho zaevidování v podacím deníku,
c) údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro
vedení údajů o odesílateli dokumentu ve jmenném
rejstříku; jde-li o dokument vytvořený veřejnoprávním
původcem, uvede se slovo „Vlastní“,
d) identifikace dokumentu z evidence dokumentů
odesílatele, je-li jí dokument označen,
e) údaje o kvantitě dokumentu v rozsahu
1. počet listů, jde-li o dokument v listinné podobě,
2. počet listů nebo počet svazků příloh v listinné podobě,
3. počet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v
digitální podobě; u dokumentu v digitální podobě se počet
a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha
dokumentu umožňuje určit,
f) stručný obsah dokumentu,
g) označení organizační součásti veřejnoprávního původce,
které byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je
veřejnoprávním původcem určena k vyřízení dokumentu
fyzická osoba, uvede veřejnoprávní původce současně její
jméno, popřípadě jména, a příjmení,
h) údaje o vyřízení dokumentu v rozsahu
18
1. způsob vyřízení,
2. identifikace adresáta v rozsahu údajů stanovených pro
vedení údajů o adresátovi dokumentu ve jmenném
rejstříku,
3. datum odeslání,
4. počet a druh odeslaných příloh; u dokumentu v digitální
podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je
povaha dokumentu umožňuje určit, a
i) spisový znak a skartační režim, který vyplývá z
přiděleného skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě
z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné
skutečnosti, kterou veřejnoprávní původce stanoví jako
spouštěcí událost.
§ 10 (2) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v
elektronickém systému spisové služby údaje stanovené v
odstavci 1 a dále
a) jednoznačný identifikátor dokumentu,
b) informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě
nebo dokument v analogové podobě,
c) informaci o tom, zda byl dokument zařazen do výběru
archiválií a zda byl dokument vybrán jako archiválie, a
d) identifikátor, který dokumentu v digitální podobě, který
byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo
digitální archiv.
§ 10 (3) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v
samostatné evidenci dokumentů vedené v listinné podobě
alespoň údaje stanovené v odstavci 1 písm. b) , c) , f) a i ).
Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v samostatné
evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě
alespoň údaje stanovené v odstavci 1 písm. b) , c) , f) a i) a
v odstavci 2.
§ 10 (4) Pořadová čísla v evidenční pomůcce tvoří číselnou
řadu, která začíná číslem 1 a je složena z celých kladných
čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. V základní evidenční
pomůcce je číselná řada vedena od prvního kalendářního
dne časového období, které veřejnoprávní původce stanoví
pro vedení číselné řady (dále jen „určené časové období“),
a to před zahájením určeného časového období.
§ 10 (5) V podacím deníku veřejnoprávní původce po
uplynutí určeného časového období prázdné řádky pod
posledním zápisem na konci stránky proškrtne a doplní
záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním
použitém pořadovém čísle v podacím deníku; záznam se
uvede ve tvaru „Ukončeno dne ... pořadovým číslem ... “.
19
Veřejnoprávní původce dále zabezpečí připojení jména,
popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby
pověřené vedením podacího deníku k záznamu.
§ 10 (6) Elektronický systém spisové služby neumožní, aby
byl proveden zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem
zápisu dokumentu v elektronickém systému spisové
služby, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného
časového období, nebo aby po ukončení určeného
časového období byl proveden zápis dokumentu nebo
spisu, jehož evidence náleží do následujícího určeného
časového období.
§ 10 (7) Ustanovení odstavce 6 se pro evidenci dokumentu
v již vytvořeném sběrném archu podle § 12 odst. 3
nepoužije.
§ 11
Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence
dokumentů
§ 11 (1) Dokument zaevidovaný v elektronickém systému
spisové služby nebo v podacím deníku označuje
veřejnoprávní původce číslem jednacím. Číslo jednací
obsahuje označení nebo zkratku označení veřejnoprávního
původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v základní
evidenční pomůcce a označení určeného časového období,
kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení
nebo zkratku označení organizační součásti
veřejnoprávního původce nebo jiné znaky charakterizující
skutečnosti související s dokumentem. Eviduje-li
veřejnoprávní původce dokument ve sběrném archu podle
§ 12 odst. 3 , uvede v čísle jednacím za pořadovým číslem
zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce pomlčku
nebo lomítko a pořadové číslo zápisu dokumentu ve
sběrném archu.
§ 11 (2) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu
evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční
číslo ze samostatné evidence dokumentů; strukturu
evidenčního čísla stanoví veřejnoprávní původce ve
spisovém řádu. Evidenční číslo ze samostatné evidence
dokumentů musí splňovat minimálně podmínky stanovené
pro jednoznačný identifikátor.
§ 11 (3) Pokud veřejnoprávní původce k jednomu
doručenému dokumentu vyhotovuje jeden vyřizující
dokument, může ho připojit k doručenému dokumentu a
označit ho stejným číslem jednacím nebo stejným
20
Označování dokumentů evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů
jako doručený dokument.
Uchovávání / archivace (1) Jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení
Vyřizování dokumentů veřejnoprávního původce, popřípadě zkratku označení
veřejnoprávního původce, a alfanumerický kód. Je-li jako
jednoznačný identifikátor užit otisk podacího razítka,
popřípadě jiný technologický prostředek obdobného
určení jako podací razítko, nemusí obsahovat
alfanumerický kód. Jednoznačný identifikátor musí být
neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje.
(2) Veřejnoprávní původce neoznačuje jednoznačným
identifikátorem doručený dokument v digitální podobě,
který byl převeden podle § 6 odst. 1.
(3) Veřejnoprávní původce opatří doručený dokument v
digitální podobě a dokument v digitální podobě
vyhotovený veřejnoprávním původcem jednoznačným
identifikátorem, který je s dokumentem spojen prostředky
elektronického systému spisové služby.
(4) Veřejnoprávní původce zachová při převedení
dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální
podobě podle § 6 odst. 2, při změně datového formátu
dokumentu v digitální podobě nebo při převedení
dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové
podobě s výjimkou převedení podle § 6 odst. 1 označení
převáděného dokumentu i pro dokument vzniklý
převedením.
(5) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou
službu v listinné podobě, označování a evidence
dokumentů se provádí současně.
Businessová služba spisové služby pro Uchovávání a
Archivaci dokumentů.
§ 14 (1) Veřejnoprávní původce zajistí vyřízení dokumentu,
popřípadě spisu jím pověřenou fyzickou osobou.
§ 14 (2) Veřejnoprávní původce vyřídí dokument,
popřípadě spis
a) dokumentem,
b) postoupením,
c) vzetím na vědomí,
d) záznamem na dokumentu,
e) dalšími způsoby, které stanoví veřejnoprávní původce ve
spisovém řádu.
§ 14 (3) Veřejnoprávní původce zaznamená v příslušné
evidenční pomůcce způsob vyřízení dokumentu, popřípadě
spisu a údaje identifikující adresáta vyřízení dokumentu,
21
Rozdělování a oběh dokumentů popřípadě spisu. Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným
Odesílání dokumentů dokumentem, veřejnoprávní původce uvede tuto
skutečnost v příslušné evidenční pomůcce.
Příjem dokumentů § 14 (4) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu
nejpozději při jeho vyřízení spisový znak a skartační režim
podle spisového a skartačního plánu účinného v době
vyřízení dokumentu. U dokumentů stejného druhu
zařazených ve spisu může veřejnoprávní původce převzít
spisový znak a skartační režim ze spisu. Veřejnoprávní
původce přidělí spisu nejpozději při jeho vyřízení spisový
znak a skartační režim podle spisového a skartačního plánu
účinného v době vyřízení spisu.
§ 13 (1) Podatelna provede rozdělení dokumentů mezi
organizační součásti veřejnoprávního původce, popřípadě
fyzické osoby určené k jejich vyřízení bezodkladně po jejich
zaevidování. Veřejnoprávní původce stanoví způsob
rozdělování doručených dokumentů ve spisovém řádu.
§ 13 (2) Veřejnoprávní původce zajistí oběh dokumentů a
spisů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s
dokumenty a spisy, identifikovat fyzické osoby, které úkon
provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.
§ 18 (1) Veřejnoprávní původce odesílá dokumenty
prostřednictvím výpravny, která opatří odesílaný
dokument náležitostmi potřebnými k jeho odeslání.
§ 18 (2) Veřejnoprávní původce vybaví výpravnu zařízením
umožňujícím odesílání datových zpráv z elektronických
adres podatelny zveřejněných podle § 2 odst. 3 písm. c),
odesílání datových zpráv prostřednictvím datové schránky
podle § 2 odst. 3 písm. d), má-li ji veřejnoprávní původce
zřízenu a zpřístupněnu, a odesílání datových zpráv jinými
prostředky elektronické komunikace, pokud je
veřejnoprávní původce připouští.
§ 18 (3) Vykonává-li veřejnoprávní původce spisovou
službu v elektronické podobě v elektronickém systému
spisové služby, je odesílání datových zpráv součástí
elektronického systému spisové služby, pokud není
zprostředkováno automatizovanou vazbou na tento
systém; to neplatí pro veřejnoprávního původce, u něhož
to neumožňuje zvláštní povaha jeho působnosti.
§ 18 (4) Veřejnoprávní původce zajistí před odesláním
datové zprávy kontrolu případného výskytu škodlivého
kódu.
(1) Veřejnoprávní původce přijímá doručené dokumenty v
podatelně. V případě doručeného dokumentu předaného
22
veřejnoprávnímu původci mimo podatelnu a dokumentu
vytvořeného z podání nebo podnětu učiněného ústně,
který se považuje za dokument doručený, veřejnoprávní
původce zajistí jeho bezodkladné předání podatelně nebo
bezodkladné provedení úkonů stanovených touto
vyhláškou v souvislosti s příjmem, označením a evidencí
dokumentů příslušnou organizační součástí
veřejnoprávního původce.
(2) Veřejnoprávní původce vybaví podatelnu zařízením
umožňujícím příjem datových zpráv1) doručovaných na
elektronické adresy podatelny zveřejněné podle odstavce
3 písm. c), doručovaných na přenosných technických
nosičích dat zveřejněných podle odstavce 3 písm. g),
doručovaných prostřednictvím datové schránky podle
odstavce 3 písm. d), má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu
a zpřístupněnu, a doručovaných jinými prostředky
elektronické komunikace2), pokud je veřejnoprávní
původce připouští. Pokud veřejnoprávní původce vykonává
spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém
systému spisové služby, je příjem datových zpráv součástí
elektronického systému spisové služby nebo na něj má
automatizovanou vazbu; to neplatí pro veřejnoprávního
původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho
působnosti.
(3) Veřejnoprávní původce s výjimkou veřejnoprávního
původce, u něhož to neumožňuje zvláštní povaha jeho
působnosti, zveřejní na své úřední desce, a nezřizuje-li ji,
na svých internetových stránkách, informace o provozu
podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů s tím, že
alespoň uvede
a) adresu pro doručování dokumentů v analogové podobě,
která je současně adresou pro doručování dokumentů v
digitální podobě doručovaných na přenosných technických
nosičích dat,
b) úřední hodiny podatelny,
c) elektronickou adresu podatelny, kterou je adresa
elektronické pošty,
d) identifikátor datové schránky, má-li ji veřejnoprávní
původce zřízenu a zpřístupněnu, popřípadě identifikátory
dalších datových schránek, má-li je veřejnoprávní původce
zřízeny a zpřístupněny, spolu s informací o vnitřní
organizační jednotce, agendě nebo činnosti původce, pro
které jsou další datové schránky určeny,
23
e) další možnosti elektronické komunikace, pokud je
veřejnoprávní původce připouští,
f) přehled dalších datových formátů dokumentů
obsažených v datové zprávě, ve kterých veřejnoprávní
původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně
jejich technických, popřípadě jiných parametrů,
g) přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých
veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální
podobě, včetně jejich technických parametrů,
h) způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl
zjištěn výskyt chybného datového formátu nebo
počítačového programu, který je způsobilý přivodit škodu
na informačním systému nebo na informacích
zpracovávaných veřejnoprávním původcem (dále jen
„škodlivý kód“),
i) důsledky vad dokumentů podle § 4 odst. 2 a 3.
§3
(1) Veřejnoprávní původce zaznamená datum doručení
dokumentu. V případě dokumentu v digitální podobě s
výjimkou dokumentu v digitální podobě doručeného na
přenosném technickém nosiči dat veřejnoprávní původce
zaznamená rovněž čas doručení dokumentu s přesností na
sekundy.
(2) Veřejnoprávní původce bezodkladně opatří doručený
dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku
otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým
prostředkem obdobného určení jako podací razítko.
