Elektronická knihovna legislativního procesu - textová podoba dokumentu

                III.
Odůvodnění
Podle části I bodu 3.8 písm. i) Obecných zásad pro hodnocení dopadů regulace schválených usnesením vlády ze dne 14. prosince 2011 č. 922, usnesením vlády ze dne 8. ledna 2014 č. 26, usnesením vlády ze dne 3. února 2016 č. 76, usnesením vlády ze dne 17. ledna 2018 č. 47, usnesením vlády ze dne 11. ledna 2023 č. 22 a usnesením vlády ze dne 28. června 2023 č. 481, není hodnocení dopadů regulace k návrhu uvedené vyhlášky zpracováno, neboť předsedou Legislativní rady vlády byla udělena výjimka podle čl. 76 odst. 2 Legislativních pravidel vlády (dopis č. j. 45046/2023-UVCR ze dne 12. října 2023).

Obecná část
a) Vysvětlení nezbytnosti právní úpravy, odůvodnění hlavních principů
Adaptace procesních předpisů na elektronizaci justice probíhá již od počátku minulé dekády. Některé změny vycházejí z praktického provozu justice, další pak z obecného procesu postupné elektronizace orgánů veřejné moci. Na tyto změny musí reagovat procesní předpisy, které musí zajistit funkční provedení stále postupující elektronizace justice, ale zároveň zachovat funkčnost i pro stále existující listinné či fyzické postupy, které v justici nadále v mnoha oblastech převažují.
Tato adaptace probíhá jak na zákonné, tak podzákonné úrovni. Návrh vyhlášky obsahuje ustanovení, která zákony svěřují k podrobnější úpravě prováděcím předpisům, případně u kterých nedošlo k řádnému provedení některých zákonných ustanovení. Jedná se o uvedené otázky:
a) Chybějící úprava nahlížení do elektronického spisu a přehrávání záznamů a pořizování jejich kopií prostřednictvím dálkového přístupu
Jednu z hlavních změn, kterou elektronický spis přináší pro účastníky, jejich zástupce a další osoby a procesní subjekty v řízení, představuje možnost nahlížet do elektronického spisu prostřednictvím dálkového přístupu. Uvedené subjekty mají hlavní zájem na výsledku řízení, ve kterém se rozhoduje o jejich návrzích a o jejich právech a povinnostech. Právě tyto subjekty tak mají zájem na tom být informovány o průběhu řízení včetně jednotlivých písemností a dalších dokumentů, které se v řízení nacházejí. Na tyto dokumenty totiž často reagují, předpokládají podle nich další vývoj řízení nebo se z nich připravují na jednání u soudu. Je tak pochopitelné, že mají zájem o nahlížení do spisu.
V současnosti se elektronický spis vede pouze v případě aplikace Centrálního elektronického platebního rozkazu (dále jen „CEPR“). S ohledem na jeho technické provedení však není nahlížení prostřednictvím dálkového přístupu možné, proto i v případě elektronického rozkazního řízení lze do spisu nahlížet pouze v budově příslušného soudu. 
Podobný problém představuje přehrávání zvukových či zvukově-obrazových záznamů a pořizování jejich kopií. Oproti nahlížení do spisu však není vzdálený přístup k záznamům omezen vedením spisu v listinné podobě. Je třeba nalézt řešení, které umožní přehrávání záznamů a pořizování jejich kopií i v těchto případech také dálkovým přístupem, aby účastník nemusel zbytečně cestovat do budovy soudu, kde je i s ohledem na úřední hodiny časově omezen.
Dálkový přístup ke spisu tak uvedeným subjektům umožní nahlížet do jednotlivých písemností bez potřeby dostavit se do budovy soudu ve stanovených úředních hodinách, které se překrývají s běžnou pracovní dobou pro většinu pracující populace. Vedle toho lze také předpokládat snížení personálních a transakčních nákladů soudů na zajišťování realizace práva nahlížet do spisu a eliminaci rizik spojených s fyzickým přístupem osob do listinného originálu spisu. 
