Upozornění: Text přílohy byl získán strojově a nemusí přesně odpovídat originálu. Zejména u strojově nečitelných smluv, kde jsme použili OCR. originál smlouvy stáhnete odsud
Smlouva o poskytování outsourcingových služeb
č. 2018/627
uzavřená podle ust. § 1746 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů
1 Smluvní strany
1.1 Zadavatel
Organizace:
Domov pro seniory Kosmonautů, příspěvková organizace
Adresa:
Kosmonautů 548/21, 625 00 Brno - Starý Lískove
Zastoupená:
Ing. Jiří Šula, ředitel
IČ:
70887209
Zapsána:
Krajským soudem v Brně, oddíl Pr, vložka 26
Přidělené číslo zákazníka:
26364
(dále v této smlouvě jen „zadavatel“)
1.2 poskytovatel
Společnost:
Vema, a. s.
Sídlo:
Okružní 871/3a, 638 00 Brno
Zastoupená:
Ing. Jan Tomíšek, předseda představenstva
IČ:
26226511
Zapsána:
Krajským soudem v Brně, oddíl B, vložka 3415
(dále v této smlouvě jen „poskytovatel“)
Níže uvedeného dne, měsíce a roku uzavřely smluvní strany tuto smlouvu o poskytování outsourcingových služeb:
2 Preambule
2.1 Poskytovatel výslovně prohlašuje, že mu náležejí autorská práva k programovému vybavení Vema (dále jen „aplikace“), či je oprávněným uživatelem licencí k aplikacím ve vlastnictví třetích osob poskytovaných poskytovatelem k užívání zadavateli v rámci této smlouvy.
2.2 Zadavatel je srozuměn s tím, že poskytovatel nepřebírá žádnou zodpovědnost za případné chyby ve vedení mzdové agendy, ke kterým došlo před převzetím zpracování, ani za jejich důsledky.
2.3
Zadavatel výslovně prohlašuje, že je seznámen s aplikacemi poskytovanými Poskytovatelem na základě této smlouvy k užívání, a současně prohlašuje, že tyto aplikace svou funkcionalitou vyhovují jeho potřebám.
3 Předmět smlouvy
3.1 Poskytovatel se tímto zavazuje zadavateli poskytovat outsourcingové služby spojené s vedením jeho mzdové agendy v rozsahu dle příloh této smlouvy (dále jen „outsourcingové služby“), vše způsobem a za podmínek stanovených dále v této smlouvě, a to zejména:
· zajištění vedení a aktualizace mzdové evidence, zpracování mezd, náhrad mezd a mimomzdových složek příjmu zaměstnance, evidence nároků a čerpání dovolené,
· zajištění komplexní agendy a plnění povinností vyplývajících z platných předpisů v oblasti daně z příjmu fyzických osob, a to včetně ročního zúčtování daně a podkladů pro vyúčtování daně, součinnost při kontrolách ze strany finančních úřadů,
· zajištění komplexní agendy v oblasti zdravotního a sociálního pojištění, zastupování při jednáních a kontrolách s příslušnými orgány správy sociálního zabezpečení a se zdravotními pojišťovnami.
3.2 Zadavatel se zavazuje poskytovateli za tyto outsourcingové služby platit smluvené ceny podle čl. 4 této smlouvy a poskytovat poskytovateli odpovídající součinnost při realizaci těchto outsourcingových služeb.
3.3 Poskytovatel se v souvislosti s poskytováním outsourcingových služeb zavazuje současně poskytnout zadavateli k užívání aplikaci Mzdy – PAM pro zajištění přístupu zadavatele k jeho datům umístěným na serverech poskytovatele, a k zajištění součinnosti při zpracování a umožnění dalšího využití dat zadavatelem.
3.4 Zadavatel si touto smlouvou nekupuje od poskytovatele licenci aplikace Mzdy – PAM, ale pouze právo využívat její funkcionalitu.
3.5 Poskytovatel výslovně upozorňuje, že součástí outsourcingových služeb není právní poradenství.
4 Termín a způsob plnění
4.1 Poskytovatel je povinen nejpozději 12. kalendářní den měsíce následujícího předat zadavateli podklady pro zadání platebních příkazů, a to ve formě elektronického souboru pro bankovní ústav zadavatele v požadovaném formátu. Převzetím podkladů ze strany zadavatele je splněna povinnost poskytovatele vyplývající z této smlouvy a poskytovateli vzniká nárok na zaplacení pravidelného poplatku, měsíčního paušálního poplatku za outsourcingové služby a ostatních zpoplatňovaných výkonů. Smluvní strany mají za prokazatelně doručené a převzaté podklady zadavatelem v případě, že ze strany zadavatele nebude jejich nedoručení a nepřevzetí neprodleně oznámeno poskytovateli formou blíže uvedenou v čl. 12 této smlouvy.
4.2 V případě prodlení Zadavatele s poskytnutím potřebné součinnosti dle čl. 7.2 se termín dle předchozího odstavce posouvá tak, aby Poskytovateli zbylo na zpracování podkladů vždy nejméně 5 pracovních dnů od jejich obdržení.
5 Cena
5.1 Ke všem v této smlouvě uvedeným cenám bude poskytovatelem připočtena příslušná sazba DPH v zákonné výši.
5.2 Cena outsourcingových služeb poskytovaných na základě této smlouvy se skládá z poplatku za zřízení outsourcingu, pravidelných poplatků za outsourcingové služby spojené s vedením mzdové agendy, měsíčního paušálního poplatku a odměny za další zadavatelem vyžádané služby spojené s outsourcingovou službou:
· zřízení outsourcingu se skládá z instalace komponent potřebných pro bezpečný provoz služeb na 2 počítačích zadavatele a zaškolení; poplatek za zřízení služby, jež zahrnuje i cestovní náklady poskytovatele s tím spojené, je stanoven ve výši Kč 3 000,- (slovy: tři tisíce korun českých);
· vydání 1 kusu přístupových certifikátů ze strany poskytovatele, které jsou specifikovány dále v čl. 13; poplatek za vydání certifikátů je stanoven ve výši Kč 960,- (slovy: devět set šedesát korun českých), předpokládáme využití stávajících certifikátů;
· měsíční paušální poplatek za správu mzdové agendy je stanoven ve výši Kč 2 000,- (slovy: dva tisíce korun českých);
· pravidelné poplatky za outsourcingové služby spojené se zpracováním mezd jsou stanoveny podle počtu v měsíci zpracovaných osobních čísel, cena je stanovena ve výši Kč 150,- (slovy: jedno sto padesát korun českých) za jedno zpracovávané osobní číslo měsíčně, když počet osobních čísel představuje počet zaměstnanců vykonávající závislou činnost pro zadavatele;
· zpoplatnění činností souvisejících se zavedením údajů při vzniku nebo ukončení pracovněprávního vztahu a úkony s tím spojené – poplatek ve výši Kč 200,- (slovy: dvě stě korun českých) za jeden výskyt. Poplatek za činnosti související se zavedením údajů při vzniku pracovněprávního vztahu nebude fakturován v případě, že budete aktivně využívat aplikaci Personalistika;
· za každé zpracované roční účtování daně Kč 150,- (slovy: jedno sto padesát korun českých) pro jedno osobní číslo;
· zpoplatnění exekucí, přičemž výskyt exekucí do 5 % je součástí zpracování mezd, při výskytu nad 5 % je zpoplatněno částkou 50 Kč/výskyt;
· jednorázová cena za kontrolu dat při převzetí v rozsahu 8 hodin dle níže uvedené hodinové sazby, tedy částkou 8 000,- (slovy: osm tisíc korun českých);
· cena za další služby spojené s outsourcingovou službou, tj. s vedením mzdové agendy a zahrnující např. i případnou osobní účast poskytovatele při kontrolách před orgány státní správy, na základě objednávky ze strany zadavatele, je stanovena hodinovou sazbou ve výši Kč 1 000,- (slovy: jeden tisíc korun českých) za každou započatou hodinu poskytování takových služeb.