(3) Vyplněný otisk podacího razítka nebo technologický
prostředek obdobného určení jako podací razítko obsahuje
a) název veřejnoprávního původce, kterému byl dokument
doručen,
b) datum doručení dokumentu, a stanoví-li jiný právní
předpis povinnost zaznamenat čas doručení dokumentu,
rovněž čas jeho doručení,
c) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné
evidence dokumentů, pod kterými veřejnoprávní původce
doručený dokument eviduje,
d) počet listů doručeného dokumentu,
e) počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto
příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh
dokumentu a
f) počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné
podobě.
§4
24
(1) Veřejnoprávní původce zjistí, zda je doručený
dokument v analogové podobě úplný a čitelný.
Veřejnoprávní původce zjistí, zda je doručený dokument v
digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen,
úplný, lze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem,
neobsahuje škodlivý kód, je v datovém formátu, ve kterém
veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální
podobě, a je uložen na přenosném technickém nosiči dat,
na kterém veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v
digitální podobě, je-li k doručení dokumentu užito
přenosného technického nosiče dat.
(2) Pokud veřejnoprávní původce zjistí, že doručený
dokument v analogové podobě je neúplný nebo nečitelný,
a je schopen určit odesílatele tohoto dokumentu a
kontaktní údaje odesílatele, vyrozumí odesílatele o zjištěné
vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění.
Nepodaří-li se veřejnoprávnímu původci vadu doručeného
dokumentu ve spolupráci s jeho odesílatelem odstranit,
veřejnoprávní původce dokument dále nezpracovává.
Není-li veřejnoprávní původce schopen určit odesílatele
doručeného dokumentu, který je neúplný nebo nečitelný,
a kontaktní údaje odesílatele, dokument dále
nezpracovává.
(3) Veřejnoprávní původce postupuje podle odstavce 2
obdobně, pokud zjistí, že doručený dokument v digitální
podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, je neúplný,
nelze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem,
obsahuje škodlivý kód, není v datovém formátu, ve kterém
veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální
podobě, nebo není uložen na přenosném technickém
nosiči dat, na kterém veřejnoprávní původce přijímá
dokumenty v digitální podobě, je-li k doručení dokumentu
užito přenosného technického nosiče dat.
(4) Veřejnoprávní původce zjistí, zda je doručený
dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je
obsažen, podepsán uznávaným elektronickým
podpisem20) nebo označen uznávanou elektronickou
značkou21), popřípadě opatřen kvalifikovaným časovým
razítkem22).
(5) Veřejnoprávní původce ověří platnost uznávaného
elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na
kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané
elektronické značky a kvalifikovaného systémového
25
certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka
založena, a kvalifikovaného časového razítka23).
(6) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou
službu v elektronické podobě v elektronickém systému
spisové služby, zaznamená údaje o výsledcích zjištění podle
odstavce 1 věty druhé a odstavců 4 a 5 v elektronickém
systému spisové služby. Pokud veřejnoprávní původce
vykonává spisovou službu v listinné podobě, zaznamená
tyto údaje způsobem stanoveným ve spisovém řádu na
dokument v analogové podobě vzniklý převedením
doručeného dokumentu v digitální podobě, jehož se
provedená zjištění týkají.
(7) Zaznamenanými údaji o výsledku zjištění podle
odstavců 4 a 5 jsou alespoň
a) název nebo obchodní firma akreditovaného
poskytovatele certifikačních služeb,
b) údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě,
pokud jsou známy, datum a čas jeho zneplatnění,
c) jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo
obchodní firma držitele certifikátu a
d) výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného
elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na
kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané
elektronické značky a kvalifikovaného systémového
certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka
založena, a kvalifikovaného časového razítka, náležitosti
kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu
zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost
certifikátů ověřována, bylo-li seznamu zneplatněných
certifikátů k ověření užito.
(8) Pokud je veřejnoprávní původce schopen z dokumentu
v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen,
doručeného na elektronickou adresu podatelny podle § 2
odst. 3 písm. c) zjistit adresu elektronické pošty odesílatele,
potvrdí na základě výsledků zjištění podle odstavců 1, 4 a 5
odesílateli na tuto adresu, že dokument byl doručen a
splňuje podmínky stanovené touto vyhláškou a
veřejnoprávním původcem pro přijímání dokumentů.
Součástí zprávy o potvrzení doručení je alespoň
a) datum a čas doručení dokumentu s uvedením hodiny a
minuty, popřípadě sekundy a
b) charakteristika datové zprávy, v níž byl dokument
obsažen, umožňující její identifikaci.
§5
26
(1) Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu
původci uvedeno nad názvem veřejnoprávního původce
jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, předá
veřejnoprávní původce obálku adresátovi, popřípadě jím
určené fyzické osobě, neotevřenou. Zjistí-li adresát po
otevření obálky, která mu byla předána, že obsahuje
dokument úředního charakteru, zabezpečí bezodkladně
jeho dodatečné označení a zaevidování. Pokud je v adrese
na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno
jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby pod
názvem veřejnoprávního původce nebo vedle něj,
veřejnoprávní původce postupuje, jako by údaje o fyzické
osobě nebyly na obálce uvedeny. Pokud byl dokument v
digitální podobě úředního charakteru zaslán na adresu
elektronické pošty zřízenou veřejnoprávním původcem,
která nebyla veřejnoprávním původcem zveřejněna podle
§ 2 odst. 3 písm. c) jako elektronická adresa podatelny,
postupuje adresát obdobně podle věty druhé.
(2) Veřejnoprávní původce ponechá obálku dokumentu v
analogové podobě u dokumentu, pokud
a) je dokument v souladu s jiným právním předpisem5)
doručován původci do vlastních rukou,
b) je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k
poštovní přepravě nebo kdy byl veřejnoprávnímu původci
doručen jiným způsobem,
c) údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy
odesílatele,
d) je opatřena otiskem podacího razítka, popřípadě
technologickým prostředkem obdobného určení jako
podací razítko, nebo jiným jednoznačným identifikátorem
veřejnoprávního původce.
§6
(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou
službu v listinné podobě, převede doručený dokument v
digitální podobě autorizovanou konverzí dokumentů24)
nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do
dokumentu v analogové podobě. Veřejnoprávní původce
uloží doručený dokument v digitální podobě včetně datové
zprávy, v níž je obsažen, ve tvaru, ve kterém mu byl
doručen, a uchová jej po dobu nejméně 3 let ode dne
doručení, pokud obsah dokumentu není spojen s výkonem
práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní
předpis dobu delší25); v takovém případě původce uchová
doručený dokument po dobu stanovenou jiným právním
27
předpisem pro uplatnění práv a povinností ke
skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu.
Veřejnoprávní původce opatří otiskem podacího razítka,
popřípadě jiným technologickým prostředkem obdobného
určení jako podací razítko dokument v analogové podobě
vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální
podobě.
(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou
službu v elektronické podobě v elektronickém systému
spisové služby, zpravidla převede doručený dokument v
analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů
nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do
dokumentu v digitální podobě. Veřejnoprávní původce
uchová doručený dokument v analogové podobě po dobu
uchování dokumentu v digitální podobě vzniklého
převedením doručeného dokumentu v analogové podobě
jiným způsobem převedení podle § 69a zákona; pokud je
převedení dokumentu provedeno autorizovanou konverzí
dokumentů, původce uchová doručený dokument v
analogové podobě po dobu nejméně 3 let s výjimkou
případu, kdy je jeho obsah spojen s výkonem práv a
povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis
dobu delší25); v takovém případě původce uchová
dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem
pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem
obsaženým v dokumentu.
(3) Pokud je skartační lhůta doručeného dokumentu
převedeného podle odstavce 1 nebo převedeného
autorizovanou konverzí dokumentů podle odstavce 2 kratší
než 3 roky, veřejnoprávní původce uchová doručený
dokument nejméně po dobu skartační lhůty.
Podepisování dokumentů a užívání § 17 (1) Veřejnoprávní původce určí fyzické osoby
úředních razítek oprávněné k podepisování jím vyhotovovaných
dokumentů a fyzické osoby oprávněné k užívání úředních
razítek[17]. Veřejnoprávní původce stanoví podmínky
podepisování jím odesílaných dokumentů v analogové
podobě, podmínky používání uznávaného elektronického
podpisu, uznávané elektronické značky, kvalifikovaného
časového razítka a úředních razítek ve spisovém řádu.
§ 17 (2) Veřejnoprávní původce vede evidenci úředních
razítek obsahující otisk razítka s uvedením jména,
popřípadě jmen, příjmení a funkce fyzické osoby, která
úřední razítko převzala a užívá, datum převzetí, podpis
přebírající fyzické osoby, datum vrácení úředního razítka,
28
Ukládání dokumentů datum vyřazení úředního razítka z evidence; v případě
ztráty úředního razítka veřejnoprávní původce vede v
evidenci rovněž záznam o ztrátě obsahující datum ztráty,
popřípadě předpokládané datum ztráty úředního razítka.
§ 17 (3) Veřejnoprávní původce bezodkladně oznámí ztrátu
úředního razítka Ministerstvu vnitra. V oznámení uvede
datum, od kdy je razítko postrádáno, rozměr a popis
razítka. Ministerstvo vnitra uveřejní oznámení o ztrátě
razítka ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí a
ve Věstníku Ministerstva vnitra.
§ 17 (4) Veřejnoprávní původce vede evidenci
kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými
poskytovateli certifikačních služeb[18], jichž je držitelem a
na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické
podpisy, a kvalifikovaných systémových certifikátů
vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních
služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím
užívané uznávané elektronické značky, do které
zaznamená
a) číslo kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného
systémového certifikátu,
b) údaj o tom, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo
kvalifikovaný systémový certifikát,
c) počátek a konec platnosti kvalifikovaného certifikátu
nebo kvalifikovaného systémového certifikátu,
d) datum, čas a důvod zneplatnění kvalifikovaného
certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu,
e) obchodní firmu nebo název anebo jméno, popřípadě
jména a příjmení, popřípadě dodatek akreditovaného
poskytovatele certifikačních služeb a stát, ve kterém je
akreditovaný poskytovatel usazen,
f) údaje identifikující oprávněného uživatele uznávaného
elektronického podpisu.
§ 19 (1) Veřejnoprávní původce ukládá uzavřené spisy a
vyřízené dokumenty podle věcných skupin a spisových
znaků způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním
plánu ve spisovně. Veřejnoprávní původce stanoví ve
spisovém řádu podrobnosti postupu ukládání dokumentů.
§ 19 (2) Veřejnoprávní původce před uložením kontroluje
uzavřený spis a vyřízený dokument, jsou-li úplné, zda jsou
v evidenční pomůcce správně zpracovány všechny povinné
údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu.
Předmětem kontroly je zejména
29
a) označení doručeného dokumentu v analogové podobě
podacím razítkem a úplnost jeho vyplnění,
b) označení dokumentu v analogové podobě
jednoznačným identifikátorem zajišťujícím identifikaci a
nezaměnitelnost tohoto dokumentu v elektronickém
systému spisové služby původce, je-li dokument v
analogové podobě v tomto systému evidován nebo
zpracováván,
c) kompletnost spisu obsahujícího dokumenty v analogové
podobě v rozsahu dokumentů uvedených v soupisu
dokumentů podle § 12 odst. 2 nebo ve sběrném archu
podle § 12 odst. 3 ,
d) počet listů dokumentu v listinné podobě, počet
listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh,
popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu; u
příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,
e) celkový počet listů, popřípadě počet svazků listinných
příloh podle písmene d) spisu u dokumentů v analogové
podobě,
f) převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního
datového formátu,
g) uvedení spisového znaku a skartačního režimu u všech
dokumentů a spisů,
h) zápis v evidenční pomůcce a jeho úplnost, a to podle
druhu evidence, ve které je dokument evidován,
i) uložení dokumentů a spisů v obalech, které zaručují jejich
neporušitelnost a zachování jejich čitelnosti,
j) uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných
před vyřízením na přenosných technických nosičích dat v
elektronickém systému spisové služby nebo jejich
převedení podle § 6 odst. 1 a opatření doložkou podle § 24.
§ 19 (3) Veřejnoprávní původce vede ve spisovně evidenci
uložených dokumentů a spisů obsahující zejména jejich
stručný obsah (předmět, věc), označení příslušného
spisového a skartačního plánu, spisové znaky a skartační
režim. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou
službu v elektronické podobě v elektronickém systému
spisové služby, je evidence uložených dokumentů a spisů
jeho součástí.