Totéž by měla úprava stanovit pro přehrávání záznamů či poskytování jejich kopií prostřednictvím dálkového přístupu, a to i v těch věcech, ve kterých je spis veden v listinné podobě. S ohledem na technické řešení elektronického spisu a povahu listinného spisu se liší navrhovaná řešení. Zatímco v případě listinného spisu se navrhuje zřídit centrální úložiště záznamů (k němu níže), na kterém bude záznam uložen a ke kterému si účastníci a další osoby budou mít časově omezené přístupové údaje s možností je po uplynutí platnosti opakovaně vygenerovat, v případě elektronického spisu bude záznam již zakomponován v systému, ve kterém je elektronický spis veden. Jinými slovy záznam bude součástí elektronického spisu. Dálkový přístup bude umožněn v souladu se zákonem č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci, ve znění pozdějších předpisů. 
b) Úprava uchovávání záznamů v civilním řízení
Problém související s nakládáním se zvukovými či zvukově-obrazovými záznamy představuje jejich ukládání. Dosavadní úprava vyžaduje uchovávání záznamu na trvalém nosiči dat (CD, DVD, USB a podobné nosiče), což však fakticky vylučuje dálkový přístup k takovému záznamu. Ač je tedy možné vést jednání či jiný procesní úkon formou videokonference, zhlédnout záznam, který se pořizuje povinně, je možné pouze v budově soudu. Pro účastníky tak jde o zbytečně vynaložené časové i finanční náklady na cestování na soud. Nelze ani opomenout často nedostatečné kapacity technických nosičů dat či riziko poškození dat na nich uchovávaných včetně omezené životnosti některých nosičů.[footnoteRef:1] [1:  Longevity of Recordable CDs, DVDs and Blu-rays. Canadian Conservation Institute (CCI). Notes 19/1. Dostupné z: https://www.canada.ca/en/conservation-institute/services/conservation-preservation-publications/canadian-conservation-institute-notes/longevity-recordable-cds-dvds.html] 

Stejně jako v případě přehrávání a pořizování kopií záznamů jde o problematiku, která není odvislá od podoby spisu a kterou je třeba řešit nejen pro elektronický, nýbrž i listinný spis. U obou podob spisu se však s ohledem na technické řešení elektronického spisu a podstatu listinného spisu jeví jako nejvhodnější dvě odlišná řešení.
Pro listinný spis by řešení mělo spočívat v jednotném úložišti záznamů, které bude elektronickým úložištěm spravovaným Ministerstvem spravedlnosti. Účastníkům a dalším osobám se záznam dálkově zpřístupní pro časově omezenou dobu. Po uplynutí doby bude možné zažádat o nové přístupové údaje. Jedná se tedy o řešení obdobné komerčním systémům elektronických úschoven.
Pro elektronický spis pak platí, s ohledem na jeho povahu, že bude záznam již standardně součástí tohoto spisu. Záznam tak bude ve spisu přístupný jako jakákoliv jiná písemnost.
Pro obě podoby spisu platí, že záznam bude uchováván až do uplynutí skartační lhůty spisu. V listinném spisu se zároveň ponechává možnost uchovávat záznam i na trvalém nosiči dat, lze však očekávat minimální využití.
c) Nesprávná terminologie v případě podepisování elektronických dokumentů soudy
Úprava podepisování elektronických dokumentů soudy a orgány veřejné moci prošla v předchozích letech podstatnými změnami. Pro úpravu ve vyhlášce je relevantní především změna v případě podepisování orgány veřejné moci, kdy se namísto doposud požadovaného uznávaného elektronického podpisu vyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis. Nejde pouze o terminologii, oba typy podpisu vyžadují jinou úroveň bezpečnosti. Vyhláška požadavky změněné úpravy doposud nepromítla, čímž je v rozporu s  právními předpisy vyšší právní síly a také principem bezrozpornosti právního řádu. Je třeba proto uvést ustanovení ve vyhlášce do souladu s uvedenou úpravou.