5.3 Poskytovatel je oprávněn pro každý další rok poskytování outsourcingových služeb upravit shora stanovené ceny o míru nárůstu spotřebitelských cen za služby tak, jak budou pro konkrétní období statisticky zjišťovány a oficiálně zveřejňovány Českým statistickým úřadem na jeho webových stránkách www.czso.cz.
6 Fakturace a platební podmínky
6.1 Cena za outsourcingové služby bude poskytovatelem vyúčtována zadavateli měsíčně zpětně, a to vždy na základě poskytovatelem vystavené faktury s podmínkou jejího vystavení v zákonem stanovené lhůtě, a se splatností 14 kalendářních dní ode dne vystavení. Faktura bude vystavena v elektronické podobě v souladu s ustanovením § 26 odst. 3 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Uzavřením smlouvy Uživatel uděluje souhlas pro veškerá použití daňového dokladu v elektronické podobě.
6.2 Veškeré platby pak budou zadavatelem poukázány na účet poskytovatele uvedený na příslušné faktuře.
6.3 Zadavatel je oprávněn před uplynutím doby splatnosti vrátit bez zaplacení fakturu, která neobsahuje náležitosti daňového dokladu dle zákona o dani z přidané hodnoty nebo má jiné závady v obsahu podle této smlouvy. Ve vrácené faktuře musí vyznačit důvod vrácení. Poskytovatel je v tomto případě povinen podle povahy nesprávnosti fakturu opravit nebo nově vyhotovit. Oprávněným vrácením faktury přestává běžet původní doba splatnosti. Celá doba běží znovu ode dne doručení opravené nebo nově vyhotovené faktury.
7 Podmínky spolupráce
7.1 Poskytovatel se zavazuje zadavateli poskytovat outsourcingové služby způsobem, který je v souladu s platnou legislativou České republiky.
7.2 Zadavatel je povinen poskytovat poskytovateli veškerou součinnost spočívající zejména v přípravě podkladů důležitých pro činnost poskytovatele, jejich předání poskytovateli a následného převzetí výsledků činnosti poskytovatele, to vše v rozsahu a způsobem dle Podmínek poskytování outsourcingových služeb, které jsou nedílnou součástí této smlouvy jako její příloha č. 2.
7.3 Zadavatel tímto bere na vědomí svou plnou odpovědnost za obsahovou i formální správnost a úplnost údajů jím sdělených poskytovateli a rovněž za včasnost jejich předání poskytovateli. Pro případ porušení povinností dle této smlouvy ze strany zadavatele, či v případě nesprávnosti údajů z doby před účinností této smlouvy sdělených zadavatelem poskytovateli či poskytovatelem použitých v dobré víře v jejich správnost, není poskytovatel povinen k případné náhradě škody vzniklé zadavateli jejich následným chybným zpracováním. V tomto případě není poskytovatel rovněž povinen zjednat bezplatnou nápravu tohoto vadného stavu, který zaviněně a úmyslně nezpůsobil.
7.4 Poskytovatel je oprávněn odmítnout provést pokyn zadavatele v rámci vedení mzdové agendy, který je v rozporu s platnou legislativou, a to písemnou formou s odůvodněním.
7.5 Zadavatel je povinen vždy při zjištění chyby v poskytovatelem zpracovaných mzdách tuto chybu neprodleně (smluvní strany rozumí „ve lhůtě stanovené zákonem pro jednotlivou povinnost stanovenou zaměstnavateli“) poskytovateli písemně vytknout způsobem stanoveným v čl. 13 této smlouvy. Tuto povinnost má zadavatel rovněž v případě zjištění neposkytnutí outsourcingové služby nebo její části ze strany poskytovatele v termínech stanovených touto smlouvou.
7.6 Poskytovatel je oprávněn nakládat s veškerými daty zadavatele vzniklými zpracováním jeho mezd v rozsahu nutném pro naplnění předmětu této smlouvy a prostřednictvím svých aplikací umožnit zadavateli kontrolu těchto dat a jejich případné další využití.
7.7 Poskytovatel je povinen zajistit, aby jemu zadavatelem poskytnutá data byla chráněna před ztrátou, zničením či případným jejich zneužitím v souladu s platnou legislativou České republiky a Evropské unie. Poskytovatel za tímto účelem vytvořil podmínky pro bezpečnou komunikaci zadavatele se servery poskytovatele se zajištěním dostatečné průkaznosti identity zadavatele.
7.8 Poskytovatel je rovněž oprávněn veškerou svou činnost dle této smlouvy pro zadavatele vykonávat i prostřednictvím svých subdodavatelů, a zadavatel s touto možností souhlasí. Tímto nejsou nijak dotčeny povinnosti poskytovatele dle článku 4 této smlouvy.
8 Zastupování před úřady
8.1 Pro naplnění předmětu smlouvy při zastupování před úřady je zadavatel povinen vystavit poskytovateli či jím určeným třetím osobám plné moci v potřebném rozsahu.
8.2 Poskytovatel je povinen po dobu účinnosti této smlouvy poskytovat zadavateli veškerou potřebnou součinnost při kontrolách orgánů státní správy (vč. zdravotních pojišťoven) prováděných u zadavatele a týkající se kontroly jeho mzdové agendy vedené poskytovatelem podle této smlouvy. Tato součinnost je omezena pouze na kontroly za období účinnosti této smlouvy.
8.3 Zadavatel je pak v souvislosti s tím povinen poskytnout poskytovateli veškeré potřebné doklady, které mu již byly v předchozím období poskytovatelem předány postupem podle této smlouvy.
9 Ochrana obchodního tajemství poskytovatele
9.1 Zadavatel bere na vědomí, že veškeré informace týkající se ceny předmětu plnění této smlouvy jsou ve spojení s informacemi o úplném rozsahu plnění předmětu této smlouvy, především o počtu dotčených počítačů a přístupových certifikátů., obchodním tajemstvím dle § 504 občanského zákoníku, a zavazuje se je uchovávat v tajnosti v souladu se zákonem.