§ 19 (4) Spisovna vede evidenci o zapůjčování a nahlížení
do dokumentů a spisů. Pokud veřejnoprávní původce
vykonává spisovou službu v elektronické podobě v
elektronickém systému spisové služby, vede evidenci v
tomto systému. Veřejnoprávní původce stanoví postup při
30
Nahlížení do dokumentů zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů a
Vyhotovování dokumentů podrobnosti vedení evidence ve spisovém řádu.
Businessová funkce správy dokumentů pro nahlížení do
dokumentů.
§ 16 (1) Dokument vyhotovený veřejnoprávním původcem
a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž je uvedeno
označení původce, které zpravidla tvoří název nebo
obchodní firma a adresa sídla nebo jiná adresa
veřejnoprávního původce.
§ 16 (2) Veřejnoprávní původce na jím vyhotoveném
dokumentu určeném k odeslání dále vyznačí
a) číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo
dokumentu ze samostatné evidence dokumentů,
b) číslo jednací doručeného dokumentu nebo evidenční
číslo doručeného dokumentu ze samostatné evidence
dokumentů, pod kterými je doručený dokument evidován
u svého odesílatele, je-li vyhotovovaný dokument
odpovědí na doručený dokument a pokud je v doručeném
dokumentu toto číslo uvedeno,
c) datum podpisu dokumentu,
d) počet listů, jde-li o dokument v listinné podobě,
e) počet příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet
příloh vyznačuje pouze v případě, že ho povaha dokumentu
umožňuje určit,
f) počet listů příloh nebo počet svazků příloh v listinné
podobě a počet a druh příloh v digitální nebo jiné nelistinné
podobě, jsou-li přílohou dokumentu v analogové podobě,
g) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické
osoby pověřené jeho podpisem; stanoví-li to jiný právní
předpis[12], lze údaj o funkci fyzické osoby pověřené
podpisem dokumentu nahradit jejím služebním číslem.
§ 16 (3) Veřejnoprávní původce si zpravidla ponechá pro
výkon spisové služby prvopis vyhotoveného dokumentu,
popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu vyhotoveného
dokumentu. Prvopisem je originální dokument
zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím
vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním
prvkem stanoveným jiným právním předpisem[13].
Stejnopisem je jedno ze shodných násobných vyhotovení
dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné
autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení
dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž
doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální
podobě a naopak, pokud autentizační prostředky k nim
31
Správa spisu připojila tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž
Tvorba spisu druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis[14].
Druhopisem je dokument odvozený od prvopisu, se kterým
je obsahově shodný, avšak projev vůle osoby obsažený v
druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, ale
vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním
prvkem osoby stanovené jiným právním předpisem[15],
popřípadě zvláštním autentizačním prostředkem
stanoveným jiným právním předpisem[16].
§ 16 (4) Veřejnoprávní původce odesílá adresátu
vyhotoveného dokumentu zpravidla stejnopis prvopisu
tohoto dokumentu, nebo druhopis, případně stejnopis
druhopisu tohoto dokumentu.
Businessová funkce spisové služby pro správu spisů dále se
větvící na funkce popsané níže.
§ 12 (1) Veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním
dokumentů nebo pomocí sběrného archu.
§ 12 (2) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis
spojováním dokumentů, nový dokument zaeviduje v
evidenční pomůcce a přidělí mu číslo jednací nebo
evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů.
Veřejnoprávní původce poznamená v evidenční pomůcce u
předcházejícího i nového dokumentu vzájemné odkazy.
Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich čísly
jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence
dokumentů.
§ 12 (3) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis pomocí
sběrného archu, zaeviduje iniciační dokument v základní
evidenční pomůcce nebo samostatné evidenci dokumentů
spolu s uvedením informace o vzniku spisu a současně
zaeviduje iniciační dokument ve sběrném archu jako první
dokument v pořadí. Následující dokumenty spisu eviduje
veřejnoprávní původce pouze ve sběrném archu.
Veřejnoprávní původce vede ve sběrném archu údaje
stanovené v § 10 odst. 1 , 2 nebo 3 , a to podle druhu
evidenční pomůcky, ve které je dokument evidován.
Sběrný arch je součástí spisu.
§ 12 (4) Veřejnoprávní původce vede v elektronickém
systému spisové služby nebo v samostatné evidenci
dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu v
rozsahu
a) jednoznačný identifikátor spisu,
b) stručný obsah spisu,
c) spisová značka spisu,
32
Vyřizování spisu d) datum založení spisu,
e) datum uzavření spisu,
f) spisový znak spisu,
g) skartační režim spisu,
h) údaje o uložení spisu, kterými jsou počet uložených listů
dokumentů v listinné podobě tvořících spis, popřípadě
svazků příloh v listinné podobě dokumentů tvořících spis,
i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v
analogové podobě a jejich fyzické umístění,
j) informaci o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií
a zda byl spis vybrán jako archiválie, a
k) identifikátor, který spisu obsahujícímu dokumenty v
digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil
Národní archiv nebo digitální archiv.
§ 12 (5) Vykonává-li veřejnoprávní původce spisovou
službu v listinné podobě, údaje uvedené v odstavci 4 s
výjimkou údajů podle písmen a), i), j) a k) uvede na obálce
spisu.
§ 12 (6) Vyžaduje-li to jiný právní předpis[11]nebo to z
jiných důvodů považuje veřejnoprávní původce za účelné,
označí spis spisovou značkou, pod níž je také evidován.
Spisovou značkou je
a) v případě tvorby spisu spojováním dokumentů číslo
jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence
dokumentů prvního nebo posledního evidovaného
dokumentu,
b) v případě tvorby spisu pomocí sběrného archu číslo
jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence
dokumentů iniciačního dokumentu bez pořadového čísla
zápisu tohoto dokumentu ve sběrném archu, nebo
c) jiné označení.
§ 12 (7) Součástí vyřízeného spisu je záznam o jeho vyřízení
a dokument, kterým byl spis vyřízen, pokud byl spis vyřízen
dokumentem podle § 14 odst. 2 písm. a).
§ 12 (8) Veřejnoprávní původce uspořádá dokumenty v
analogové podobě ve spisu chronologicky, a to vzestupně
nebo sestupně. V odůvodněných případech může
veřejnoprávní původce dokumenty uspořádat jiným
způsobem; pravidla pro takové uspořádání stanoví
veřejnoprávní původce ve spisovém řádu.
§ 12 (9) Veřejnoprávní původce uvede způsob tvorby spisu
a spisové značky ve spisovém řádu.
§ 14 (1) Veřejnoprávní původce zajistí vyřízení dokumentu,
popřípadě spisu jím pověřenou fyzickou osobou.
33
Tvorba skartačního plánu § 14 (2) Veřejnoprávní původce vyřídí dokument,
popřípadě spis
a) dokumentem,
b) postoupením,
c) vzetím na vědomí,
d) záznamem na dokumentu,
e) dalšími způsoby, které stanoví veřejnoprávní původce ve
spisovém řádu.
§ 14 (3) Veřejnoprávní původce zaznamená v příslušné
evidenční pomůcce způsob vyřízení dokumentu, popřípadě
spisu a údaje identifikující adresáta vyřízení dokumentu,
popřípadě spisu. Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným
dokumentem, veřejnoprávní původce uvede tuto
skutečnost v příslušné evidenční pomůcce.
§ 14 (4) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu
nejpozději při jeho vyřízení spisový znak a skartační režim
podle spisového a skartačního plánu účinného v době
vyřízení dokumentu. U dokumentů stejného druhu
zařazených ve spisu může veřejnoprávní původce převzít
spisový znak a skartační režim ze spisu. Veřejnoprávní
původce přidělí spisu nejpozději při jeho vyřízení spisový
znak a skartační režim podle spisového a skartačního plánu
účinného v době vyřízení spisu.
§ 15 (1) Veřejnoprávní původce uvede přehled spisových
znaků ve spisovém a skartačním plánu.
§ 15 (2) Strukturu spisového a skartačního plánu tvoří
hierarchicky uspořádané věcné skupiny. Věcné skupiny na
nejnižší úrovni obsahují dokumenty a spisy uspořádané
podle věcných charakteristik. Věcné skupiny spisového a
skartačního plánu jsou označeny spisovým znakem. Věcné
skupiny spisového a skartačního plánu uvedené na nejnižší
úrovni hierarchie obsahují skartační režim. Dokumenty
nebo spisy se řadí do věcných skupin, které mají uveden
skartační režim.
§ 15 (3) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu
podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení
dokumentu ve skartačním řízení. Skartačním znakem „A“
(archiv) veřejnoprávní původce označí dokument trvalé
hodnoty, který se do skartačního řízení zařazuje s návrhem
k vybrání za archiválii. Skartačním znakem „S“ (stoupa)
veřejnoprávní původce označí dokument bez trvalé
hodnoty, který se do skartačního řízení zařazuje s návrhem
na zničení. Skartačním znakem „V“ (výběr) veřejnoprávní
34
Tvorba spisového plánu původce označí dokument, který se ve skartačním řízení
posoudí a navrhne k vybrání za archiválii nebo ke zničení.
§ 15 (4) Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za
skartačním znakem. Veřejnoprávní původce stanoví ve
spisovém a skartačním plánu spouštěcí událost, kterou je
okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty.
Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od
1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním
roce, v němž nastala spouštěcí událost.
§ 15 (5) Pokud spis obsahuje dokument se skartačním
znakem „A“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním
znakem „A“. Pokud spis obsahuje dokumenty se
skartačním znakem „V“ a „S“, veřejnoprávní původce
označí spis skartačním znakem „V“. Pokud spis obsahuje
pouze dokumenty se skartačním znakem „S“,
veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem „S“.
Veřejnoprávní původce stanoví skartační lhůtu spisu podle
dokumentu v tomto spisu, který má být zařazen do
skartačního řízení nejpozději.
§ 15 (6) Veřejnoprávní původce, který vykonává spisovou
službu v elektronické podobě v elektronickém systému
spisové služby, zpracovává spisový a skartační plán v
elektronické podobě ve struktuře určené pro zaslání podle
schématu XML pro export a import spisového a skartačního
plánu stanoveného národním standardem.
§ 15 (1) Veřejnoprávní původce uvede přehled spisových
znaků ve spisovém a skartačním plánu.
§ 15 (2) Strukturu spisového a skartačního plánu tvoří
hierarchicky uspořádané věcné skupiny. Věcné skupiny na
nejnižší úrovni obsahují dokumenty a spisy uspořádané
podle věcných charakteristik. Věcné skupiny spisového a
skartačního plánu jsou označeny spisovým znakem. Věcné
skupiny spisového a skartačního plánu uvedené na nejnižší
úrovni hierarchie obsahují skartační režim. Dokumenty
nebo spisy se řadí do věcných skupin, které mají uveden
skartační režim.
§ 15 (3) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu
podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení
dokumentu ve skartačním řízení. Skartačním znakem „A“
(archiv) veřejnoprávní původce označí dokument trvalé
hodnoty, který se do skartačního řízení zařazuje s návrhem
k vybrání za archiválii. Skartačním znakem „S“ (stoupa)
veřejnoprávní původce označí dokument bez trvalé
hodnoty, který se do skartačního řízení zařazuje s návrhem
35
Služby dokumentového úložiště na zničení. Skartačním znakem „V“ (výběr) veřejnoprávní
Správa metadat archiválií původce označí dokument, který se ve skartačním řízení
Vývoz archiválií posoudí a navrhne k vybrání za archiválii nebo ke zničení.
Ochrana archiválií § 15 (4) Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za
Služby dokumentového úložiště skartačním znakem. Veřejnoprávní původce stanoví ve
spisovém a skartačním plánu spouštěcí událost, kterou je
Tvorba a využívání dokumentů okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty.
Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od
1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním
roce, v němž nastala spouštěcí událost.
§ 15 (5) Pokud spis obsahuje dokument se skartačním
znakem „A“, veřejnoprávní původce označí spis skartačním
znakem „A“. Pokud spis obsahuje dokumenty se
skartačním znakem „V“ a „S“, veřejnoprávní původce
označí spis skartačním znakem „V“. Pokud spis obsahuje
pouze dokumenty se skartačním znakem „S“,
veřejnoprávní původce označí spis skartačním znakem „S“.
Veřejnoprávní původce stanoví skartační lhůtu spisu podle
dokumentu v tomto spisu, který má být zařazen do
skartačního řízení nejpozději.
§ 15 (6) Veřejnoprávní původce, který vykonává spisovou
službu v elektronické podobě v elektronickém systému
spisové služby, zpracovává spisový a skartační plán v
elektronické podobě ve struktuře určené pro zaslání podle
schématu XML pro export a import spisového a skartačního
plánu stanoveného národním standardem.
Služba dokumentového úložiště zajišťující ukládání
dokumentů spisové služby do externího systému DMS.