d) Doplnění úpravy hybridní pošty pro listinný spis
Vyhláška v současné podobě upravuje postup při využívání hybridní pošty pouze ve věcech, ve kterých je veden elektronický spis (jde o agendu elektronických platebních rozkazů). Ačkoliv zákonná úprava nevylučuje využívání této formy doručování i v případě listinného spisu, chybí na ní navazující prováděcí úprava, jak v těchto případech postupovat.
b) Zhodnocení souladu navrhované právní úpravy se zákonem, k jehož provedení je navržena, včetně zákonného zmocnění 
Návrh obsahuje prováděcí normy k zákonné úpravě, která navrhovatele k provedení zmocňuje ve vícero ustanoveních. Prvním z nich je § 469 zákona č. 141/1961 Sb., trestní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „t. ř.“), podle kterého se Ministerstvo spravedlnosti zmocňuje, aby vyhláškou vydalo jednací řád pro okresní a krajské soudy. Dalším ustanovením je § 374 odst. 1 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „o. s. ř.“), podle kterého se Ministerstvo spravedlnosti zmocňuje vydat obecně závazným právním předpisem jednací řád pro okresní, krajské a vrchní soudy, který upraví podrobněji pro vyřizování občanskoprávních věcí organizaci práce a úkoly zaměstnanců při výkonu soudnictví včetně postupu notáře při provádění úkonů v řízení o dědictví, postup při doručování písemností, postup soudů při výkonu rozhodnutí, kancelářské práce u soudů včetně správní agendy. Obdobným ustanovením je § 134 zákona č. 150/2002 Sb., soudní řád správní (dále jen „s. ř. s.), podle kterého Ministerstvo spravedlnosti právním předpisem upraví podrobnosti pro vyřizování věcí správního soudnictví krajskými soudy, organizaci práce a úkoly jejich zaměstnanců při výkonu správního soudnictví. Totéž platí i pro úpravu insolvenčního řízení podle § 431 písm. f) zákona č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), ve znění pozdějších předpisů.
Další ustanovení už upravují konkrétní instituty a odkazují na prováděcí předpisy. S ohledem na subsidiaritu občanského soudního řádu zejména pro další civilně procesní předpisy a také předpisy upravující správní soudnictví jde často o ustanovení uvedená v něm. Jedná se o § 40b odst. 1 o. s. ř. odkazující na prováděcí předpis o podmínkách vedení spisu. Dále jde o § 40b odst. 2 větu druhou o. s. ř., podle které stanoví prováděcí právní předpis podrobnosti ohledně vyhotovení úkonů soudu v listinné nebo elektronické podobě a jejich podepisování. Pro hybridní poštu stanovuje § 48 odst. 4 a § 374a písm. f) o. s. ř., že doručuje-li se prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, stejnopisy rozhodnutí a jiné písemnosti soudu v listinné podobě, mohou být vyhotovovány za součinnosti tohoto provozovatele; podrobnosti takového postupu stanoví prováděcí právní předpis.
Návrh nevybočuje z obsahového rámce prováděných zákonných ustanovení. V případě nahlížení do elektronického spisu a pořizování a přehrávání záznamu stanovuje, jak se mají takové postupy uskutečnit. To samé platí pro hybridní poštu. V případě úprav písemností v elektronické podobě jde čistě o zopakování zákonné úpravy i na písemnosti vytvářené soudy.
c) Zhodnocení souladu navrhované právní úpravy s ústavním pořádkem České republiky, mezinárodními smlouvami, jimiž je Česká republika vázána, a s předpisy Evropské unie, judikaturou soudních orgánů Evropské unie nebo obecnými právními zásadami práva Evropské unie a judikaturou ESLP
Navrhovaná úprava je v souladu s ústavním pořádkem České republiky. V případě zakotvení dálkového nahlížení do elektronického spisu a dálkového přehrávání a pořizování kopií záznamů dochází k posílení práva na přístup k soudu osob, které už nebudou vázány na nutný příchod do budovy soudu, kde je nahlížení do spisu omezeno jednak úředními hodinami, jednak kapacitou místností a administrativních pracovníků. Zároveň však bude zachována možnost nahlížení do spisu v budově soudu.