9.2 Zadavatel v souvislosti se zveřejněním této smlouvy v registru smluv, jakož i smluv uzavřených na základě této smlouvy a dohod (dodatků), kterými se tato smlouva doplňuje, mění, nahrazuje nebo ruší v souladu s čl. 16.6 této smlouvy, nezveřejní cenovou politiku Poskytovatele vyjma těch cen, jejichž zveřejnění je nezbytně nutné k tomu, aby výše uvedené smlouvy nabyly platnosti a účinnosti. Zadavatel rovněž nezveřejní rozsah poskytnutých služeb takovým způsobem, který by odhalil cenovou politiku Poskytovatele.
9.3 Závazky smluvních stran uvedené v tomto článku trvají i po skončení smluvního vztahu.
10 Ochrana dat zadavatele
10.1 Poskytovatel se dále zavazuje zadavateli zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví v souvislosti se správou dat zadavatele, které jsou i obchodním tajemstvím zadavatele ve smyslu ust. § 504 občanského zákoníku, a náleží jim tedy patřičná právní ochrana.
10.2 Zadavatel, jakožto správce osobních údajů ve smyslu čl. 4 bod 7) nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“) a poskytovatel, jakožto zpracovatel osobních údajů ve smyslu čl. 4 bod 8) GDPR, uzavírají současně s touto smlouvou dále uvedené smluvní ujednání za účelem splnění povinnosti dle čl. 28 odst. 3 GDPR k uzavření smlouvy o zpracování osobních údajů, které zůstane v účinnosti po dobu účinnosti této smlouvy, takto:
10.2.1 Zadavatel tímto pověřuje po dobu trvání této smlouvy poskytovatele identifikačních a kontaktních údajů, údajů souvisejících s odměňováním a povinnými odvody a dalších údajů souvisejících s výkonem práce (vč. údajů o zdravotním stavu a údajů o členství v odborové organizaci) ve vztahu k zaměstnancům zadavatele nebo jeho zákazníků a identifikačních a údajů, údajů související s povinnými odvody ve vztahu k rodinným příslušníkům zaměstnanců zadavatele nebo jeho zákazníků, a to pro účely vedení mzdové agendy zadavatele jak je vymezena v čl. 3.1 této smlouvy.
10.2.2 Poskytovatel je povinen zpracovávat osobní údaje pouze na základě pokynů zadavatele udělených v této smlouvě nebo formou standardního požadavku (elektronicky přes Zákaznicky portál Vema nebo telefonicky přes Centrum služeb Vema). Bez pokynu zadavatele není poskytovatel oprávněn předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci. Bez pokynu zadavatele je poskytovatel zpracovat osobní údaje pouze v pokud mu toto zpracování ukládají právní předpisy, které se na poskytovatele vztahují; v takovém případě poskytovatel zadavatele informuje o takovém právním požadavku před zpracováním, ledaže by právní předpisy toto informování zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu.
10.2.3 Poskytovatel zaručuje zadavateli, že technické řešení využívané pro poskytování služeb outsourcingu poskytuje takové technické a organizační zabezpečení ochrany osobních údajů, které zamezuje neoprávněnému nebo nahodilému přístupu třetích osob k datům zadavatele, včetně osobních údajů, jejich změně, zničení, ztrátě či jinému zneužití. Poskytovatel zaváže své zaměstnance k zachovávání mlčenlivosti ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným dle této smlouvy.
10.2.4 V případě, že se poskytovatel po dobu účinnosti této smlouvy dozví o porušení zabezpečení osobních údajů zpracovávaných poskytovatelem na základě této smlouvy, je poskytovatel povinen ohlásit zadavateli, že došlo k porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu poté, kdy se o něm dozvěděl. Ohlášení zpracovatel provede zasláním e-mailu na kontaktní adresu zadavatele reditel@kos.brno.cz. Následně bez zbytečného odkladu od okamžiku, kdy se poskytovatel dozvěděl o případu porušení zabezpečení osobních údajů, je poskytovatel povinen zadavateli stejným způsobem ohlásit popis povahy daného případu porušení zabezpečení osobních údajů včetně, pokud je to možné, kategorií a přibližného počtu dotčených subjektů údajů a kategorií a přibližného množství dotčených záznamů osobních údajů a popis pravděpodobných důsledků porušení zabezpečení osobních údajů.
10.2.5 Zadavatel souhlasí se zapojením dalších zpracovatelů do zpracování osobních údajů dle této Smlouvy. Poskytovatel má povinnost informovat zadavatele v přiměřeném předstihu o záměru zapojit do zpracování osobních údajů dle tohoto dodatku dalšího zpracovatele vč. konkrétní identifikace tohoto dalšího zpracovatele a umožnit zadavateli vznést proti zapojení tohoto zpracovatele námitku.
10.2.6 Pokud poskytovatel zapojí do zpracování osobních údajů dle tohoto dodatku dalšího zpracovatele, musí poskytovatel tohoto dalšího zpracovatel smluvně zavázat k dodržování stejných povinností na ochranu osobních údajů, jako jsou dohodnuty mezi zadavatelem a poskytovatelem v tomto článku, a to zejména zavedení vhodných technických a organizačních opatření.
10.2.7 Poskytovatel zadavateli poskytne přiměřenou součinnost k vyřizování žádostí o uplatnění práv subjektů údajů ve vztahu k osobním údajům, které na základě této smlouvy zpracovává poskytovatel, pokud mu zadavatel o takovou součinnost požádá.
10.2.8 Poskytovatel umožní zadavateli provést audit technických a organizačních opatření zavedených poskytovatelem k ochraně osobních údajů po oznámení zaslaném cestou Centra Služeb Vema s předstihem nejméně deseti (10) pracovních dnů.
10.2.9 Smluvní strany se zavazují poskytnout si vzájemně veškerou další potřebnou součinnost a podklady pro plnění svých povinností dle tohoto článku, zejména při plnění povinností vyplývajících pro zadavatele ze zabezpečení zpracování osobních údajů, při provádění auditů, při posouzení vlivu na ochranu osobních údajů, při předchozí konzultaci s dozorovým úřadem a při plnění žádostí o uplatnění práv subjektů údajů. Součinnost poskytovatele lze vyžádat formou standardního požadavku (elektronicky přes Zákaznický portál Vema a je zpoplatněna dle ceníku služeb Poskytovatele. Poskytovatel zohledňuje při zpracování osobních údajů povahu tohoto zpracování.
10.2.10 Po ukončení této smlouvy je zadavatel oprávněn požadovat po poskytovateli předání datového prostředí za podmínek uvedených v čl. 12 této smlouvy; poskytovatel tato data není nadále oprávněn zpracovávat, s výjimkou uchování jako jejich správce pro účely ochrany svých právních nároků na základě oprávněného zájmu, a to dobu 10 let s ohledem na prekluzivní lhůty v daňovém řízení a dále jeden rok s ohledem na nároky uplatněné na konci této lhůty.
10.3 Závazky smluvních stran uvedené v bodu 9.2 této smlouvy trvají i po skončení smluvního vztahu.
10.4 Přístup poskytovateli smluvně vázaných subdodavatelů k datům se nepovažuje za neoprávněný.
10.5 Poskytovatel si je plně vědom své odpovědnosti za případné porušení obchodního tajemství podle ust. § 2988 a násl. občanského zákoníku.