Businessová funkce pro účely Národního archivu ČR.
Businessová funkce pro účely Národního archivu ČR.
Businessová funkce pro účely Národního archivu ČR.
Document management system (DMS) je určen pro
komplexní správu, řízení a údržbu firemní dokumentace a
systému managementu kvality podle požadavků
systémových norem ISO 9001, 14001, 27001, OHSAS
18001, TS 16949, a další. Tento modul zajišťuje řízený oběh
dokumentů a záznamů mezi jednotlivými uživateli dle
definovaného workflow, bez ohledu na to, ve které aplikaci
vznikly nebo k jaké aplikaci patří.
Dokumenty budou vytvářeny jak manuálně konkrétním
uživatelem (vytvoří a uloží dokument), tak i
automatizovaně systémem (import dokumentů z jiných
částí IS).
Do systému budou tedy dokumenty ukládány z více zdrojů:
36
- Uživatelem manuálně vytvářený a ukládaný
dokument.
- Uživatelem manuálně ukládané dokumenty -
Drag&Drop.
- Dokument uložený z MS Office aplikací (MS Office
plugin).
- Dokument importovaný z jiné části IS (Spisová
služba).
- Dokument automaticky generovaný na základě
šablon a pravidel.
Dokument bude vytvářet:
- konkrétní uživatel (pojmenovaný uživatel) přímo v
systému nebo v jiné části IS s následným uložením do
systému;
- systémový uživatel (anonymní uživatel), který
bude importovat dokument z jiného systému nebo bude
dokument generovat automaticky podle pravidel.
Tvorba workflow dokumentů Systém musí oprávněným uživatelům umožňovat definici
Administrátorská nastavení (nastavení) procesů - workflow Oprávněným uživatelem
Správa přehledů a reportů
definované procesy - workflow - budou moci uživatelé
spouštět (startovat proces nebo jeho část) a budou moci
vykonávat úkoly (aktivity), které z workflow vyplývají. Bude
možné nastavit i automatické startování workflow nebo
automatické zpracování workflow (úkolu) -některé aktivity
tedy nebudou muset vykonávat uživatelé, ale systém je
bude provádět automaticky. Každý uživatel systému bude
mít k dispozici uživatelské rozhraní, ve kterém bude možné
zobrazovat seznam (frontu) úkolů a bude možné s
jednotlivými úkoly pracovat. Seznam/přehled bude možné
filtrovat podle kritérií a bude možné setřídit seznam podle
hodnot sestupně/vzestupně. Systém bude oprávněnému
uživateli umožňovat stanovení termínů (lhůt) pro vyřízení
úkolu (podle typu úkolu), nastavení notifikací a eskalací.
Systém musí poskytovat administrátorské rozhraní,
prostřednictvím kterého může oprávněný uživatel
(administrátor) nastavovat parametry systému – vzhled
vyhledávacích obrazovek a šablon, sady metadat,
uživatelské role a práva atd.
Systém musí poskytovat administrátorské rozhraní,
prostřednictvím kterého může oprávněný
uživatel (administrátor) spravovat přehledy a reporty –
minimálně v tomto rozsahu:
- Přiřazení nebo odebrání přehledu/reportu k roli.
37
- Přidání sloupců přehledu/reportu.
- Přidání/úprava součtových řádků
přehledu/reportu.
- Úprava záhlaví a zápatí přehledu/reportu.
Import dokumentů Systém musí poskytovat nástroj pro import dokumentů - ze
sdílených síťových adresářů, z lokálních adresářů, případně
i z úložišť jiných aplikací.
Procesy v agendách nebo funkčních oblastech
Skartační řízení Agenda elektronické spisové služby zajišťující funkcionalitu
skartačního řízení.
Mimoskartační řízení Agenda elektronické spisové služby zajišťující funkcionalitu
mimo skartačního řízení.
Spisová rozluka § 22 (1) Předávací seznam v případě předávaných
vyřízených dokumentů a uzavřených spisů obsahuje
pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě
spisu, dobu jejich vzniku a množství (například slova „2
svazky“), jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby
odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis.
Předávací seznam v případě předávaných nevyřízených
dokumentů a neuzavřených spisů obsahuje dobu jejich
vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno, popřípadě
jména, a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení
spisové rozluky a její podpis.
§ 22 (2) Ten, na koho přešla působnost k vyřízení
předávaných nevyřízených dokumentů a neuzavřených
spisů, zaeviduje tyto dokumenty a spisy do své evidenční
pomůcky jako doručené.
§ 22 (3) Pokud ti, kteří mezi sebou provádějí spisovou
rozluku, vykonávají spisovou službu v elektronické podobě
v elektronickém systému spisové služby, provedou
spisovou rozluku a předání dokumentů v digitální podobě
prostředky elektronického systému spisové služby.
Postup vyřazování dokumentů § 20 (1) Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení
dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta, nejde-
li o převáděné dokumenty podle § 6 odst. 1 a dokumenty
převáděné autorizovanou konverzí dokumentů podle § 6
odst. 2. Veřejnoprávní původce do skartačního řízení zařadí
také úřední razítka vyřazená z evidence.
§ 20 (2) Veřejnoprávní původce zařadí do skartačního řízení
dokumenty obsahující utajované informace[19], které byly
označeny skartačním znakem „S“, bez zrušení stupně
utajení; pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci
38
skartačního řízení nutné seznámit se s jejich obsahem a k
jejich výběru není oprávněn příslušný bezpečnostní archiv,
veřejnoprávní původce tyto dokumenty ze skartačního
řízení vyřadí, změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do
skartačního řízení po zrušení stupně utajení a pominutí
důvodu pro utajení informace. Veřejnoprávní původce
nezařadí do skartačního řízení dokumenty obsahující
utajované informace, které byly označeny skartačním
znakem „A“, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, po dobu
trvání důvodů utajení, pokud není k jejich výběru oprávněn
příslušný bezpečnostní archiv.
§ 20 (3) Veřejnoprávní původce stanoví způsob přípravy a
průběh skartačního řízení ve spisovém řádu. Přípravy
skartačního řízení se vždy účastní fyzická osoba odpovědná
veřejnoprávnímu původci za provedení skartačního řízení,
popřípadě fyzická osoba pověřená vedením spisovny nebo
správního archivu. Pokud veřejnoprávní původce zařadí do
skartačního řízení dokumenty obsahující utajované
informace, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, jeho
přípravy a průběhu se účastní pouze fyzické osoby, které
splňují podmínky přístupu k utajované informaci pro
stupeň utajení, který mají dokumenty s nejvyšším stupněm
utajení zařazené do skartačního řízení.
§ 20 (4) Veřejnoprávní původce sestaví zpravidla z evidence
dokumentů vedené v listinné podobě seznam dokumentů
určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamu
dokumentů, které uspořádá podle spisových znaků,
veřejnoprávní původce uvede odděleně dokumenty se
skartačním znakem „A“ a dokumenty se skartačním
znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“
veřejnoprávní původce posoudí a zařadí k dokumentům se
skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním
znakem „S“. V seznamu veřejnoprávní původce dále uvede
zejména celkový rozsah zařazených dokumentů a spisů,
charakteristiku obsahu dokumentů a spisů, období, z něhož
pocházejí (rozsah let), jejich skartační režim a odkaz na
označení jejich uložení při skartačním řízení.
§ 20 (5) Veřejnoprávní původce sestaví z elektronického
systému spisové služby nebo ze samostatné evidence
dokumentů vedené v elektronické podobě seznam
dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení.
Tento seznam je tvořen podle schématu XML pro vytvoření
datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a
obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenání
39
popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP
stanoveného národním standardem.
§ 21
§ 21 (1) Veřejnoprávní původce předloží skartační návrh na
vyřazení dokumentů, spisů a úředních razítek, včetně
seznamů sestavených podle § 20 odst. 4 nebo § 20 odst. 5
příslušnému archivu.
§ 21 (2) Příslušný archiv provede na základě předloženého
skartačního návrhu odbornou archivní prohlídku
dokumentů, spisů a úředních razítek navrhovaných k
vyřazení. Při odborné archivní prohlídce
a) posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem
„A“ odpovídají požadavkům stanoveným zákonem k
výběru za archiválie; pokud zjistí, že trvalou hodnotu
nemají, přeřadí je k dokumentům a spisům navrženým ke
zničení,
b) posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem
„S“ nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou
hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty a spisy navržené
k výběru za archiválie,
c) posoudí zařazení dokumentů a spisů se skartačním
znakem „V“ mezi dokumenty a spisy navržené k výběru za
archiválie nebo navržené ke zničení,
d) posoudí, zda úřední razítka zařazená do skartačního
řízení mají trvalou hodnotu,
e) stanoví v součinnosti s veřejnoprávním původcem dobu
a způsob předání archiválií k uložení do příslušného
archivu.
§ 21 (3) Příslušný archiv po provedené archivní prohlídce
vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení.
§ 21 (4) Veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu
do péče dokumenty a spisy v analogové podobě a úřední
razítka vybrané jako archiválie; jedná-li se o dokumenty v
analogové podobě evidované v elektronickém systému
spisové služby, veřejnoprávní původce předá rovněž
metadata k nim náležející. V případě, že jsou jako archiválie
vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě,
veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu jejich
repliky a k nim náležející metadata. Tyto repliky a metadata
veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu
zpracované podle schématu XML pro vytvoření datového
balíčku SIP stanoveného národním standardem a schématu
XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového
balíčku SIP stanoveného národním standardem.
40
Workflow dokumentů § 21 (5) Příslušný archiv vyhotoví o předání úřední záznam,
který obsahuje alespoň
a) název nebo obchodní firmu, adresu sídla a identifikační
číslo osoby veřejnoprávního původce, bylo-li přiděleno, a
další údaje upřesňující identifikaci veřejnoprávního
původce, popřípadě jeho organizační součásti, u které byla
odborná archivní prohlídka provedena,
b) název archivu, kterému budou dokumenty, spisy a
úřední razítka vybrané jako archiválie svěřeny do péče,
adresu sídla archivu a kontaktní údaje fyzické osoby
pověřené archivem provedením odborné archivní
prohlídky,
c) množství a popis stavu předávaných dokumentů a spisů
v analogové podobě a úředních razítek vybraných jako
archiválie a replik předávaných dokumentů a spisů v
digitální podobě vybraných jako archiválie,
d) datum předání,
e) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkci fyzické osoby
pověřené příslušným archivem k podpisu úředního
záznamu a její podpis.
§ 21 (6) Pokud příslušný archiv při zpracování úředního
záznamu zjistí, že stav předávaných replik dokumentů nebo
spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie
neodpovídá požadavkům na jejich předání stanoveným v
národním standardu nebo že tyto repliky obsahují škodlivý
kód, vyzve veřejnoprávního původce k odstranění
zjištěných nedostatků.
§ 21 (8) Veřejnoprávní původce postupuje při zničení
dokumentů, které nebyly vybrány za archiválie, a úředních
razítek, která nebyla vybrána za archiválie, tak, že
dokumenty v analogové podobě nebo úřední razítka
znehodnotí do podoby znemožňující jejich rekonstrukci a
identifikaci obsahu. V případě dokumentů v digitální
podobě veřejnoprávní původce provede jejich zničení
smazáním z elektronického systému spisové služby a
dalších úložišť. Obdobně veřejnoprávní původce postupuje
při zničení dokumentů v digitální podobě, které byly
vybrány jako archiválie a jejichž repliky předal
veřejnoprávní původce do digitálního archivu.
Systém musí oprávněnému uživateli poskytovat grafické
rozhraní pro definování (nastavení) workflow
41
Využití front-office rozhraní předmětem projektu
Rozhraní Popis využití rozhraní v projektu
Webový portál Veškeré činnosti eSSL.
Datová zpráva (ISDS) Příjem/Odeslání dokumentů.
Elektronicky podepsaný Příjem/Odeslání dokumentů.
dokument do e-Podatelny
Listinnou cestou do podatelny Příjem/Odeslání dokumentů.
Využití dalších klíčových prvků eGovernmentu v byznys architektuře projektu
Název Popis
Doručování Využití Datových schránek pro účely doručování od OVM
soukromoprávním subjektům a mezi OVM navzájem
Dodávání Využití Datových schránek pro účely dodávání mezi soukromoprávními
subjekty navzájem
Provádění úkonů Využití Informačního systému Datových schránek pro účely příjmu
úkonů učiněných soukromoprávním subjektem vůči OVM (např. podání)
Identifikace, autentizace a autorizace subjektů/uživatelů v jejich rolích
Vysvětlení způsobů identifikace a autentizace, tj. ověření identity subjektů/ uživatelů v jejich rolí pro
službu a informační systém:
Identifikace a autentizace bude probíhat pomocí uživatelského jména a hesla. Systém bude umožňovat
integraci na Identity Management (prostřednictvím protokolu LDAP). Systém musí podporovat Single-
Sign-On (SSO).