Úprava elektronického podepisování je upravena v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (dále též „nařízení eIDAS“). Toto nařízení obsahuje v článcích 25 až 34 náležitosti elektronického podpisu a v článcích 35 až 40 úpravu elektronických pečetí.
V návaznosti na toto nařízení stanovuje zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů, požadavky na podepisování elektronických dokumentů elektronickým podpisem.
Dosavadní úprava vyhlášky č. 37/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, vycházela z úpravy a pojmosloví použitelných před nabytím účinnosti uvedeného nařízení a zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. Navrhovaná úprava proto vrací pojmosloví do souladu s účinnou úpravou jak v případě podepisování elektronických dokumentů, tak také jejich pečetění.
V případě ochrany soukromí se úprava týká i nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů. S nařízením i prováděcími předpisy je navrhovaná úprava v souladu (viz příslušná část).
Navrhovaná úprava není bezprostředně předmětem mezinárodních smluv, jimiž je ČR vázána, a není v rozporu s judikaturou evropských soudních orgánů.
d) Zhodnocení platného právního stavu a odůvodnění nezbytnosti jeho změny
a) Chybějící úprava nahlížení do elektronického spisu a přehrávání záznamů a pořizování jejich kopií prostřednictvím dálkového přístupu
Úprava nahlížení do spisu je obsažena v § 8 vyhlášky. Stanovuje podmínky nahlížení do spisu jak v listinné, tak v elektronické podobě. Pro nahlížení do elektronického spisu stanovuje vyhláška v odstavci 3 stejné podmínky jako u spisu listinného, tedy pouze nahlížení osobně na soudu ve stanovených úředních hodinách pod dozorem pověřeného zaměstnance soudu, a to po předchozím objednání. To samozřejmě s ohledem na zavedení elektronického spisu nepostačuje, a proto je třeba vytvořit novou úpravu pro nahlížení do elektronického spisu prostřednictvím dálkového přístupu.
Totéž platí i pro přehrávání zvukových či zvukově-obrazových záznamů, které je podle § 8 odst. 2 vyhlášky možné přehrát či pořídit jejich kopii pouze osobně na soudu. Nová úprava by měla zohlednit, že oproti nahlížení do spisu je možné záznamy poskytovat prostřednictvím dálkového přístupu i v těch věcech, ve kterých je spis veden v listinné podobě.
b) Úprava uchovávání záznamů v civilním řízení
Se záznamy z jednání a dalších úkonů soudů souvisí i problém jejich uchovávání. Současná zákonná úprava provedená v § 21a vyhlášky vyžaduje uchovávat záznamy na trvalém nosiči dat. Taková úprava by fakticky znamenala hybridní vedení elektronického spisu, kdy vedle elektronické části přístupné prostřednictvím dálkového přístupu by bylo třeba nadále uchovávat záznamy na fyzických nosičích dat (CD, DVD, USB a další). Zároveň by to vylučovalo dálkové přehrávání takových záznamů.
Stejně jako v případě přehrávání a pořizování kopií záznamů jde o problematiku, která není odvislá od podoby spisu a kterou je třeba řešit nejen pro elektronický, nýbrž i listinný spis. Ostatně již odstavec 1 uvedeného ustanovení vyhlášky uvádí, že se záznam pořizuje pomocí záznamového zařízení schopného zajistit automatickou identifikaci řečníka, ač jsou spisy nyní vedeny v drtivé většině v listinné podobě.
c) Nesprávná terminologie v případě podepisování elektronických dokumentů soudy
V případě úpravy elektronického podpisu provádí vyhláška nejen zákonnou úpravu upravenou v zákoně o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, nýbrž i nařízení eIDAS. Uvedený zákon v § 5 vyžaduje po veřejnoprávních podepisujících, mezi které patří i orgány veřejné moci při činění úkonů, při podepisování elektronických dokumentů kvalifikovaný elektronický podpis.
