Textová podoba smlouvy Smlouva č. 9895311: SoD-Převod fakturace nebytových prostor do SAP IS-U

                        Převod fakturace nebytových prostor do
                                             SAP IS-U

                                                      pro společnost

                                              Teplárny Brno, a.s.
                  Okružní 828/25, Lesná, 638 00 Brno
Obsah nabídky:

1.   Identifikace společnosti .........................................................................................................3

1.1  Kontaktní osoba ...................................................................................................................3

2.   Předmět nabídky ..................................................................................................................4

3.   Podrobný návrh řešení ..........................................................................................................5

3.1  Zadání a popis aktuálního stavu .............................................................................................5

3.2  Analýza a návrh řešení ..........................................................................................................5

4.   Nabídková cena a termín dodání realizace ...............................................................................8

5.   Kvalifikační doklady uchazeče ................................................................................................9

Převod fakturace nebytových prostor do SAP IS-U  www.itelligence.cz
14. června 2019
strana 2 z 9
1. Identifikace společnosti

Obchodní jméno      itelligence, a. s.

Sídlo               Hlinky 505/118, 603 00 Brno

Právní forma        akciová společnost

IČ                  26718537

DIČ                 CZ26718537

Statutární orgán    Martin Koníček, MBA, předseda představenstva

Telefon / Fax       +420 543 211 723

E-Mail              info@itelligence.cz

ID datové schránky  kc7f7fe

Bankovní spojení    Komerční banka, a.s.

Číslo účtu          35-4690530217/0100

IBAN                CZ9401000000354690530217

Zapsaná v obchodním rejstříku
                                                      spisová značka B 4328, zapsáno u krajského soudu v Brně

vedeném

Datum založení      25.3.2019

1.1 Kontaktní osoba

Jméno               XXX
Pozice              XXX
Adresa              Brno – Pisárky, Hlinky 505/118, okres Brno-město, PSČ 603 00
Telefon             XXX
E-mail              XXX

Převod fakturace nebytových prostor do SAP IS-U                   www.itelligence.cz
14. června 2019
strana 3 z 9
2. Předmět nabídky

Předmětem nabídky je realizace komplexního řešení spotřeb nebytových prostor a fakturace jejich nájmů.

V rámci dodávky bude proveden převod těchto funkcionalit z modulu SAP SD do modulu SAP IS-U. Budou
provedeny potřebné úpravy v transakcích, reportech, v případě potřeby i v bázi, a dále převod potřebných dat
mezi oběma dotčenými moduly.

Bude dodáno následující:
 Založení nových sazeb a kmenových dat účtování pro odběrná místa nebytových prostor
 Evidence ploch nájemců pomocí referenčních faktů OM s možností dynamického přesunu ploch mezi nájemci
 Doplnění fakturace nájemného z nebytových prostor
 Migrace potřebných kmenových dat OM nebytových prostor
 Začlenění do fakturace OM, příprava smluvních dokumentů, úprava tiskových výstupů
 Dokumentace a zabezpečení zvýšené konzultační podpory po zavedení úprav do produkčního systému

Dodání služeb bude zajištěno projektovou formou tak, aby odpovídala standardům projektového řízení včetně
specifik pro teplárenskou společnost.

Součástí nabídky není dodávka nového HW nebo SW vybavení.

Převod fakturace nebytových prostor do SAP IS-U  www.itelligence.cz
14. června 2019
strana 4 z 9
3. Podrobný návrh řešení

3.1 Zadání a popis aktuálního stavu

Je požadováno komplexní řešení vlastní spotřeby nebytových prostor.

Nebytové prostory se dělí na:
 Nebytové prostory využívané Teplárnou Brno a jde o tzv. vlastní spotřebu.
 Prostory, které se pronajímají externím odběratelům.

V současné době je fakturace vlastní spotřeby nebytových prostor částečně řešena fakturací OM, s atributem
nalezení účtu 51 a 52 a fakturací prováděnou ručně v SD XXX (resp. nyní už XXX, která po XXX agendu převzala).
Skutečná vlastní spotřeba je hodnota vlastní spotřeby vypočtená v IS-U a odečtená hodnota spotřeby pro
jednotlivé nájemce vypočtená v SD a ručně zaúčtovaná do FI.

Fakturace vlastní spotřeby v IS-U je prováděná bilančně každý měsíc a na konci kalendářního roku je provedena
ostrá fakturace vlastní spotřeby. Tzn. každý měsíc je bilančně účtována celková spotřeba za Vlastní spotřebu i
Spotřebu nebytových prostor. Na konci roku jsou bilanční doklady hromadně odúčtovány a je naúčtována reálně
vyfakturovaná spotřeba.

Fakturace v SD (rozpočítávání vlastní spotřeba viz odstavec výše) je prováděna 3x ročně. Jednou na konci
fiskálního roku, tzn. v září, kdy jsou zaúčtovány sumární odhady za 1. – 9. měsíc. Další účtování probíhá ve 12.
měsíci, kdy jsou účtovány sumární odhady za 10. – 12. měsíc. V únoru až březnu je provedeno vyúčtování
jednotlivých OM pro nebytové prostory. Tato faktura je vystavena na základě reálných spotřeb a jsou v ní zahrnuty
i zaplacené zálohy.

Funkcionalita v SD zahrnuje také vytváření rozpisu záloh a fakturaci nájmů. Dále funkcionalita v SD obsahuje i
evidenci podlahových ploch jednotlivých nájemců na Z-polích SD zakázky.