42
Model byznys architektury (výkonu veřejné správy) – pohled činnostních funkcí
43
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
„.. . me
m
y..:
QŠŠL
_/——----——-—------
<—-
Příjem PČ! Ddesíl.
dokumz
dokumentů
Rozdělov
Q Evidence oběř
dokumentů dokume
Vyřizování Q Podepísc
dokumentů doku mel
užíván
44
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
mm,. QŠŠL
Adrm \s\rá\CD
um am 437
Ma ažer a
Ar m <:;
ui\vme\ CU
ws
MVČR > NA
Národrňslandav
| SpúvQldokum-vm š spmgpasu Q
Viliam Q x ,. „- ,
ammm omnia Q mhuaníaoQ Yvubcavlsn Q Ý
Emdenm ,_Ý Uslmný
dakumumi „„, „„ký
dnkumivmi dokum-mů Dokument
. „,
.
' "
magnum-Q v,„„..„.„...\pá“
Wžumdní m
mamma ggg. \
wma,.: Q ' num... ,
dokumnmň Q
nekam-mů
,
Obecnéndfnnřn
osobních .as-mc Ý
„sa ummsq
Spuwdukumenlů správ-sp u spummzm měnndukumenlÍl/spl scknlím mmm 15050 \
.—.
A A . A A% \
“
Holman SSL-O „„yuga
. na „... <% mfaťační
\ z \ \ \ \qq „„\;
„ i essL ] „ i a+
„
\ s.„„„k„.„„„ _ i
„da“
Exxon p„3z„.„m _ 45 = v a
_
_, objem, "WW vmem dckumenlů Q
\q=
_ vyřazování Q Q Udmvávání/ Q wnam Zveřqňnvání Q Předáu Q — Q Odesílánídukumenlů
„
dbkumenlů suchu/ace : dokumentů dokumentů m...“ „z
vm m od:
Pndsmsnv a vime,.: a vadu-í m
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
na? ASH _ qq41
s.... |
m.. 1
Určený původce
Admí istrátCD P pěvkovéorganizace MK
Už' nel CD
Ma ažer CD NK - Námdnl knihovna %
hivCD
Uživatel CD
DMS
Š MVČR+ NA
Námd nl standard
Smžby dokumentovéhc úložiště
Q Tvcrbaa AdminisnácorsQ
využťvání ká nastavení
dokumentů a
Tvorba Q Správa Q Elekffvnický
workflow přehledů a Dokument
renortů Arch! Iíe
Woxílew... .;; lmpont z
dokumentů
iokumentů
s
ZdrojeeSSL
s
nkumentů/spi ů s okolím Rozhraní nsoso
46
Dodržení architektonických principů
Princip Požadavek
Dostupnost Předpokládá se, že veškeré služby a procesy budou vnitřně
Použitelnost plně elektronické.
Veškerá v minulosti (od spuštění systému) učiněná podání
Důvěryhodnost budou v systému uložena a přístupná příslušnému uživateli na
základě jeho oprávnění. Tato data bude možné opakovaně
využít.
Veškeré úkony budou logovány a bude zajištěna jejich auditní
stopa. Veškeré dokumenty budou opatřeny zaručeným
elektronickým podpisem příp. Zaručenou či kvalifikovanou
elektronickou pečetí.
3.3 Aplikační architektura (aplikací a dat)
Katalog všech aplikačních komponent řešení a klíčových aplikačních funkcí:
Typ prvku Název prvku Vysvětlení významu aplikačních komponent, funkcí a
služeb
Komponenty, funkce a aplikační služby vytvářené nebo významně měněné v rámci záměru (žádosti)
Komponenta eSSL Nově dodávaná centrální spisová služba NK ČR.
Komponenta ISDS Informační systém datových schránek, jako
komponenta pro podání přes eSSL.
Komponenta Document management Nově dodávané úložiště dokumentů, v tomto
system kontextu primárně pro účely spisové sužby
(dokument management system).
Komponenta Agendový informační systém Agendové informační systémy NK ČR, které budou
organizace vlastnící spisovou přes rozhraní využívat služeb nové spisové služby.
službu
Komponenta NDA Smlouva o mlčenlivosti.
Komponenta Podatelna Komponenta podatelny, pro samotné podání
prostřednictvím ISDS a nebo webového portálu.
Komponenta Výpravna Výpravna NK ČR.
Komponenta Spisovna Spisovna NK.
Komponenta Archiv Archiv NK ČR.
Komponenta Webový Portál Webový portál, jako komponenta pro podání přes
eSSL
Komponenta Agendový informační systém Externí agendový systém mimo NK ČR (pokud takový
mimo organizaci vlastnící existuje).
spisovou službu
Komponenta Skenovací pracoviště Cílem integrace je hromadné uložení skenovaných
dokumentů do DMS systému a propagace metadat do
47
spisové služby. Budou využita připravená rozhraní na
straně skenovací linky a spisové služby.
Skenovací linka provádí digitalizaci papírových
dokumentů a ukládá skenované soubory do sdílené
složky, včetně řídícího souboru v XML, který obsahuje
kód písemnosti, do které mají být digitalizované
dokumenty uloženy ve spisové službě. DMS bude
v pravidelných intervalech zjišťovat, zda ve sdílené
složce není nová dávka k přenosu. V případě, že ano,
uloží soubory dávky do svého repozitory a následně
přes webovou službu zaregistruje skenované
dokumenty do příslušné písemnosti a tím je zpřístupní
uživatelům eSSL.
Komponenta DMS – MS Office Řešení bude dodáno se zásuvnými moduly (plugin),
které budou dodané řešení provazovat s jednotlivými
aplikacemi MS OFFICE.
Do MS OFFICE budou doinstalovány dodané
funkcionality, které umožní přímo ukládat nebo
naopak vyhledat a otevřít dokumenty pro editaci.
V menu nástrojů/aplikací MS OFFICE bude mít
uživatel volby pro:
- Uložit nový dokument do systému;
- Uložit novou verzi dokumentu do systému;
- Otevřít dokumentu ze systému - pro čtení;
- Otevřít dokumentu ze systému - pro editaci.
Komponenta eIDAS Framework Framework zajišťující funkcionality pro naplnění
nařízení eIDAS
Komponenta Podepisovací zařízení Nástroje pro čtení Smart Karet
Komponenta Kryptografické nástroje Nástroje pro kryptografii – Hash. Asymetrická Krypto,
Generování klíčů
Služba Správa dokumentů Služba spisové služby pro správu dokumentů.
Služba Služba spisové služby pro správu spisů.
Služba Správa spisu Služba spisové služby pro spisovou rozluku.
Služba Služba zajišťující výměna dokumentů/spisů s okolím
Spisová rozluka eSSL.
Služba Služba pro poskytování, ukládání dokumentů v rámci
Výměna dokumentů/spisů s dokumentového systému.
Služba Služba poskytující import dokumentů v rámci DMS.
Služba okolím Služba poskytující přehledy a reporty v rámci DMS.
Služba Služba pro administraci DMS.
Služba Poskytování, Ukládání Služba pro výměnu dokumentů s okolím (interní a
externí systémy).
Funkce dokumentů Skupina funkcí zajišťující správu dokumentů.
48
Import dokumentů
Přehledy a Reporty
Administrace DMS
Výměna dokumentů s okolím
Správa dokumentů
Funkce Příjem dokumentů Skupina funkcí spadající pod správu dokumentů
Funkce Příjem MS Office zajišťující příjem dokumentů.
Funkce Příjem eFaktur Funkce spisové služby pro příjem dokumentů MS
Funkce Příjem Scan dokumentu OFFICE.
Funkce Příjem XML dokumentu Funkce spisové služby pro příjem efaktur.
Funkce Vyřizování dokumentů Funkce spisové služby pro příjem scanovaných
Funkce Vyřazování dokumentů dokumentů.
Funkce Evidence a označování Funkce spisové služby pro příjem dokumentů XML.
Funkce dokumentů Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Vedení jmenného rejstříku vyřizování dokumentů spisové služby.
Funkce Rozdělování dokumentů Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Workflow vyřazování dokumentů spisové služby.
Funkce Konverze dokumentů Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Vyhotovování dokumentů evidence a označování dokumentů spisové služby.
Funkce Oběh dokumentů Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Odesílání dokumentů vedení jmenného rejstříku spisové služby.
Funkce Odesílání MS Office Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Odesílání eFaktur rozdělování dokumentů spisové služby.
Funkce Odesílání Scan dokumentu Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Odesílání XML dokumentu workflow spisové služby.
Podepisování dokumentů a Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce užívání razítek konverze dokumentů spisové služby.
Funkce Uchovávání/archivace Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Ukládání dokumentů vyhotovování dokumentů spisové služby.
Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
oběh dokumentů spisové služby.
Skupina funkcí spadající do správy dokumentů
zajišťující odesílání dokumentů spisové služby.
Funkce spisové služby v rámci správy dokumentů pro
odesílání dokumentů ve formátu MS Office.
Funkce spisové služby v rámci správy dokumentů pro
odesílání efaktur.
Funkce spisové služby v rámci správy dokumentů pro
odesílání scanovaných dokumentů.
Funkce spisové služby v rámci správy dokumentů pro
odesílání dokumentů ve formátu XML.
Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
podepisování dokumentů a užívání razítek spisové
služby.
Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
uchovávání/archivace spisové služby.
Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
ukládání dokumentů spisové služby.
49
Funkce Tvorba spisu Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Předání spisu tvorbu spisů spisové služby.
Funkce Vyřízení spisu Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Uzavření spisu předání spisů v rámci spisové služby.
Funkce Spisová rozluka Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Validace dokumentů vyřizování spisů v rámci spisové služby.
Funkce Předávání dokumentů Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Zařazování dokumentů uzavírání spisů v rámci spisové služby.
Funkce Vedení jmenného rejstříku Funkce spisové služby zajišťující spisovou rozluku.
Funkce Zveřejňování dokumentů Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Verzování dokumentů validaci dokumentů spisové služby.
Funkce Vytváření dokumentů Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Indexace předávání dokumentů v rámci spisové služby.
Funkce Vytváření a správa šablon Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Správa spisu zařazování dokumentů v rámci spisové služby.
Funkce Tvorba spisu Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Vyřízení spisu vedení jmenného rejstříku v rámci spisové služby.
Funkce Uzavření spisu Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Předání spisu zveřejňování dokumentů spisové služby.
Funkce Správa metadat spisu Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
Funkce Založení dokumentu do spisu verzování dokumentů v rámci spisové služby.
Funkce Vyřazení dokumentu ze spisu Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
vytváření dokumentů v rámci spisové služby.
Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
indexace v rámci spisové služby.
Funkce spadající do správy dokumentů zajišťující
vytváření a správu šablon v rámci spisové služby.
Skupina funkcí spisové služby zajišťující správu spisů.
Funkce spisové služby pro tvorbu spisu v rámci oblasti
správy spisů.
Funkce spisové služby pro vyřízení spisu v rámci
oblasti správy spisů.
Funkce spisové služby pro uzavření spisu v rámci
oblasti správy spisů.
Funkce spisové služby pro předání spisu v rámci
oblasti správy spisů.
Funkce spisové služby pro správu metadat spisu v
rámci oblasti správy spisů.
Funkce spisové služby pro založení dokumentu do
spisu v rámci oblasti správy spisů.
Funkce spisové služby pro založení dokumentu do
spisu v rámci oblasti správy spisů.
50
Funkce Tvorba a správa šablon Funkce spisové služby pro tvorbu a správa šablon v
Funkce rámci oblasti správy spisů.
Funkce Správa spisových plánů Funkce spisové služby pro správu spisových plánů.
Funkce Funkce spisové rozluky eSSL.
Funkce Spisová rozluka Funkce důvěryhodné úložiště dokumentů zajišťující
Funkce správu uložených dokumentů spisové služby v DMS.
Funkce Správa uložených Funkce spisové služby pro evidenci a audit operací
Funkce eSSL.
dokumentů Funkce spisové služby pro předávání dokumentů do
Funkce archivu.
Evidence a audit operací Funkce spisové služby implementující nařízení o
ochraně osobních údajů v rámci eSSL.
Předávání do archivu
Každý záznam entity v systému (dokument nebo
Implementace nařízení o workflow) bude popsán sadou (meta)dat – každá sada
ochraně osobních údajů (meta)dat bude složená z několika atributů. Atribut
(GDPR) představuje jeden z popisných údajů, přičemž jeden
Metadata atribut může být obsažen v různých sadách metadat.