Vyhláška však nereflektuje uvedené předpisy, které nabyly účinnosti v roce 2016, a nadále v několika ustanoveních (§ 21b odst. 3 a 4, § 23 odst. 3) vyžaduje pouze uznávaný elektronický podpis podle úpravy účinné před rokem 2016. Dostává se tak do rozporu s úpravou v zákoně i nařízení, neboť kvalifikovaný elektronický podpis je podpisem s vyšší úrovní bezpečnosti. Pro soudní praxi způsobuje současná úprava zbytečné výkladové problémy ohledně vztahu ustanovení ve vyhlášce a v uvedených zákonných a unijních předpisech. Ač je možné postupovat podle § 95 odst. 1 Ústavy a úpravu ve vyhlášce neaplikovat (např. rozsudek Krajského soudu v Praze ze dne 24. června 2021, sp. zn. 27 Co 117/2021), nemělo by být třeba sahat k takovému postupu a opravit příslušná ustanovení ve vyhlášce.
S ohledem na požadavek bezrozpornosti právního řádu je tak třeba uvést úpravu ve vyhlášce do souladu s úpravou v zákoně a unijní úpravou.
d) Doplnění úpravy hybridní pošty pro listinný spis
V případě listinné pošty stanovuje občanský soudní řád v § 48 odst. 4 možnost vyhotovit listinné stejnopisy rozhodnutí a jiné písemnosti soudu za součinnosti provozovatele poštovních služeb. Prováděcí úprava je obsažena především v § 28c vyhlášky, která se však týká pouze elektronického spisu. Protože bude elektronizace spisu prováděna pro jednotlivé agendy postupně, je třeba počítat s nadále existujícími listinnými spisy, kde je užití hybridní pošty stejně jako u elektronického spisu ekonomicky efektivnější.
e) Předpokládaný hospodářský a finanční dopad navrhované právní úpravy na státní rozpočet, ostatní veřejné rozpočty, na podnikatelské prostředí České republiky, sociální dopady a dopady na životní prostředí
Navržené změny si nevyžádají dodatečné rozpočtové výdaje ze státního rozpočtu ani z jiných veřejných rozpočtů.
Návrh v úpravě dálkového nahlížení do spisu i přehrávání a uchovávání záznamů má pozitivní dopad na životní prostředí, neboť oproti současnému stavu nebude třeba dojíždět na konkrétní soud pro nahlížení. V případě hybridní pošty pak dojde k elektronizaci komunikace mezi poštou a soudem, čímž lze očekávat snížení nákladů na papír.
f) Zhodnocení současného stavu a dopadů navrhovaného řešení ve vztahu k zákazu diskriminace a ve vztahu k rovnosti mužů a žen
Návrh nemá žádné dopady ve vztahu k zákazu diskriminace a ve vztahu k rovnosti mužů a žen.
g) Zhodnocení dopadů navrhovaného řešení ve vztahu k ochraně soukromí a osobních údajů
V případě ochrany soukromí a osobních údajů nedochází ke změně oproti současnému stavu. Rozhodující je úprava v zákonné úpravě, kterou vyhláška nemění. Zákonná úprava odpovídá nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, zejména čl. 23 a 86 nařízení. Příkladem budiž § 44 o. s. ř., podle kterého je nahlížení do spisu umožněno pouze účastníkům, další osoby mohou nahlížet pouze při prokázání právního zájmu nebo vážných důvodů. Nahlížení povoluje předseda senátu, je tak zajištěno, aby do spisu mohly nahlížet pouze osoby, které na nahlížení prokázaly dostatečný zájem. V § 44 o. s. ř. je stanoveno i omezení rozsahu údajů nahlížení. Uvedené postupy platí i v případě dálkového nahlížení do elektronického spisu i přehrávání a pořizování kopií záznamů. 