10.6 Zadavatel je rovněž oprávněn se v případě jakéhokoliv zneužití dat ze strany poskytovatele domáhat na poskytovateli náhrady škody podle ust. § 2894 a násl. občanského zákoníku.
11 Doba trvání smlouvy
11.1 Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou do 15. 4. 2019. Posledním zpracováním budou mzdy za měsíc březen. Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami.
11.2 Smluvní strany mohou tuto smlouvu vypovědět nejdříve po uplynutí 6 měsíců od nabytí účinnosti smlouvy. Výpovědní doba činí 3 měsíce a začíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po měsíci, ve kterém byla druhé smluvní straně doručena písemná výpověď.
11.3 Poskytovatel je rovněž oprávněn od této smlouvy písemně odstoupit s účinností ke dni doručení tohoto odstoupení zadavateli, jestliže zadavatel hrubým způsobem porušuje tuto smlouvu, zejména pak jestliže je v prodlení se zaplacením ceny delším jak 30 dnů.
11.4 Zadavatel je také oprávněn od této smlouvy písemně odstoupit s účinností ke dni doručení tohoto odstoupení poskytovateli, jestliže poskytovatel hrubým způsobem porušuje tuto smlouvu, zejména pak, jestliže dojde ze strany poskytovatele k dlouhodobému a opakovanému porušení povinností poskytovat outsourcingové služby spojené s vedením jeho mzdové agendy. Zadavatel není oprávněn odstoupit od smlouvy před uplynutím 6 měsíců od nabytí účinnosti smlouvy.
11.5 Zadavatel musí v odstoupení specifikovat, v čem konkrétně spatřuje hrubé porušení smlouvy poskytovatelem, jinak je odstoupení neplatné. Za splnění podmínek dle čl. 11.2 této smlouvy má neplatné odstoupení účinky výpovědi.
11.6 Výpověď či odstoupení od této smlouvy se považují za doručené na adresu druhé smluvní strany uvedenou v této smlouvě převzetím doporučené zásilky příslušným adresátem.
12 Předání a převzetí dokumentace a datového prostředí při ukončení smlouvy
12.1 Po ukončení této smlouvy je poskytovatel povinen vyzvat zadavatele k převzetí veškerých originálů jeho dokumentace umístěné u poskytovatele, a to ve lhůtě do 10 dnů od doručení takto učiněné výzvy. Zadavatel je oprávněn požádat poskytovatele rovněž o předání datového prostředí ve smyslu Přílohy č. 2. Za předání datového prostředí je poskytovatel oprávněn požadovat přiměřenou úhradu.
12.2 Vydání dokumentace poskytovatelem a jejich převzetí zadavatelem bude uskutečněno na adrese sídla společnosti poskytovatele, pokud se smluvní strany nedohodnou jinak.
12.3 Výzva k převzetí dokumentace, případně datového prostředí, se považuje za doručenou na adresu zadavatele uvedenou v této smlouvě převzetím doporučené zásilky zadavatelem.
12.4 Okamžikem prodlení zadavatele s převzetím této dokumentace, případně datového prostředí, současně zaniká veškerá zákonná či smluvní odpovědnost poskytovatele k náhradě škody v případě ztráty či zničení této dokumentace nebo datového prostředí.
12.5 Po marném uplynutí lhůty k vyzvednutí dokumentace je poskytovatel oprávněn tuto dokumentaci zaslat zadavateli na jeho adresu uvedenou v této smlouvě, a to prostřednictvím pošty doporučenou zásilkou (do vlastních rukou).
13 Uznaná komunikace a osoby oprávněné
13.1 Smluvní strany akceptují jako platnou formu vzájemné komunikace kromě obvyklých i prostřednictvím e-mailových zpráv adresovaných oprávněným osobám zadavatele a poskytovatele elektronicky podepsaných platnými certifikáty těchto osob, a dále k tomuto účelu využitelnou funkcionalitu informačního systému Vema.
13.2 Oprávněné osoby či změny těchto osob lze platně určit pouze písemně na základě doporučeného dopisu adresovaného druhé smluvní straně, jež bude obsahovat označení této osoby a její podpisový vzor.
14 Přístupové certifikáty
14.1 Poskytovatel vydá při zřízení outsourcingových služeb zadavateli přístupová oprávnění (certifikáty) dle odst. 5.2.
14.2 Platnost certifikátů je omezena na 3 roky. Před vypršením platnosti žádá zadavatel poskytovatele o vydání následného certifikátu postupem uvedeným v příloze č. 2. Vydání je zpoplatněno dle aktuálního ceníku poskytovatele,
14.3 Certifikáty budou vydány Poskytovatelem vždy výhradně na základě písemné žádosti zadavatele. Žádost musí být doručena doporučeným dopisem nebo prokazatelně předána osobně.
14.4 Pro případ porušení povinnosti zadavatele chránit své certifikáty je Poskytovatel zbaven veškeré odpovědnosti za případné zneužití, ztrátu či poškození dat zadavatele.
14.5 Zjistí-li zadavatel možné zneužití certifikátu, je oprávněn certifikát dočasně zablokovat a je povinen neprodleně vyzvat Poskytovatele k odvolání takového certifikátu.
14.6 Bližní podmínky užívání a vydávání certifikátů jsou obsaženy v příloze č. 2 této smlouvy.
15 Sankce
15.1 V případě prodlení zadavatele s úhradou ceny za outsourcingové služby je zadavatel povinen uhradit poskytovateli úrok z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý i započatý den prodlení.
15.2 V případě prodlení poskytovatele s poskytnutím jednotlivé outsourcingové služby je poskytovatel povinen uhradit zadavateli smluvní pokutu ve výši 5 % z hodnoty měsíčního plnění zadavatele vůči poskytovateli z této smlouvy za každý pracovní den prodlení s jejím poskytnutím.
15.3 Poskytovatel je oprávněn požadovat po zadavateli zaplacení smluvní pokuty v případě zadavatelova porušení povinnosti uchovat v tajnosti obchodního tajemství dle čl. 9 této smlouvy. Výše smluvní pokuty činí 100 000,- Kč (slovy: jedno sto tisíc korun českých).
15.4 Poskytovatel je oprávněn požadovat po zadavateli zaplacení smluvní pokuty v případě, že smlouva bude později zrušena v důsledku zadavatelova porušení povinnosti zveřejnit smlouvu nebo její část dle čl.16.6 této smlouvy. Výše smluvní pokuty činí 100 000 Kč (slovy jedno sto tisíc korun českých).
15.5 Uhrazením smluvní pokuty nebo úroku z prodlení není dotčeno ani omezeno právo domáhat se náhrady škody, jež prokazatelně vznikla porušením smluvní povinnosti, které se smluvní pokuta týká.
16 Závěrečná ustanovení
16.1 Tato smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž jeden obdrží zadavatel a jeden poskytovatel.
16.2 Veškeré změny nebo doplňky k této smlouvě mohou být prováděny písemně, a to formou číslovaných dodatků odsouhlasených a podepsaných zástupci obou smluvních stran.