K jednomu workflow bude možné uložit více sad
metadat - workflow formulářů. V každém kroku
workflow bude možné definovat a použít jiný
formulář. Každá (sub-) kategorie dokumentů může
mít definované své sady metadat. Pokud
subkategorie nemá definovanou žádnou sadu
metadat, pak automaticky dědí sadu metadat z
nadřízené (sub-)kategorie.
Každý krok workflow bude mít definovanou sadu
metadat - workflow formulář.
Systém bude poskytovat množinu atributů, které
bude možné zařazovat do sad metadat. Každý záznam
entity v systému bude popsán konkrétní sadou
metadat nebo i více sadami metadat – tedy
konkrétními hodnotami atributů.
Automatické doplňování Systém musí umožňovat automatické doplňování
hodnot atributů metadat z hodnot atributů metadat z jiných systémů. Na základě
jiných systémů vyplnění hodnoty jednoho atributu sady metadat
uživatelem systém zavolá webovou službu jiného
systému, než DMS dotáhne hodnoty pro další atributy
sady metadat. Systém tedy musí umožnit správci
nadefinovat sadu metadat tak, aby bylo možné volat
příslušnou webovou službu po zadání hodnoty
jednoho atributu sady metadat a načíst z ní zpět
hodnoty pro další atributy sady metadat.
51
Funkce Dědění metadat dokumentu Sada metadat pro vnořenou/podřízenou (sub-
Funkce
Funkce )kategorii bude obsahovat (dědit) sadu metadat
Funkce
nadřízené (sub-)kategorie včetně hodnot atributů v
Funkce
případě, kdy není definovaná sada metadat pro
podřízenou (sub-)kategorii.
Hromadné změny metadat Systém bude umožňovat oprávněným uživatelům
Číselníky pro metadata – (zpravidla administrátor) hromadně měnit hodnoty
výběrové seznamy
metadat s logováním těchto změn.
Systém bude poskytovat oprávněným uživatelům
funkcionalitu, která umožní k jednotlivým atributům
sady metadat připojovat definované číselníky - tedy
seznamy hodnot, které uživatel bude moci pro
konkrétní atributy vybírat z dropdown listboxu.
Tvorba a využívání Dokumenty budou vytvářeny jak manuálně
dokumentů
konkrétním uživatelem (vytvoří a uloží dokument),
tak i automatizovaně systémem (import dokumentů z
jiných částí IS).
Do systému budou tedy dokumenty ukládány z více
zdrojů:
- Uživatelem manuálně vytvářený a ukládaný
dokument
- Uživatelem manuálně ukládané dokumenty –
Drag&Drop
- Dokument uložený z MS Office aplikací (MS
Office plugin)
- Dokument importovaný z jiné části IS (Spisová
služba)
- Dokument automaticky generovaný na
základě šablon a pravidel
Dokument bude vytvářet:
- konkrétní uživatel (pojmenovaný uživatel)
přímo v systému nebo v jiné části IS s následným
uložením do systému
- systémový uživatel (anonymní uživatel), který
bude importovat dokument z jiného systému nebo
bude dokument generovat automaticky podle
pravidel.
Tvorba dokumentu dle Uživatel při vytváření nového dokumentu v prostředí
šablony
systému bude moci zvolit funkcionalitu „Vytvoření
dokumentu dle šablony". Systém bude následně
poskytovat/nabízet seznam v systému definovaných
a uživateli dostupných šablon pro vytváření
dokumentů, ze kterých uživatel jednu z šablon vybere
a potvrdí „Založit dokument". V systému bude
52
vytvořen nový dokument dle šablony a uživateli bude
zobrazen připravený dokument. Uživatel bude moci
dokument upravit a následně uložit.
Funkce Tvorba dokumentu v Systém bude poskytovat template s MS office s
Funkce prostředí MS Office možností volání aplikací kancelářského balíku.
Funkce Týmová tvorba dokumentu Systém bude poskytovat funkcionalitu, která umožní
Funkce týmovou přípravu dokumentu - tedy stav, kdy na
Funkce Notifikace jednom dokumentu bude paralelně pracovat více
uživatelů. Jednotliví uživatelé budou psát své části
Funkce Publikování dokumentu dokumentu a změny se budou online objevovat v
textu dokumentu na obrazovce hlavního editora
Kategorizace dokumentů dokumentu. Hlavní uživatel (vlastník dokumentu) ve
finále provede odsouhlasení celého textu dokumentu
a dokument uloží.
Administrátor musí nastavit jednotlivým uživatelům
notifikace změn v obsahu na soubory uložené v DMS.
Tuto notifikaci lze nastavovat na jednotlivé složky,
potažmo i na samostatné soubory, které jsou ve
složce uložené. Pokud nejsou definována konkrétní
práva na soubory ve složkách, přejímají práva složky,
ve které jsou uloženy.
Dokumenty ze systému musí být možné
publikovat/propagovat – zpřístupnit uživatelům
jiných částí IS dokumenty ze systému. Typickým
příkladem publikováním dokumentu ze systému bude
prezentace dokumentu na Intranetu NK ČR nebo PO.
V obou těchto případech bude dokument a jeho
obsah pouze zpřístupněn – koncový uživatel
zobrazuje dokument ze systému (dokument pro
zobrazení nebude ze systému nikam kopírován).
Kategorizace dokumentů jako základní část metadat
bude pro uživatele nového systému velmi důležitá.
Základní kategorizace dokumentů bude z velké části
kopírovat stávající strukturu sdílených disků (tzv.
share).
Kategorie (třídy) dokumentů budou tvořit stromovou
strukturu, která má více úrovní. Znamená to tedy, že
jednotlivé kategorie se budou rozpadat/větvit do
subkategorií, přičemž počet úrovní není pevně dán.
Požadujeme možnost více než deset úrovní.
Přístupová práva k Přístup uživatelů do systému je autorizovaný, DMS
dokumentu umožňuje
53
i autentizaci proti záznamům v Active Directory,
včetně synchronizace uživatelů.
Každá složka, podsložka i dokument v modulu DMS
má svá přístupová práva, podle kterých je k nim
umožněn přístup jednotlivým uživatelům, resp.
skupinám uživatelů.
Funkce Verzování dokumentu Systém poskytne funkcionality umožňující
Funkce připravovat
Funkce a ukládat verze dokumentů.
Jednotlivé v systému uložené dokumenty bude
možné na základě uživatelských práv v čase měnit
(editovat) a bude možné vytvářet nové verze
dokumentů.
Na úrovni (sub-)kategorie dokumentu bude možné
nastavit (ne-)možnost vytváření nových verzí
dokumentů konkrétní (sub-)kategorie.
Vyhledávání dokumentů Systém musí obsahovat vyhledávací nástroj, který
Tvorba workflow dokumentů umožní minimálně níže popsané úrovně hledání.
Vyhledávací nástroj bude prohledávat metadata i
obsah v systému uložených elektronických souborů
(dokumenty).
Systém bude schopen hledat v obsahu běžných
elektronických souborů.
Systém musí oprávněným uživatelům umožňovat
definici (nastavení) procesů - workflow
Oprávněným uživatelem definované procesy -
workflow - budou moci uživatelé spouštět (startovat
proces nebo jeho část) a budou moci vykonávat úkoly
(aktivity), které z workflow vyplývají. Bude možné
nastavit i automatické startování workflow nebo
automatické zpracování workflow (úkolu) -některé
aktivity tedy nebudou muset vykonávat uživatelé, ale
systém je bude provádět automaticky. Každý uživatel
systému bude mít k dispozici uživatelské rozhraní, ve
kterém bude možné zobrazovat seznam (frontu)
úkolů a bude možné s jednotlivými úkoly pracovat.
Seznam/přehled bude možné filtrovat podle kritérií a
bude možné setřídit seznam podle hodnot
sestupně/vzestupně. Systém bude oprávněnému
uživateli umožňovat stanovení termínů (lhůt) pro
vyřízení úkolu (podle typu úkolu), nastavení notifikací
a eskalací.
54
Funkce Modelování/Definice Systém musí oprávněnému uživateli poskytovat
Funkce procesu – workflow grafické rozhraní pro definování (nastavení)
workflow. Definování workflow procesu bude
Funkce umožňovat nastavení posloupnosti kroků úkolů),
přiřazení rolí (i systémových v případě automatických
kroků WF) či uživatelů k jednotlivým krokům
workflow (vlastník úkolu) i nastavení workflow
formuláře pro konkrétní krok.
Workflow formulář Workflow formulář musí zobrazovat a zachycovat
informace, se kterými budou jednotliví účastníci
každého kroku pracovat. Workflow formulář je
prezentací (meta)dat se všemi vlastnostmi sady
metadat.
Systém musí prostřednictvím uživatelského rozhraní
umožňovat oprávněnému uživateli (administrátor)
nastavovat formuláře ke všem typům workflow.
Pro každý definovaný krok workflow bude možné
vytvořit specifický formulář jak pro zobrazení
informací uživateli, tak i pro jejich zachycení a
následné uložení do definovaného úložiště. Workflow
formulář bude obsahovat jednotlivá pole (atributy)
pro zaznamenávání informací (dat).
Sledování spotřeby času na Při nastavování konkrétního workflow musí mít
úkolech oprávněný uživatel (administrátor) možnost nastavit
sledování spotřeby času jako jednoho z atributů
(meta)dat workflow.
U každého kroku workflow (dílčího úkolu) SŘ bude
evidovaná informace o procentech čerpání času,
který je v daném kroku k dispozici pro splnění daného
úkolu. Procento se mění dle aktuálního data.
Den, kdy bude úkol přidělen konkrétnímu uživateli,
bude znamenat 0% (předpokládáme, že termín pro
splnění úkolu není ve stejný den jako den přidělení
úkolu ke zpracování) a každý další den se bude
procento zvyšovat až do hodnoty 100% v den, který
odpovídá požadovanému termínu vyřízení. 100% času
reprezentuje interval od data přidělení úkolu do
termínu pro splnění úkolu. Při překročení termínu
budou dále navyšována procenta až do skutečného
vyřízení úkolu - z údaje tedy bude patrné, jak bude
překročen termín pro splnění úkolu.
55
Funkce Eskalace Systém musí oprávněnému uživateli umožňovat
nastavení eskalační procedury. Na základě
Funkce vyhodnocení dat konkrétního workflow bude systém
Funkce generovat eskalační notifikaci nebo eskalační úkol.
Oprávněný uživatel bude nastavovat typ eskalace
(notifikace nebo úkol) a také eskalační autoritu
(manažera nebo roli - tedy osobu, které bude eskalace
zaslána) Systém bude poskytovat uživatelské
rozhraní, prostřednictvím kterého budou mít
oprávnění uživatelé možnost měnit vzhled i
parametry systému. Některé funkcionality budou
ovlivněny hodnotami parametrů, které budou mít
uživatelé možnost nastavovat. Administrace systému
bude mít jak část pro administrátory (nastavování
parametrů systému pro všechny uživatele), tak i část
pro běžné uživatele bez speciálních práv (nastavování
parametrů systému pro konkrétního uživatele).
Administrátorská nastavení Systém musí poskytovat administrátorské rozhraní,
Správa uživatelů a rolí
prostřednictvím kterého může oprávněný uživatel
(administrátor) nastavovat parametry systému -
vzhled vyhledávacích obrazovek a šablon, sady
metadat, uživatelské role a práva atd.
Systém musí poskytovat administrátorské rozhraní,
prostřednictvím kterého může oprávněný
uživatel (administrátor) spravovat uživatelské role -
minimálně v tomto rozsahu:
- Založení nové role
- Přejmenování role
- Změna sady funkčních práv v rámci role.