h) Zhodnocení korupčních rizik
Návrh nepředpokládá založení korupčních rizik ani jejich nárůst.
i) Zhodnocení dopadů na bezpečnost nebo obranu státu
Návrh nemá žádné dopady na bezpečnost nebo obranu státu.
j) Zhodnocení dopadů na rodiny
Návrh nemá žádné dopady na rodiny.
k) Zhodnocení územních dopadů, včetně dopadů na územní samosprávné celky
Návrh nemá žádné dopady územní samosprávné celky.
l) Zhodnocení souladu se Zásadami pro tvorbu digitálně přívětivé legislativy
1) Budování přednostně digitálních služeb (princip digital by default)
Tuto zásadu splňuje zavedení dálkového nahlížení do elektronického spisu i dálkové přehrávání záznamů a jejich kopií v elektronickém spisu. Pro elektronický spis budou dálkové přístupy základem, pro osoby bez počítače či počítačové gramotnosti bude elektronický spis dostupný k osobnímu nahlédnutí i na počítačích soudů. Totéž platí i pro uchovávání záznamů v elektronickém spisu.
U listinného spisu by se obdobně mělo stát pravidlem uchovávání záznamů a jejich přehrávání a pořizování kopií dálkovým přístupem.
V případně hybridní pošty jde o přenos při vyhotovování písemností na provozovatele poštovních služeb, jde tak pouze o elektronizaci postupu mezi soudem a doručujícím provozovatelem poštovních služeb. Dosavadní úprava již zároveň upravuje vícero způsobů doručování elektronickým způsobem, proto se tato úprava týká pouze listinného doručování.
2) Maximální opakovatelnost a znovupoužitelnost údajů a služeb (princip only once)
V případě elektronického spisu bude dálkové nahlížení i přehrávání záznamů a pořizování kopií zpřístupněno po prokázání totožnosti s využitím elektronické identifikace, jde tedy o postup podle zákona č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci, ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Je tak dodržena i tato zásada.
V případě listinného spisu je s ohledem na povahu elektronického úložiště navrhován časově omezený přístup k záznamům ukládaným na úložišti, kdy se po uplynutí platnosti přístupových údajů vygenerují nové přístupové údaje. Osoba po uplynutí platnosti údajů požádá o obnovení přístupových údajů, které se jí poskytnou. I v tomto případě je tak tato zásada zakotvena.
3) Budování služeb přístupných a použitelných pro všechny, včetně osob se zdravotním postižením (princip governance accessibility)
Navrhovaná úprava nadále zanechává možnost nahlížení do spisu a přehrávání záznamů na soudu, a to i do elektronického spisu. Vedle toho však umožňuje i dálkové nahlížení a přehrávání záznamů pro osoby s internetovým připojením.
Žádnou z navrhovaných úprav nebude docházet k diskriminaci osob se zdravotním postižením a dálkové nahlížení pro ně bude zcela standardně přístupné.
4) Sdílené služby veřejné správy
Navrhovaná úprava dálkového nahlížení do elektronického spisu a přehrávání záznamů a pořizování kopií vychází z úpravy v zákoně 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci, ve znění pozdějších předpisů. Propojuje tak nahlížení s prostředky elektronické identifikace, mezi které patří i úprava portálů jako Portál občana.
5) Konsolidace a propojování informačních systémů veřejné správy
Zásada není navrhovanou právní úpravou dotčena, návrh tuto oblast neupravuje.
6) Mezinárodní interoperabilita - budování služeb propojitelných a využitelných v evropském prostoru
Navrhovaná úprava v otázce přihlašování do elektronického spisu vychází z úpravy v zákoně č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci, ve znění pozdějších předpisů.
Úprava elektronického podepisování vychází z úpravy v nařízení eIDAS a zákoně č. 297/2016 Sb.
