Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
1
DODATEK č. 1 / 2018 k obchodní smlouvě č. V/0218009
o Poskytování ekonomických a softwarových služeb
(dále jen dodatek)
mezi:
Název a sídlo:
Základní škola Otrokovice, Komenského
Komenského 1855
PSČ 765 02, Otrokovice
Zápis v obchodním rejstříku (či jiné evidenci):
Statutární zástupce: Mgr. Frdlíková Pavlína
IČO: 61716413
DIČ:
(dále jen odběratel)
a
Název a sídlo:
Kvasar, spol. s r.o.
K Pasekám 3679, 760 01 Zlín, P.O.BOX 141
Zápis v obchodním rejstříku (či jiné evidenci):
C 907 vedená u Krajského soudu v Brně
Den zápisu 28. 3. 1991
Statutární zástupce: Vítězslav Vicherek, jednatel
IČO: 005 69 135
DIČ: CZ 005 69 135
(dále jen dodavatel)
(společně „smluvní strany“)
1. Předmět dodatku
• Soulad poskytovaných služeb s Obecným nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU)
2016/679, ze dne 27. dubna 2016 (dále jen „GDPR“).
• Upřesnění některých smluvních ujednání.
2. GDPR
a) Dodavatel se ve smyslu GDPR považuje za Zpracovatele osobních údajů, se všemi pro něj
vyplývajícími důsledky a povinnostmi. Odběratel se považuje za Správce osobních údajů, se
všemi pro něj vyplývajícími důsledky a povinnostmi.
b) Ustanovení o vzájemných povinnostech Správce a Zpracovatele při zpracování osobních dat
zajišťuje, že nedojde k nezákonnému použití osobních údajů týkajících se Subjektů údajů ani k
jejich předání do rukou neoprávněné třetí strany. Smluvní strany se dohodly na podmínkách
2
zajištění odpovídajících opatření k zabezpečení ochrany osobních údajů a základních práv a
svobod Subjektů údajů při zpracování osobních údajů Zpracovatelem.
c) Zpracovatel se zavazuje zpracovávat pouze a výlučně ty osobní údaje, které jsou nutné k
výkonu jeho činnosti zpracovatele mzdové a personální agendy dle této smlouvy.
d) Zpracovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje dle této smlouvy pouze a výlučně po dobu
účinnosti této smlouvy.
e) Zpracovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje pouze za účelem stanoveným v předmětu
smlouvy.
f) Zpracovatel je povinen se při zpracování osobních údajů řídit výslovnými pokyny Správce,
budou-li mu takové uděleny, ať již ústní či písemnou formou. Za písemnou formu se považuje
i elektronická komunikace, včetně e-mailu. Zpracovatel je povinen neprodleně Správce
informovat, pokud dle jeho názoru udělený pokyn Správce porušuje GDPR nebo jiné předpisy
na ochranu osobních údajů.
g) Zpracovatel je povinen zajistit, že osoby, jimiž bude provádět plnění dle této smlouvy, se
zavážou k mlčenlivosti ohledně veškeré činnosti související s touto smlouvou, zejména pak k
mlčenlivosti ve vztahu ke všem osobním údajům, ke kterým budou mít přístup, nebo s
kterými přijdou do kontaktu.
h) Zpracovatel je povinen, ve smyslu čl. 32 GDPR přijmout, s ohledem na stav techniky, náklady
na provedení, povahu, rozsah, kontext a účely zpracování i k různě pravděpodobným a různě
závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, vhodná technická a organizační
opatření, aby zajistil úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku, zejména pak osobní
údaje zabezpečit vůči náhodnému či nezákonnému zničení, ztrátě, změně, zpřístupnění
neoprávněným stranám, zneužití či jinému způsobu zpracování v rozporu s GDPR.
i) Zpracovatel je povinen písemně seznámit Správce s jakýmkoliv podezřením na porušení nebo
skutečným porušením bezpečnosti zpracování osobních údajů podle ustanovení této
smlouvy, např.: jakoukoliv odchylkou od udělených pokynů, odchylkou od sjednaného
přístupu pro Správce, plánovaným zveřejněním, upgradem, testy apod., kterými může dojít k
úpravě nebo změně zabezpečení nebo zpracování osobních údajů, jakýmkoliv podezřením z
porušení důvěrnosti, jakýmkoliv podezřením z náhodného či nezákonného zničení, ztráty,
změny, zpřístupnění neoprávněným stranám, zneužití či jiného způsobu zpracování osobních
údajů v rozporu s GDPR. Správce bude neprodleně seznámen s jakýmkoliv podstatným
porušením těchto ustanovení o zpracování dat.
j) Zpracovatel není oprávněn, ve smyslu čl. 28 GDPR, zapojit do zpracování osobních údajů
dalšího zpracovatele (zákaz řetězení zpracovatelů), bez předchozího schválení a písemného
souhlasu Správce.
k) Zpracovatel je povinen a zavazuje se k veškeré součinnosti se Správcem, o kterou bude
požádán v souvislosti se zpracováním osobních údajů nebo která mu přímo vyplývá z GDPR.