- Aktivace/Deaktivace role (s možností
opětovné aktivace
Systém bude poskytovat administrátorské rozhraní,
prostřednictvím kterého může oprávněný uživatel
(administrátor) spravovat uživatele - minimálně v
tomto rozsahu:
- Měnit přiřazení rolí uživateli
- Aktivovat/Deaktivovat uživatele
- Dočasně zablokovat uživatele (s možností
odblokování)
- Založit nového uživatele systému a přiřadit
mu role
56
3.4.3 Správa notifikací
Funkce Správa notifikací Systém musí poskytovat administrátorské rozhraní,
Funkce Správa workflow
prostřednictvím kterého může oprávněný uživatel
Funkce
Funkce administrátor) spravovat/nastavovat notifikace
Funkce
Systém musí poskytovat administrátorské rozhraní,
prostřednictvím kterého může oprávněný uživatel
administrátor) spravovat Workflow minimálně v
tomto rozsahu:
• Definice workflow
• Kroky workflow
Systém bude poskytovat administrátorské rozhraní,
prostřednictvím kterého může oprávněný uživatel
(administrátor) spravovat/nastavovat jednotlivé
kroky workflow - minimálně v tomto
rozsahu:
- Přiřazení role nebo uživatele
- Název/Popis aktivity, kterou má uživatel/role
vykonat
• Parametry workflow
Systém musí poskytovat administrátorské rozhraní,
prostřednictvím kterého může oprávněný uživatel
(administrátor) spravovat/nastavovat parametry
workflow - minimálně v tomto rozsahu:
- Možnost Předání workflow jinému uživateli
- Možnost převzetí workflow
Možnost zaslat workflow k vyjádření/Komentování
Správa kategorizace Systém musí poskytovat administrátorské rozhraní,
dokumentů
prostřednictvím kterého může oprávněný
uživatel (administrátor) spravovat kategorizaci
dokumentů - minimálně v tomto rozsahu:
- Definice kategorií a subkategorií
- Přiřazení sady metadat k (sub-)kategorii
- Aktivace/Deaktivace (sub-)kategorie
- Přiřazení rolí k (sub-)kategorii
Správa šablon dokumentů Systém musí poskytovat administrátorské rozhraní,
Správa workflow formuláře prostřednictvím kterého může oprávněný uživatel
(administrátor) spravovat šablony dokumentů
Systém musí poskytovat administrátorské rozhraní,
prostřednictvím kterého může oprávněný
uživatel (administrátor) spravovat/nastavovat
Workflow formulář - minimálně v tomto rozsahu:
57
- Přidání/odebrání atributu
- Pořadí atributů
- Název/pojmenování atributu
- Viditelnost atributu v jednotlivých krocích
- Defaultní hodnota v jednotlivých krocích
- Validační pravidla v jednotlivých krocích
- Povinnost vyplnění uživatelem v jednotlivých
krocích
- Editovatelnost uživatelem v jednotlivých
krocích
Funkce Správa přehledů a reportů Systém musí poskytovat administrátorské rozhraní,
Funkce
Funkce prostřednictvím kterého může oprávněný
uživatel (administrátor) spravovat přehledy a reporty
- minimálně v tomto rozsahu:
- Přiřazení nebo odebrání přehledu/reportu k
roli
- Přidání sloupců přehledu/reportu
- Přidání/úprava součtových řádků
přehledu/reportu
- Úprava záhlaví a zápatí přehledu/reportu
Administrátorské přehledy a Systém musí oprávněnému uživateli poskytovat
reporty minimálně tyto přehledy/reporty:
Přehled rolí a jejich práv
Přehled rolí a jejich přiřazení uživatelům
Přehled uživatelů a jim přiřazených rolí
Aktuálně přihlášení uživatelé
Aktivita uživatelů za posledních 24 hodin (období
bude možné měnit (omezovat i rozšiřovat)
Přehled počtu a objemu dokumentů po kategoriích
Role a sady reportů Každý v systému nadefinovaný report
(přehled/tabulka/graf/statistika) bude přiřazen k
uživatelské
roli.
U každé přiřazené role bude definováno, jaké operace
s reportem může uživatel s danou rolí provádět:
- jen zobrazit report/přehled
- modifikovat definici (nastavení parametrů
a vzhledu)
- exportovat hodnoty reportu/přehledu
58
Funkce Export přehledů a reportů Systém musí každému oprávněnému uživateli
poskytovat možnost zobrazený přehled/report
Funkce exportovat do souboru - export musí umět generovat
Funkce z přehledu/reportu minimálně tyto výstupní formáty
souborů:
Funkce PDF
XLS
XML
Import dokumentů do Systém musí poskytovat nástroj pro import
systému dokumentů - ze sdílených síťových adresářů, z
lokálních adresářů, případně i z úložišť jiných aplikací.
Opakovaná/postupná V této variantě předpokládáme existenci
migrace automatického importního nástroje, který bude na
základě popisného/definičního XML souboru,
umístěného v konkrétním adresáři (folderu)
importovat-jednotlivé soubory z adresáře (folder) a
jeho podadresářů (subfolder) do DMS.
O jejich opakovaný import upozorní uživatele na
skutečnost, že soubor již byl do DMS importován a je
možné jej v DMS vyhledat/zobrazit.
GUI Import V této variantě předpokládáme existenci
automatického importního nástroje, který bude na
základě popisného/definičního XML souboru,
umístěného v konkrétním adresáři (folderu)
importovat jednotlivé soubory z adresáře (folder) a
jeho podadresářů (subfolder) do DMS.
Popisný/definiční XML soubor bude obsahovat:
- Atributy a hodnoty atributů metadat pro
všechny soubory ve folderu a subfolderech
- Atributy a hodnoty atributů pro konkrétní
soubor(-y)
Pokud tedy v XML nebude zadán konkrétní soubor,
budou hodnoty atributů přiřazeny všem souborům
bez výjimky – skupinové přiřazení hodnot metadat.
Pokud bude v XML zadán konkrétní soubor s
konkrétními hodnotami atributů, bude představovat
výjimku ze skupinového přiřazení hodnot metadat.
Před samotnou migrací souborů/dokumentů do DMS
bude nutné provést přípravné kroky:
- Nakopírování souborů do adresářové
struktury - adresář (folder) a podadresáře
(subfolders)
59
- Příprava popisného XML souboru v daném
adresáři (folder)
Následné spuštění migračního nástroje a výběru nebo
parametrickém zadání adresáře (folder), ze kterého
má proběhnout hromadné nahrávání
souborů/dokumentů proběhne:
- Validace XML souboru
- Import souborů do DMS
Funkce Logování Systém musí v co nejširší míře zaznamenávat aktivity
Funkce
uživatelů a systému do tzv. logů; zaznamenávat bude
zejména změny dat i metadat, neúspěšné pokusy o
vstup do systému, aktivity uživatele, atd.
Každý záznam logu bude obsahovat minimálně tyto
informace:
Datum a čas
- Typ události
- Uživatel
Při změně hodnot metadat:
- Atribut
- Původní hodnota
- Nová hodnota
Oprávněným uživatelům bude systém umožňovat
informace v logu procházet, vyhledávat, statisticky
vyhodnocovat a reportovat. V logu systému bude
možné dohledat, jaké aktivity v systému prováděl
konkrétní uživatel v konkrétních časech i to, jak se
měnila data v průběhu času.
Elektronický podpis a časové Systém musí poskytovat funkcionalitu, která umožní
razítko opatření elektronického dokumentu všemi
náležitostmi, které jsou nezbytné k pozdějšímu
prokázání jak identity autora dokumentu
(elektronický podpis), tak i času vzniku dokumentu
(časové razítko). Funkcionalita nebude fungovat
automaticky s každým v systému uloženým
elektronickým dokumentem, ale bude vyvolávána
uživatelem.
Katalog aplikačních rozhraní Vysvětlení obsahu a významu rozhraní aplikačních komponent
Systém musí umožňovat integraci na Identity Management
Název aplikačního rozhraní
IDM 60
ISDS Možnost odeslat datovou schránkou žádost, vyplněnou ve
ARES webovém formuláři prostřednictvím WS.
Rozhraní na principu WS určené pouze pro čtení dat z ARES.
Katalog aplikacemi podporovaných agend (vazební tabulka aplikací na katalog agendových funkcí
v kapitole Byznys architektura)
Realizovaný systém Agenda
eSSL (Elektronická spisová služba) Centrální elektronická spisová služba NK ČR.
Důvěryhodné úložiště dokumentů Agenda poskytování a ukládání dokumentů eSSL.
61
Model aplikační architektury
62
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
63
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
archuváhí uuxulvlelvlu
Vyřizování Q Podemsvvání [
dokumentů a
dokumentů
Správa dokument
Evidence Q PřeaávánaQ
a audn do
operací archívu
QQ
Metadata Q
64
Q Automatické
doplňování v
hodnot C
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
s.,„„,3„„„e„m „„mp „ Spam/imáma Vyménadnkumemů/sw „„..,
sax- s 3+ 4 „A f © A *;
sen-:= s 3 3 3 *, 3 Re:hmm „gsm
3 3 3 3 3 \qqC\qqE „ý
, , , w , wstěmv
, esa. Fvíerrdaxnmarwlů a ej“
*
mmm Předavanxa 3 w m
uchwivam/ m
4 „ji“ s..„„,„„m„.3 „
vrhu/im 3
mj; Vyřazwinř m vama a nwmm a „„dam a Gdesnhnwúnkumeruů m
P"
dakumenxů dnkumanlů dnkummrů datum :.
m„,3sw„,.m Vyhwvan! „m m Zavemvam a 3 Q r„ MMS Q OdQSHaNMS gi
dnknmemůa dokumentů ' dnkuwvenlů vm., m Verze „, „„, „„„
m.„ „„„k
a RnZdě\o\/nn\ ymevmeho dokum vm „„J . „mmm Gdesúán
mm„ a „mm „„m,
„„mmm „„„ a „„, „sg, m
„„mmm , o3.„33.,3s„,m
mm„ a 3 „„Wm
W„„3„„„„3m Obéh wm Mam m w „„WN
=„,a„„.„. „„„ a
„„mms mmm w dwwkww Wm., a DHuManÍXMLQ
„„ „„„
l a „„„, m,. 3. 3„„ „„..“
3m „„mm
dokumentů
„„w,-a ,
3
,
s„,.w,„„.„ , a
„„www a v,33,e„.3„3„ m u„,3.„3„3„m 33„3„3„3,„ m spa,; m
"mmů “
m „„m. Q 3„. kmenu“ nnřrxenřou „„a 1333337333173
správ: am„ * „„mon
o
m z,3„;,„3 Vyřixem m *
amwm a., dukumenlu .g *
Sptávasmsavy „w a s„3„„w„3„„ a
Puskvtavnm Ukmdáxwdokumenxú © tmp-m C) Přehledy: C) Admmnnmmo Vymeniáokumeuxús ©
„„mama „„„my ws own„
3>
— —/—3> .. .,
%
A (' Q
i ] Duumentmunagemmtsyxxem i s: m mo
a
: „„m. <—
, , A„„.„3,3,.3„„3„„3„,3
a a 3„„,„.„„».33„w yslemy
„„am „ 3,„,„„„„-3„;,3„„3„,.„„.„ „mmm
Mgdelwunu m »
Biggie
„„.„,„,„„g sw. m 53 „„mm „„,.,. a sw, m 533.3, m
„„„3,„„„„ mmm m 3,.„„„,3..5=
„„M33 \ dnkumenw „„3„„.,3a„„33
„„,. WWW“ „„3„.,.,.„
„„mm »„3,333„„„3, a
53mm. a
Q „„m. a * ,m , , m s„,, .„„,. „3„„m Rpxhvamna O
„M.A. „, aiz-%;?
„M3 „„mm sv.„ „„.mn g;_“j
Mew Q \: ve"
„„m, „„mm w „„mm Wm,
“„“ „„„ * ďesimnm/ Kategunzam
Schumann?
4 +
3
„,„„„„ a „„>. a mmvw. sm „„*“ m „„*“ m
„„„
ówkumemuv um., u wmkfhmv „„mw
„„m, „„mem , ÍENWUĚÍE
„„mms 3
l
Čřxelmlypm m vymumwmam Q
„mm , „„mmm
\ q q + \ q q - ] u /
, 3 _ _
Svwwhkdwwwnu
3.3»„,3a„3„„.„na„„3=3„„ m .„„3„333,a3„„m íxocn a
3. „„may ., panneau ,
„.W „„na
Ovakovana/ m owmm a „„m3 a Uekhumcký a uaveasavfy m
pumpu: „„„ , „„„
65
mwaw am „„wm
lí
H L17a>fLavp>ú1
mm wm lšxxmnt .,.
ukumentů
$ÍI
na Q Odesílání dokumentů Q
Q
Q Q odesílánlMs
Q
Q Office
Q Odesílání
eFaktur
Odesílání scanQ
dokumentu
oaesííáníxMLQ
dokumentu
Q e nařízení o ocvaně osobních
údajů [GDPR
razluka Q
ímínísuaceo Výměna dokumentůs C7
okolím
DMg
ĚI Ro raní DMS-O
vnitřní
Q
ystémy
orská nastavení
J Správa Q
kategonzate
dokumentů
' —O
Ro h
J Správa šablon Q SIYSZFJ“
dokumentů třetřch stran 66
Katalog komunikačních (obslužných) rozhraní, kanálů koncových klientů
Rozhraní Popis využití rozhraní v projektu
E-mail s elektronicky podepsaným Možnost podání veškerých dokumentů v listinné či
elektronické podobě.
formulářem Možnost podání veškerých dokumentů v listinné či
elektronické podobě.