16.3 Všechny nároky či úkony směřující ke změně nebo zániku této smlouvy musí být učiněny písemně a doručeny doporučeným dopisem, případně dopisem doručovaným kurýrní službou, na adresy uvedené v záhlaví této smlouvy. Smluvní strana má povinnost oznámit do sedmi dnů druhé smluvní straně změnu sídla nebo jiných kontaktních údajů uvedených v záhlaví této smlouvy.
16.4 V případě vyšší moci je každá strana zproštěna svých závazků z této smlouvy a jakékoli nedodržení (celkové nebo částečné) nebo prodlení v plnění jakéhokoli ze závazků uloženého touto smlouvou kterékoli ze smluvních stran, bude tolerováno.
16.5 Nevynutitelnost nebo neplatnost kteréhokoli článku, odstavce, pododstavce nebo ustanovení této smlouvy neovlivní vynutitelnost nebo platnost ostatních ustanovení této smlouvy. V případě, že jakýkoli takovýto článek, odstavec, pododstavec nebo ustanovení této smlouvy by mělo z jakéhokoli důvodu pozbýt platnosti (zejména z důvodu rozporu s aplikovatelnými zákony a ostatními právními normami), provedou smluvní strany konzultace a dohodnou se na právně přijatelném způsobu provedení záměrů obsažených v takové části této smlouvy, jež pozbyla platnosti.
16.6 Smluvní strany souhlasí se zveřejněním smlouvy v úplném znění, stejně jako s uveřejněním úplného znění smluv uzavření na základě této smlouvy a dohod (dodatků), kterými se smlouva doplňuje, mění, nahrazuje nebo ruší, a to zejména prostřednictvím Registru smluv (smlouvy.gov.cz) v souladu se zákonem č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů. Smluvní strany se dohodly, že uveřejnění smlouvy zajistí zadavatel nejpozději do 3 měsíců ode dne podpisu smlouvy. Při tom je povinen dbát, aby nedošlo ke zveřejnění takových informací, které jsou ve svém souhrnu obchodním tajemstvím dle čl. 9 této smlouvy. Úplné zveřejnění skutečností, které jsou ve svém souhrnu obchodním tajemstvím, provede zadavatel pouze na základě pravomocného rozhodnutí příslušného orgánu veřejné správy.
16.7 Nedílnou součástí této smlouvy jsou její přílohy:
Příloha č. 1 – Součinnost při zpracování mzdové agendy,
Příloha č. 2 – Podmínky poskytování outsourcingových služeb.
16.8 Smluvní strany této smlouvy prohlašují, že se řádně seznámily s jejím obsahem, který odpovídá jejich pravé a svobodné vůli, učiněné nikoliv v tísni či za jinak nápadně nevýhodných podmínek a na důkaz tohoto připojují své vlastnoruční podpisy.
V Brno - Starý Lískove dne
V Brně dne 13.09.2018
Zadavatel
Domov pro seniory Kosmonautů, příspěvková organizace
Poskytovatel
Vema, a. s.
Ing. Jiří Šula
Ing. Jan Tomíšek
ředitel
předseda představenstva
Příloha
č. 1 ke smlouvě č. 2018/627
Součinnost při zpracování mzdové agendy
Činnost
Poskytovatel
Zadavatel
· zavedení údajů do databáze v rozsahu potřebném pro zpracování mezd na základě podkladů dodaných Zadavatelem
(
(
· zavedení dalších údajů požadovaných Zadavatelem pro jeho vnitřní potřebu
(
(
· aktualizace údajů v databázi na základě Zadavatelem dodaných podkladů
(
(
· hlášení změn zdravotním pojišťovnám (přihlášky, změny, odhlášky)
(
(
· hlášení změn správě sociálního zabezpečení (přihlášky, změny, odhlášky)
(
(
· výpočet náhrady mzdy v době dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény a zpracování podkladu Příloha k žádosti pro SSZ
· příprava Přílohy k žádosti pro dávky nemocenského pojištění
· odeslání vyplněných podkladů pro dávky nemocenského pojištění (Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti, Rozhodnutí o potřebě ošetřování) včetně Přílohy k žádosti na příslušnou SSZ
(
(
(
(
(
(
· výpočet a evidence odvodů zdravotního pojištění
(
(
· výpočet a evidence odvodů sociálního pojištění
(
(
· výpočet mezd, výpočet průměrných výdělků, výpočet a evidence nároků na dovolenou a čerpání dovolené
(
(
· výpočet daní (zálohová, daň zvláštní sazbou)
(
(
· evidence a výpočet zákonných srážek
(
(
· evidence a zúčtování srážek na základě žádosti zaměstnance (půjčky, pojistky, penzijní připojištění, životní pojištění), dohody o srážkách ze mzdy
(
(
· zúčtování interních srážek Zadavatele (za stravné, za pohonné hmoty, za telefony,…)
(
(
· zúčtování odměn, prémií a bonusů, život. jubilea
(
(
· výpočet odškodnění pracovních úrazů
(
(
· výpočet zákonného pojištění organizace za škodu při pracovním úrazu
(
(
· příprava a zastupování Zadavatele na jednání při kontrolách prováděných finančním úřadem, správou sociálního zabezpečení, zdravotními pojišťovnami
(
(
· zasílání výplat na účty zaměstnanců, odesílání srážek a zákonných odvodů na příslušné účty
(
(
· zpracování ročního zúčtování daně ze závislé činnosti a funkčních požitků
(
(
Výstupy z dat
Poskytovatel
Zadavatel
Měsíční výstupy
· Výplatní lístek – na Portálu Vema
(
(
· Účetní sestavy
(
(
· Přehledy srážek
(
(
· Přehled o dovolené
(
(
· Nákladové sestavy
(
(
· Rozborové sestavy
(
(
· ZP – přehled o platbě pojistného – odeslání na jednotlivé ZP
(
(
· Přihlášky na ZP – odeslání na jednotlivé ZP
(
(
· Ostatní přehledové sestavy dle potřeby
(
(
· Výstupy pro SSZ – Registr nemocenského pojištění - zasílání na příslušnou SSZ
(
(
· Výstup pro banku – výstupní soubor ve formátu pro KB
(
(
Při ukončení PPV
· Zápočtový list S - 45
(
(
· Potvrzení o zdanitelné mzdě - S30
(
(
· Evidenční listy důchodového pojištění – odeslání na příslušnou SSZ
(
(
Roční sestavy
· Podklady pro Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti a daně vybírané srážkou – sestavy S70, S81
· Odeslání Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti a daně vybírané srážkou na FÚ
(
(
(
(
· Podklady pro výkaz Plnění povinného podílu ZPS pro Úřad práce - S68
· Odeslání výkazu Plnění povinného podílu ZPS na Úřad práce
(
(
(
(
· Příprava sestavy Roční zúčtování daně - S50
· Roční zúčtování daně – předání jednotlivým zaměstnancům
(
(
(
(
· Vyhotovení ročních Evidenčních listů důchodového pojištění a jejich odeslání na příslušnou SSZ
· Předání Evidenčních listů důchodového pojištění jednotlivým zaměstnancům
(
(
(
(
· Tisk sestavy Mzdový a evidenční list - S10
(
(
Statistické výkazy
· Statistické výkazy
(
(
Jiné – na vyžádání
· Potvrzení o zdanitelné mzdě - S30
(
(
· Potvrzení o výši příjmu pro banky, soudy - S91
(
(
· Potvrzení pro dávky soc. podpory, hmotná nouze - S31,S110
(
(
Zadavatel
Poskytovatel
............………….......……….....……
………………………........................