7) Ochrana osobních údajů v míře umožňující kvalitní služby (princip GDPR)
Písemnosti, záznamy a další dokumenty budou uchovávány v elektronickém spisu, v případě záznamů pořízených ve věcech, kde se vede listinný spis, budou uchovávány na elektronickém úložišti spravovaném Ministerstvem spravedlnosti. Záznam se vyřazuje ve skartačním řízení současně se spisem.
V případě ochrany soukromí a osobních údajů nedochází ke změně oproti současnému stavu. Rozhodující je úprava v zákonné úpravě, kterou vyhláška nemění. Zákonná úprava odpovídá nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, zejména čl. 23 a 86 nařízení. Příkladem budiž § 44 o. s. ř., podle kterého je nahlížení do spisu umožněno pouze účastníkům, další osoby mohou nahlížet pouze při prokázání právního zájmu nebo vážných důvodů. Nahlížení povoluje předseda senátu, je tak zajištěno, aby do spisu mohly nahlížet pouze osoby, které na nahlížení prokázaly dostatečný zájem. V § 44 o. s. ř. je stanoveno i omezení rozsahu údajů nahlížení. Uvedené postupy platí i v případě dálkového nahlížení do elektronického spisu i přehrávání a pořizování kopií záznamů. 
8) Otevřenost a transparentnost včetně otevřených dat a služeb (princip open government)
Navrhovaná úprava s ohledem na právo na ochranu soukromí nemůže umožňovat dálkové nahlížení ani přehrávání záznamů a pořizování kopií široké veřejnosti. Uplatní se ustanovení v zákonných předpisech jako např. v § 44 o. s. ř., kdy je možné nahlížet osobám odlišným od účastníků a jejich zástupců při prokázání právního zájmu či jiného vážného důvodu na nahlížení.
9) Technologická neutralita
Úprava dálkového nahlížení do elektronického spisu i přehrávání záznamů a pořizování kopií vychází z principu technologické neutrality. Není vyžadováno využití konkrétních technologií či technologických prostředků, nahlížení i přehrávání záznamů je možné dálkově bez dalšího.
10) Uživatelská přívětivost
Navrhovaná úprava splňuje požadavky, je pro adresáty srozumitelná. Zakotvuje dálkové nahlížení do elektronického spisu, rozlišuje mezi přehráváním záznamů a pořizováním jejich kopií včetně uchovávání záznamů u elektronického a listinného spisu a upravuje dálkový přístup k nim.
Úprava neomezuje standardizované rozhraní a uživatelské prostředí a nepředjímá využití konkrétních prostředků a konkrétních proprietárních prvků. Podporuje univerzalitu a neomezuje konkrétními uživatelskými bariérami.


Zvláštní část
K čl. I:
K bodům 1 a 2 (§ 8 odst. 2 a 3):
Zavádí se dálkové nahlížení do elektronického spisu. Úprava se aplikuje pouze v agendách, ve kterých je elektronický spis veden. Účastníci a další osoby, které mohou nahlížet do spisu, budou moci jednak nahlížet do písemností a činit si výpisy a opisy a zároveň přehrávat záznamy a pořizovat jejich kopie. Pro dálkový přístup do elektronického spisu se vyžaduje prokázání totožnosti s využitím elektronické identifikace podle zákona č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci, ve znění pozdějších předpisů.
Pro listinný spis se zavádí možnost dálkového přehrávání záznamů a pořizování jejich kopií. K záznamům bude oprávněným osobám umožněn časově omezený přístup, o který bude moci oprávněná osoba opakovaně žádat. Časově omezený přístup je tak vztahován pouze na časově omezenou platnost přístupových údajů, ne na možnost si záznam přehrát či pořídit jeho kopii.
V případě nahlížení do spisu i přehrávání záznamů se ponechává možnost tak činit jako dnes, a to v budově soudu v úředních hodinách. 