Webová aplikace pro zaslání elektronicky
podepsaného dokumentu do e-Podatelny
Formulář listinou poštou
Formulář na listinnou podatelnu (osobně)
Dodržení architektonických principů Způsob a míra naplnění
Princip Základní měření a audity služby jsou částí eSSL min. na úrovni
Transparentnost přehledu počtu žádostí a počtu žádostí v jednotlivých
kategoriích a časového měření od podání žádosti po její
Bezpečnost vyhodnocení příp. vydání rozhodnutí. Tyto datové sady
předpokládáme zveřejňovat jako Open data.
Udržitelnost Veškeré kroky v eSSL budou vytvářet auditní stopu pro
Technologická neutralita následné kontroly a ověření správnosti a průkaznosti všech
aktivit.
eSSL je koncipován jako modulární s možností měnit jednotlivé
moduly.
eSSL je vyvíjen jako webová aplikace umožňující přístup bez
vazby na konkrétní platformu nebo prohlížeč.
Využití datového fondu základních registrů a dalších agend
Název Vysvětlení
Způsob vedení datového kmene Evidence jen identifikátoru (pseudonymu) a při
potřebě zobrazení aktuální podoby referenčních
Evidujeme subjekty práva, které nejsou vedeny v ZR údajů ze ZR
(např. zahraniční) Zahraniční osoby
Evidujeme fyzické osoby, které nejsou vedeny
v ROB Zahraniční osoby
67
Katalog základních datových entit projektu:
Objekt reálného světa, který je předmětem Vysvětlení objektu
evidence
Dokument Základní datová entita spisové služby.
Digitální dokument Elektronický dokument.
Digitální obraz dokumentu Digitalizovaná verze papírového dokumentu.
Spis a) jednoznačný identifikátor spisu,
b) stručný obsah spisu,
Metadata c) spisová značka spisu,
SIP balíčky d) datum založení spisu,
e) datum uzavření spisu,
f) spisový znak spisu,
g) skartační režim spisu,
h) údaje o uložení spisu, kterými jsou počet
uložených listů dokumentů v listinné podobě
tvořících spis, popřípadě svazků příloh v listinné
podobě dokumentů tvořících spis,
i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v
analogové podobě a jejich fyzické umístění,
j) informaci o tom, zda byl spis zařazen do výběru
archiválií a zda byl spis vybrán jako archiválie, a
k) identifikátor, který spisu obsahujícímu
dokumenty v digitální podobě, který byl vybrán jako
archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální
archiv.
Metadata o spisu.
Archiv spisové služby, k distribuci do Národního
Archivu.
Dodržení architektonických principů
Princip Způsob a míra naplnění
Důvěryhodnost Přístup do systému bude zajišťován prostřednictvím šifrovaného
spojení. Jednotlivé údaje budou on-line ověřovány vůči
Bezpečnost referenčním údajům a číselníkům. Veškeré údaje budou zároveň
logovány pro vznik auditní stopy. Dokumenty vzniklé na základě
těchto údajů budou podepsány zaručeným elektronickým
podpisem případně označeny zaručenou či kvalifikovanou
elektronickou pečetí
Projekt nepracuje s utajovanými informacemi. Osobní údaje
budou zajištěny prostřednictvím pseudoanonymizace (dle GDPR).
68
3.4 Řešení bezpečnosti
Katalog bezpečnostní architektury projektu
Dotčený nebo Hrozba / riziko Vysvětlení způsobu zmírnění hrozby / rizika prvkem
bezpečnostní prvek architektury
Logování aktivity Průkaznost aktivity Všechny aktivity uživatelů budou logovány do log tabulky,
uživatelů uživatelů která bude obsahovat minimálně klíč aktivity a časovou
známku.
Auditování změn Průkaznost změn Každá jednotlivá změna provedená uživatelem v datech
provedených dokumentů, či komunikace mezi uživateli bude logována
uživateli provedených tak, aby chování uživatele zanechávalo auditní stopu.
Autentizace Uživatelé jsou autentizování podle požadavků.
uživatelů uživateli
Databáze bude kryptovaná.
Kryptování Neautorizovaný
databáze Přenos dat bude probíhat zabezpečeným protokolem
Bezpečný přenos přístup k https.
uživatelskému účtu
Zabezpečení
ukládaných dat
Zabezpečení
přenosu dat
Dodržení architektonických principů
Princip Požadavek Způsob a míra naplnění
Bezpečnost Je nutná evidence a identifikace na základě
Ochrání projekt prostředky uživatelského jména
a hesla.
poskytování elektronických
služeb veřejné správy před
poškozením a zneužitím?
69
4 POSTUPU REALIZACE – HARMONOGRAM
Hlavní termíny projektu:
zahájení realizace projektu: T0;
ukončení realizace projektu: T0 + 6 měsíců.
4.1 Etapy projektu
Projekt by měl být realizován ve dvou etapách:
Etapa 1: Implementační fáze
o počátek etapy: T0;
o konec etapy: T1 = T0 + 5 měsíců;
o aktivity
implementace.
Etapa 2: Zprovoznění systému
o počátek etapy: T1
o konec etapy: T2 = T1 + 1 měsíc;
o aktivity:
pilotní provoz;
akceptace projektu zadavatelem
nasazení do produkčního provozu.
4.2 Popis realizace hlavních aktivit projektu
Hlavní aktivity projektu
Nastavení projektu
o Projekt bude ze strany Dodavatele realizován v souladu s metodikou PRINCE2®.
Implementace
o Dodavatel provede implementaci a nastavení systému na základě předložené analýzy.
70
o Dodavatel provede instalaci informačního systému na určených serverech.
o Dodavatel provede migraci dat – jen aktivní dokumenty
o Tým NK ČR provede kontrolu nastavení systému eSSL v souladu s definovanými procesy
a funkcionalitami.
o V rámci této aktivity dojde k:
proškolení pracovníků NK ČR
o Tato aktivita předpokládá časové vytížení klíčových pracovníků NK ČR
pro účely kontroly a testování systému, školení pracovníků.
Pilotní provoz
o Pilotní provoz – pracovníci NK ČR pracují paralelně v současném režimu
a zároveň evidují data v informačním systému resortní eSSL
o Tato aktivita předpokládá větší vytížení klíčových pracovníků NK ČR
pro účely pilotního provozu systému.
o Po skončení etapy provozu pilotního projektu bude celý projekt předán na základě
akceptačního protokolu zadavateli.
Nasazení do Produkčního provozu
o Dodavatel odstraňuje případné zjištěné nedostatky.
71
PŘÍLOHA Č. 1 - SOUBOR POŽADAVKŮ
Požadavky zadavatele, které je uchazeč povinen splnit.
Technické informace:
Transakční/auditní log zaznamenává změnu nad objektem/záznamem (např. kdy byl vytvořen,
kdo ho upravoval, kdo ho četl,…)
Transakční/auditní log zaznamenává změnu každého atributu
Nativní souborové úložiště
Integrace s Kofax Express
DMS musí sloužit i jako komponenta systému pro práci s dokumenty na základě definovaných rolí
DMS bude primárně sloužit jako uložiště pro SpS.
Navržený systém je databázový a podporuje minimálně MS SQL
Veškerá dokumentace je českém jazyce
Vaše podpora (helpdesk) komunikuje v českém jazyce
Synchronizace uživatelských účtů mezi eSSL a Active Directory
Přímá integrace s frankovacími stroji
Počet integrovaných standardizovaných webových služeb v eSSL je 300 a více
Fulltextové vyhledávání ve vlastním/interním souborovém a databázovém úložišti
Fulltextové vyhledávání v externím souborovém úložišti
Aplikace je lokalizovaná do českého jazyka
SSO vůči Active directory (bez nutnosti zadat heslo)
Ověření technologického účtu vůči Active directory přihlašujícího se přes webové služby
Práce s elektronickými dokumenty:
Může uživatel použít při vyhledávání "wildcard" znaky (*, ?, % atd.)
Lze exportovat záznamy z libovolného pohledu do excelu (xls, csv a pdf)
Lze do adresáře adresátů/odesílatelů zadávat volně jakékoliv adresy
Je možný hromadný tisk pouze vybraných položek z libovolného pohledu
Lze tisknout záznamy z libovolného pohledu přímo z eSSL
Workflow umí vyvolat akci typu např. vytvoření nového záznamu, úprava metadat stávajícího
přiřazeného záznamu
Umožňuje uživateli eSSL uložit si vlastní dotazy - časté dotazy, dle který často vyhledávám)
Umožňuje uživateli eSSL uložit si vlastní dotazy – časté filtry, dle který často vyhledávám)
Systém bude oprávněným uživatelům umožňovat definici (nastavení) procesů - workflow
Umí eSSL v libovolném kroku workflow, vyslat událost, která ovlivní externí aplikace
Umí eSSL pracovat s čárovými kódy
Umí eSSL libovolný objekt zahrnout do workflow?
Umi eSSL definovat logické podmínky v rámci workflow nad libovolným objektem
Umi eSSL definovat logické podmínky v rámci workflow nad libovolným atributem objektu?
Lze spustit workflow ručně
72
Lze mít uložen v eSSL volně plovoucí dokument (rozpracovaný dokument bez čísla jednacího)
Umožňuje uživateli eSSL zobrazit jen vybrané sloupce definované uživatelem a uložit si jejich
nastavení
Umožňuje uživateli eSSL přeskupovat pořadí sloupců viditelných v pohledech
Umí libovolný objekt nastartovat/iniciovat workflow
Umi eSSL přidat zobrazení čárového kódu do tiskové sestavy
Adresář adresátů/odesílatelů je napojen na ARES (díky kterému není nutné vypisovat adresu
právnické osoby)
Správa uživatelů:
Správa nastavení oprávnění rolí: je přístupná správci eSSL v administraci
Oprávnění k jednotlivým akcím nad objekty, lze nastavit na pracovní pozici
Ad hoc přidělení práv - může uživatel sám definovat dodatečná práva přístupu k objektu eSSL
V eSSL mohu uživatele zastoupit pouze v dílčích konkrétních procesech, které mi jsou vybrány
vlastníkem:
V eSSL mohu uživatele zastoupit globálně (tj. zastupuji ho nad všemi procesy napříč jeho
agendou):
Při zastupování jiným uživatelem mám přístup ke všem jeho záznamům/dokumentům/spisům (i
zpětně)
Při zastupování jiným uživatelem mám přístup k jen jeho otevřeným či nově vzniklým
záznamům/dokumentům/spisům
Při zastupování jiným uživatelem mám přístup k jen jeho novým záznamům/dokumentům/spisům
vzniklých v době zatupování:
Oprávnění k jednotlivým akcím nad objekty, lze nastavit na uživatele
Správa eSSL administrátorem:
Správce eSSL si může nadefinovat pro uživatele vlastní notifikace
Lze spravovat spisový plán přímo v eSSL
Lze nastavit formát čísla jednacího správcem eSSL
Lze definovat pouze vybranou část spisového plánu na pracovní pozici/roli
Spravuji spisový plán v aplikaci třetí strany, je možné ho do eSSL přes webové služby
synchronizovat
Lze definovat a upravovat různé tiskové sestavy
Uživatel si může sám definovat notifikace
Správce eSSL může určit, které notifikace nelze uživatelem vypnout
Lze vést více řad čísel jednacích
Lze vést ceník České pošty v eSSL
Lze nastavit povinná pole (nutné ve formulářích vyplnit) v administraci eSSL správcem z DPP
Lze definovat a upravovat různé typy pohledů pro skupinu uživatelů/pro roli
Lze zasílat elektronický podací arch (EPA) na Česko poštu
73
Přímá integrace mezi eSSL a MS Outlook (z MS Outlook z uživatelského emailového účtu přímo
importovat email do eSSL)
Workflow umí vyvolat emailové upozornění
Umí eSSL zaevidovat a přiložit/naimportovat dokument na nosiči (např. na DVD, flash disku apod.)
Metodické informace:
Umožňuje eSSL vedení analogových spisů a dokumentů
Splňuje eSSL všechny body v rámci kapitoly Spisový plán a organizace spisů v Národním standardu
elektronického systému spisové služby (dále jen NSESSS)
Splňuje eSSL všechny body v rámci kapitoly Příjem a evidence dokumentů v NSESSS
Splňuje eSSL všechny body v rámci kapitoly Elektronický podpis v NSESSS
eSSL splňuje požadavky dané zákonem č. 499/2004 Sb., o spisové službě a archivnictví, ve znění
pozdějších předpisů
Aktuálnost eSSL dle zákonů hlídá poskytovatel a zákonné změny zapracovává automaticky s
vědomím objednatele
eSSL umí přidělovat objektu/záznamu časové razítko
eSSL umí přidělovat časové razítko dokumentům dle jejich typů/druhů (např. smlouvám apod.)
Pracuje eSSL s typovými spisy dle NSESSS
Lze podepsat dokument více el. podpisy
74