Příloha
č. 2 ke smlouvě č. 2018/627
Podmínky poskytování outsourcingových služeb
· Podmínky pro poskytování outsourcingových služeb popisují obecné principy poskytování outsourcingu zpracování mezd a kooperace mezi zadavatelem a poskytovatelem.
DATOVÉ PROSTŘEDÍ
· Zpracování údajů probíhá v datovém prostředí nastaveném a průběžně aktualizovaném shodně s uživatelským standardem zadavatele.
· Nastavení tabulek a parametrů zpracování pro nového zákazníka je předmětem implementace na základě podkladů dodávaných zadavatelem
· V případě stávajícího zákazníka, který zpracovával dosud mzdy pomocí Mzdy Vema, je převzato stávající datové prostředí. Převzetí datového prostředí při zahájení zpracování mezd poskytovatelem probíhá na základě Protokolu o předání a převzetí, podepsaném oprávněnými osobami obou stran, součástí předávacího protokolu je CD s archívem datového prostředí v okamžiku předání.
· Předání datového prostředí při ukončení smluvního vztahu se řídí článkem 12 smlouvy o poskytování outsourcingových služeb. Součástí předání dle článku 12 smlouvy o poskytování outsourcingových služeb je soupis předávané dokumentace.
· Změny v nastavení základních parametrů v datovém prostředí, ovlivňujícím zpracování mezd, bude poskytovatel provádět výhradně na základě písemného zadání ze strany zadavatele (viz zabezpečená komunikace).
· Změny v nastaveních vyplývající ze změn v legislativě (v návaznosti na nové verze aplikace Mzdy Vema) bude provádět poskytovatel, o provedených změnách bude zadavatele informovat. V případě úprav souboru Další zákony (TZPR2), Uživatelské přizpůsobení (TZPR3), příp. dalších zásahů do uživatelských úprav bude změna podléhat předchozímu schválení ze strany zadavatele.
· Zadavatel je povinen informovat poskytovatel neprodleně o jakékoliv změně v oblasti zákonem stanovených platebních povinností, a to formou závazné komunikace (Viz dále).
· Zadavatel má přístup pro nahlížení do datového prostředí v plném rozsahu, bez možnosti editace pro údaje v aplikaci Mzdy.
ULOŽENÍ DOKLADŮ
· Originály pracovně-právních smluv vč. dodatků a mzdových výměrů zaměstnanců zadavatele jsou uloženy u zadavatele.
· Originály dokladů předaných zadavatelem poskytovateli ke zpracování budou uloženy u poskytovatele po dobu nezbytně nutnou, podle jejich charakteru.
· Doklady vztahující se ke zpracování aktuálního roku budou uloženy u poskytovatele po dobu do uzavření Ročního zúčtování daně za příslušný rok. Po tuto dobu bude poskytovatel zajišťovat vedení a archivaci těchto dokladů, a to v rozsahu stanoveném příslušnými platnými právními předpisy. Po uzavření zpracování měsíce, v němž bylo provedeno a vyplaceno Roční zúčtování daně, předá poskytovatel setříděné doklady, vztahující se ke zpracování předchozího roku, zadavateli, a to nejpozději do konce měsíce května. Další nakládání s doklady provádí zadavatel v souladu s vlastním archivačním a skartačním řádem.
· Doklady, vztahující se ke zdokladování skutečností dlouhodobého charakteru, budou uloženy u poskytovatele po dobu platnosti těchto dokladů a budou vráceny zadavateli po ukončení jejich platnosti, a nebo v případě ukončení PPV příslušného zaměstnance, v termínu předání dokladů – po uzavření roku, kdy došlo k ukončení PPV.
KOMUNIKACE
· Veškerá komunikace mezi zadavatelem a poskytovatelem probíhá zásadně v garantované době pro komunikaci. Mimo garantovanou dobu pro komunikaci není poskytovatel povinen poskytovat jakékoliv informace či konzultace, ani přijímat podklady či jiné dokumenty.
· Garantovanou dobou pro komunikaci se rozumí doba od 8:00 do 16:00 hodin v pracovních dnech.
Nezávazná komunikace
· Nezávazná komunikace probíhá telefonicky a elektronickou poštou. Touto formou jsou poskytovány provozní informace a případné konzultace.
Závazná komunikace
· Veškerá předávání podkladů pro zpracování mezd a předávání výsledků probíhají formou závazné komunikace.
· Preferovanou formou komunikace je zadání požadavku zadavatelem přes zákaznický web dle obchodních podmínek.
· Pro zajištění průkazné identity je třeba v případě předávání dokumentů v papírové podobě opatřit průvodním soupisem příloh, podepsaným oprávněnou osobou dle Podpisového vzoru (viz smlouva).
· V případě předávání dokumentů v elektronické podobě je třeba pro zajištění průkazné identity vždy opatřit poštu elektronickým podpisem oprávněné osoby.
· Osobní předání – při osobním předávání dokladů je třeba předání doložit soupisem předávaných dokumentů, podepsaným oprávněnou osobou.
· Poštou – doklady v papírové podobě pomocí doporučené pošty (ať už originály nebo kopie) zasílá oprávněná osoba na straně zadavatele na adresu poskytovatele. Obálku je nutno s ohledem na nutnost zabezpečení ochrany osobních údajů zřetelně označit „NEOTEVÍRAT“.
Adresa pro komunikaci:
Vema, a.s.
Zpracování mezd
Okružní 871/3a
638 00 Brno
· Ke každé odesílané dávce dokladů je třeba přiložit soupis s uvedením počtu přikládaných dokladů dle jejich druhu. Soupis potvrzuje oprávněná osoba zadavatele.
· Při komunikaci poštou na adresu zadavatele se použijí přiměřeně pravidla předchozích dvou odstavců.
· Elektronickou poštou budou zasílány jednak přehledové tabulky ve formátu MS Excel, případně naskenované další dokumenty.
· Za závaznou se považuje elektronická pošta podepsaná a zašifrovaná s využitím certifikátů oprávněných osob (dále jen zabezpečená elektronické pošta).
· Za závaznou se rovněž považuje komunikace prostřednictvím k tomuto účelu využitelné funkcionality informačního systému Vema.
PŘEDÁVÁNÍ DOKLADŮ
· V případech, kdy zadavatel nedokládá poskytovateli originály dokladů, ale jejich kopie, potvrdí oprávněná osoba zadavatele na kopii dokladu, že byl příslušný doklad ověřen dle originálu a stvrdí svým podpisem (pověření, podpisový vzor).