Jako případ, kdy technologická povaha systému, ve kterém je elektronický spis veden, neumožňuje dálkový přístup, lze uvést stávající systém Centrálního elektronického platebního rozkazu (CEPR). V tomto systému je možné dálkově získat pouze konečné rozhodnutí. Nejde však o nahlížení do spisu, což tento systém neumožňuje, a do ostatních písemností ve spise tak nahlížet nelze. Totéž platí pro přehrávání a pořízení kopie záznamů.
Úprava elektronického spisu se nevztahuje na trestní řízení, kde lze s ohledem na komplexnost problematiky očekávat úpravu na zákonné úrovni.
K bodu 3 (§ 21a odst. 2):
Pro záznamy v civilním řízení pořizované ve věcech, ve kterých je veden listinný spis, se jako alternativa k technickému nosiči dat navrhuje zakotvit jednotné úložiště záznamů jako elektronické úložiště spravované Ministerstvem spravedlnosti. Na tomto úložišti budou záznamy uchovávány až do jejich skartace, která je s ohledem na to, že jsou součástí spisu, totožná s okamžikem pro skartaci spisu.
Co se týče záznamů v elektronickém spise, ty lze přehrát a pořídit jejich kopie prostřednictvím dálkového přístupu stejně jako u písemností a dalších dokumentů, které spis tvoří. Oproti listinnému spisu nepřipadá do úvahy uchovávání záznamu na technickém nosiči dat, což by znamenalo hybridní podobu spisu a znamenalo povinnost osob provádějících nahlížení do spisu nadále cestovat do budovy soudu. Ani jednotné úložiště není v případě elektronického spisu vhodné, neboť samotný systém, ve kterém je elektronický spis veden, umožňuje uchovávání záznamů.
K bodům 4 až 6 (§ 21b a 23 odst. 3):
Dochází k opravě terminologie u elektronického podepisování a pečetění tak, aby odpovídalo úpravě v unijních i zákonných předpisech, zejména zákonu č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů. Dosavadní terminologie vycházející z předchozí úpravy elektronického podepisování tak bude nahrazena souladnou úpravou vyžadující po soudech k podepisování kvalifikovaný elektronický podpis, respektive kvalifikovanou elektronickou pečeť.
Zároveň dochází k terminologickému upřesnění v § 21b odst. 2 pro elektronická rozhodnutí vyhotovená v elektronickém spise. I tato rozhodnutí musí být podepsána či zapečetěna na dostatečně vysoké úrovni bezpečnosti. 
K bodu 7 (§ 28c odst. 3):
Nově se vzhledem ke snahám o rozšíření možnosti využívat hybridní poštu i v dalších agendách zakotvují podrobnosti použití hybridní pošty, je-li veden listinný spis. Navrhuje se tak doplnit ustanovení § 28c o nový odstavec, který bude upravovat podrobnosti pro využívání hybridní pošty u listinných spisů. Zákonná úprava dnes tuto možnost nevylučuje, ale soudy tápou, jak v praxi postupovat, protože na rozdíl od elektronického spisu schází podrobnější úprava.
U písemností vedených v listinném spisu se navrhuje zakotvit, že provozovatel poštovních služeb provádí autorizovanou konverzi vždy u stejnopisů rozhodnutí; u jiných písemností (přípisy, sdělení apod.) by se autorizovaná konverze měla provádět pouze tehdy, vyvstane-li taková potřeba, tedy stanoví-li tak předseda senátu.
K čl. II (přechodné ustanovení):
Zakotvuje se standardní přechodné ustanovení upravující působnost dosavadního znění vyhlášky na probíhající řízení.
K čl. III (účinnost):
Navrhuje se rozdělit účinnost podle dvou skupin novelizačních bodů. Zatímco pro body 3 až 7 se navrhuje zakotvit běžné ustanovení o nabytí účinnosti k 1. lednu 2024, pro body 1 a 2 se navrhuje stanovit účinnost k 1. březnu 2024. Důvodem je potřeba změny úpravy na zákonné úrovni, kde lze s ohledem na legislativní proces očekávat pozdější nabytí účinnosti.
2