3.2 Analýza a návrh řešení

Byla provedena analýza současného stavu v IS-U a SD. Současný stav má následující nevýhody:
 Vedení nemá kromě měsíců září a prosinec informace o tom, jaká energie je skutečně použita na vytápění

      vlastních prostor a jaká energie byla prodána nájemníkům nebytových prostor. V systému (mimo uvedené
      měsíce) to vypadá, že veškerá energie byla spotřebována na vytápění vlastních prostor.
 Mimořádné odhady prováděné v září a prosinci jsou ručně účtovány na účty hlavní knihy a díky tomu dochází
      k rozdílu mezi reporty generovanými z IS-U a stavem účtu v FI. Reporty z IS-U neobsahují tyto ruční pohyby.
 Proces je nyní roztříštěn (dodání měření z IS-U, samotná fakturace, správa kmenových dat) a může dojít k
      chybě způsobené odlišným pohledem na způsob práce a požadovaný výsledek.

Převod fakturace nebytových prostor do SAP IS-U  www.itelligence.cz
14. června 2019
strana 5 z 9
Po odchodu XXX, která tuto agendu měla v kompetenci, nastalo riziko, že nově vystavené a opravné faktury
budou počítány jinou metodikou a může tedy dojít k jiným výsledkům. Mezivýpočty XXX byly totiž prováděny
mimo SAP na „papírky“ a informace o těchto mezivýpočtech nebyla plně předána novému vlastníkovi, tzn. toto
není řešeno systémově a ne všechno je zdokumentováno.

V případě „přesunu“ funkcionality správy a fakturace nebytových prostor do IS-U dojde k částečnému přidání
pracovní zátěže úseku obchodu (víceméně už to tak ale je, agendu po XXX převzala XXX, přibude správa
kmenových dat), je potřeba provést následující kroky:

 Řešená oblast

 Založení nových sazeb a kmenových dat zúčtování pro OM nebytových prostor (odečtové jednotky, fakturační
 oblasti, zakázky pro jednotlivé nájemce,…).
 Jednotlivé plochy pro nájemce se budou evidovat pomocí referenčních faktů OM, tyto fakty mohou nést více
 informací, než „běžné“ fakty OM. Toto řešení má výhodu oproti evidenci ploch na zakázce, že je možno dynamicky
 v průběhu roku přesouvat jednotlivé plochy mezi nájemci pod jedním odběrem.
 Doplnění fakturace nájmů
 Migrace daných kmenových dat pro OM nebytových prostor. (SU, smlouvy, OM,…)
 Doplnění do Fakvelomu, příprava smluvních dokumentů a modifikace tiskových výstupů
 Dokumentace
 Produktivní podpora

Při zúčtování si budou jednotlivé smlouvy pro nájemce šahat na vypočtené spotřeby na OM, s atributem nalezení

účtu 51 a 52. To znamená, že pro tyto případy nebude nutné ručně nahrávat spotřebu.

V případě, že neexistuje nadřazené OM s atributem nalezení účtu 51 a 52, bude nutné spotřeby na smlouvy pro
nájemce nahrát ručně nebo z excelu na jednotlivá OM nájemců.

Bilance za jednotlivé smlouvy nájemců by bylo možné počítat měsíčně, ale současná metodika fakturace tepla
toto počítá pouze v 9. a 12. měsíci a pak přenáší do FI jako sumární záznamy za 9 popřípadě 3 měsíce. Při řešení
bude respektována současná metodika.

Bude vytvořena funkcionalita pro evidenci a vystavování měsíčních fakturací pro nájem. Dále budou upraveny
smluvní dokumenty tak, aby bylo možno vytisknout poklad pro měsíční nájem, který bude přiložen jako příloha
kupní smlouvy. Tato kupní smlouva se bude dělat mimo systém.

Předpoklady pro implementaci/Otevřené body:
 Ve stávající aplikaci se počítají nebytové prostory jak pro případy, které evidujeme v IS-U, tak pro případy,

      které neevidujeme v IS-U
 Prozatím není ujasněné, zda by se zakládaly i OM s atributem nalezení účtu 51 a 52, pro případy, kdy nemáme

      měření v IS-U. Toto je nyní otevřený bod.
 Každý nájemce pod jednotlivým odběrem bude mít svou smlouvu (nyní je to na SD zakázce)

Převod fakturace nebytových prostor do SAP IS-U  www.itelligence.cz
14. června 2019
strana 6 z 9
 Pokud bude mít jedno „IČ“ více nájmů pod několika odběry, tak pro každý odběr se vystaví jednotlivá faktura.
      Zde je potřeba upřesnit ze strany fakturace tepla, zda není vhodné mít jen jednu fakturu za jedno „IČ“.
      Otevřený bod – nutné probrat na úrovni fakturace tepla.

 Pod každým odběrem bude jedna smlouva, která bude patřit TBR a na ni se bude účtovat skutečná vlastní
      spotřeba.

Převod fakturace nebytových prostor do SAP IS-U  www.itelligence.cz
14. června 2019
strana 7 z 9
4. Nabídková cena a termín dodání realizace

Nabídková cena je 495 000,- Kč bez DPH.
Dodávka bude realizována do 30. 9. 2019 s následnou 2 měsíční zvýšenou produktivní podporou uživatelů.

Převod fakturace nebytových prostor do SAP IS-U  www.itelligence.cz
14. června 2019
strana 8 z 9
5. Kvalifikační doklady uchazeče

      - Oprávnění k podnikání
      - Výpis z obchodního rejstříku
      - Čestné prohlášení

Převod fakturace nebytových prostor do SAP IS-U  www.itelligence.cz
14. června 2019
strana 9 z 9