· Ke každé zasílané dávce dokladů je třeba přiložit soupis s uvedením počtu přikládaných dokladů dle jejich druhu. Soupis potvrzuje oprávněná osoba zadavatele.
· Veškeré přehledové tabulky vstupních údajů musí obsahovat vždy osobní čísla zaměstnanců a budou opatřeny kontrolními součty.
· V případě požadavku na opravy a změny do minulosti, např. v důsledku pozdního dodání podkladů zaměstnancem, opravy nesprávných údajů apod., je zadavatel povinen na tuto skutečnost upozornit v průvodním dopisu.
· Při vydání dokladů zaměstnancům, kdy je zákonem dána povinnost předat doklad zaměstnanci (např. výstupní list), oprávněná osoba zadavatele zajistí potvrzení předání podpisem zaměstnance na kopii dokladu a zajistí její archivaci.
· V případě, kdy pro zajištění termínů předání bude nutno doklady, které jinak musí být dokládány originály dokumentů, zaslat elektronicky naskenované, je třeba následně doložit do 3 dnů poštou i příslušné originály.
TERMÍNY
· Veškeré doklady k měsíčnímu zpracování mezd předá oprávněná osoba zadavatele poskytovateli formou závazné komunikace nejpozději 5. kalendářní den měsíce následujícího do 12 hodin. Zadavatel má možnost opravy těchto dokladů do 10 hodin následujícího pracovního dne. Připadne-li 5. kalendářní den v měsíci na sobotu, předpokládá se termín dodání podkladů do pondělí, tj. 7. kalendářní den, připadne-li 5. kalendářní den na neděli, předpokládá se termín dodání podkladů v pondělí, tj. 6. kalendářní den v měsíci. Tyto termíny mohou být s dostatečným předstihem (nejpozději do 25. dne kalendářního měsíce) upraveny na základě předchozího ujednání, a to s ohledem na státní svátky nebo státem uznané dny pracovního volna či jednorázové, u zadavatele vyhlášené zkrácení dodatkového účetního období.
· Poskytovatel zpracuje a uzavře měsíční zpracování a předá zadavateli zabezpečenou elektronickou poštou výstupní soubor pro banku pro odeslání převodních příkazů nejpozději do 12 hodin 12. kalendářního dne měsíce následujícího. Připadne-li 12. kalendářní den v měsíci na sobotu, předpokládá se termín dodání podkladů do pátku, tj. 11. kalendářní den, připadne-li 12. kalendářní den na neděli, předpokládá se termín dodání podkladů v pondělí tj.13. kalendářní den v měsíci. Tento termín může být upraven na základě předchozího ujednání, a to s ohledem na státní svátky nebo státem uznané dny pracovního volna či jednorázové, u zadavatele vyhlášené zkrácení dodatkového účetního období.
ÚHRADY
· Zadavatel zabezpečí provedení všech úhrad ze svého účtu na základě předaných podkladů pro platební příkaz pro banku. Zadavatel zodpovídá za včasné podání platebního příkazu pro úhrady do banky tak, aby byly odvody byly provedeny v zákonných termínech a převody na účty zaměstnanců v termínu výplaty dle Kolektivní smlouvy.
SESTAVY
· Termín předání podkladů pro banku je zároveň termínem uzavření mzdové závěrky příslušného měsíce, od tohoto termínu může zadavatel tisknout veškeré přístupné sestavy jako podklady pro zaúčtování mzdové uzávěrky a podkladů o poukázání zákonných srážek na účty oprávněných institucí, sledování rozborů apod.
· Poskytovatel vytiskne všechny potřebné sestavy (příp. elektronické výstupy) a zajistí jejich předání příslušným institucím v zákonem stanovených termínech.
· Rozsah zastupování zadavatele poskytovatelem je dán plnými mocemi s odkazem na článek V. smlouvy o poskytování outsourcingových služeb.
· Poskytovatel zajistí odeslání sestavy Výplatní lístky jednotlivým zaměstnancům, a to formou odeslání e-mailem na jejich e-mailovou adresu uvedenou v databázi, a to nejpozději v den výplaty, tj. 13. kalendářní den měsíce následujícího. Za správnost a úplnost e-mailových adres a jejich případnou aktualizaci zodpovídá zadavatel.
PŘÍSTUPOVÉ CERTIFIKÁTY
Vydání certifikátů
Vydavatelem těchto certifikátů je certifikační autorita Vema CA. Zadavatel při zřizování outsourcingových služeb obdrží požadovaný počet certifikátů na elektronickém médiu. Médium je omezeně opakovaně použitelné. Cena vydání certifikátů se řídí sazbou dle aktuálního ceníku Poskytovatele.
Z důvodů bezpečnosti je platnost certifikátů omezena na 3 roky. O vydání následných certifikátů žádá zadavatel poskytovatele ještě před vypršením platnosti stávajícího certifikátu, postupem upřesněným dále.
Certifikát na elektronickém médiu bude zadavateli vždy zaslán doporučenou zásilkou prostřednictvím pošty na adresu sídla zadavatele, nebo bude předán osobně proti podpisu oprávněné osoby zadavatele.
Typy certifikátů
Certifikáty jsou podle požadavku zadavatele vedeny dvojím způsobem:
1. Osobní certifikát vydaný na jméno
Osobní certifikát se vydává vždy na jméno konkrétního pracovníka zadavatele a je nepřenosný. Certifikát je svázán vždy pouze s danou osobou a v případě ukončení její práce je nutno požádat poskytovatele o odvolání certifikátu. Tato varianta je bezpečnější a zajišťuje plnou průkaznost a osobní zodpovědnost za použití certifikátu.
2. Certifikát vydaný na roli
Certifikát na roli se vydává na obecnou roli vůči službě V4 Cloud a je přenosný na osobu vystupující v dané roli. Certifikáty na roli nesmí být používány více osobami současně. Zadavatel je plně zodpovědný za evidenci používání certifikátů na roli konkrétními osobami.
Odvolání certifikátů
V případě ztráty či hrozby zneužití certifikátu v době jeho platnosti zadavatel bezodkladně požádá poskytovatele o odvolání certifikátu. Takovýto certifikát bude co nejrychleji, nejpozději však v průběhu druhého pracovního dne od podání žádosti o odvolání poskytovatelem odvolán a nebude již poskytovatelem nadále akceptován pro účely jakékoliv komunikace. Poskytovatel nenese žádnou zodpovědnost za škody způsobené zneužitím neodvolaných certifikátů a to až do doby technické realizace odvolání.
Odvolání certifikátu je zpoplatňováno dle aktuálního ceníku poskytovatele.
Žádost o vydání nového certifikátu
Žádosti o vydání nového certifikátů se přijímá výhradně na základě standardního formuláře zaslaného doporučeným dopisem. Žádost musí být podepsána statutárním zástupcem zadavatele.
Žádost o vydání následného certifikátu
Nejdříve 60 a nejpozději 15 dnů před uplynutím doby platnosti certifikátu, požádá zadavatel poskytovatele o vydání nového-následného certifikátu. Tím je umožněno vydání a doručení následného certifikátu zadavateli ještě před ukončením platnosti jeho stávajícího certifikátu, čímž je zajištěná plynulá dostupnost služby zadavatele během přechodu na nový certifikát.