Zpracovatel je povinen na vyžádání zpřístupnit Správci svá písemná technická a organizační
bezpečnostní opatření a umožnit mu případnou kontrolu dodržování předložených
technických a organizačních bezpečnostních opatření.
l) Nejpozději k datu ukončení účinnosti této smlouvy Zpracovatel předá Správci ty osobní údaje,
u nichž stanoví právní předpis EU, případně vnitrostátní právní předpis, povinnost jejich
archivace. Zpracovatel je po ukončení účinnosti této smlouvy povinen všechny osobní údaje,
které má v držení, vymazat.
3. Opatření v souvislosti s GDPR
3.1 Odpovědné osoby
Odběratel určí kontaktní osobu odpovědnou za přípravu a předávání podkladů pro zpracování a
přebírání výstupů ze zpracování.
Dodavatel určí mzdovou účetní odpovědnou za zpracování a předávání podkladů-výstupů ze
zpracování odběrateli.
3
3.2 Způsob předávání podkladů
Podklady je možné předávat třemi způsoby:
a) Písemně prostřednictví doporučené pošty v bezpečně zalepené obálce (razítko v místě
uzavření obálky přelepené průhlednou lepicí páskou).
b) Osobním předáním mezi kontaktními osobami nebo osobním předáním v bezpečně zalepené
obálce mezi osobami pověřenými za předání.
c) E-mailovými zprávami zabezpečenými šifrováním a opatřenými elektronickým podpisem.
3.3 Zálohování dat
Za pravidelné zálohování elektronických dat v minimálním intervalu jeden měsíc, je odpovědná ta
smluvní strana, na jejímž serveru je systém PERM 3 provozován. Zpracovatel je nad to oprávněn si
z důvodu archivace vytvářet vlastní zálohy dat.
4. Úpravy smlouvy
4.1 Součásti zpracování
Úprava čl. 2 smlouvy - součásti zpracování dle období:
Měsíční:
• Výpočet čistých mezd, odvodů na sociální a zdravotní pojištění, odvodů zálohové a srážkové
daně, exekucí
• Kontrolní sestava mezd
• Sestava zdravotního a sociál. pojištění
• Vyměřovací základy pro OSSZ nebo evidence nemocenských dávek
• Sestava srážek ze mzdy (volitelně)
• Rekapitulace po střediscích
• Čerpání dovolené
• OON – přehled DPP a DPČ včetně proplacených hodin po střediscích
• Zákonné pojištění pracovního úrazu
• Přehled o pojistném a nemocenských dávkách
• Celková rekapitulace
• Platby – import do bankovní aplikace
• Zdravotní pojišťovny - seznam + výkaz
• Kontrolní sestavy k účelovým dotacím
Čtvrtletní
• P1-04 – odběratel nese odpovědnost za správnost podkladů. Dodavatel přichystá na základě
podkladů soubor, který za odběratele zasílá na příslušný portál veřejné správy.
Pololetní
• ISP (stejně jako v případě P1-04).
Roční
• Evidenční listy důchodového pojištění (ELDP)
• Sestava platových postupů – dodavatel nastaví dle podkladů odběratele zápočet praxe a
poskytuje odběrateli výstupy pro kontrolu. Za stanovení míry zápočtu a kontrolu praxe je
odpovědný odběratel.
4
4.2 Cena a způsob fakturace
Nové položky ceníku:
Exekuce
• cena za zavedení každé exekuce.
(položka je uplatněna jen pro nově zaváděné exekuce od data
účinnosti tohoto dodatku)
350,- Kč
Vícepráce
• vyžádané práce nad rámec dohodnutých součástí zpracování
• práce spojené s opravami již zpracovaných mezd a výstupů,
které byly provedeny kvůli chybným nebo nekompletním
podkladům od odběratele
800,- Kč / hod.
Položka Vícepráce nahrazuje část textu v čl. 4 smlouvy zabývající se zvýšenou sazbou za zpracování
v případě dodatečných oprav podkladů:
V případě dodatečně předaných podkladů a požadavku na opakované zpracování mzdové uzávěrky
jsou provedené služby účtovány dvakrát. Pouze opakované rozpracované činnosti budou fakturovány
ve výši 50% sjednaných sazeb za zpracování.
Termín splatnosti faktur uvedený v čl. 3 smlouvy se mění na 30 dnů.
4.3 Odpovědnost za vady
Změna čl. 5 smlouvy:
Dodavatel neodpovídá za chyby v předaných podkladech odběratele, ze kterých jsou platy i
dohodnuté a předepsané tiskové nebo elektronické výstupy zpracovány. Dodavatel odpovídá za
správné zpracování mzdové uzávěrky z podkladů připravených odpovědnou osobou odběratele. V
případě prokázaného pochybení na straně dodavatele, ze kterého vyplyne odběrateli finanční sankce,
bude tato uhrazena dodavatelem.
Dodavatel dále odpovídá za archivaci zpracovaných tiskových (mzdových, personálních i účetních
sestav), které jsou uvedeny jako součást zpracování v bodě 3: Způsob a termíny plnění
5. Závěrečná ustanovení
a) Dodatek nabývá platnosti dnem podpisu obou smluvních stran a účinnosti 25. 5. 2018.
b) Ostatní ujednání smlouvy se nemění a zůstávají v platnosti.
Za dodavatele:
Datum: 16. 4. 2018 .........................................................
Vítězslav Vicherek, jednatel
Za odběratele:
Datum: .........................................................
Mgr. Frdlíková Pavlína