Žádost o vystavení následného certifikátu (prodloužení stávajícího certifikátu) může zadavatel podat formou standardního požadavku (elektronicky přes Zákaznicky Web Vema, nebo telefonicky přes Centrum služeb Vema), případně faxem, nebo doporučeným dopisem na adresu poskytovatele zveřejněnou na jeho webových stránkách.
Následný certifikát je vydán za stejných podmínek a stejným způsobem jako první certifikát. Vydání následného certifikátu je zpoplatňováno dle aktuálního ceníku poskytovatele.
Žádost o odvolání certifikátu
Žádost o odvolání certifikátu je možné podat telefonicky na Centrum služeb Vema nebo faxem na faxové číslo poskytovatele zveřejněné na jeho webových stránkách.
Na základě takovéto žádosti bude certifikát na dobu čtrnácti dnů od doručení žádosti dočasně odvolán. Zadavatel je následně povinen doručit poskytovateli osobně nebo doporučeným dopisem písemnou statutárním zástupcem podepsanou žádost o odvolání certifikátu na standardním formuláři. Na základě takové žádosti je poskytovatel povinen certifikát nejpozději následující pracovní den zneplatnit trvale. Nebude-li žádost o trvalé odvolání certifikátu doručena nejméně dva pracovní dny před ukončením čtrnáctidenního dočasného odvolání, může poskytovatel certifikát obnovit.
Termíny a způsob předávání podkladů zadavatelem
Typ změny
Typ podkladů
Forma předání podkladů
Termín předání podkladů poskytovateli
Vznik a ukončení pracovně-právního vztahu
vznik PPV
podklady pro zavedení údajů:
osobní dotazník, příp. doplňující údaje pro zavedení do databáze
kopie osobního dotazníku, potvrzena kontrola dle originálních dokladů,
nejpozději do 3 dnů od vzniku PPV
Prohlášení poplatníka daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků (tiskopis MFin 5457, dále jen Prohlášení)
kopie dokladu, včetně kopií dokladů dokládajících skutečnosti uvedené v Prohlášení
do 30 dnů od nástupu pracovníka do PPV
další doklady-rozhodnutí o přiznání a výplatě důchodu, ZTP, potvrzení o studiu, …
originály, příp.kopie dokladů -na kopiích potvrzena shoda s originálem
nejpozději do konce měsíce nástupu do PPV
přiznání trvalých složek mzdy
doklad o přiznání trvalých složek mzdy
srážky - zákonné
výkon rozhodnutí
dohody o srážkách
dohoda o srážkách (vč. čísla účtu)
srážky k uspokojení závazků zaměstnance
žádost zaměstnance o provádění srážek ze mzdy/platu+kopie č. účtu
další podklady ovlivňující výpočet mezd (např. poskytnutí mot. vozidla pro soukromé účely apod.)
doklad o poskytnutí firem. vozidla pro soukr. účely (kopie), vč. údaje o vstupní ceně voz.
ukončení PPV
informace o rozvázání PPV
podklady pro Výstupní list (informace o ukončení PPV, informace o poskytnutí odstupného apod.)
nejpozději do 3 dnů před ukončením PPV
proplacení/neproplacení nevyčerpané dovolené
další skutečnosti - např. je-li zřejmé, že zaměstnanec do 3 měsíců znovu nastoupí do PPV, nemoc v ochranné lhůtě apod.
ke dni ukončení PPV, nejpozději do termínu dodání podkladů pro zpracování aktuálního měsíce
Měsíční zpracování
odpracovaná doba
údaje o odprac.době, práci přesčas, práce v sobotu a neděli, práce ve svátek, dovolená, překážky v práci, neplacené volno, …
přehledová tabulka ve formátu .xls
nejpozději do 5. kal. dne měsíce následujícího
pracovní neschopnost, OČR
doložit originály dokladu - Potvrzení o prac. neschopnosti, příp.Průkaz o trvání PN
náležitosti mzdy
příplatky
tabulka ve formátu .xls
odměny, bonusy
tabulka ve formátu .xls
mimořádné zálohy
tabulka ve formátu .xls
další podklady ovlivňující výpočet mezd (poskyt.benefity apod.)
tabulka ve formátu .xls
vnitropodnikové srážky - telefony, stravné apod.
tabulka ve formátu .xls
Typ změny
Typ podkladů
Forma předání podkladů
Termín předání podkladů poskytovateli
Změny ve zpracování
Změny v osobních údajích s časovou platností
změny ZP
Informace od zadavatele
nejpozději do 3 dnů od začátku měsíce, kdy změna nastala
vynětí z evidenčního počtu
doklad - MD, žádost o RD
průběžně, nejpozději do konce kalendářního měsíce, kdy změna nastala
změny v platovém zařazení, včetně změny úvazku
.xls změny nebo kopie dokladu o změně
změny v Prohlášení
kopie Prohlášení s vyznačenými změnami, doložit kopiemi dokladů, příp. potvrzení pověřenou osobou o ověření skutečností
změny čísel účtů
žádost o změnu podepsaná zaměstnancem
změny v zařazení zaměstnance
podklady - změna v zařazení
změny ve srážkách
doklady - kopie
další skutečnosti ovlivňující výpočet mezd
přehled + doložit kopie dokladů
Další informace
změny ve struktuře organizace
nejpozději do konce měsíce, odkdy nové předpisy platí
změny v zaúčtování
změny ve vnitřních předpisech zadavatele, změna kolektivní smlouvy,…
kopie KS+průvodní dopis
RZD
Podklady pro RZD
potvrzení o zdanitelných příjmech - podklady od předchozích zaměstnavatelů v průběhu roku
doklady
jednou ročně - vždy do 20.února za předchozí rok
odpočet na manžela/ku
potvrzení o úrocích
dary
Termíny a způsob předávání výstupů poskytovatelem
Typ výstupu
Forma předání
Termín předání výstupů zadavateli
měsíční zpracování
výstup pro banku
e-mailem - výstupní soubor ve formátu pro banku
12.kalendářní den v měsíci
výplatní lístky
e-mailem - na adresy zaměstnanců
nejpozději v den výplaty
výstupy na vyžádání
potvrzení o zdanitelných příjmech - S30
elektronicky ve formátu .pdf
nejpozději do 5 pracovních dnů od doručení žádosti
jiné výstupy na základě požadavku zadavatele
dle specifikace požadavku
ukončení PPV
potvrzení o zaměstnání (výstupní list) - S45
elektronicky ve formátu .pdf
ve vazbě na termín ukončení PPV
potvrzení o zdanitelných příjmech - S30
elektronicky ve formátu .pdf
Evidenční list důchodového pojištění
elektronicky přes PVS + pro zaměst. ve formátu .pdf
v zákonném termínu
roční
roční ELDP
elektronicky přes PVS + pro zaměst. ve formátu .pdf
v zákonném termínu, nejpozději do konce dubna roku následujícího
2
